Artikel ini menyoroti tiga Fungsi teratas sekretaris perusahaan. Fungsinya adalah: 1. Pejabat Eksekutif 2. Pejabat Penghubung 3. Penasihat Manajemen.
Fungsi Sekretaris #1. Pejabat Pelaksana:
Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, akun, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.
Sebagai pelaksana kantor, fungsi pokok sekretaris adalah:
(i) Mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan kantor.
(ii) Dia harus mengurus semua urusan staf.
(iii) Dia harus mengatur, menghadiri pertemuan, konferensi dan seminar.
(iv) Dia harus menangani korespondensi, catatan, pekerjaan rutin, surat masuk dan keluar, menghadiri penelepon, mengatur wawancara.
(v) Dia mengeluarkan perintah, surat edaran, arahan ke departemen.
(vi) Dalam hal suatu perseroan, sekretaris bertugas melaksanakan keputusan-keputusan Direksi.
Fungsi Sekretaris #2. Pejabat Penghubung:
Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.
Sekretaris juga bertindak sebagai Pejabat Humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara Dewan Direksi dan kepala departemen dan juga antara Dewan Direksi dan staf.
Fungsi Sekretaris #3. Penasihat Manajemen:
Sekretaris adalah Penasihat manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat pasti dan luasnya nasehat yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.
Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah kedok saran; sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa bahwa dia sedang dinasehati oleh bawahannya.
Fungsi penasehat pemerintah. Sekretaris atau Sekretaris Perusahaan sangat berharga bagi majikan mereka tetapi dalam kasus klub, saran dari sekretaris tidak begitu penting. Umumnya, Kabinet membuat keputusan berdasarkan saran yang diberikan oleh sekretaris.
Sekretaris sebuah pemerintahan. departemen fasih dengan kegiatan departemennya dan mengetahui kebijakan apa yang harus diambil untuk menjalankan departemennya. Oleh karena itu, dia berada dalam posisi yang lebih baik untuk menasihati para menteri tentang tindakan yang harus diambil untuk merumuskan keputusan kebijakan pemerintah.
Dalam hal perusahaan juga, sekretaris menasihati Direksi untuk mengambil keputusan. Para direktur tahu sedikit tentang aspek hukum, prosedural dan konstitusional dari masalah perusahaan. Seorang sekretaris perusahaan yang berkualitas, fasih dengan semua aspek manajemen perusahaan, berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberikan nasihat yang tepat kepada Dewan Direksi.
Dengan demikian, sekretaris melakukan tugasnya dalam tiga kali lipat kapasitas sebagai Chief Executive, sebagai Liaison Officer dan sebagai Penasihat manajemen. Benar dikatakan bahwa Direktur adalah otak perusahaan, sekretaris adalah telinga, mata, dan tangannya.
