Baca artikel ini untuk mempelajari tentang pengurangan, masalah dan penerapan pengendalian biaya kantor.
Pengurangan Pengeluaran Kantor dengan Pengendalian Biaya:
Pengendalian biaya dapat didefinisikan sebagai pengendalian semua item pengeluaran dengan perbandingan pengeluaran aktual yang sering dan teratur dengan standar anggaran yang telah ditentukan sebelumnya , sehingga kecenderungan yang tidak diinginkan dari standar dapat dideteksi dan diperbaiki pada tahap awal.
Oleh karena itu, pengendalian biaya melibatkan langkah-langkah berikut:
- Penetapan standar biaya untuk setiap item atau elemen.
- Mengetahui variasi biaya dari standar yang ditetapkan.
- Mengambil langkah-langkah korektif untuk memastikan bahwa biaya aktual sama dengan biaya standar di masa yang akan datang.
Setiap aspek manajemen kantor berhubungan langsung atau tidak langsung dengan pengendalian biaya. Namun, manajemen operasi kantor yang efektif membutuhkan program pengendalian biaya yang terencana. Program tersebut mencakup penentuan biaya satuan untuk semua kemungkinan aspek operasional kantor.
Ini mencoba untuk menentukan berapa banyak setiap unit biaya operasi dan berapa biaya masing-masing. Ini mengidentifikasi unit operasi yang berbeda sehingga biaya ini dapat dibebankan ke fungsi produksi yang benar-benar menggunakan layanan kantor khusus ini daripada ke biaya overhead.
Masalah Pengendalian Biaya Perkantoran:
Pengendalian biaya di kantor adalah proposisi yang membingungkan meskipun sangat penting. Data biaya operasional kantor diperlukan untuk menetapkan harga produk perusahaan dan menganalisis lini produk perusahaan untuk menentukan kapan produk tersebut tidak bermanfaat bagi operasi umum.
Pengendalian biaya kantor menimbulkan sejumlah masalah, yang paling penting adalah:
- Masalah Ragam dan Kualitas Biaya Perkantoran:
Perkantoran memiliki berbagai macam aktivitas sehingga tidak mudah untuk menetapkan klasifikasi dan biaya unit yang kaku. Kegiatan ini terdiri dari banyak faktor, beberapa di antaranya tidak penting. Banyak orang di kantor bekerja pada tingkat tanggung jawab yang berbeda. Rincian dan variasi ini membuat penetapan biaya menjadi masalah yang sangat kompleks karena tidak dapat dilakukan berdasarkan unit operasi kantor yang dapat diidentifikasi secara khusus.
- Masalah Kepraktisan Sistem:
Meskipun sistem biaya kantor yang terperinci dimungkinkan, merupakan masalah besar untuk menentukan apakah sistem itu praktis. Fakta yang perlu diingat adalah bahwa analisis biaya di kantor merupakan masalah besar karena biaya kantor adalah barang kecil dan analisis terperinci seringkali lebih mahal daripada penghematan yang diperoleh, dan karenanya tidak praktis.
- Masalah Operasi yang Akan Dikenakan Biaya Dll.:
Karena biaya dapat diperoleh dari semua jenis operasi kantor, sulit untuk memutuskan operasi mana yang harus dipertanggungjawabkan. Apa yang harus menjadi tingkat akurasi? Keputusan tergantung pada biaya analisis, kemungkinan ekonomi karena analisis, dan penggunaan data.
Implementasi Pengendalian Biaya Perkantoran:
Dalam rangka penerapan pengendalian biaya di kantor, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Klasifikasi Biaya:
Biaya kantor diperoleh dari catatan penggajian, catatan tenaga kerja, faktur pembelian dan penjualan serta akuntansi dan catatan lainnya.
Di beberapa negara terkemuka seperti Inggris, Perancis, Jerman dan Amerika Serikat, klasifikasi yang umum digunakan adalah:
(a) Rekening gaji, tunjangan dan pengeluaran pegawai kantor dan penyelia 60%-70%
(b) Bahan-bahan seperti perbekalan, alat tulis, perangko, telepon, telegram, teleks dan layanan pijat 15%-20%
(c) Overhead seperti pemeliharaan dan amortisasi mesin kantor, peralatan, penerangan, pajak, asuransi 15%-20%
Dalam konteks India atau, dalam hal ini, dalam konteks negara berkembang mana pun, persentase ini harus diubah agar sesuai dengan kondisi di mana perusahaan beroperasi. Persentase ini harus ditentukan berdasarkan catatan masa lalu. Dalam kasus sebagian besar perusahaan India persentase gaji, upah, tunjangan terikat untuk menutupi 50% sampai 60%.
Biaya kantor dapat dibagi lagi menjadi sistem dan klasifikasi akuntansi biaya tipikal , yaitu:
(a) Bahan Langsung:
Ini adalah bagian dari produk kantor, yaitu formulir, kop surat dan perangko.
(b) Bahan Tidak Langsung:
Yang bukan merupakan bagian dari produk perkantoran tetapi diperlukan untuk melakukan pekerjaan misalnya penghapus, pensil, karet, stempel, pita mesin tik dll.,
(c) Tenaga Kerja Langsung:
Yang diterapkan pada produk kantor oleh juru ketik, juru tulis, stenografer dan operator mesin.
(d) Tenaga Kerja Tidak Langsung:
Yang tidak langsung diterapkan pada produk kantor misalnya pekerjaan yang dilakukan oleh staf penyewa utama atau departemen OM.
(e) Overhead:
Ini tidak berlaku khusus untuk bagian mana pun dari produk dan layanan kantor, misalnya lampu, pemanas, sewa dan pajak, telepon, penyelia, dll.
