Baca artikel ini untuk mengetahui kebutuhan mesin kantor dan faktor-faktor yang menentukannya.
Kebutuhan Mesin di Perkantoran Modern:
Sekarang-a-hari memelihara dan menjalankan kantor telah menjadi urusan mahal. Setiap kantor ingin mengurangi pengeluaran kepala dan administrasinya, sehingga meningkatkan margin keuntungan mereka.
Kebutuhan untuk menabung dan produktivitas untuk meningkatkan kecepatan, dll. telah menjadi fitur penting dari setiap bisnis kantor.
Oleh karena itu perlu dilakukan pemutakhiran pekerjaan kantor dengan bekerja menggunakan mesin-mesin tertentu.
Poin-poin berikut mengharuskan kebutuhan mesin kantor:
1. Skala Produksi dan Output:
Produksi skala besar menghadirkan masalah pencatatan pada tingkat yang berbeda. Misalnya catatan pekerjaan, upah, stok bahan mentah, stok produk jadi harus dipelihara dengan baik.
2. Hukum:
Sekarang-a-hari, hukum bisnis diatur oleh Pemerintah dan ini terus berubah. Teramati dari tahun 1996 hingga 1999, ada 3 Perdana Menteri, tiga tim Menteri yang berbeda di India. Aturan dan peraturan ini, dan perubahan hukum, tidak dapat diingat dengan jelas oleh siapa pun. Oleh karena itu perlu untuk menyimpannya di dalam mesin. Oleh karena itu komputer menjadi berguna untuk masalah ini. Sehingga menimbulkan kebutuhan akan mesin kantor.
3. Ukuran Pasar:
Lebih banyak produksi membutuhkan lebih banyak usaha untuk menjual produk di pasar. Lebih banyak penjualan juga bertanggung jawab untuk memperluas pasar. Ini menimbulkan masalah abadi dalam menjaga rekam jejak pergerakan arus masuk dan keluar barang, uang tunai, memelihara catatan salesman, memelihara catatan kinerja departemen produksi, dan kinerja salesman dll. Ini harus dipertahankan secara sistematis dalam sehingga tugas manajemen kantor menjadi mudah. Sistem mekanisasi sangat berguna untuk kantor semacam itu.
4. Persaingan:
Persaingan adalah fitur penting dari dunia bisnis modern. Artinya setiap bagian organisasi menerima tantangan persaingan dan perubahan yang terjadi. Mesin yang dirawat di kantor membantu memenuhi tantangan persaingan secara efisien.
Faktor Penentu Kebutuhan Mesin Kantor :
Apakah ada kantor yang membutuhkan mesin kantor atau tidak adalah pertanyaan yang harus ditanyakan sebelum benar-benar memesan pembelian mesin kantor. Keputusan untuk membeli mesin kantor akan diambil oleh manajemen puncak pada tingkat penentu dalam organisasi.
Namun, jika kantor membutuhkan mesin untuk meningkatkan produktivitas umumnya diputuskan oleh personel yang bekerja di kantor dan yang merasa perlu untuk memperlancar pekerjaannya. Ada banyak jenis mesin kantor yang dijual di pasaran, namun belum tentu setiap mesin dibutuhkan di kantor.
Kebutuhan akan mesin atau peralatan tertentu dapat ditentukan dengan mengacu pada faktor-faktor berikut:
1. Alternatif yang Tersedia:
Bisakah suatu pekerjaan dilakukan dengan metode alternatif apa pun menggunakan prosedur mekanis sederhana dan dapatkah dilakukan secara efisien? Aspek analisis perencanaan ini penting sebelum memutuskan mengeluarkan uang untuk membeli mesin.
2. Penyederhanaan Pekerjaan dan Prosedurnya:
Mungkin ada pekerjaan-pekerjaan tertentu yang rumit, tidak padat dan proses yang panjang dan melelahkan mungkin terlibat dalam menyelesaikan tugas kantor. Melihat ke dalamnya, orang mungkin merasakan pentingnya dan perlunya sebuah mesin untuk dipasang di kantor. Jika prosedur dapat dikembangkan untuk menghilangkan bahaya ini, dan jika proses penyederhanaan diperoleh, maka kebutuhan akan mesin tertentu dapat hilang.
3. Beban Puncak:
Jika sebuah mesin harus dibeli hanya untuk memilah beban pekerjaan selama waktu puncak bisnisnya, maka tidak disarankan untuk membeli mesin tersebut sama sekali.
