Tata cara pencatatan hal-hal berikut ini dapat diperhatikan dengan seksama:
1. Bahan:
Bahan yang dibeli langsung atau dipasok dari toko atau ditransfer dari kontrak lain akan muncul di sisi debit. Bahan yang dikembalikan ke toko akan muncul di sisi kredit. Jumlah yang diterima dari penjualan bahan surplus akan muncul di sisi kredit, keuntungan atau kerugian yang timbul dari penjualan akan ditransfer ke Akun Laba Rugi.
Bahan yang dicuri atau dihancurkan oleh api akan ditransfer ke Akun Laba Rugi. Bahan di tangan pada akhir tahun akan muncul di sisi kredit. Terkadang materi dipindahkan dari satu kontrak ke kontrak lainnya. Akad penerimaan bahan didebit dan akad penyerahan bahan dikredit.
Pemborosan normal yang terjadi di toko dan bahan harus dibebankan ke kontrak dengan menggembungkan tarif di mana harga bahan habis. Toko yang digunakan dalam pembuatan alat harus dibebankan ke Beban Pekerjaan A/c. Kadang-kadang, yang dikontrak berdasarkan ketentuan kontrak, memasok beberapa bahan yang tidak mempengaruhi harga kontrak. Nilai bahan tersebut tidak boleh dimasukkan ke dalam pembukuan tetapi catatan harus disimpan untuk memperhitungkan jumlah yang diterima dan dikeluarkan.
2. Tenaga Kerja atau Upah:
Semua tenaga kerja yang dipekerjakan di lokasi kontrak harus dianggap sebagai tenaga kerja langsung dan dibebankan langsung ke kontrak yang bersangkutan Jika memungkinkan, lembar upah terpisah harus disiapkan untuk setiap kontrak. Jika ini tidak memungkinkan, Lembar Analisis Upah harus disiapkan di mana harus dimasukkan rincian lembar waktu harian atau mingguan.
Total dari setiap kolom harus diposting menjadi debet dari kontrak yang sesuai. Upah yang masih harus dibayar atau belum dibayar pada akhir periode harus muncul di sisi debit rekening kontrak.
3. Biaya Situs:
Semua biaya lokasi (selain bahan dan upah) dibebankan ke kontrak individu pada saat dan ketika terjadi.
4. Biaya Tidak Langsung:
Ada biaya tertentu (seperti insinyur, surveyor, pengawas, dll. yang terlibat dalam berbagai kontrak) yang tidak dapat langsung dibebankan ke kontrak. Pengeluaran tersebut dapat didistribusikan pada beberapa kontrak dengan dasar yang sesuai sebagai persentase bahan atau tenaga kerja.
5. Pabrik dan Mesin:
Catatan pabrik dan mesin yang hati-hati harus dipelihara untuk memastikan bahwa tidak ada yang hilang atau dibuang secara tidak benar dan bahwa kontrak dibebankan dengan sepatutnya untuk penggunaan pabrik.
Ada dua metode yang digunakan untuk pengisian kontrak untuk penggunaan yang terbuat dari pabrik dan mesin:
(i) Akun kontrak didebet dengan nilai penuh pabrik dan dikreditkan dengan nilai terdepresiasi pada akhir:
Harga pokok tanaman atau nilai buku tanaman, jika tanaman sudah tua, didebet ke kontrak, kredit yang sesuai diberikan ke akun tanaman. Ketika pabrik dikembalikan, nilai yang disusutkan dikreditkan ke kontrak, debit yang sesuai diberikan ke akun pabrik. Metode ini digunakan ketika tanaman diperlukan untuk penggunaan sehari-hari. di lokasi untuk waktu yang lama atau ketika pabrik kemungkinan akan bekerja sebelum kontrak selesai.
Metode ini mensyaratkan revaluasi pabrik pada akhir setiap tahun keuangan, sehingga nilai yang disusutkan dapat dikreditkan ke akun kontrak. Selanjutnya, metode tersebut tidak memberikan informasi untuk memeriksa perkembangan ekonomi pabrik. Apabila pembangkit dibebankan kontrak, ada kemungkinan pembangkit tersebut tetap dipertahankan setelah pekerjaan selesai sehingga tidak dapat digunakan di tempat lain.
(ii) Akun kontrak yang didebet dengan tarif penyusutan per jam:
Suatu beban untuk penggunaan tanaman dapat dibebankan pada kontrak berdasarkan waktu penggunaan tanaman oleh kontrak. Untuk menentukan biaya yang akan dibuat, “Akun Pemeliharaan” harus dipertahankan untuk setiap pabrik yang harus didebet biaya pemeliharaan, penyusutan, bahan bakar, minyak, dll.
Tarif sewa ditetapkan dengan bantuan akun ini dan kontrak dibebankan pada tarif ini. Metode ini lebih ilmiah dibandingkan dengan yang pertama. Ini dapat dengan mudah diterapkan di mana mesin digunakan untuk waktu yang singkat. Untuk pabrik mahal seperti derek, metode ini berguna karena derek hanya dapat digunakan selama beberapa jam.
Saat menghitung tanaman di tangan, tanaman, dikembalikan ke gudang, tanaman dijual, tanaman dimusnahkan, dll. harus dipertimbangkan.
6. Sub-kontrak:
Umumnya pekerjaan yang bersifat khusus, misalnya pemasangan lift dan lantai khusus, diserahkan kepada kontraktor lain oleh kontraktor utama. Dalam hal demikian, pekerjaan yang dilakukan oleh subkontraktor menjadi beban langsung terhadap kontrak yang bersangkutan. Biaya sub kontrak akan ditampilkan di sisi debet Akun Kontrak.
7. Pekerjaan Ekstra:
Dalam sebagian besar kontrak, pekerjaan tambahan atau variasi dari pekerjaan yang semula dikontrakkan, diwajibkan oleh penerima kontrak. Pekerjaan tambahan, di luar kontrak awal, akan dikenakan biaya terpisah. Jika pekerjaan tambahan cukup besar, itu harus diperlakukan sebagai kontrak terpisah dan akun terpisah harus dibuka untuk itu.
Jika tidak terlalu besar, biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan tambahan harus muncul di sisi debet rekening kontrak sebagai ‘biaya pekerjaan tambahan’ dan jumlah tambahan yang disetujui oleh penerima kontrak harus ditambahkan ke harga kontrak.
