Kontrol atas Masalah Bahan: RUU, Perlakuan dan Lembar Analisis Masalah!
Masalah Bahan:
Bahan disimpan di toko sehingga pemilik toko dapat mengeluarkannya kapan pun diperlukan oleh departemen produksi. Tetapi seorang pemilik toko tidak boleh mengeluarkan bahan-bahan kecuali permintaan bahan-bahan yang diotorisasi dengan benar disampaikan kepadanya.
Permintaan bahan:
Penjaga toko harus selalu menerbitkan materi dengan otoritas yang tepat untuk menghindari penyalahgunaan materi. Kewenangan ini biasanya diberikan oleh mandor bagian produksi dalam bentuk permintaan material.
Ketentuan formulir tersebut adalah sebagai berikut:
Permintaan yang diterima diberi nomor urut oleh penjaga toko sehingga tidak ada permintaan yang tertinggal dalam akuntansi. Selain nomor seri yang ditulis oleh penjaga toko, departemen yang mengajukan permintaan dapat mencantumkan nomor serinya sendiri di atasnya.
Rincian yang berkaitan dengan kuantitas yang dikeluarkan dan jumlah permintaan toko dimasukkan ke dalam kolom terbitan kartu bin sehingga kartu bin dapat menunjukkan keseimbangan bahan yang benar. Setelah ini, permintaan ini dikirim ke kantor biaya di mana kolom tarif dan jumlah diisi sehingga kredit dapat diberikan ke bahan yang dikeluarkan di buku besar toko dan debet dapat diberikan ke pekerjaan yang menerima bahan di buku besar pekerjaan.
Permintaan bahan bertujuan untuk memberi wewenang kepada pemilik gudang untuk mengeluarkan bahan, sehingga ditandatangani hanya oleh orang yang berwenang untuk itu, sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan bahan. Untuk menghindari penyalahgunaan dan pengambilan bahan yang berlebihan, daftar nama orang yang berwenang mengambil bahan beserta tanda tangan spesimennya disimpan oleh pemilik toko.
Bill of material:
Daftar bahan memberikan daftar lengkap semua bahan yang dibutuhkan dengan jumlah untuk pekerjaan, pesanan, atau proses tertentu. Dengan demikian, semua bahan yang diperlukan untuk pekerjaan, pesanan, atau proses tertentu dicantumkan oleh departemen produksi dalam satu dokumen. Tagihan ini melayani tujuan permintaan bahan dan semua bahan yang tercantum pada tagihan dikirim ke departemen produksi.
Bill of material harus disiapkan jika pekerjaan bersifat non-standar sehingga perkiraan yang masuk akal dari semua bahan yang diperlukan dapat dibuat oleh departemen produksi sebelum pekerjaan dimulai.
Contoh bentuk bill of material adalah sebagai berikut:
Keuntungan dari Bill of Material:
(1) Bill of material berfungsi sebagai wewenang departemen produksi untuk mengajukan permintaan atas material sebagaimana tercantum di dalamnya.
(2) Ini melayani tujuan indent atau permintaan pembelian pada petugas pembelian untuk pembelian bahan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu.
(3) Ini melayani tujuan permintaan bahan untuk masalah bahan oleh penjaga toko.
(4) Biaya pekerjaan menjadi lebih mudah karena departemen biaya dapat menggunakan satu bill of material untuk menghitung biaya bahan yang dikeluarkan untuk setiap pekerjaan
(5) Kontrol atas penggunaan bahan dalam kasus pekerjaan non-standar difasilitasi jika bahan dikeluarkan sesuai dengan bill of material. Daftar bahan disiapkan dengan mempertimbangkan perkiraan ilmiah dari semua bahan yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu. Dengan demikian, pemborosan dapat diketahui jika jumlah aktual bahan yang dikeluarkan lebih dari jumlah yang ditunjukkan dalam bill of material.
(6) Pengadaan material dapat direncanakan jauh-jauh hari untuk menghindari keterlambatan produksi.
(7) Penggunaan bill of material menghemat waktu yang jika tidak akan terbuang sia-sia untuk mempersiapkan permintaan terpisah untuk bahan yang berbeda.
Perbedaan antara Permintaan Material dan Bill of Material:
Permintaan bahan adalah dokumen yang memberi wewenang kepada pemilik toko untuk mengeluarkan bahan yang dinyatakan di dalamnya ke departemen konsumen. Bill of material di sisi lain adalah dokumen yang memberikan daftar semua bahan yang dibutuhkan dengan spesifikasi dan jumlah untuk pekerjaan, pesanan atau proses tertentu.
Bill of material sering melayani tujuan permintaan material karena menunjukkan daftar semua bahan yang dibutuhkan untuk pekerjaan, pesanan atau proses tertentu tetapi permintaan material memberikan daftar bahan yang dibutuhkan oleh departemen tertentu pada waktu tertentu.
Oleh karena itu, bill of material dapat menggantikan permintaan material tetapi permintaan toko tidak dapat menggantikan bill of material. Bill of material membantu menjaga kontrol kuantitatif pada material yang ditarik melalui permintaan toko karena pemborosan dapat ditemukan jika jumlah sebenarnya dari material yang ditarik lebih dari jumlah yang ditunjukkan dalam bill of material.
Bill of material bisa sangat membantu dalam hal pekerjaan yang tidak standar sedangkan permintaan material tidak akan melayani tujuan ini.
Bill of material sangat membantu dalam mengirimkan penawaran kompetitif karena bill of material disiapkan dengan tetap memperhatikan perkiraan ilmiah dari semua bahan yang diperlukan untuk pekerjaan, pesanan atau proses tertentu. Hal ini tidak mungkin dalam hal permintaan toko yang disiapkan hanya pada saat mendapatkan bahan yang dikeluarkan dari toko.
Kita telah melihat bahwa bill of material dapat memenuhi tujuan permintaan toko tetapi permintaan toko tidak dapat melayani tujuan bill of material-.
Namun, ko-eksistensi kedua dokumen tersebut diinginkan dalam kasus-kasus berikut:
- Apabila bahan yang ditunjukkan dalam bill of material yang akan ditarik dalam jangka waktu yang lama tidak boleh ditarik sekaligus;
- Ketika sistem penetapan biaya standar diadopsi; dan
- Jika biaya pekerjaan atau batch diikuti, daftar permintaan toko dapat digunakan untuk setiap pengeluaran bahan di atas dan di atas jumlah yang dinyatakan dalam bill of material untuk masing-masing batch atau pekerjaan yang akan dilakukan.
Perlakuan Bahan Surplus:
Permintaan yang diterima diberi nomor urut oleh penjaga toko dan perincian yang berkaitan dengan jumlah yang dikeluarkan dan nomor permintaan toko dimasukkan ke dalam kolom terbitan kartu bin. Setelah ini, daftar permintaan ini dikirim ke kantor biaya tempat kolom tarif dan jumlah diisi dan entri dibuat di buku besar toko dan buku besar pekerjaan.
Kadang-kadang bahan dapat dikeluarkan melebihi persyaratan pekerjaan atau perintah kerja tertentu untuk memfasilitasi penanganan yang nyaman. Misalnya, besi lembaran atau batang baja tidak boleh dipotong di gudang sesuai ukuran yang dibutuhkan dan pada saat yang sama dapat dioperasikan dengan mudah di tempat kerja ketika dalam ukuran penuh. Dalam kasus seperti itu, jumlah penuh yang dikeluarkan dibebankan ke pekerjaan atau perintah kerja dan kelebihan bahan dari pekerjaan itu dapat dikembalikan ke toko atau dipindahkan ke pekerjaan lain.
Pengembalian Bahan Surplus:
Ketika bahan berlebih dikembalikan ke toko, Nota Pengembalian Bahan atau Nota Debit Toko atau Nota Kredit Toko disiapkan di departemen tempat kelebihan bahan. Penjaga toko menandatangani ketiga salinan tersebut sebagai tanda terima kelebihan bahan dan menyimpan satu salinan yang sama dengannya untuk membuat entri di sisi tanda terima kartu tempat sampah. Salinan kedua dikirim ke kantor biaya untuk membuat entri di buku besar toko dan untuk memberikan kredit pada pekerjaan tertentu di mana bahannya berlebih dan dikembalikan.
Salinan ketiga dikirim ke departemen yang mengembalikan kelebihan bahan. Putusan nota tersebut diberikan di bawah ini:
Transfer Kelebihan Bahan:
Transfer bahan berlebih dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain harus dihindari sejauh mungkin. Keberatan utama adalah bahwa catatan transfer mungkin tidak dibuat dan biaya material aktual untuk pekerjaan mungkin tidak akurat.
Pengecualian untuk pengembalian kelebihan bahan ke toko adalah bahwa pengembalian bahan ke toko mungkin mahal karena jarak atau jumlah biaya penanganan yang berlebihan, bahan dapat dipindahkan ke pekerjaan lain yang dekat dengan pekerjaan pemindahan.
Ini akan menghemat biaya transportasi dari pekerjaan transfer ke toko dan lagi dari toko ke pekerjaan lain. Sejumlah besar biaya transportasi akan dihemat jika material yang akan dipindahkan berat. Namun, perpindahan material dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain diperbolehkan dengan persiapan Catatan Transfer Bahan.
Keputusan catatan ini diberikan di bawah ini:
Catatan Transfer Bahan disiapkan di departemen di mana bahan kelebihan dan satu salinan catatan dikirim ke kantor biaya untuk membuat catatan yang diperlukan. Pekerjaan yang menerima material didebit dan pekerjaan yang mentransfer material dikreditkan.
Materi Abstrak atau Lembar Analisis Isu Materi:
Secara berkala harus dibuat analisis terhadap berbagai permintaan, catatan pengembalian bahan dan catatan transfer bahan dan harus dibuat pernyataan yang menunjukkan sekilas nilai bahan yang dikonsumsi dalam setiap pekerjaan. Pernyataan ini dikenal sebagai Material Abstract atau Material Issue Analysis Sheet.
Putusan abstrak diberikan sebagai berikut:
Bahan abstrak melayani tujuan yang sangat berguna, karena menunjukkan jumlah bahan yang akan didebet ke berbagai pekerjaan dan biaya overhead. Jumlah total simpanan yang didebet ke berbagai pekerjaan dan biaya overhead harus sama dengan nilai total simpanan yang dikeluarkan pada periode mana pun.
