Proses Penilaian Kinerja

Semua yang perlu Anda ketahui tentang proses penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah metode untuk mengevaluasi perilaku karyawan di tempat kerja, biasanya mencakup aspek kuantitatif dan kualitatif dari kinerja pekerjaan. Kinerja di sini mengacu pada tingkat pencapaian tugas-tugas yang membentuk pekerjaan individu. Ini menunjukkan seberapa baik seseorang memenuhi tuntutan pekerjaan. Proses Penilaian Kinerja mengikuti pola tertentu, yaitu kinerja seseorang dinilai secara berkala oleh atasannya.

J: Enam proses teratas penilaian kinerja mencakup hal-hal berikut:- 1. Tetapkan Standar Kinerja 2. Komunikasikan Standar kepada Karyawan 3. Ukur Kinerja 4. Bandingkan dengan Standar untuk Mengidentifikasi Kesenjangan 5. Diskusikan dengan Karyawan dan Tawarkan Umpan Balik 6. Memulai Langkah Korektif .

B: Urutan logis langkah-langkah dalam proses penilaian kinerja adalah sebagai berikut:- 1. Menetapkan Tujuan Penilaian Kinerja 2. Menetapkan Standar Kinerja 3. Mengkomunikasikan Standar Kinerja kepada Karyawan 4. Mengukur Kinerja Aktual 5. Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standar Kinerja 6. Mendiskusikan Laporan dengan Karyawan 7. Mengambil Tindakan Perbaikan, Jika Ada.

C: Proses penilaian kinerja mengikuti pola yang ditetapkan dan terdiri dari langkah-langkah berikut:- (1) Menetapkan Standar Kinerja (2) Mengkomunikasikan Standar (3) Mengukur Kinerja (4) Membandingkan Aktual dengan Standar (5) Mendiskusikan Penilaian (6) Mengambil Tindakan Korektif.

D: Partisipasi yang komprehensif dan efektif dalam proses penilaian kinerja terdiri dari:- i. Menyusun Standar Kinerja ii. Menetapkan Ekspektasi Pekerjaan iii. Merancang iv. Penilaian Diri.

E: Tahapan berikut terlibat dalam proses penilaian kinerja:- 1. Menetapkan Standar Kinerja 2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja kepada Rateee dan Rater 3. Pengukuran Kinerja 4. Perbandingan Kinerja dengan Standar 5. Komunikasikan Kinerja kepada Karyawan 6. Diskusi dengan Karyawan tentang Kinerja 7. Langkah-Langkah yang Diperlukan untuk Meningkatkan Kinerja 8. Tindak Lanjut.

Proses Penilaian Kinerja dalam Organisasi: Proses, Tahapan dan Tahapan

Proses Penilaian Kinerja – 6 Proses

Penilaian kinerja adalah metode untuk mengevaluasi perilaku karyawan di tempat kerja, biasanya mencakup aspek kuantitatif dan kualitatif dari kinerja pekerjaan. Kinerja di sini mengacu pada tingkat pencapaian tugas-tugas yang membentuk pekerjaan individu. Ini menunjukkan seberapa baik seseorang memenuhi tuntutan pekerjaan. Seringkali istilah ini dikacaukan dengan usaha, tetapi kinerja selalu diukur dari segi hasil dan bukan usaha.

Proses penilaian kinerja mengikuti langkah-langkah tertentu seperti menetapkan standar kinerja, mengkomunikasikan harapan kinerja kepada karyawan, mengukur kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual dengan standar, mendiskusikan penilaian dengan karyawan, dan memulai tindakan korektif.

Penilaian kinerja terdiri dari proses berikut:

Proses # 1. Tetapkan Standar Kinerja:

Proses penilaian kinerja dimulai dengan penetapan standar kinerja.’ Pada saat merancang pekerjaan dan merumuskan deskripsi pekerjaan, standar kinerja biasanya dikembangkan untuk posisi tersebut. Standar ini harus jelas dan tidak kabur, dan cukup objektif untuk dipahami dan diukur.

Standar-standar ini harus didiskusikan dengan penyelia untuk mengetahui faktor-faktor berbeda mana yang harus dimasukkan, bobot dan poin yang harus diberikan untuk setiap faktor dan ini kemudian harus ditunjukkan pada Formulir Penilaian, dan kemudian digunakan untuk menilai kinerja karyawan. .

Proses # 2. Komunikasikan Standar kepada Karyawan:

Selanjutnya adalah mengkomunikasikan standar ini kepada karyawan, karena karyawan yang dibiarkan sendiri, akan sulit menebak apa yang diharapkan dari mereka. Untuk mengefektifkan komunikasi, diperlukan ‘umpan balik’ dari bawahan kepada manajer. Umpan balik yang memuaskan memastikan bahwa informasi yang dikomunikasikan oleh manajer telah diterima dan dipahami dengan cara yang dimaksudkan.

Proses # 3. Mengukur Kinerja:

Ketiga adalah ‘pengukuran kinerja.’ Untuk menentukan apa kinerja sebenarnya, perlu untuk memperoleh informasi tentangnya. Kita harus memperhatikan bagaimana kita mengukur dan apa yang kita ukur. Empat sumber informasi yang sering digunakan untuk mengukur kinerja aktual-pengamatan pribadi, laporan statistik, laporan lisan, dan laporan tertulis.

Proses # 4. Bandingkan dengan Standar untuk Mengidentifikasi Kesenjangan:

Keempat adalah perbandingan kinerja aktual dengan standar. Karyawan dievaluasi dan dinilai potensinya untuk pertumbuhan dan kemajuan. Upaya dilakukan untuk mencatat penyimpangan antara ‘kinerja standar’ dan ‘kinerja aktual.’

Proses # 5. Diskusikan dengan Karyawan dan Tawarkan Umpan Balik:

Pada tahap selanjutnya, hasil penilaian didiskusikan secara berkala dengan karyawan, di mana titik-titik baik, titik lemah, dan kesulitan diindikasikan dan didiskusikan untuk meningkatkan kinerja. Informasi yang diterima bawahan tentang penilaiannya berdampak besar pada harga dirinya dan kinerja selanjutnya. Menyampaikan kabar baik jauh lebih mudah bagi manajer dan bawahan daripada ketika kinerja di bawah ekspektasi.

Bagaimana Cara Menawarkan Umpan Balik kepada Karyawan?

Umpan balik harus menjadi proses yang berkelanjutan, terlepas dari apakah berita itu positif atau negatif. Umpan balik harus diberikan sepanjang waktu — dalam konteks tujuan — dan sepanjang tahun. Ini harus dalam sesi yang direncanakan. Harus ada setidaknya tiga sampai empat sesi umpan balik (secara formal seputar pertumbuhan orang tersebut). Tentu saja sambil memberikan hal yang sama, manajer harus menahan diri, seimbang dan bijaksana.

Manajer harus menemukan cara dan sarana (tanpa menjebak orang di sisi yang salah) untuk menemukan mengapa karyawan tidak dapat memenuhi target – tanpa membuat kejutan apa pun. Tarif ‘mungkin menyambut kabar baik tentang kenaikan gaji atau promosi ke tingkat berikutnya dengan cukup bahagia.

Umpan balik positif, mungkin, tidak tepat waktu, karena kebanyakan orang menyambut berita positif dengan sepenuh hati. Masalahnya adalah tentang berita yang mungkin tidak bisa ditelan. Ketika umpan balik ternyata bersifat menghakimi, itu perlu diatur waktunya dengan benar.

Ini akan menjadi ide yang bijaksana untuk membedakan antara isu-isu strategis dan operasional yang berkaitan dengan kesenjangan kinerja dan mendiskusikannya secara terpisah. Hal-hal yang penting untuk evaluasi kinerja harus disorot pada penilaian kinerja. Namun, pengamatan rutin atau sehari-hari dan umpan balik operasional dapat diberikan secara terus-menerus untuk mengingatkan bahwa menerapkan keleluasaan yang memadai dalam mengangkat masalah sangatlah penting.

Pada saat yang sama, bukanlah ide yang baik untuk memberikan umpan balik terlalu sering atas hal-hal sepele – karena hal ini membuat karyawan merasa diawasi. “Selain itu, umpan balik tidak boleh diberikan di tengah krisis. Itu harus selalu dilakukan ketika tekanan mereda dan ketenangan relatif berlaku dalam organisasi.

Umpan balik yang tertunda, dalam hal apa pun, tidak dapat dimaafkan. Apakah umpan balik itu negatif atau positif, itu tidak boleh ditunda. Umpan balik negatif yang tertunda menjadi tidak berarti, karena pada saat itu akan lebih banyak lagi kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Umpan balik positif jika tertunda adalah kesempatan yang hilang untuk membangun moral karena dampaknya paling baik jika langsung.

Setiap individu bekerja untuk kepentingan organisasi. Manajer tidak boleh menunggu sampai akhir untuk menyatakan bahwa karyawan tersebut melakukan hal yang benar atau tidak. Dia harus secara spontan dan konstruktif melacak perkembangan untuk memastikan dia tidak ketinggalan perahu bersama stafnya.

Manajer sering takut dan bergumul dengan proses penilaian kinerja-terkadang tentang cara berkomunikasi dan terkadang mencoba memahami efek umpan balik yang mereka berikan.

Ini adalah keterampilan utama yang harus dimiliki seorang manajer untuk memastikan bahwa gaya penilaiannya dan kata-kata dari umpan balik kinerja yang berbeda menghasilkan diskusi terbuka yang konstruktif yang membantu menghindari jebakan apa pun dalam proses penilaian.

Untuk seorang profesional, umpan balik negatif dan positif sama pentingnya. Charuhas Khopkar, Wakil Presiden Senior, Aftek Infosys, menegaskan bahwa metodologi pemberian kedua jenis umpan balik ini perlu berbeda. “Untuk kedua jenis umpan balik, keterlambatan berbanding lurus dengan kerugian terkait nilai-nilai individu.”

Seringkali manajer menunda kritik karena takut konfrontasi. Kebanyakan ahli akan setuju bahwa penyampaian umpan balik negatif adalah sebuah seni. “Itu harus diberikan dalam konteks ‘efek’ dari pekerjaan negatif. Misalnya, jika seseorang datang terlambat untuk rapat, harus dijelaskan kepada orang tersebut bahwa ini membuang-buang waktu orang lain dan karenanya tidak adil bagi mereka, daripada membicarakan nilai-nilai organisasi atau masalah disiplin keibuan,” kata Nerurkar.

Dia mengingatkan bahwa empati terhadap karyawan adalah kuncinya, “Jika saya tahu bahwa orang lain memahami cerita dari sisi saya, maka saya lebih cenderung menerima umpan balik negatif dengan semangat yang benar. Banyak manajer memperlakukan anggota tim mereka sebagai ‘junior’, dan bertindak seperti itu. Ini mencegah ikatan dan menciptakan ketidakpercayaan (tipikal organisasi yang lebih tua).”

Tujuan penilaian kinerja seharusnya bukan untuk memberikan umpan balik negatif kepada orang-orang, tetapi untuk mengevaluasi kinerja mereka. Diperlukan kepekaan yang tinggi dari manajer saat melakukan tinjauan. Sebagian besar organisasi saat ini memberikan pelatihan kepada penilai sehingga mereka tidak menjadi korban kesalahan umum yang mungkin mereka buat.

“Pada hakikatnya, penilaian kinerja harus diorientasikan sebagai tindakan positif, yang menguntungkan semua pihak. Namun, jika tujuannya diencerkan untuk memperdagangkan kesalahan dan tanggung jawab atau untuk menjebak seseorang dengan umpan balik, konotasi negatifnya dapat diraba. Manajer yang cerdas tidak akan membiarkan proses evaluasi kinerja berkonotasi negatif,” kata Bhattiprolu, seraya menambahkan bahwa penilaian kinerja merupakan perpanjangan dari MBO —manajemen dengan gaya objektif.

Oleh karena itu, jika penetapan tujuan tidak akurat atau tidak diterjemahkan secara memadai, dapat mengakibatkan hasil yang miring dan lingkungan yang negatif. Jika diimplementasikan dengan semangat yang tepat, hal itu dapat menghasilkan lingkungan pengasuhan yang mengenali dan menghargai potensi, sembari menghilangkan ketidakberhasilan.

Proses # 6. Memulai Langkah Korektif:

Akhirnya inisiasi tindakan korektif bila diperlukan; tindakan korektif segera dapat terdiri dari dua jenis. Salah satunya langsung dan berurusan terutama dengan gejala. Yang lainnya adalah dasar dan menggali penyebab. Tindakan korektif segera sering digambarkan sebagai “memadamkan api”, sedangkan tindakan korektif dasar sampai ke sumber penyimpangan dan berupaya menyesuaikan perbedaan secara permanen.

Pelatihan dan Konseling dapat dilakukan atau penugasan dan proyek khusus dapat ditetapkan; orang dapat diutus untuk kursus pelatihan formal, dan tanggung jawab dan wewenang pengambilan keputusan dapat didelegasikan kepada bawahan. Upaya juga dapat dilakukan untuk merekomendasikan kenaikan gaji atau promosi, jika keputusan ini masuk akal berdasarkan penilaian.

Proses Penilaian Kinerja – Langkah-Langkah yang Diambil dalam Merit Rating Karyawan:

Kebutuhan perbedaan individu muncul karena prevalensi perbedaan individu. Banyak keputusan penting dari fungsi Personalia didasarkan pada pelaporan informasi Performance Appraisal. Penilaian Kinerja di organisasi mana pun adalah batu tonggak yang menjadi dasar pengembangan eksekutif dan personel.

Stonz mengamati, “Proses Penilaian Kinerja mengikuti pola tertentu, yaitu kinerja seseorang dinilai secara periodik oleh atasannya. Sebuah pertanyaan diajukan—apakah potensi terbesarnya sebagai manajer atau sebagai spesialis staf? Apa kekuatan dan kelemahannya? Di mana dia bisa memberikan kontribusi besarnya? Selanjutnya, kadang-kadang, dengan berkonsultasi dengan orang itu sendiri, keputusan tentatif dibuat tentang apa yang mungkin dilakukan untuk memajukan perkembangannya.”

Langkah-langkah berikut diambil dalam peringkat prestasi karyawan:

^Langkah 1 :

Secara garis besar, Proses Evaluasi Kinerja sama dengan kontrol. Penilaian kinerja adalah contoh kontrol positif dan konstruktif. Kontrol diperluas dan ditingkatkan dengan proses ‘Managing by Objectives’. Dalam proses merit Rating, pertama-tama standar kinerja ditetapkan. Pada saat merancang pekerjaan, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dirancang dan secara berdampingan dikembangkan standar kinerja dari setiap posisi.

Standar harus sangat jelas dan tujuan harus mudah dipahami dan diukur. Standar kinerja didiskusikan dengan penyelia untuk melibatkan mereka dalam penjualan standar. Menjadi lebih praktis dalam pekerjaan dan faktor-faktornya, dia akan memberikan faktor-faktor tertentu yang harus dimasukkan, bobot dan poin yang akan diberikan pada faktor pekerjaan yang berbeda.

Setelah menyelesaikan standar kinerja, hal itu harus ditunjukkan pada formulir Penilaian yang nantinya digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Ketentuan juga dibuat untuk hal-hal yang berada di luar kendali sumber daya manusia yang disebut ‘MBE’ ‘Managing by Exceptions’.

^{Langkah ke} -2 :

Langkah selanjutnya adalah komunikasi Standar Kinerja kepada karyawan. Sampai dan kecuali, karyawan diberi tahu, apa yang diharapkan dari mereka, sulit untuk menebak apa yang harus dilakukan, berapa banyak yang harus dilakukan. Umpan balik harus menjadi alat sebagai konfirmasi bahwa mereka telah menerima komunikasi tentang Standar Penilaian Kinerja. Umpan balik harus dari bawahan ke manajer. Ini juga memastikan bahwa komunikasi telah diterima dalam pengertian dan semangat yang sama.

^{Langkah ke-} 3 :

Langkah ketiga adalah pengukuran aktual Kinerja ­karyawan. Kriteria pengukuran kinerja harus dikembangkan, bagaimana mengukur, apa yang diukur. Pengukuran harus sesuai dengan faktor-faktor pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Seperti kualitas dan kuantitas pekerjaan, Dependability, Personality Development dan Traits and Behavioral Aspect. Empat sumber informasi sering digunakan untuk mengukur kinerja aktual – Pengamatan pribadi, Laporan Statistik, Laporan lisan dan laporan tertulis. Pengukuran sifat-sifat yang sewenang-wenang harus dihindari.

Langkah ^ke- 4 :

Setelah pengukuran kinerja aktual selesai, maka akan dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Karyawan harus diberi tahu dan dinilai potensinya untuk pertumbuhan dan kemajuan. Perbandingan akan menunjukkan bahwa beberapa karyawan tertinggal atau menyimpang dari standar kinerja, beberapa mungkin melebihi standar dan beberapa mungkin hanya memenuhi standar. Upaya harus dilakukan untuk mencatat penyimpangan antara Kinerja Standar dan Kinerja Aktual.

Langkah ^ke- 5 :

Setelah perbandingan antara standar kinerja dan kinerja aktual telah selesai, penyimpangan harus dicatat. Penyimpangan ini harus didiskusikan dengan karyawan. Tujuan diskusi dengan karyawan mengenai penilaian adalah poin-poin bagus, poin-poin lemah dan kesulitan-kesulitan diindikasikan dan didiskusikan untuk meningkatkan kinerja.

Peringkat yang ­diterima bawahan tentang penilaiannya berdampak besar pada harga dirinya dan kinerja selanjutnya. Menyampaikan berita buruk tentang karyawan yang di bawah ekspektasi lebih sulit bagi manajer dan bawahan daripada ketika kinerja baik dan sesuai dengan harapan.

Langkah terakhir:

Langkah terakhir berkaitan dengan pendekatan Rewards v/s Punishment. Beberapa karyawan mungkin mendapatkan peringkat yang lebih tinggi sementara yang lain mungkin mendapatkan peringkat yang lebih rendah. Langkah ini adalah inisiasi tindakan korektif bila diperlukan. Tindakan korektif dapat dibagi menjadi dua jenis; satu bersifat langsung dan berurusan terutama dengan gejala. Tindakan lainnya adalah dasar dan berurusan dengan sebab-sebab.

Tindakan korektif segera sering digambarkan sebagai ‘memadamkan Api’ sedangkan tindakan korektif dasar sampai ke sumber penyimpangan dan berusaha untuk menyesuaikan perbedaan secara permanen. Setelah itu, pembinaan, konseling, penugasan khusus dan proyek dapat ditetapkan. Orang dapat diutus untuk kursus pelatihan formal dan tanggung jawab pengambilan keputusan ­serta wewenang dapat didelegasikan kepada bawahan. Untuk karyawan dengan pangkat yang lebih tinggi, upaya juga dapat dilakukan untuk merekomendasikan kenaikan gaji atau promosi.

Proses Penilaian Kinerja – Dalam Urutan Langkah-Langkah yang Logis

Urutan logis langkah-langkah dalam proses penilaian kinerja adalah sebagai berikut:

1. Tetapkan Tujuan Penilaian Kinerja:

Secara umum, penilaian kinerja melayani tiga tujuan:

(i) Administratif – Untuk penggunaan keputusan personel seperti promosi, transfer, kenaikan gaji, dll.

(ii) Penelitian – Untuk memvalidasi instrumen seleksi.

(iii) Pengembangan – Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan.

Jadi, tujuan penilaian kinerja ditetapkan tergantung pada kebutuhan organisasi.

2. Tetapkan Standar Kinerja:

Langkah selanjutnya adalah menetapkan standar kinerja karyawan. Standar ini bertindak sebagai dasar, tolak ukur atau benchmark untuk mengevaluasi kinerja. Standar yang ditetapkan akan memberi tahu karyawan apa yang diharapkan darinya dalam pekerjaan.

3. Mengkomunikasikan Standar Kinerja kepada Karyawan:

Standar kinerja yang ditetapkan dikomunikasikan kepada karyawan. Karyawan harus diberitahu tentang apa yang diinginkan dari mereka di tempat kerja. Penting agar setiap kebingungan atau kesalahpahaman diklarifikasi sedini mungkin.

4. Mengukur Performa Aktual:

Mengukur kinerja aktual secara akurat sangatlah penting. Kinerja dapat diukur dengan pengamatan pribadi, laporan tertulis, penilaian oleh penyelia, dll.

5. Bandingkan Performa Aktual dengan Performa Standar:

Setelah mengukur kinerja aktual, kemudian dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Penyimpangan, jika ada, dari standar yang ditetapkan dicatat dan alasan di balik penyimpangan tersebut dianalisis.

6. Mendiskusikan Laporan dengan Karyawan:

Laporan penilaian didiskusikan dengan karyawan dan mereka diberi umpan balik tentang kinerja mereka.

7. Ambil Tindakan Perbaikan, Jika Ada:

Langkah terakhir adalah mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Ini mungkin termasuk menasihati, menasihati, dan memperingatkan, memotivasi, melatih dan melatih karyawan. Ini adalah cara yang berguna untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kinerja karyawan di masa mendatang.

Proses Penilaian Kinerja – Bagaimana membuat Wawancara Penilaian Efektif?

Ini melibatkan langkah-langkah berikut:

Langkah 1 Proses penilaian dimulai dengan penetapan standar kinerja yang selaras dengan tujuan strategis organisasi. Ini harus berkembang dari keputusan strategis organisasi dan lebih khusus lagi analisis pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Standar harus jelas dan cukup obyektif untuk dipahami dan diukur.

Harapan penyelia terhadap kinerja karyawan harus cukup jelas sehingga dia dapat mengkomunikasikan harapan tersebut kepada bawahannya, saling menyetujui pengukuran kinerja pekerjaan tertentu dan menilai kinerja mereka terhadap standar yang ditetapkan ini.

Langkah 2- Karyawan tidak boleh menebak apa yang diharapkan dari mereka. Harus ada tujuan khusus dengan pengetahuan karyawan. Sasaran yang ditetapkan harus SMART, yaitu spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu.

Komponen penting dari tujuan motivasi:

(i) Menetapkan tujuan khusus- Karyawan yang diberi tujuan tertentu biasanya berkinerja lebih baik daripada mereka yang tujuannya ambigu.

(ii) Menetapkan tujuan yang terukur- Batubara harus dalam bentuk kuantitatif dan menyertakan tenggat waktu target.

(iii) Menetapkan tujuan yang menantang tetapi dapat dilakukan- Tujuan harus menantang tetapi tidak terlalu sulit untuk dicapai. Mereka seharusnya tidak tampak mustahil atau tidak realistis.

(iv) Mendorong partisipasi- Baik tujuan yang ditetapkan secara partisipatif maupun tujuan yang ditetapkan secara konsisten menghasilkan kinerja yang lebih tinggi. Hanya ketika tujuan yang ditetapkan secara partisipatif lebih sulit daripada tujuan yang ditugaskan maka tujuan yang ditetapkan secara partisipatif menghasilkan kinerja yang lebih tinggi. Ini cenderung lebih mudah untuk menetapkan standar yang lebih tinggi ketika karyawan dapat berpartisipasi dalam penetapan tujuan.

Langkah 3- Langkah ketiga adalah pengukuran kinerja. Mereka yang mengukur kinerja harus mengetahui apa yang harus diukur dan bagaimana cara mengukurnya. Sumber umum yang umumnya digunakan adalah pengamatan pribadi, laporan statistik, dan laporan lisan dan laporan tertulis. Apa yang diukur lebih penting daripada bagaimana cara mengukurnya. Apa yang diukur adalah, sebagian besar, apa yang akan diupayakan orang untuk unggul.

Langkah 4 – Langkah keempat adalah perbandingan kinerja aktual dengan standar. Langkah ini mencatat penyimpangan antara kinerja standar dan aktual.

Langkah 5- Mendiskusikan penilaian dengan karyawan adalah langkah kelima. Salah satu tugas yang paling menantang bagi penilai adalah menyajikan penilaian yang akurat kepada karyawan. Mengevaluasi kontribusi dan kemampuan individu lain bukanlah pekerjaan yang mudah. Penilaian sangat memengaruhi harga diri karyawan dan kinerja selanjutnya. Tentu saja, menyampaikan kabar baik lebih mudah daripada menyampaikan kabar buruk.

Langkah 6- Langkah terakhir adalah identifikasi dan tindakan korektif jika diperlukan. Ada dua jenis tindakan korektif. Salah satunya langsung, berurusan terutama dengan gejala dan yang lainnya mendasar, masuk ke akar penyebab masalah. Meskipun tindakan korektif segera memperbaiki masalah dengan cepat, solusinya bisa bersifat sementara. Dalam hal tindakan korektif dasar, tindakan korektif didasarkan pada masalah nyata dan karenanya, terasa lama. Supervisor yang baik memerlukan sedikit lebih banyak waktu untuk mengoreksi penyimpangan tersebut.

Mempersiapkan Wawancara Penilaian:

Persiapan yang memadai dan implementasi yang efektif diperlukan untuk wawancara penilaian.

Langkah 1 – Bawahan diberi pemberitahuan setidaknya satu minggu untuk meninjau pekerjaannya, dan menganalisis masalah untuk menebak kemungkinan pertanyaan dan jawaban.

Langkah 2- Penyelia harus mempelajari deskripsi pekerjaan karyawan, membandingkan kinerja karyawan dengan standarnya, dan meninjau arsip penilaian karyawan sebelumnya. Lebih baik mendapatkan pelatihan formal tentang wawancara penilaian.

Langkah 3- Waktu dan tempat untuk wawancara dipilih atas persetujuan bersama.

Bagaimana membuat wawancara penilaian efektif?

(i) Awalnya mengungkapkan penghargaan untuk ‘memecahkan suasana’ dan membuat karyawan nyaman.

(ii) Mendorong partisipasi karyawan untuk mengungkapkan pandangannya tentang kinerjanya.

(iii) Menilai kinerja saja tanpa memperdulikan kepribadian dan tingkah laku pegawai.

(iv) Wawancara harus spesifik.

(v) Pengawas harus mendengarkan secara aktif.

(vi) Kritik yang merusak harus dihindari.

(vii) Fokusnya harus pada pemecahan masalah.

(viii) Supervisor harus suportif.

(ix) Untuk tujuan perbaikan di masa depan ditetapkan dengan kesepakatan bersama.

Proses Penilaian Kinerja – Bagi Karyawan

Proses penilaian kinerja mengikuti pola yang ditetapkan dan terdiri dari langkah-langkah berikut:

(1) Menetapkan Standar Kinerja:

Proses penilaian dimulai dengan penetapan kriteria yang akan digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Kriteria ditentukan dengan bantuan analisis pekerjaan, yang mengungkap isi pekerjaan. Kriteria harus jelas, obyektif dan tertulis.

Bahkan, standar kinerja akan bergantung pada tujuan penilaian, yaitu untuk menilai kinerja aktual pada pekerjaan saat ini atau menilai potensi untuk pekerjaan yang lebih tinggi. Karakteristiknya meliputi, kualitas kerja, kejujuran dan keandalan, kerja sama dan kerja tim, pengetahuan pekerjaan, inisiatif, kepemimpinan, kesadaran keselamatan, kehadiran, kemampuan belajar, kemampuan beradaptasi, penilaian, rasa tanggung jawab, kesehatan dan kondisi fisik.

(2) Mengkomunikasikan Standar:

Standar kinerja yang ditentukan pada langkah pertama dikomunikasikan dan dijelaskan kepada karyawan, sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Standar harus disampaikan kepada evaluator, reaksi karyawan terhadap standar harus diperoleh. Jika perlu standar dapat direvisi atau dimodifikasi berdasarkan umpan balik yang diperoleh dari karyawan dan evaluator.

(3) Mengukur Kinerja:

Pengamatan pribadi, laporan tertulis dan kontak tatap muka adalah sarana untuk mengumpulkan data kinerja. Kinerja karyawan yang berbeda harus diukur sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan.

(4) Membandingkan Aktual dengan Standar:

Kinerja aktual dibandingkan dengan ­standar kinerja yang telah ditentukan sebelumnya. Penyimpangan positif terjadi ketika kinerja aktual melebihi standar.

(5) Membahas Penilaian:

Hasil penilaian dikomunikasikan dan didiskusikan dengan karyawan. Dampaknya bisa positif atau negatif tergantung bagaimana umpan balik penilaian disajikan dan didiskusikan dengan karyawan.

(6) Mengambil Tindakan Korektif:

Pelatihan, pembinaan, konseling, dll. adalah contoh tindakan korektif yang membantu meningkatkan kinerja.

Proses Penilaian Kinerja – Mengembangkan Standar Kinerja, Menetapkan Ekspektasi Pekerjaan , Merancang dan Penilaian Sendiri

Partisipasi yang komprehensif dan efektif dalam proses penilaian kinerja terdiri dari (i) mengembangkan standar kinerja, (ii) menetapkan ekspektasi pekerjaan, (iii) merancang, (iv) penilaian diri karyawan, dan (v) partisipasi penilai dalam wawancara.

Proses #i. Mengembangkan Standar Kinerja:

Standar kinerja yang jelas dan spesifik merupakan elemen utama dari sistem penilaian kinerja yang valid dan andal. Kuncinya adalah mengembangkan standar yang mengukur tugas dan tanggung jawab pekerjaan penting dengan memanfaatkan keseimbangan proses, hasil, dan standar kinerja berbasis individu dan kelompok.

Pengembangan standar kinerja yang andal, valid, adil, dan bermanfaat ditingkatkan dengan partisipasi karyawan, karena pekerja memiliki informasi unik dan penting yang diperlukan untuk mengembangkan standar yang realistis.

Proses #ii. Menetapkan Ekspektasi Pekerjaan:

Kinerja seorang karyawan terutama bergantung pada fakta bahwa karyawan tersebut harus memiliki gagasan yang jelas tentang ekspektasi terkait kinerja. Untuk tujuan ini, penilaian memiliki peran besar dalam menjelaskan harapan pemberi kerja kepada karyawan dalam hal hasil kerja, yang dapat menjadi dasar untuk menilai kinerjanya.

Untuk tujuan ini, organisasi perlu merancang sistem manajemen kinerja dan mengembangkan manual yang menjelaskan peran penilai dan penilai.

Proses #iii. Merancang:

Partisipasi karyawan dalam mengembangkan formulir penilaian dan prosedur penilaian merupakan perpanjangan logis dari pengembangan standar kinerja. Formulir peringkat meringkas definisi operasional formal dari apa yang organisasi anggap layak untuk penilaian formal.

Dengan demikian, penting untuk mengumpulkan masukan karyawan mengenai aspek kinerja yang dinilai secara formal serta skala pengukuran yang disediakan. Misalnya, karyawan mungkin lebih memilih sistem lulus/gagal jika fokusnya adalah pada umpan balik global versus penilaian individual yang lebih terperinci.

Proses # iv. Penilaian Diri:

Penilaian diri memberi karyawan kesempatan untuk menilai kinerja mereka secara sistematis. Studi menunjukkan bahwa penilaian diri meningkatkan persiapan dan kesiapan karyawan untuk wawancara penilaian, meningkatkan kepuasan secara keseluruhan, meningkatkan persepsi keadilan penilaian, dan dapat mengurangi perilaku defensif jika digunakan untuk tujuan pengembangan.

Karyawan dapat mengevaluasi diri dengan menyelesaikan penilaian mereka sendiri dan mempresentasikan draf untuk didiskusikan dengan manajer atau dapat meninjau draf penilaian manajer. Peringkat manajerial dan karyawan sering tidak setuju, tetapi dalam sistem partisipatif, tujuannya bukanlah kesepakatan mutlak, tetapi proses yang diarahkan untuk mencapai konsensus dari waktu ke waktu.

Proses penilaian diri meningkat secara signifikan jika digunakan standar kinerja yang jelas, karyawan berpengalaman, dan tingkat kepercayaan tinggi.

Proses Penilaian Kinerja – 6 Tahapan Teratas yang Terlibat dalam Penilaian Kinerja

Tahapan berikut terlibat dalam proses penilaian kinerja:

Tahap #1. Menetapkan Standar Kinerja:

Untuk mulai dengan, standar penilaian kinerja ditetapkan. Standar yang ditetapkan harus jelas dan menyatakan semua isi yang akan dievaluasi. Standar adalah tolok ukur yang dibandingkan dengan kinerja.

Tahap #2 Mengkomunikasikan Standar Kinerja kepada Penerima Tarif dan Penilai:

Setelah standar kinerja ditetapkan, langkah selanjutnya adalah mengkomunikasikan standar ini kepada rateee dan penilai. Ratees adalah orang-orang yang kinerjanya akan diukur. Mereka harus dikomunikasikan— Apa kinerja yang diharapkan dari mereka? Penilai adalah mereka yang harus benar-benar mengukur kinerja. Mereka harus memiliki pengetahuan tentang apa dan bagaimana mengukur kinerja.

Tahap #3. Pengukuran Kinerja:

Pada tahap ini penilai mengukur kinerja sebenarnya dari karyawan. Kinerja tarif/pegawai diukur melalui observasi, wawancara, pencatatan dan laporan. Semua instruksi, langkah, dan faktor yang diperlukan yang memengaruhi kinerja aktual diikuti pada tahap ini. Selanjutnya, pengaruh faktor-faktor yang dapat mendorong atau menghambat kinerja karyawan disesuaikan untuk mengetahui kinerja yang sebenarnya.

Tahap #4. Perbandingan Kinerja dengan Standar:

Pada tahap ini, penilai membandingkan kinerja aktual karyawan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mengetahui penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Penyimpangan ini dapat berupa positif atau negatif. Penyimpangan akan menjadi positif, ketika kinerja karyawan melebihi standar. Penyimpangan negatif berarti kinerja karyawan kurang dari standar.

Selanjutnya, kinerja karyawan juga dapat dibandingkan dengan karyawan lain untuk mengetahui dengan pasti di mana posisinya dibandingkan dengan orang lain dalam organisasi. Selain itu, kinerja karyawan dapat dibandingkan dengan kinerja sebelumnya. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah dia telah meningkatkan kinerjanya atau tidak.

Tahap #5. Komunikasikan Kinerja kepada Karyawan:

Tahap selanjutnya adalah mengkomunikasikan kinerja yang diukur kepada karyawan. Ini adalah laporan kepada karyawan tentang kemajuan atau kinerjanya yang dinilai oleh manajemen.

Tahap #6. Diskusi dengan Karyawan tentang Kinerja:

Tahap selanjutnya dalam penilaian kinerja adalah diskusi dengan karyawan yang memiliki kinerja buruk. Tujuannya untuk menganalisis dan mengetahui penyebab kinerja di bawah standar.

Tahap #7. Langkah-Langkah yang Diperlukan untuk Meningkatkan Kinerja:

Penilaian kinerja umumnya dikaitkan dengan pengembangan kinerja. Setelah alasan kinerja yang buruk telah ditentukan, maka langkah-langkah perbaikan yang diperlukan harus diambil. Pelatihan dan p