Baca artikel ini untuk mempelajari tentang konsep, signifikansi, dan prosedur pemilihan kandidat untuk suatu organisasi.
Konsep Seleksi:
Seleksi dapat didefinisikan sebagai berikut:
Seleksi dapat didefinisikan sebagai penyaringan yang hati-hati terhadap calon yang direkrut (yaitu calon calon) melalui pengujian dan wawancara mereka; dengan maksud untuk menemukan ‘paling cocok’ dari antara mereka untuk penugasan ke berbagai pekerjaan dalam organisasi.
Poin komentar:
Beberapa hal yang patut diperhatikan, dalam konteks konsep seleksi, dapat dikemukakan sebagai berikut:
(i) Proses seleksi terutama dan pada dasarnya didasarkan pada ‘analisis pekerjaan’ yang dianalisis menjadi dua komponen deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sebenarnya, spesifikasi pekerjaanlah yang memandu para penyeleksi, dalam membuat pilihan yang sesuai dari sekelompok kandidat yang direkrut.
(ii) Proses seleksi merupakan proses penyisihan kandidat yang tidak sesuai pada berbagai tahapan yang tertuang dalam prosedur seleksi. Prosedur seleksi dapat dibandingkan dengan perlombaan rintangan; dan mereka yang melewati semua rintangan dan muncul sebagai pemenang adalah mereka yang akhirnya terpilih.
(iii) Maksud mendasar dari manajemen di balik melakukan prosedur seleksi adalah untuk menemukan ‘paling cocok’ dari antara kelompok kandidat yang direkrut, untuk penugasan ke berbagai pekerjaan, dalam organisasi. Telah menjadi pengamatan para psikolog, seperti juga ahli manajemen bahwa ‘ketidaksesuaian’ tidak pernah efisien.
Ketidakcocokan akan selalu menemukan kesalahan dalam pekerjaannya (seperti pekerja yang buruk selalu bertengkar dengan peralatannya); dan kemungkinan besar akan terganggu secara psikologis sepanjang waktu; dan baik manajemen maupun ketidakcocokan akan saling mengutuk, terus menerus. Padahal, untuk lubang bundar harus ada pasak bundar; dan untuk lubang persegi harus ada pasak persegi. Oleh karena itu, pentingnya seleksi.
Signifikansi Seleksi:
Signifikansi seleksi dapat menjadi pusat perhatian, dengan mengacu pada keuntungan berikut, yang diberikannya kepada organisasi:
(i) Pengurangan perputaran tenaga kerja:
Kandidat yang dipilih dengan benar merasa ingin bertahan di organisasi; sebagai pekerjaan yang cocok pada pekerjaan yang cocok, ditugaskan kepada mereka merupakan sumber kepuasan bagi mereka. Oleh karena itu, fenomena perputaran tenaga kerja yang tidak perlu sangat diminimalkan – membuat tenaga kerja yang stabil dalam organisasi. Ini menguntungkan baik organisasi maupun pekerja.
(ii) Kebutuhan pelatihan yang lebih kecil:
Personil yang dipilih dengan benar menunjukkan kebutuhan yang lebih rendah untuk pelatihan; sebagai kesesuaian mereka untuk pekerjaan yang akan ditugaskan kepada mereka, telah diverifikasi melalui prosedur seleksi. Dengan demikian kebutuhan untuk mengatur ‘program pelatihan rutin’ untuk personil tersebut dikesampingkan – menghemat waktu, usaha dan biaya organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan program pelatihan tersebut.
(iii) Motivasi diri dan semangat tinggi:
Ketika kandidat yang cocok (yaitu ‘paling cocok’) ditugaskan untuk mencocokkan pekerjaan; personel tersebut merasa termotivasi terhadap kinerja terbaik dari pekerjaan mereka. Keadaan motivasi diri yang konstan selama periode waktu membantu dalam membangun moral yang tinggi dari personel tersebut, untuk organisasi.
(iv) Produksi yang lebih banyak dan lebih baik – mengarah pada maksimalisasi keuntungan:
Keuntungan turunan dari ‘motivasi diri dan semangat tinggi’ adalah bahwa produksi (atau kinerja) yang dihasilkan oleh ‘paling cocok’ tidak hanya lebih dalam kuantitas; tetapi juga memiliki kualitas yang unggul. Fenomena ini mengarah pada maksimalisasi keuntungan, untuk perusahaan, dalam jangka panjang.
(v) Hubungan manusia yang baik:
Sebagai hasil dari seleksi yang baik, ada lingkungan yang lebih baik untuk bekerja dalam organisasi. Lingkungan seperti itu membantu mempromosikan hubungan manusia yang baik dalam organisasi; yang merupakan salah satu aset organisasi yang sangat berharga.
Garis Besar Prosedur Seleksi Dasar:
Faktanya, tidak ada dan tidak mungkin ada prosedur seleksi yang keras dan cepat; yang dapat dilakukan oleh semua jenis perusahaan untuk semua jenis pekerjaan.
Prosedur seleksi berbeda:
- Dari organisasi ke organisasi, tergantung pada filosofi seleksi dan ketersediaan sumber daya untuk tujuan prosedur seleksi.
- Dan di organisasi yang sama untuk menguji kesesuaian kandidat untuk berbagai jenis pekerjaan organisasi. Prosedur seleksi yang cocok untuk pekerjaan klerikal mungkin sama sekali tidak cocok untuk pekerjaan manajerial atau teknis.
Namun, berikut ini adalah garis besar prosedur seleksi dasar yang diperlukan untuk menyeleksi kandidat untuk sebagian besar pekerjaan, di berbagai organisasi.
(i) Permintaan
(ii) Perekrutan
(iii) Lembar lamaran/wawancara awal
(iv) Pemeriksaan aplikasi
(v) Tes
(vi) Wawancara
(vii) Pemeriksaan medis
(viii) Referensi
(ix) Seleksi akhir/penerbitan surat penunjukan
(x) Penempatan
Titik komentar:
Prosedur seleksi dimulai dengan daftar permintaan dan diakhiri dengan penempatan. Di antara dua ‘titik akhir’ ini, orang bijak lain yang berbeda dari prosedur seleksi mungkin berbeda – mengingat kekhasan ‘masalah seleksi’ yang dihadapi berbagai organisasi.
Berikut ini adalah komentar singkat pada setiap langkah yang disebutkan di atas dari prosedur pemilihan dasar:
(i) Permintaan:
Proses seleksi, di suatu perusahaan, dimulai dari diterimanya permintaan oleh departemen personalia dari departemen (atau seksi) tertentu di perusahaan tersebut; yang membutuhkan personel tertentu untuk mengisi kekosongan, yang timbul di departemen.
Permintaan untuk personel dari departemen tertentu harus diberi wewenang oleh Kepala departemen itu. Selanjutnya, harus disertai dengan ‘spesifikasi pekerjaan’ yang relevan untuk memungkinkan departemen personalia memilih kualitas personel yang tepat, yang dibutuhkan oleh departemen (mengirim daftar permintaan).
Secara khusus, permintaan personel yang dikirim oleh departemen harus menyatakan:
- Jumlah personel yang dibutuhkan, dan
- Kualifikasi atau kualitas yang dibutuhkan pada personel tersebut.
(ii) Perekrutan:
Berdasarkan permintaan yang diterima oleh departemen personalia, hal yang sama akan mencari ke berbagai sumber rekrutmen. Selanjutnya, ia akan menyiapkan daftar rekrutmen yaitu kandidat yang mungkin, yang akan dipanggil untuk menjalani prosedur seleksi terperinci dari personel yang tersedia dengan sumber rekrutmen final.
(iii) Kosong lamaran/wawancara awal:
Tahap aplikasi kosong mungkin merupakan titik awal sebenarnya dari prosedur pemilihan. Setiap orang yang namanya muncul di daftar rekrutmen dikirim formulir aplikasi kosong – disebut aplikasi kosong; diisi dengan benar oleh calon.
Formulir aplikasi adalah formulir yang berisi berbagai keterangan, di bawah kategori yang berbeda; menyediakan ruang kosong terhadap masing-masing, untuk dimanfaatkan oleh kandidat, untuk memberikan informasi yang dibutuhkan.
Titik komentar:
Alternatif dari tahapan blanko aplikasi, dalam prosedur seleksi adalah melakukan wawancara pendahuluan terhadap kandidat. Wawancara pendahuluan sebenarnya bukan wawancara, dalam arti istilah yang tepat. Ini lebih merupakan semacam percakapan yang diadakan oleh perwakilan organisasi dengan kandidat yang tidak berpendidikan (atau kurang berpendidikan); yang tidak mampu mengisi kekosongan aplikasi dengan tepat.
Kebanyakan orang seperti itu melamar pekerjaan kasar dan tidak terampil; dan untuk siapa banyak kualifikasi pendidikan tidak diperlukan. Pewawancara melalui konservasi dengan personel tersebut memperoleh biodata material dan informasi dasar lainnya yang dianggap cocok untuk tujuan pekerjaan; dan membuat catatan tertulis dari informasi tersebut.
(iv) Pemeriksaan aplikasi:
Formulir lamaran yang diisi oleh kandidat diteliti dengan cermat, yaitu diperiksa dengan cermat berdasarkan spesifikasi pekerjaan dan persyaratan organisasi lainnya, yang diinginkan oleh kandidat untuk menghilangkan ‘ketidakcocokan langsung’, pada tahap ini.
(v) Tes:
Kandidat yang lamarannya diterima, biasanya diharuskan mengikuti tes tertentu, untuk membuktikan kesesuaiannya dengan pekerjaan yang dilamar oleh mereka.
Berbagai jenis tes, dalam prosedur pemilihan, dapat ditempatkan dalam dua kategori berikut:
(I) Tes perdagangan
(II) Tes psikologi
Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang kedua jenis tes ini:
(I) Tes perdagangan:
Ujian dagang adalah ujian yang diberikan kepada seorang calon dalam melaksanakan pekerjaan yang telah dilamar oleh calon tersebut; dan yang akan ditugaskan kepadanya, jika dipilih. Tes perdagangan juga disebut sebagai tes pekerjaan atau kinerja.
(II) Tes psikologi:
Psikologi, sebagai cabang pengetahuan yang berkaitan dengan ilmu sosial, berkaitan dengan studi tentang pikiran dan proses mental yang terlibat dalam fungsi pikiran. Akhir-akhir ini, beberapa tes psikologis telah dirancang oleh rumah bisnis; yang diberikan kepada kandidat sebagai bagian dari prosedur seleksi.
Tes psikologi dilakukan, dalam prosedur seleksi, dengan maksud untuk memastikan kecocokan mental calon untuk melakukan pekerjaan tertentu; dengan referensi untuk memunculkan sampel perilaku manusia yang relevan dengan kinerja pekerjaan, dalam situasi sosial.
(vi) Wawancara:
Wawancara adalah salah satu langkah paling signifikan yang termasuk dalam prosedur seleksi. Ini dapat didefinisikan sebagai kontak tatap muka dan percakapan antara kandidat yaitu orang yang diwawancarai dan agen pemberi kerja yaitu pewawancara; dilakukan dengan maksud untuk menguji kesesuaian kandidat untuk seleksi dengan pekerjaan organisasi tertentu.
Wawancara melayani tujuan berikut:
(1) Ini adalah sarana yang signifikan untuk memberikan kesaksian tentang validitas informasi tentang kandidat yang diberikan melalui blanko pelamar dan tes dalam prosedur seleksi.
(2) Membantu pemberi kerja mendapatkan ‘informasi tersembunyi’ tentang kandidat; yang tidak dapat diekstraksi dengan cara lain, melalui cara lain apa pun.
(3) Ini berusaha untuk memberikan informasi kandidat tentang pekerjaan, tujuan dasar organisasi, sistem manajemen, dll.
(4) Ini berusaha untuk memperoleh dari kandidat tingkat motivasi, aspirasi yang dimiliki dan karakteristik pribadi lainnya.
(vii) Pemeriksaan medis:
Pemeriksaan medis terhadap kandidat yang kemungkinan besar akan dipilih biasanya dianggap sebagai langkah penting dalam prosedur seleksi.
Tujuan dilakukannya pemeriksaan kesehatan adalah :
(1) Untuk menilai kebugaran jasmani atau kompetensi seseorang, untuk melakukan segala jenis pekerjaan
(2) Menjamin kekebalan dari penyakit menular yaitu penyakit menular; jangan sampai penyakit seseorang menyebar di antara yang lain, bekerja dalam kelompok kerja yang dengannya individu tertentu harus diasosiasikan.
(3) Untuk menemukan cedera yang diderita seseorang di masa lalu; untuk mencegah klaim yang tidak beralasan untuk kompensasi di pihaknya, selanjutnya.
(4) Untuk mengatur tindakan keselamatan fisik yang sesuai, mengingat kebutuhan fisik individu.
Titik komentar:
Pemeriksaan kesehatan harus dilakukan oleh dokter yang kompeten dan mandiri.
(viii) Referensi:
Seorang kandidat yang mungkin memenuhi syarat untuk seleksi, mungkin diminta untuk memberikan referensi tertentu yaitu nama, alamat dan penunjukan dari beberapa orang dengan status, kepercayaan dan keyakinan; yang mungkin digunakan oleh pemberi kerja untuk memastikan keandalan kandidat yang bersangkutan.
Referensi dapat digunakan oleh pemberi kerja untuk mengetahui beberapa informasi tentang kandidat tertentu; yang mungkin disembunyikan atau tidak pernah diungkapkan oleh calon tentang dirinya.
Untuk memastikan beberapa informasi tersembunyi tentang kandidat, lebih disukai kontak tatap muka langsung dengan pemberi kerja dengan referensi yang diberikan; karena melalui komunikasi tertulis atau telepon, referensi mungkin tidak mau mengungkapkan kebenaran tentang kandidat.
Titik komentar:
Referensi mungkin tidak perlu diberikan oleh kandidat; yang mengambil pekerjaan tidak terampil atau jenis pekerjaan rutin lainnya.
(ix) Seleksi akhir/penerbitan surat penunjukan:
Kandidat yang menyelesaikan semua tahapan dalam prosedur seleksi yaitu dari pemeriksaan tahap lamaran hingga memberikan referensi akhirnya dipilih untuk diangkat ke berbagai pekerjaan di organisasi. Sebagai sertifikat, untuk seleksi akhir, kandidat terpilih dikeluarkan ‘surat pengangkatan, oleh manajemen.
(x) Penempatan:
Kandidat terpilih, pada tanggal bergabung dengan organisasi, ditempatkan pada posisi yang sesuai dalam pekerjaan, yang telah mereka lamar dan sekarang telah dipilih.
Penempatan kandidat terpilih dilakukan dengan tetap memperhatikan kesesuaian antara:
- Sifat dan volume pekerjaan pada posisi tertentu
- Kemampuan fisik dan mental calon
- Komposisi kelompok kerja yaitu rekan kerja, di mana kandidat harus bekerja, dan
- Sifat dan perilaku calon atasan langsung dll.
Titik komentar:
Langkah penempatan mengakhiri prosedur seleksi dengan memberikan sentuhan akhir.
Pekerjaan dasar dari prosedur seleksi sebagai pemilihan/penolakan kandidat pada berbagai tahap prosedur seleksi dapat diilustrasikan secara diagram seperti di bawah ini:
