Baca artikel ini untuk mempelajari empat langkah pengendalian belanja modal berikut ini, yaitu (1) Anggaran Belanja Modal, (2) Permintaan Dana, (3) Analisis Varians, dan (4) Tindak Lanjut.
1. Anggaran Belanja Modal:
Perencanaan adalah langkah pertama dan paling penting untuk pengendalian. Oleh karena itu, langkah pertama dalam pengendalian belanja modal adalah penyusunan anggaran belanja modal.
Anggaran ini menguraikan berbagai jenis proyek seperti proyek baru, proyek perluasan, proyek modernisasi dan proyek diversifikasi yang akan diambil dan juga menjelaskan bagaimana proyek ini harus dibiayai selama periode tertentu. Permintaan untuk proyek belanja modal berasal dari berbagai divisi organisasi.
Saat mengajukan permintaan untuk proyek belanja modal, mereka memberikan informasi berikut:
(a) Deskripsi proposal,
(b) Pembenaran untuk membuat proposal semacam itu,
(c) Perkiraan biaya,
(d) Estimasi umur ekonomi efektif, dan
(e) Manfaat bersih yang diharapkan dari proposal.
Permintaan individu diajukan ke komite anggaran untuk tinjauan awal, penyaringan, koordinasi, dan konsolidasi akhir.
Sambil mempertimbangkan permintaan individu, panitia terutama memeriksa proposal untuk aspek-aspek berikut:
(a) Bahwa semua permintaan sesuai dengan perencanaan dan program jangka panjang perusahaan,
(b) Mereka layak secara finansial, dan
(c) Permintaan individu Joes tidak menciptakan ketidakseimbangan departemen.
Misalnya, pertimbangan proyek perluasan dapat menyebabkan ketidakseimbangan departemen jika departemen penjualan tidak mampu menjual kelebihan produksi. Setelah proposal ditemukan bermanfaat, mereka direkomendasikan ke manajemen tingkat yang lebih tinggi untuk persetujuan akhir.
2. Permintaan Dana:
Setelah proyek disetujui, departemen terkait harus mengajukan permintaan rinci untuk alokasi dana.
Permintaan ini dapat berupa permintaan untuk:
(a) Anggaran modal awal,
(b) Dana tambahan, dan
(c) Mengganti proyek baru.
Karena kondisi atau keadaan tertentu yang berubah, jika proyek yang disetujui tidak dapat dilaksanakan, proyek tersebut dapat ditinggalkan dengan memberikan alasan yang tepat untuk ditinggalkan. Ketika pengabaian disetujui, dana yang dialokasikan dan kemudian dibatalkan digunakan untuk proyek lain berdasarkan prioritas.
3. Analisis Varians:
Ini merupakan tugas penting dalam pengendalian belanja modal. Kinerja aktual dibandingkan dengan perkiraan dan varians atau penyimpangan dicatat, dianalisis dan dilaporkan.
Seiring berjalannya pekerjaan implementasi proyek, pengeluaran aktual yang dikeluarkan dibandingkan dengan perkiraan anggaran. Ketika diharapkan bahwa biaya aktual dapat melebihi perkiraan awal, permintaan formal untuk dana tambahan atau revisi rencana akan dibuat.
Untuk memiliki kontrol yang lebih baik, sistem panggilan untuk laporan bulanan atau mingguan pada masing-masing proyek atau pekerjaan diperkenalkan. Laporan ini dapat berupa Pengeluaran Proyek Modal, Ringkasan Proyek Modal Saat Ini, Laporan Biaya Proyek Modal Berkala, dan Laporan Rincian Biaya Mingguan.
4. Tindak lanjut:
Tindak lanjut dari kinerja proyek modal sangat penting. Ini memungkinkan manajemen untuk menentukan apakah penghematan yang diharapkan benar-benar terealisasi atau tidak.
Tindak lanjut dalam bentuk audit pasca penyelesaian memiliki dua tujuan:
- Ini menunjukkan area kelemahan manajemen.
- Menciptakan kepercayaan terhadap program pengendalian belanja modal di masa depan. Namun, audit pasca penyelesaian adalah tugas yang sulit.
Banyak faktor penyeimbang seperti perubahan volume dan harga serta kenaikan upah, dll. Dapat menyembunyikan atau menyesatkan hasil aktual yang diperoleh dari proyek. Oleh karena itu, komite audit pasca penyelesaian dibentuk dengan Chief Engineer, Manajer Pabrik, Auditor Internal, dll., Sebagai anggota.
Panitia harus menyiapkan laporan dalam proforma yang ditetapkan dalam manual anggaran modal. Laporan komite harus secara khusus menunjukkan penyebab kekurangan, jika ada, tindakan korektif yang harus diambil, dan jangka waktu tindakan tersebut diambil.
