Beberapa tujuan dan fungsi utama departemen pembelian industri adalah sebagai berikut:
1. Informasi Pasar:
Mengingat perubahan yang cepat dalam kondisi pasar, departemen pembelian harus selalu memperbarui informasi mengenai pergerakan harga, faktor teknologi, jadwal pengiriman, keandalan pasokan, dan berbagai ketentuan di mana barang dapat dipasok.
Departemen pembelian dapat memanfaatkan peluang terbaik hanya jika memiliki sistem informasi pemasaran yang efisien. Hal ini terutama berlaku dalam kasus industri seperti industri vanaspati, di mana biaya utamanya adalah harga minyak.
Karena harga minyak tunduk pada fluktuasi yang hebat, pembelian yang tepat waktu dan efisien berdampak besar pada profitabilitas. Selain informasi mengenai pasar, departemen pembelian juga harus memiliki prakiraan untuk mengantisipasi perubahan pasar, terutama dalam konteks perubahan kondisi ekonomi, dan proyeksi produksi pertanian dan industri.
2. Prosedur Pembelian:
Prosedur dapat dilakukan secara efektif dengan bantuan departemen pembelian yang dikelola dengan baik dalam suatu organisasi.
Prosedur pembelian sistematis dijelaskan sebagai berikut:
(a) Penentuan Anggaran Pembelian.
(b) Menerima slip Permintaan Pembelian.
(c) Menyadap sumber pasokan.
(d) Menempatkan pesanan.
(e) Penerimaan Bahan.
(f) Memeriksa Faktur.
3. Penentuan dan penjabaran mutu:
Ada sejumlah masalah dalam memutuskan pembelian terbaik dan seringkali manajer pembelian membutuhkan pengetahuan teknis yang cukup sebelum dia dapat membeli barang dengan kualitas terbaik.
4. Kontrol kualitas dan kuantitas:
Pada penerimaan barang, departemen pembelian harus memastikan bahwa barang memiliki kualitas dan kuantitas yang sama seperti yang dipesan. Hal ini dapat dilakukan melalui pemeriksaan dan uji laboratorium.
5. Memilih sumber pasokan yang memadai:
Manajer pembelian berdasarkan pengalaman sebelumnya, informasi pemasaran, dan survei pasar harus memelihara daftar pemasok yang dapat memasok bahan dengan kualitas, kuantitas, dan waktu yang tepat.
6. Forward buying dan spekulasi:
Manajer pembelian dari banyak perusahaan diminta untuk beroperasi di pasar maju. Mengingat fluktuasi harga skala besar, mereka harus tetap berhubungan dengan tren pasar.
Perilaku historis harga perlu dianalisis secara mendalam sehingga dapat melindungi perusahaan dari kerugian skala besar karena fluktuasi harga.
