Identifikasi persyaratan pekerjaan umumnya melibatkan proses berikut: 1. Melakukan Analisis Pekerjaan, 2. Uraian Pekerjaan dan 3. Spesifikasi Pekerjaan.
1. Melakukan Analisis Pekerjaan:
Ini adalah penyelidikan ke berbagai aspek tugas dalam hal keterampilan, kualifikasi, tugas dan tanggung jawab. Ini mencakup jabatan, departemen yang terkait garis pengawasan, hubungan dengan pekerjaan lain, jenis bahan dan peralatan yang digunakan, ketangkasan mental dan manual, kondisi kerja, dll.
Analisis pekerjaan membantu melakukan pekerjaan dengan lancar. Edwin B. Flippo mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai “proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Produk langsung dari analisis ini adalah deskripsi pekerjaan dan pengayaan pekerjaan”.
Tidak adanya analisis pekerjaan menciptakan kebingungan dan mempengaruhi kinerja pekerjaan. Bagaimana?
Contoh imajiner berikut mengilustrasikannya:
Ini adalah kisah tentang empat orang bernama Semua Orang, Seseorang, Siapa Saja, dan Tidak Ada Orang. Ada pekerjaan penting yang harus diselesaikan. Semua orang yakin bahwa seseorang akan melakukannya. Siapa saja bisa melakukannya, tapi tidak ada yang melakukannya.
Seseorang marah tentang itu karena itu adalah tugas semua orang. Semua orang mengira ada yang bisa melakukannya, tetapi tidak ada yang menyadari bahwa semua orang tidak akan melakukannya. Akhirnya semua orang menyalahkan seseorang ketika tidak ada yang melakukan apa yang bisa dilakukan siapa pun.
2. Uraian Pekerjaan:
Secara sederhana, deskripsi pekerjaan berkaitan dengan apa, mengapa, kapan dan bagaimana tugas harus dilakukan. Dengan kata lain, itu adalah pernyataan tertulis tentang kondisi kerja, keterlibatan waktu, dan tanggung jawab pekerjaan. Ini berfokus pada pekerjaan.
3. Spesifikasi Pekerjaan:
Spesifikasi pekerjaan tidak lain adalah deskripsi fitur yang menonjol dari orang yang akan direkrut dalam pekerjaan tertentu. Ini adalah standar di mana ciri-ciri yang menonjol dari karyawan disesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan. Dengan kata lain, ini menggambarkan kualitas pribadi karyawan seperti pengetahuan, keterampilan, pengalaman, kualitas kepemimpinan dan kemampuan pengambilan keputusan, dll. Spesifikasi pekerjaan, dengan demikian, berfokus pada pemegang pekerjaan.
Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari lembaga pendidikan seperti Lembaga Manajemen Keuangan Nasional.
Kementerian Keuangan, pemerintah India, Faridabad:
Uraian Tugas:
Jabatan Profesor melibatkan pengajaran, penelitian, konsultasi, dan administrasi.
Spesifikasi pekerjaan:
Kandidat untuk jabatan Profesor harus Ph.D. dengan kelas satu atau setara pada gelar sebelumnya di cabang yang sesuai dengan catatan akademik yang sangat baik sepanjang dan pengalaman minimal 10 tahun yang harus setidaknya 5 tahun tingkat Associate Professor.
