Garis Besar Deskripsi Pekerjaan: Spesifikasi Pekerjaan, Transparansi dalam Deskripsi Pekerjaan dan Penggunaan Manajemen!
Informasi pekerjaan yang dikompilasi diterjemahkan ke deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah catatan tertulis tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan dan memberikan dasar faktual untuk evaluasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dicatat pada formulir standar dengan cara yang seragam. Untuk persyaratan keterampilan menulis yang jelas dalam penyusunan deskripsi pekerjaan, banyak organisasi memberikan tugas ini kepada analis pekerjaan yang terlatih dan profesional.
Namun, ini, dengan sendirinya, tidak dapat menjamin deskripsi pekerjaan tanpa cacat. Ini karena seorang analis pekerjaan profesional mungkin tidak memiliki pengetahuan pekerjaan yang spesifik. Oleh karena itu, meskipun melibatkan analis, selalu lebih baik melibatkan orang-orang internal untuk deskripsi pekerjaan secara ilmiah.
Dari segi format, deskripsi pekerjaan harus terlebih dahulu menyebutkan pekerjaan, menggunakan judul, yang secara akurat merangkum tugas yang diberikan. Saat memberi nama pekerjaan, selalu lebih baik untuk mempertimbangkan kelompok pekerjaan. Sebagai ilustrasi, alih-alih menamai pekerjaan SDM sebagai manajer SDM, jika istilah ‘manajer pengetahuan’ digunakan, itu mungkin memberikan judul pekerjaan kontemporer atau trendi tetapi untuk orang lain (termasuk anggota dalam organisasi) itu mungkin salah nama.
Kedua, deskripsi pekerjaan kemudian harus mendokumentasikan dalam satu formulir daftar tugas yang ditugaskan. Daftar tersebut harus memiliki kalimat atau frasa pendek. Apa yang harus dimasukkan saat membuat daftar tugas pekerjaan dan bagaimana hal itu ditulis akan tergantung pada tingkat posisi dan tujuan yang akan dilayani oleh deskripsi tersebut.
Untuk tingkat manajemen puncak, deskripsi pekerjaan mungkin merupakan deskripsi tujuan dan sasaran bisnis. Namun, pada tingkat operasi, uraian tugas mungkin terbatas pada daftar tugas khusus yang dilakukan, peralatan yang digunakan, dan prosedur yang diikuti.
Semakin luas penggunaan informasi deskripsi pekerjaan dan semakin tinggi level fungsional, semakin panjang deskripsi pekerjaan tersebut. Untuk posisi operasional, deskripsi pekerjaan mungkin sekitar satu halaman, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi dapat berjalan melalui beberapa halaman.
1. Spesifikasi Pekerjaan:
Selain memberikan informasi tentang tugas-tugas yang terkait dengan penugasan pekerjaan, uraian pekerjaan juga menguraikan spesifikasi dasar pekerjaan. Spesifikasi tersebut meliputi pendidikan atau pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu dan pengetahuan khusus serta keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Selain itu, spesifikasi juga mengidentifikasi soft skill seperti keterampilan antar pribadi, kemampuan analitis, keterampilan memecahkan masalah atau keterampilan membuat keputusan, dll. Yang diperlukan untuk melakukan tugas yang diberikan.
Latihan pemrosesan informasi pekerjaan ini dikenal sebagai pengembangan spesifikasi pekerjaan. Ini membantu dalam evaluasi pekerjaan dan pada saat yang sama mendefinisikan atribut yang diperlukan untuk posisi pekerjaan, yang diperlukan saat perekrutan. Oleh karena itu, spesifikasi pekerjaan mencantumkan semua atribut seperti pendidikan, pengalaman, usia, dan kebugaran fisik bersama dengan soft skill lain yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan.
Hal ini juga mengharuskan analis untuk memiliki keahlian khusus, karena setiap kesalahan penilaian baik dengan memilih orang yang salah untuk suatu pekerjaan atau dengan salah mengevaluasi pekerjaan, yang secara langsung terkait dengan penetapan harga pekerjaan, dapat menggagalkan tujuannya.
2. Transparansi dalam Deskripsi Pekerjaan:
Organisasi saat ini bersifat dinamis dan sesekali membutuhkan restrukturisasi, yang juga memerlukan perancangan ulang pekerjaan. Oleh karena itu, diyakini secara luas bahwa menunjukkan deskripsi pekerjaan kepada karyawan dapat menimbulkan kontroversi dan di masa mendatang karyawan mungkin menolak melakukan pekerjaan yang tidak tercantum secara spesifik dalam deskripsi pekerjaan mereka.
Namun, jika deskripsi pekerjaan dikembangkan dengan baik, tidak ada salahnya membaginya dengan karyawan, karena menjabarkan daftar tugas yang diharapkan dilakukan oleh karyawan. Untuk menghilangkan masalah tersebut, pernyataan menyeluruh seperti ‘selain tugas dan tanggung jawab yang tercantum, atasan Anda mungkin meminta Anda untuk melakukan tugas lain dari waktu ke waktu’ dapat dipertimbangkan.
Dengan berbagi deskripsi pekerjaan dengan karyawan, organisasi dapat membuat proses evaluasi pekerjaan mereka partisipatif dan menghindari disonansi dalam hasil evaluasi pekerjaan. Ini juga penting, karena organisasi juga menghadapi ketidakpuasan karyawan terhadap penetapan harga pekerjaan.
Komunikasi deskripsi pekerjaan meningkatkan penerimaan yang sama, karena karyawan tidak dibiarkan dengan keraguan tentang tugas dan tanggung jawab mereka. Komunikasi seperti itu dengan karyawan harus menjadi latihan yang berkelanjutan, sehingga karyawan juga dapat memahami tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka yang berubah jika terjadi perubahan.
3. Penggunaan Deskripsi Pekerjaan oleh Manajemen:
Deskripsi pekerjaan membantu menyelesaikan sesuatu melalui orang-orang dan membantu manajemen untuk mencapai tujuan berikut:
- Organisasi pekerjaan yang efisien
- Rekrutmen atau penempatan staf organisasi yang tepat
- Menugaskan pekerjaan kepada orang-orang dengan mengkomunikasikan kepada mereka tugas dan tanggung jawab mereka dan dengan menetapkan standar pekerjaan
- Meninjau kinerja orang-orang
- Meningkatkan kinerja melalui penilaian dan pelatihan
- Menghargai karyawan
Oleh karena itu, deskripsi pekerjaan memainkan peran yang sangat penting dalam kegiatan manajemen kunci. Namun, sangat penting bagi manajer untuk memastikan bahwa deskripsi pekerjaan sudah benar dan pekerjaan apa pun yang ditugaskan adalah penting. Dia harus memastikan bahwa hanya tugas-tugas penting yang telah dikelompokkan ke dalam pekerjaan.
Karena deskripsi pekerjaan memiliki keterkaitan, dia harus menyelaraskannya dengan rekrutmen, penilaian kinerja, kebutuhan pelatihan, transfer promosi, dan keputusan relokasi. Dari sudut pandang karyawan, itu juga harus menunjukkan kepada karyawan apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana melakukan pekerjaan yang ditugaskan.
Dengan mencantumkan tugas yang diberikan dalam deskripsi pekerjaan, seorang manajer dapat menentukan standar kinerja yang wajar. Identifikasi standar kinerja semacam itu memfasilitasi pembandingan kinerja seorang karyawan terhadap yang berkinerja terbaik. Deskripsi pekerjaan juga memfasilitasi pemanfaatan tenaga kerja yang tepat.
Dengan meninjau tugas-tugas yang terdaftar secara berkala, seorang manajer dapat mengidentifikasi pekerjaan mana yang memakan waktu tetapi membutuhkan keahlian yang lebih rendah. Karena itu, dia dapat menugaskan kembali pekerjaan tersebut kepada karyawan bergaji rendah. Selain itu, manajer juga dapat mempelajari pekerjaan dalam hal beban kerja dan menentukan jam kerja yang dibutuhkan.
Untuk pekerjaan teknologi rendah dan keterampilan rendah, dia dapat mempertimbangkan keputusan untuk mengalihkan pekerjaan ke sub-kontraktor. Oleh karena itu, memiliki implikasi yang luar biasa untuk perencanaan sumber daya manusia (HRP) yang efektif dalam suatu organisasi. Kami juga dapat menyebut ini sebagai instrumen untuk mengukur kekuatan karyawan secara tepat dalam suatu organisasi.
Terakhir, deskripsi pekerjaan, sebagai alat manajemen dasar, juga memengaruhi prosedur operasi dengan mengidentifikasi duplikasi pekerjaan, menunjukkan alur kerja ilmiah, menyarankan alokasi pekerjaan yang lebih baik, dan dengan menunjukkan kemungkinan hambatan pekerjaan. Gambar 10.1 menunjukkan model relasional periferal sentral dari analisis pekerjaan. 
