Komunikasi : Makna dan Tujuan | Administrasi publik

Bacalah artikel ini untuk mengetahui pengertian, kepentingan, bentuk dan tujuan komunikasi dalam administrasi publik.

Definisi, Arti dan Sifat:

Komunikasi adalah proses administratif lainnya dan dengan tidak adanya ­komunikasi, fungsi organisasi secara praktis akan berhenti total. Simon mengatakan: “Tanpa komunikasi tidak akan ada organisasi, karena tidak ada kemungkinan kelompok mempengaruhi perilaku individu.” Administrasi organisasi adalah proses yang berkesinambungan dan merupakan fungsi dari sistem komunikatif untuk menjaga kelangsungan ini. Karena itu kami dapat mengatakan bahwa komunikasi membuat administrasi bergerak. Mari kita kutip definisi lain: Komunikasi adalah proses membangun kesamaan melalui pergerakan ide, pikiran dan perasaan dll dari satu ke yang lain atau antara kelompok orang. Dengan kata lain, ini adalah pertukaran fakta, pemikiran, informasi, emosi yang menghasilkan pemahaman bersama (The Statesman, edisi Kolkata, 15-11-1993).

Karl W Deutsch adalah otoritas terkenal dalam konsep komunikasi. Menurutnya, “Komunikasi berarti transfer pesan yang mengandung jumlah informasi” Menurut Dentoch komunikasi adalah jenis saluran melalui mana pesan atau informasi atau arah lulus dari satu tahap atau kelompok organisasi yang lain. Bahkan penilaian atau emosi melewati saluran dan ini diperlakukan sebagai komunikasi.

Oleh karena itu kami berpendapat bahwa sistem komunikasi tidak hanya meneruskan berita dari satu cabang atau tahap ke cabang atau tahap lainnya. Apa yang pada dasarnya diperlukan untuk kesejahteraan umum atau perbaikan organisasi berada di bawah payung komunikasi yang luas. Komunikasi adalah jenis memberi dan menerima atau dengan kata lain pertukaran berita dan pandangan.

Dalam konteks yang berbeda Harold Lasswell dalam Structure and Function of Communication ­in Society telah membuat pernyataan berikut tentang komunikasi. Dia berkata: Siapa mengatakan apa di saluran mana kepada siapa dengan efek apa. Meskipun Laosswell mengatakan ini di latar belakang komunikasi dan kepentingannya yang sangat besar dalam masyarakat, gagasan yang sama dapat dengan mudah diterapkan pada administrasi dan organisasi publik.

Aspek penting atau sifat komunikasi dimulai dari eksekutif puncak hingga anggota biasa organisasi-semua mengkomunikasikan pandangan dan pendapat mereka di antara mereka sendiri dan, dengan cara ini, setiap fungsi organisasi. Secara alami kita dapat mengatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dan informasi atau opini yang dikomunikasikan adalah suatu benda. Dengan demikian kami menemukan bahwa, dalam ­komunikasi, baik proses maupun hal yang dikomunikasikan bekerja secara bersamaan.

Kata umum adalah aspek sentral dari komunikasi. Ini terungkap dalam asal kata. Kata komunikasi berasal dari kata latin communis dan communis berasal dari communo. Beberapa sarjana mengatakan bahwa asal kata komunikasi sebenarnya adalah communis. Dalam semua kasus, maknanya umum. Komunikasi menghilangkan hambatan yang ditemukan di antara berbagai bagian organisasi. Karenanya kesamaan berdiri di posisi sentral organisasi dan komunikasi memungkinkan.

Melalui proses komunikasi suatu organisasi bekerja dalam satu kesatuan cara dan bentuk. Para anggota bertukar pandangan di antara mereka sendiri. Perlu dicatat di sini bahwa proses itu selalu berkesinambungan karena fungsi-fungsi organisasi juga berkesinambungan.’ Baik fungsi maupun komunikasi bekerja terus menerus. Kontinuitas adalah ciri khusus dari semua jenis organisasi.

Komunikasi adalah sebuah proses, tetapi tidak pernah merupakan proses satu arah. Sebuah organisasi dibagi menjadi beberapa bagian atau departemen dan informasi selalu dikomunikasikan di antara semua departemen. Misalnya, suatu departemen atau pejabat menerima informasi dari otoritas yang lebih tinggi mengenai suatu masalah tertentu dan bagian penerima mengirimkan pendapatnya kepada departemen atau orang yang bersangkutan.

Dalam sistem komunikasi, metode umpan balik selalu berhasil. Ketika seseorang menerima informasi, tugas utamanya adalah mengirim balasan atau informasi dan, dengan cara ini, sistem komunikasi bekerja. Karena ada kesamaan dalam komunikasi, ada juga kesinambungan di dalamnya. Komunikasi akan berakhir dengan matinya organisasi.

Komunikasi juga merupakan tindakan penyampaian berita/informasi. Informasi selalu dipertukarkan di antara karyawan. Dalam pengertian ini, komunikasi adalah suatu tipe. Dikatakan bahwa struktur organisasi umumnya disebut milieu.

Dikatakan bahwa setiap organisasi memiliki dua jenis hubungan – satu pekerjaan atau fungsi organisasi dan yang lainnya adalah hubungan pribadi di antara karyawan. Kedua hubungan ini hadir dan aktif. Karyawan memberi arti penting pada kedua hubungan ini. Perlu diingat bahwa aspek fungsional tidak dapat bekerja dengan sukses tanpa hubungan personal. Para ahli administrasi telah menekankan bahwa hubungan personal terkadang lebih penting daripada hubungan nonpersonal. Hubungan pribadi memberikan inspirasi untuk proses produktif.

Komunikasi adalah proses berkelanjutan yang menyiratkan bahwa ketika suatu informasi ­berpindah dari satu departemen ke departemen lain, departemen penerima tidak dapat duduk diam mengabaikannya. Departemen terkait harus menginformasikan penilaian atau reaksinya kepada pengirim dan dengan demikian sistem informasi bekerja terus menerus. Ini adalah aspek yang sangat penting dari sistem komunikasi.

Komunikasi memainkan peran yang sangat penting dalam fungsi organisasi. Perubahan terus terjadi di lingkungan dan dampak dari perubahan tersebut secara bersamaan bereaksi terhadap sistem politik administrasi. Dengan kata lain, otoritas menanggapi setiap berita atau tindakan dan tanggapan ini disampaikan melalui mesin sistem komunikasi.

Pada tahun lima puluhan abad terakhir David Easton memperkenalkan gagasan bahwa sistem politik adalah sistem terbuka yang berarti bahwa lingkungan mempengaruhi sistem politik dan, pada gilirannya, sistem politik, dengan satu atau lain cara, mempengaruhi lingkungan. Dengan cara ini sistem politik bekerja. Tak perlu dikatakan bahwa administrasi publik adalah bagian tak terpisahkan dari keseluruhan sistem politik. Oleh karena itu, wajar jika pengaruh lingkungan akan jatuh pada administrasi publik dan pada saat yang sama akan mengaktifkan sistem komunikasi.

Konsep umpan balik juga bekerja dalam sistem komunikasi. Umpan balik berarti: informasi yang diberikan sebagai tanggapan terhadap suatu produk, kinerja seseorang dari suatu tugas, dll. Di sini saya telah memberikan arti COD dari umpan balik dan arti ini berlaku di mana-mana. Sistem umpan balik bekerja dalam suatu organisasi melalui jaringan komunikasi. Di era teknologi yang semakin maju ini, sistem internet membuat jaringan komunikasi menjadi sangat mudah dan efektif, namun hal ini tidak mengurangi pentingnya komunikasi. Alih-alih globalisasi membuat bagian yang semakin penting dari administrasi dan organisasi publik.

Pentingnya:

Komunikasi bukan hanya bagian dari administrasi publik atau organisasi; sebaliknya, itu adalah bagian penting dari organisasi. Administrasi pemerintahan atau organisasi apapun sangat kompleks dan badan administrasi semakin meningkat dengan kemajuan waktu. Untuk mengatasi situasi ini administrasi publik harus mempersiapkan diri. Biasanya, sistem komunikasi harus disiapkan.

Komunikasi memiliki peran khusus dalam bidang hubungan manusia yang merupakan bagian utama dari komunikasi. Pada tahap ini kita mengingat ucapan penyair Jerman Goethe. Jika Anda memperlakukan seseorang apa adanya, dia akan tetap apa adanya. Tetapi jika Anda memperlakukan dia seolah-olah dia, apa dia seharusnya dan dia bisa menjadi dia akan menjadi apa yang seharusnya dan dia bisa. Komunikasilah yang membuat manusia menjadi apa yang seharusnya. Melalui mekanisme komunikasi manusia dapat mengembangkan kualitas batinnya. Dia menjadi semakin memenuhi syarat untuk itu.

Sistem input-output bekerja dalam administrasi publik dengan sangat efektif. Dalam bentuk sistem yang demokratis, orang menempatkan tuntutan mereka di depan kepala eksekutif dan dia menyampaikannya ke bagian yang sesuai untuk dipertimbangkan dan tindakan yang diperlukan. Pada tahap selanjutnya yang terakhir mengkomunikasikan pandangannya ke tempat aslinya. Mekanisme output-input dengan cara ini berfungsi dengan indah. Walter Bagehot dalam karyanya yang terkenal The British Constitution telah menganalisis dengan indah bagaimana mekanisme input-output bekerja dalam kerangka demokrasi Inggris. Ini juga merupakan contoh yang jelas dari sistem komunikasi.

Kami telah berbicara tentang sistem komunikasi administrasi publik dan organisasi. Tapi itu juga merupakan fenomena demokrasi yang sangat penting. Untuk lebih spesifik, itu adalah salah satu pilar utama demokrasi. Jika rusak, demokrasi akan menghadapi masalah berat.

Zaman modern disebut zaman globalisasi. Di zaman ini seluruh dunia telah menjadi sebuah desa dan kita menyebutnya desa dunia. Dunia menjadi semakin kecil dan sistem komunikasi memungkinkan. Dalam sekejap mata pesan dapat dikirim dari satu ujung dunia ke ujung lainnya. Jadi ini mekanisme komunikasi kita. Beberapa perusahaan multinasional mengendalikan ekonomi dan sistem industri hampir semua negara dan ini mereka lakukan melalui mekanisme komunikasi. Beberapa negara adikuasa mengendalikan politik, ekonomi, dan aspek penting lainnya dan ini mereka lakukan melalui komunikasi yang terus berkembang. Bahkan sudut terjauh dunia telah semakin dekat dengan episentrum sistem dunia dan, tentu saja, penghargaan harus selalu diberikan pada mekanisme komunikasi.

Sebelumnya diasumsikan bahwa dalam sistem politik liberal komunikasi bekerja secara efisien dan cukup bebas. Saat ini bahkan dalam sistem politik otokratis pentingnya komunikasi tidak berkurang sama sekali. Perdagangan, perdagangan, dan industri adalah tulang punggung ekonomi dan tanpa komunikasi, semua ini tidak dapat berfungsi apalagi pembangunan. Komunikasi tidak memiliki warna politik. Uni Soviet sebelumnya dengan ketat mengikuti sistem administrasi kapitalis dan organisasi negara-negara komunis mengikuti prinsip-prinsip utama dari mode administrasi kapitalis.

Bahkan keberadaan model birokrasi Weberian di bekas Uni Soviet dan negara-negara komunis lainnya sama sekali tidak mengejutkan kita. Faktanya adalah bahwa sistem komunikasi tidak mengenal warna politik, tidak mengenal batas-batas geografis. Di era internet dan komputer ini, kami sangat memahami istilah-istilah seperti BPO (Pengalihdayaan Proses Bisnis) dan KPO (Pengalihdayaan Proses Pengetahuan).

Bentuk Komunikasi:

Terutama ada dua bentuk komunikasi—formal dan informal. Komunikasi formal didasarkan pada aturan dan regulasi tertulis tertentu atau aturan yang ditentukan secara terpusat dan semua ini harus dipatuhi atau dipelihara dengan ketat. Setiap perubahan harus didahului dengan izin dari otoritas yang sesuai. Komunikasi formal adalah fitur utama dari administrasi pemerintahan. Komunikasi formal juga lazim dalam sistem administrasi yang bercirikan hierarki.

Ada berbagai tahapan dalam administrasi publik dan apa yang akan dilakukan oleh eksekutif dari satu bagian dan apa yang tidak dapat dia lakukan dinyatakan dengan jelas dan, biasanya, dia tidak dapat melanggar peraturan mereka. Aspek lain dari komunikasi formal gerakan perintah atau arah terjadi secara formal atau tertulis. Suka atau tidak suka pribadi tidak ada hubungannya dengan komunikasi formal.

Herbert Simon berpendapat bahwa administrasi publik suatu negara tidak akan pernah dapat sepenuhnya dijalankan hanya dengan komunikasi formal. Ada banyak pentingnya komunikasi informal. Administrasi tidak dapat dikelola secara efisien hanya dengan komunikasi formal. Itu harus dilengkapi dengan cara administrasi informal. Dalam dunia yang terus berubah, segala sesuatu tidak dapat diprediksi atau diramalkan.

Untuk mengatasi masalah atau situasi baru, keputusan cepat harus diambil yang meniadakan aturan dan prosedur formal. Namun untuk pengelolaan yang lebih baik dan sejahtera metode informal perlu diadopsi. Pengaturan sementara ini tidak meragukan aspek formal komunikasi. Singkatnya, untuk manajemen administrasi dan organisasi publik yang baik, diperlukan komunikasi formal dan informal.

Tujuan Komunikasi:

PC Tripathi dan DN Reddy dalam Prinsip Manajemen mereka telah menunjukkan tujuan manajemen sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan efisiensi manajerial diperlukan komunikasi.
2. Untuk kerja sama perdamaian industri diperlukan dan komunikasi memastikan hal ini.
3. Komunikasi membantu koordinasi di antara berbagai departemen dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi membantu karyawan memperoleh pengetahuan yang efektif tentang berbagai cabang dan aspek organisasi.
5. Komunikasi diperlukan untuk memperoleh pengetahuan dan fungsi organisasi.
6. Dengan bantuan komunikasi, karyawan menjadi akrab dengan proses pengambilan keputusan. Itu karena urusan pengambilan keputusan bukanlah fungsi orang tertentu. Semua karyawan organisasi terlibat dalam urusan ini.
7. Ini membantu orang untuk mengetahui bagaimana proses pengambilan keputusan bekerja.
8. Itu membuat karyawan bertanggung jawab. Dia datang untuk mengetahui bahwa dia memiliki sesuatu untuk dilakukan dalam kerja organisasi. Ini akan mendorongnya untuk menaruh minat pada urusan organisasi.
9. Terkadang menghilangkan kesenjangan atau perbedaan antara peringkat atas dan bawah.