Baca artikel ini untuk mempelajari tentang definisi, cara kerja, dan kontrol sistem dalam administrasi publik.
Definisi dan Sifat Sistem:
Almond dan Powell mendefinisikan sistem dengan cara berikut; Suatu sistem menyiratkan saling ketergantungan bagian-bagian dan semacam batas antara itu dan lingkungannya . Menurut Henry model sistem bergantung pada konsep teori informasi (terutama umpan balik, input dan output) dan memahami proses sebagai siklus yang esensial. Kebijakan berasal, diterapkan, disesuaikan, diterapkan kembali dan disesuaikan kembali dan tak terbatas.
Almond dan Powell telah mengamati lebih lanjut: Ketika satu variabel dalam suatu sistem berubah besaran atau kualitasnya, yang lain mengalami tekanan dan diubah, sistem tersebut mengubah pola kinerjanya. Sekarang jelas dari gagasan sistem ini bahwa semua atau sebagian besar bagian yang membentuk suatu sistem secara intrinsik terkait satu sama lain dan setiap perubahan yang terjadi di bagian mana pun (sekecil apa pun itu) dampak dari perubahan itu menimpa yang lain. bagian. Selanjutnya dapat diamati bahwa Almond dan Powell mengatakan bahwa setiap sistem memiliki batas. Batas ini membedakan satu sistem dari yang lain. Tetapi ini tidak berarti bahwa sistem yang berbeda sama sekali tidak berhubungan.
Ada hubungan di antara berbagai sistem dan, sekali lagi, mereka berbeda satu sama lain. COD mendefinisikan sistem dengan cara berikut sistem adalah keseluruhan yang kompleks, sekumpulan hal yang bekerja bersama sebagai mekanisme atau jaringan yang saling berhubungan. Definisi COD pada dasarnya tidak berbeda dengan definisi yang diberikan oleh buku teks yang berbeda. Ada bagian yang berbeda dari setiap sistem dan semuanya saling berhubungan—dalam artian mereka saling bergantung. Saya percaya bahwa ini adalah ide sentral dari sistem. Mari kita lihat relevansinya dalam administrasi publik.
Sistem dan Organisasi:
Ada hubungan yang erat antara sistem dan organisasi. Suatu sistem memiliki beberapa bagian atau sub sistem dan semuanya saling berkaitan erat satu sama lain. Sekali lagi, sebuah sistem juga terkait dengan lingkungan yang ada di sekitarnya. Relasi tersebut dapat dinyatakan dengan cara berikut. Pengaruh lingkungan jatuh pada sistem dan sistem dalam bentuk atau cara apa pun menanggapi atau bereaksi terhadapnya.
Lingkungan, sekali lagi, bukannya tidak terpengaruh. Ia juga merespons, dan dengan cara ini aksi dan reaksi antara sistem dan lingkungan berlanjut. Prinsip yang sama berlaku untuk organisasi. Organisasi ibarat sebuah sistem yang terbagi menjadi beberapa bagian. Ini berlaku untuk organisasi pemerintah dan non-pemerintah.
Sebuah organisasi dibagi menjadi beberapa divisi struktural dan divisi-divisi tersebut bersifat kompleks. Tetapi dari sudut pandang administrasi dan tujuan, ini adalah keseluruhan yang lengkap yang berarti bahwa untuk mencapai tujuan organisasi, semua bagian memiliki fungsi penting dan tidak ada bagian yang tidak perlu atau berlebihan. Konsep ini khususnya berlaku untuk organisasi model terbuka. Jenis organisasi ini terbuka terhadap lingkungan; hasilnya adalah ada aksi dan reaksi antara lingkungan dan organisasi.
Pengaruh atau tindakan lingkungan terhadap organisasi dapat diperlakukan sebagai masukan dan tanggapan organisasi dapat disebut keluaran. Dengan cara ini hubungan antara organisasi dan lingkungan berkembang dari satu tahap ke tahap lainnya. Ini adalah dasar analisis sistem dan baru-baru ini beberapa ahli teori organisasi telah menerapkannya pada studi organisasi. Dari paruh kedua abad terakhir penerapan analisis sistem untuk studi organisasi telah menjadi penting.
Bagaimana Sistem Bekerja dalam Organisasi?
Setiap organisasi memiliki beberapa bagian dan yang terpenting adalah —pengambilan keputusan dan implementasi keputusan. Kedua fungsi ini tidak hanya penting tetapi juga sangat kompleks. Saat mengambil keputusan, seorang eksekutif harus mempertimbangkan beberapa faktor dan pendekatannya harus serius.
Saat mengambil atau membuat keputusan, kepala eksekutif harus mempertimbangkan semua masalah yang relevan dan penting dari organisasi dan juga pengaruh (mungkin) dari lingkungan sekitar. Ini khususnya berlaku dalam kasus organisasi model terbuka. Herbert Simon mengatakan bahwa di balik setiap keputusan ada sejumlah premis dan pembuat keputusan harus memikirkan dengan serius premis-premis ini karena mereka mempengaruhi pengambilan keputusan.
Telah dikemukakan bahwa dalam situasi praktis pembuat keputusan tidak sepenuhnya bebas dalam fungsinya (yaitu pengambilan keputusan). Dia harus menghadapi keterbatasan atau kendala dalam fungsinya. Hal ini karena baik organisasi dan lingkungan terkait erat. Ini juga merupakan fakta bahwa seorang eksekutif yang berakal sehat tidak dapat mengabaikan lingkungan. Lebih lanjut perlu dicatat bahwa sumber daya atau komponen keputusan berasal dari lingkungan dan karena itu pembuat keputusan tidak dapat menunjukkan usaha apa pun untuk mengabaikan pengaruh atau sumber daya lingkungan. Dalam organisasi model terbuka, lingkungan dan organisasi berjalan berdampingan.
Saat menganalisis sifat sistem, kami menekankan satu hal. Suatu sistem memiliki beberapa bagian dan disebut sub-sistem. Semua sub-sistem sangat terkait satu sama lain sehingga hubungan ini dapat disebut bersifat organik. Herbert Simon mengatakan bahwa organisasi juga bersifat organik.
Suatu organisasi terbagi menjadi beberapa bagian atau bagian dan juga memiliki banyak pekerja. Meskipun demikian, semua bagian terhubung erat dan semua karyawan bekerja sama satu sama lain. Jika kedua situasi ini gagal, organisasi akan berhenti bekerja dengan memuaskan. Sifat organisasi ini membuat kita menyimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem.
Jika kita melihat penerapan teori sistem pada organisasi, kita akan menemukan konsep timbal balik. Hubungan timbal balik ini dapat dibandingkan dengan organisme biologis. Organisasi merupakan suatu sistem yang terbuka dan karena itu selalu berhadapan dengan unsur-unsur atau pengaruh-pengaruh lingkungan. Suatu organisasi mengumpulkan bahan dan elemen lain dari lingkungan dan kemudian mengubahnya menjadi bahan yang cocok untuk digunakan manusia. Artinya, bahan-bahan yang dikumpulkan dari luar diubah menjadi barang habis pakai yang disebut output.
Sistem kembali mengekspor beberapa produk ke lingkungan. Dengan demikian kami menemukan bahwa organisasi, sebagai model terbuka, terkait erat dengan lingkungan dan organisasi dicirikan oleh sistem input-output dan umpan balik. Lima atau enam dekade yang lalu pendekatan sistem, model input-output dan umpan balik praktis asing bagi organisasi.
Jadi konsep model organisasi terbuka telah mendapatkan popularitas yang luas dan aplikasi yang luas dalam organisasi. Khususnya di era globalisasi dan liberalisasi, sifat model terbuka organisasi semakin populer. Pada paruh kedua abad terakhir Simon berbicara tentang hal itu dan hari ini setiap teori atau analisis organisasi tidak dapat menghindari pengaruh lingkungan terhadap pengambilan keputusan dan berfungsinya organisasi.
Kontrol, Kekuasaan dan Otoritas dalam Organisasi:
Aspek penting dari teori organisasi adalah kekuasaan, wewenang, dan dengan bantuan kedua hal ini kepala organisasi menjalankan kendali atas para pekerja. Pelaksanaan kontrol sangat penting karena tanpa itu otoritas tidak dapat memperbaiki kekurangan organisasi. Mungkin ada unsur-unsur pengganggu yang sikap, perilaku, dan fungsinya dapat menghambat fungsi normal suatu organisasi. Karena ini adalah urusan yang sangat umum dari sistem organisasi modern, harus ada penyediaan kontrol. Fungsi dan perilaku organisasi sangat ditentukan oleh otoritas dan kekuasaan serta penerapannya yang tepat.
Tetapi dalam menjalankan kekuasaan dan otoritas ada perbedaan tipis antara kekuasaan dan otoritas—mereka tidak pernah dapat mengklaim keseragaman penggunaan di mana-mana. Misalnya, di lembaga pemasyarakatan umumnya petugas menggunakan kekuatan koersif untuk memeriksa perilaku narapidana. Di beberapa organisasi, petugas menggunakan kekuasaan dan wewenang untuk memulihkan fungsi organisasi secara normal. Tetapi dalam kasus-kasus seperti itu kekuasaan tidak bersifat koersif.
Fungsi organisasi mengungkapkan aspek yang menarik dari kekuasaan dan otoritas. Tujuan pelaksanaan kekuasaan dan otoritas adalah untuk memastikan sosialisasi. Dalam suatu organisasi harus ada partisipasi karyawan dan koordinasi yang efektif di antara semua departemen. Tetapi ketika semua ini tidak ada, otoritas mulai menjalankan kekuasaan untuk mengontrol kegiatan.
Jenis pelaksanaan kekuasaan ini terkadang menjadi penting untuk berfungsinya organisasi secara tepat dan efektif. Dalam masyarakat mana pun ada organisasi nirlaba dan, dalam hal itu, eksekutif atau otoritas melihat bahwa organisasi menjaga keutuhan tujuannya dan jika ada pelanggaran dalam organisasi muncul otoritas dipaksa untuk melakukan kontrol.
Kekuasaan dalam organisasi merupakan fenomena politik yang kompleks. Kekuasaan, otoritas, dan kontrol secara dangkal mudah diterapkan. Tetapi Nicholas Henry berpendapat bahwa keseluruhan konsep itu sangat kompleks. Chester Barnard telah menunjukkan situasi praktis. Masalah ketertiban dan pelaksanaan ketertiban adalah konsep dua arah. Otoritas mungkin memiliki kekuatan untuk mengeluarkan perintah kepada bawahannya, tetapi bawahan mungkin tidak bekerja sama dengan otoritas dengan melaksanakan perintah tersebut. Ini adalah urusan yang sangat umum dan situasi ini disebut zona ketidakpedulian bawahan. Dikatakan bahwa arahan atasan adalah urusan “dua arah”. Otoritas akan mengeluarkan perintah dan bawahan akan melaksanakannya. Dua arah ini rumit .
Tokoh lain yang sangat penting dari administrasi publik dan teori organisasi adalah Herbert Simon. Dia mengatakan bahwa masalah ketertiban dan penerimaannya – keduanya menimbulkan masalah. Orang yang mengeluarkan perintah harus yakin bahwa dia memiliki kewenangan penuh untuk memberikan perintah. Sekali lagi, orang yang menerima perintah harus mengetahui bahwa dia terikat untuk bertindak sesuai dengan perintah. Simon menyebut seluruh sistem zona penerimaan.
Ada empat situasi berbeda yang dirancang oleh Simon. Dia secara khusus menyebutnya motivasi. Ia pernah mengatakan bahwa bawahan akan memiliki motif untuk melaksanakan perintah atasan, harus ada ketentuan reward dan sanksi, dibalik perintah tersebut harus ada legitimasi dan persetujuan sosial. Bawahan akan memiliki kepercayaan penuh pada otoritas pemberi perintah.
Simon mengatakan bahwa syarat-syarat ini harus ada antara dikeluarkannya perintah dan penerimaannya. Tetapi di banyak organisasi hal ini menimbulkan masalah. Dalam sejumlah kasus ditemukan bahwa pemberi perintah tidak memiliki wewenang untuk melakukan pekerjaan itu. Selain itu, bawahan yang tidak mematuhi perintah melakukan pekerjaan secara ilegal. Setiap teori organisasi harus melihat ke dalamnya.
