Proses Komunikasi dalam Organisasi!
Komunikasi adalah proses yang mengandung tiga elemen yaitu. pengirim, pesan dan penerima. Ketiga elemen ini sangat penting untuk melengkapi proses komunikasi.
Proses kerja komunikasi ditunjukkan dalam diagram di bawah ini:
Langkah-langkah berikut terlibat untuk menyelesaikan proses komunikasi:
- Pengirim atau komunikator menyiapkan pesan dengan rapi. Dia adalah sumber di mana pesan dihasilkan. Dialah yang memulai proses komunikasi.
- Pesan harus dikodekan secara simbolis yang ingin disampaikan. Pesan ini adalah ide yang muncul di benak pengirim yang ingin disampaikan.
- Pesan harus disampaikan melalui suatu metode komunikasi yang pilihannya akan dibuat. Pesan dapat disampaikan secara lisan tatap muka, melalui messenger, melalui udara atau catatan tertulis dalam bentuk pesanan, memo, selebaran dll. Terserah pengirim untuk membuat pilihan yang tepat.
- Media komunikasi meliputi telepon, internet, melalui messenger, pos, fax, E-mail, dll. Pemilihan media kembali tergantung pada pengirimnya.
- Penerima atau komunikan adalah orang untuk siapa pesan dikirim oleh pengirim atau komunikator. Penerima setelah menerima pesan harus memahaminya dalam perspektif yang benar maka hanya tujuan komunikasi yang akan terpenuhi.
- Penerima setelah decoding pesan harus bertindak atau mengambil tindakan sesuai instruksi yang terkandung dalam pesan.
- Langkah terakhir adalah menerima umpan balik. Umpan balik berarti pengirim harus mengetahui apakah penerima telah menerima pesan dan memahaminya. Konfirmasi mengenai ini adalah umpan balik. Umpan balik positif adalah komunikasi yang efektif. Dengan umpan balik proses komunikasi selesai.
Komunikasi Resmi:
Saluran komunikasi formal dihasilkan dari struktur organisasi formal. Komunikasi formal adalah salah satu di mana pesan perjalanan melalui rute formal yang ditetapkan oleh organisasi. Ini adalah rute resmi yang harus dilalui sebuah pesan. Jika ‘A’ ingin memberikan pesan tertentu yang berisi beberapa instruksi kepada ‘£’ dan antara A dan £ adalah 8, C dan D (yang membentuk hirarki resmi) maka pesan tersebut menempuh rute seperti gambar di bawah ini.
A—> B——> C—–> D——-> E
Komunikasi formal ini memastikan aliran informasi yang teratur. Ada aliran informasi yang lancar dan akurat ke tujuannya dipastikan di bawah sistem komunikasi ini. Ini memungkinkan garis otoritas untuk memiliki pengetahuan tentang informasi saat melewati mereka. Komunikasi formal memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu.
Keuntungan:
- Metode komunikasi formal membantu dalam menjaga hirarki otoritas dalam organisasi dan mengendalikan bawahan dengan memperbaiki tanggung jawab menjadi mudah.
- Atasan yang berhubungan langsung dengan bawahannya lebih memahami dirinya dan mengetahui perilakunya di tempat kerja. Ini memudahkan pengendalian.
- Melalui komunikasi formal bawahan atasan mengembangkan hubungan yang baik dan saling memahami dengan lebih baik. Oleh karena itu mereka dapat menemukan solusi untuk masalah organisasi sehari-hari dengan mudah dengan duduk bersama.
Kekurangan:
- Komunikasi formal membuat setiap lini atasan sibuk karena semua informasi melewati mereka dan mereka harus melewatinya. Hal ini menyebabkan pemborosan waktu. Oleh karena itu, pekerjaan itu menderita.
- Banyak eksekutif waktu tidak membaca detail dan meneruskannya ke bawahan berikutnya. Sikap ini mengembangkan kecerobohan.
- Dalam hal tertentu atasan bawahan tidak saling kenal. Ini menghambat hubungan.
- Sikap ceroboh pihak pelaksana menimbulkan tanda tanya atas kebenaran pesan tersebut.
Komunikasi Informal:
Komunikasi yang bebas dari segala formalitas adalah komunikasi informal. Komunikasi informal terjadi melalui kontak informal di antara orang-orang. Ini berdampingan dengan jaringan komunikasi formal dalam organisasi.
Komunikasi informal berupa komentar, saran, saran, pembicaraan informal dan reaksi. Jenis komunikasi ini juga dikenal sebagai ‘selentingan’. Manajemen organisasi tidak dapat mengontrol atau mengatur jenis jaringan komunikasi ini. Ini hasil dari hubungan sosial yang dikembangkan di antara orang-orang yang bekerja dalam organisasi.
Manusia sebagai makhluk sosial ini harus ada. Mereka membentuk kelompok dan mendiskusikan masalah organisasi di antara mereka sendiri dan mengungkapkan pendapat dan komentar mereka saat bekerja, beberapa juga mengungkapkan reaksi negatif mereka. Komunikasi informal memiliki keuntungan tertentu dan karenanya para manajer mendorong jenis komunikasi ini.
Koontz dan O’Donnell telah mengamati dengan tepat bahwa “hasil komunikasi yang paling efektif ketika para manajer memanfaatkan organisasi informal untuk melengkapi saluran komunikasi organisasi formal.”
Beberapa orang mengkritik komunikasi informal dengan mengatakan bahwa itu tidak akurat dan menyesatkan tetapi tidak selalu demikian. Mungkin tidak lengkap yang menyebabkan kesalahpahaman. Ini lebih membantu sistem komunikasi formal dengan mengisi kesenjangan yang ada dalam komunikasi formal. Sistem komunikasi informal memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu.
Keuntungan:
- Pesan mengalir lebih cepat melalui saluran informal. Ini adalah penghemat waktu.
- Membantu mempersatukan orang-orang di tempat kerja tentang masalah kepentingan bersama.
- Adaptif terhadap perubahan keadaan. Dalam pengertian ini dinamis dan fleksibel.
- Ini membantu dalam menghasilkan ide-ide baru. Dengan cara ini meningkatkan kreativitas.
- Memuaskan kebutuhan sosial orang-orang di tempat kerja yang tidak dapat dipenuhi dengan komunikasi formal.
- Umpan balik langsung di saluran ini.
Kekurangan:
- Ini adalah jenis komunikasi yang paling tidak dapat diandalkan. Manajer yang menggunakan saluran ini dapat menimbulkan masalah serius bagi dirinya sendiri.
- Pada kesempatan tertentu menyebarkan desas-desus dan informasi yang salah yang terbukti merugikan organisasi.
- Sering kali saluran ini membawa informasi yang menyimpang.
- Informasi yang diberikan melalui saluran ini biasanya tidak lengkap.
Seorang manajer yang menggunakan saluran ini harus selalu berhati-hati karena dia tidak dapat mengendalikannya. Karena itu ia harus menahan diri untuk menggunakannya dan jika perlu kemudian harus mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimalkan efek buruknya.
Komunikasi Lisan:
Ini adalah metode komunikasi yang sederhana dan umum. Ini adalah komunikasi verbal. Ini adalah komunikasi orang ke orang. Berbicara secara pribadi dan bertukar pandangan dan ide dengan bawahan dan karyawan memiliki efek khusus dan membantu dalam mengembangkan hubungan antarmanusia yang baik. Untuk membuat komunikasi lisan menjadi efektif, pilihan kata yang tepat untuk memiliki kejelasan dalam pesan harus digunakan. Kata-kata kasar harus dihindari.
Nada seseorang juga mempengaruhi komunikasi meskipun kata-kata yang baik dan tepat digunakan. Itu harus dikendalikan oleh pembicara. Upaya harus dilakukan untuk membuat pendengar merasa nyaman. Dia tidak boleh kesal setelah mendengarkan instruksi pembicara. Komunikasi lisan adalah alat yang efektif untuk menjaga hubungan manusia yang baik.
Senyum di wajah, pertanyaan pribadi, menyapa seseorang, selera humor, memahami kesulitan praktis adalah beberapa petunjuk penting yang membuat komunikasi menjadi sangat efektif. Komunikasi lisan juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.
Keuntungan:
- Cepat dan hemat waktu dan biaya.
- Pembicara mengetahui reaksi pendengar dengan segera.
- Lebih efektif saluran komunikasi.
- Ini adalah alat yang berguna selama situasi darurat.
- Umpan baliknya segera. 6 Lebih akurat.
- Membantu dalam pengawasan dan kontrol yang efektif.
- Pesan dipahami dengan jelas karena komunikasi lisan merupakan saluran dua arah. yaitu komunikasi tatap muka atau menggunakan perangkat mekanis tertentu seperti telepon atau konferensi video sistem elektronik terbaru.
- Ini adalah alat yang sangat efektif bagi karyawan dan pengusaha untuk menyelesaikan masalah mereka.
Kekurangan:
- Bukan saluran yang cocok untuk mengkomunikasikan pesan yang panjang dan rahasia.
- Jika komunikator tidak mahir dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikator, sulit bagi komunikator untuk menggunakan saluran lisan secara efektif.
- Pendengar harus segera mengambil keputusan. Dia tidak punya waktu untuk memikirkan proposal itu dengan serius.
- Itu tidak dapat melayani tujuan jika pesan disimpan sebagai catatan.
- Komunikasi lisan memiliki efek sementara.
Komunikasi nonverbal:
Berkomunikasi dengan isyarat, gerakan tubuh, tindakan, sinyal, dan ekspresi wajah adalah komunikasi non-verbal. Dalam komunikasi masyarakat primitif adalah non-verbal. Komunikasi non verbal bersifat visual yang dapat diamati, direkam dan dipahami. Komunikasi nonverbal digunakan bersamaan dengan komunikasi verbal. Komunikasi non-verbal tidak ketinggalan zaman tetapi masih populer. Seorang eksekutif dapat memahami dari ekspresi wajah perasaan bawahannya.
Ketika seorang eksekutif sedang sibuk dengan pekerjaannya, dia memanggil asistennya dengan isyarat tangan. Dalam keadaan tertentu lebih baik menggunakan komunikasi non-verbal karena kata-kata dapat melukai perasaan dan orang harus mengingat pepatah bahwa “Tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata.”
Saluran Komunikasi:
Di zaman modern ini organisasi menginginkan arus informasi yang cepat. Dalam dunia persaingan ini adalah kebutuhan saat ini karena jika Anda terlambat maka Anda akan tertinggal. Sekarang internet di mana akan membuang saluran lama. Setiap informasi yang diperlukan ada di internet sekarang. Saluran komunikasi adalah jalur pengiriman pesan dari pengirim ke penerima. Manajer membutuhkan berbagai jenis informasi secara cepat dan tepat waktu untuk menjalankan aktivitas manajerialnya secara efektif. Organisasi sesuai dengan kebutuhan mereka membangun sistem komunikasi mereka sendiri. Saluran komunikasi yang populer dan dalam praktiknya adalah ke bawah, ke atas, horizontal dan diagonal.
Komunikasi ke Bawah:
Saluran komunikasi ke bawah mengalir dari tingkat manajemen atas ke bawah. Seperti yang ditunjukkan oleh arah arus komunikasi, dari atasan ke bawahan. Jenis saluran komunikasi berbicara untuk sifat otoriter manajemen dan lingkungan. Komunikasi ini bersifat direktif. Komunikasi dari atasan termasuk arahan, perintah, instruksi yang berkaitan dengan kebijakan, program, misi, tujuan dan informasi lain yang berkaitan dengan tugas tertentu dll.
Keuntungan:
- Digunakan untuk mengeluarkan arahan kepada karyawan.
- Membantu dalam memberikan informasi mengenai kebijakan dan prosedur organisasi.
- Perintah manajemen puncak sehubungan dengan implementasi program organisasi dikomunikasikan melalui saluran ini.
Kekurangan:
- Memakan waktu dan sering menyebabkan keterlambatan.
- Komunikasi ke bawah adalah salah satu cara sehingga tidak ada cara untuk mengetahui umpan balik.
- Saluran komunikasi yang sangat kaku.
- Reaksi bawahan tidak dapat diketahui dan dipahami melalui saluran ini.
Komunikasi ke atas:
Itu hanyalah kebalikan dari saluran komunikasi ke bawah dan mengalir dari manajemen tingkat bawah ke tingkat atas. Pentingnya saluran komunikasi ini sedang disadari. Atasan mendapatkan umpan balik dan mengetahui reaksi, perasaan, dan pendapat bawahan dan staf yang bekerja di tingkat bawah melalui saluran komunikasi ini. Ini membantu dalam mengetahui keluhan karyawan yang umumnya tidak diketahui oleh otoritas atasan. Ini juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.
Keuntungan:
- Membantu komunikasi dua arah dalam organisasi.
- Mengembangkan rasa memiliki di antara karyawan karena pendapat mereka didengarkan.
- Atasan mendapatkan umpan balik langsung atas instruksi mereka melalui saluran komunikasi ke atas.
- Ini adalah sumber penting untuk memotivasi karyawan.
Kekurangan:
- Komunikasi ke atas umumnya tidak dianjurkan dan diabaikan oleh atasan.
- Saran dan pendapat staf tingkat bawah tidak sampai ke tingkat atas karena dihalangi di tengah oleh atasan langsung.
