Teknik Kontrol yang Digunakan dalam Organisasi

Setiap organisasi memiliki metode sendiri untuk melakukan kontrol dan beberapa perangkat ini adalah sebagai berikut:

I. Pengendalian Biaya:

Pengendalian biaya adalah pengendalian semua biaya suatu perusahaan untuk mencapai efektivitas biaya dalam operasi bisnis. Biaya dapat diklasifikasikan sebagai biaya tetap, biaya variabel, biaya semi variabel. Biaya tetap dikeluarkan selama periode waktu tertentu dan tidak terkait langsung dengan produksi.

Biaya ini tetap sama meskipun terjadi peningkatan atau penurunan produksi. Biaya variabel, di sisi lain, mengubah proporsi output. Biaya semi variabel bersifat tetap dan juga variabel. Beberapa biaya mungkin timbul terus-menerus, yang lain kadang-kadang dan yang lain lagi hanya dianggap telah dikeluarkan (depresiasi).

Mungkin ada metode pencatatan biaya yang berbeda untuk berbagai produk. Dalam setiap metode, klasifikasi, pencatatan, dan alokasi biaya dapat dilakukan secara berbeda. Dalam setiap metode akan ada sistem dimana penyimpangan biaya standar atau yang dianggarkan dan biaya aktual akan dilaporkan kepada pejabat terkait untuk diambil tindakan perbaikan.

Standar biaya ditetapkan untuk setiap produk atau aktivitas dan catatan biaya aktual juga dikirim ke penanggung jawab produk atau aktivitas. Jika terjadi penyimpangan biaya, tindakan perbaikan segera diambil. Sistem pengendalian biaya reguler akan membantu menjaga biaya tetap terkendali.

Manfaat:

1. Sistem Pengendalian Biaya membantu menemukan operasi yang efisien dan tidak efisien. Kegiatan yang tidak menguntungkan dapat ditutup atau dilakukan upaya untuk memperbaikinya. Di sisi lain, kegiatan yang menguntungkan dapat didorong.
2. Catatan pengendalian biaya memberikan informasi berharga untuk mengajukan tender atau mengutip harga produk atau jasa.
3. Ini membantu dalam menentukan dengan tepat faktor-faktor yang menyebabkan kerugian. Jika penyebab kerugian ditentukan dengan tepat maka akan mudah untuk mengendalikannya.
4. Alasan variasi laba dapat dipastikan.
5. Ini membantu dalam memeriksa inventaris. Akan ada sistem yang tepat untuk menerima, menyimpan, mengeluarkan dan menggunakan bahan dan penyimpanan lainnya.
6. Catatan biaya menjadi dasar perencanaan kebijakan produksi ke depan.

II. Perencanaan dan Pengendalian Produksi:

Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan tugas penting dari manajer produksi. Itu harus melihat bahwa proses produksi diputuskan dengan benar sebelumnya dan dilakukan sesuai rencana. Perencanaan produksi adalah fungsi melihat ke depan, mengantisipasi kesulitan yang akan dihadapi dan kemungkinan langkah perbaikan untuk menghilangkannya. Kontrol produksi, di sisi lain, memandu dan mengarahkan aliran produksi sehingga produk diproduksi dengan cara terbaik dan sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan memiliki kualitas yang tepat. Kontrol memfasilitasi tugas manufaktur dan melihat bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.

Teknik:

Teknik berikut sangat membantu, dalam perencanaan dan pengendalian produksi:

(a) Perutean:

Ini adalah penentuan jalur yang tepat yang akan diikuti dalam produksi. Ini adalah pemilihan jalur yang harus dilalui setiap unit sebelum mencapai tahap akhir. Rute menentukan urutan operasi terbaik dan termurah untuk diikuti.

(b) Penjadwalan:

Ini adalah penentuan waktu dan tanggal kapan setiap operasi akan dimulai dan diselesaikan. Waktu dan tanggal pembuatan setiap komponen ditetapkan sedemikian rupa sehingga perakitan produk akhir tidak tertunda sama sekali.

(c) Pengiriman (Pelaksanaan):

Ini mengacu pada proses sebenarnya memesan pekerjaan yang harus dilakukan. Ini melibatkan penerapan rencana dengan mengeluarkan perintah. Ini berkaitan dengan memulai proses dan operasi berdasarkan lembar rute dan bagan jadwal.

(d) Tindak Lanjut dan Percepatan:

Ini terkait dengan evaluasi dan penilaian pekerjaan yang dilakukan. Ini adalah fungsi penting dari kontrol produksi. Jika barang akan diproduksi sesuai rencana maka tindak lanjut pekerjaan yang tepat sangat penting untuk melihat apakah jadwal produksi dipatuhi dengan benar atau tidak. Jika ada kemacetan maka ini harus dihilangkan tepat waktu.

(e) Inspeksi:

Tujuan pemeriksaan adalah untuk melihat apakah produk yang dihasilkan memenuhi syarat mutu atau tidak. Hal tersebut dilakukan pada berbagai tingkatan proses produksi agar ­standar kualitas yang telah ditentukan sebelumnya tercapai. Jika produk tidak memiliki kualitas yang sesuai maka langkah segera diambil untuk memperbaikinya.

AKU AKU AKU. Kontrol Inventaris:

Membantu dalam pengendalian Inventory control atau manajemen bahan berkonotasi biaya persediaan mengendalikan jenis, jumlah, lokasi dan waktu dari berbagai komoditas yang digunakan dan diproduksi oleh perusahaan industri. Ini adalah kontrol bahan sedemikian rupa sehingga memastikan pengembalian maksimum atas modal kerja. Kontrol inventaris diperlukan untuk kelancaran dan kelancaran fungsi departemen produksi. Tujuan utamanya adalah untuk mempertahankan pasokan bahan baku yang memadai dengan biaya total terendah.

Pengendalian persediaan dilakukan dalam tiga tahap:

(i) Pembelian bahan

(ii) Penyimpanan bahan

(iii) Penerbitan bahan.

Kontrol inventaris dapat dilakukan dengan menetapkan berbagai parameter:

(a) Safety inventory level yaitu persediaan yang harus dijaga setiap saat agar produksi tidak terganggu.

(b) Tingkat persediaan maksimum yaitu batas stok bahan yang tidak boleh disimpan,

(c) Tingkat pemesanan ulang adalah titik di mana pesanan baru untuk persediaan pembelian harus dilakukan.

(d) Tingkat bahaya yaitu tingkat persediaan dimana upaya ekstra harus dilakukan untuk mengisi kembali persediaan sehingga produksi tidak dihentikan karena kekurangan bahan,

IV. Analisis break-even:

Hari-hari ini banyak hal penting yang diberikan pada hubungan biaya-volume-laba. Suatu upaya dilakukan untuk mempelajari efek umum dari berbagai tingkat aktivitas terhadap pendapatan total dan biaya total dengan bantuan masing-masing fungsi output pendapatan dan fungsi volume biaya. Teknik ini mengukur keuntungan yang sesuai dengan tingkat output yang berbeda. Studi tentang hubungan biaya-volume-laba sering disebut sebagai analisis titik impas.

Istilah analisis titik impas digunakan dalam dua pengertian – pengertian sempit dan pengertian luas. Dalam arti luas, analisis titik impas mengacu pada studi tentang hubungan antara biaya, volume, dan laba pada berbagai tingkat penjualan atau produksi. Dalam arti sempit, ini mengacu pada teknik penentuan tingkat operasi di mana total pendapatan sama dengan total biaya yaitu titik tidak untung, tidak rugi.

Asumsi:

Analisis impas didasarkan pada asumsi berikut:

(i) Semua elemen biaya yaitu produksi, administrasi dan penjualan dan distribusi dapat dipisahkan menjadi komponen tetap dan variabel.

(ii) Biaya variabel tetap konstan per unit output dan dengan demikian berfluktuasi secara langsung sebanding dengan perubahan volume output.

(iii) Biaya tetap tetap konstan pada semua volume output.

(iv) Volume produksi merupakan satu-satunya faktor yang mempengaruhi biaya.

(v) Adanya sinkronisasi antara produksi dan penjualan.

Beberapa kata yang umumnya digunakan dalam analisis impas:

Titik impas:

Ini adalah tingkat produksi di mana pendapatan dan biaya (tetap dan variabel) adalah sama, pada titik ini tidak ada untung maupun rugi. Setiap perusahaan berusaha untuk mencapai tingkat produksi ini paling awal dan keuntungan dimulai hanya ketika produksi meningkat melampaui tingkat ini.

Kontribusi:

Ini adalah perbedaan antara penjualan dan biaya variabel atau biaya penjualan marjinal. Ini juga dapat didefinisikan sebagai kelebihan harga jual di atas biaya variabel per unit. Kontribusi adalah jumlah yang dikontribusikan terhadap biaya tetap dan keuntungan.

Rasio Laba/Volume (Rasio P/V):

Ini menetapkan hubungan antara kontribusi dan penjualan dan sangat penting untuk mempelajari profitabilitas operasi bisnis. Ini mengungkapkan efek pada laba atau perubahan volume. Konsep rasio P/V berguna untuk menghitung titik impas, keuntungan dan volume penjualan, volume penjualan yang dibutuhkan untuk mendapatkan keuntungan tertentu dan volume penjualan yang dibutuhkan untuk mempertahankan keuntungan saat ini jika harga jual adalah dikurangi dengan persentase tertentu.

Titik impas merupakan indikasi efektivitas dan kontrol. Target produksi ditetapkan sebelumnya dan titik impas membantu dalam penetapan ini. Jika terjadi perubahan yang merugikan pada titik impas maka penyebabnya dianalisis dengan benar. Titik impas adalah tolok ukur untuk mengukur kinerja manajemen. Analisis titik impas didasarkan pada asumsi tertentu yang mungkin tidak selalu benar sehingga tidak selalu dapat digunakan sebagai standar kinerja yang andal.

V. Kontrol untung dan rugi:

Kontrol untung dan rugi adalah perangkat kontrol keseluruhan yang sederhana dan umum digunakan untuk mengetahui faktor pendapatan atau biaya langsung yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan. Sebagai perangkat kontrol, ini dianggap sangat efektif dalam beberapa hal karena memungkinkan manajemen untuk mempengaruhi pendapatan, biaya, dan bahkan keuntungan di muka.

Penjualan, pengeluaran, dan keuntungan dari departemen yang berbeda atau untuk produk yang berbeda dibandingkan dengan departemen atau produk lain. Departemen atau produk menjadi pusat biaya. Penanggung jawab departemen bertanggung jawab atas kinerjanya. Bahkan perbandingan historis dilakukan untuk menilai kinerja. Jika ada penyimpangan kinerja maka segera diambil langkah untuk memperbaikinya.

VI. Analisis Data Statistik:

Analisis data statistik adalah teknik kontrol yang penting. Analisis ini dimungkinkan dengan membandingkan rasio, persentase, rata-rata, tren, dll. dari periode yang berbeda dengan maksud untuk menunjukkan penyimpangan dan penyebab. Metode pengendalian ini sangat berguna dalam hal pengendalian persediaan, pengendalian produksi dan pengendalian kualitas.

Batas kendali minimum dan maksimum ditetapkan dan penyimpangan dalam batas ini diperbolehkan tetapi jika variasi melampaui parameter yang ditentukan maka langkah segera diambil untuk memperbaikinya. Peta kendali statistik disiapkan dengan bantuan data yang dikumpulkan dan batas yang diizinkan diplot. Melihat grafik akan memberi gambaran kepada pemirsa apakah semuanya berjalan sesuai rencana atau tidak. Jadi analisis data adalah perangkat kontrol yang baik.