Proses pengorganisasian perusahaan ritel pada dasarnya mencakup lima langkah berikut:
Sebagai masalah kebijakan, pengecer tidak dapat bertahan kecuali organisasi ecerannya memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dalam ritel, pengecer dapat bersaing dengan pesaing hanya jika kebutuhan pelanggan terpenuhi. Tidak ada yang akan memberi Anda pujian dan mengakui seberapa baik kebutuhan manajemen dan karyawan terpenuhi secara efektif.
Dengan demikian, struktur organisasi yang mengadopsi kebijakan pembelian terpusat untuk memangkas biaya tetapi mengabaikan persyaratan khusus dari berbagai rantai tokonya akan menjadi keputusan yang fatal dalam jangka panjang. Praktik ini biasanya umum di toko ritel yang baru lahir, tetapi pada akhirnya pengecer harus memahami bahwa perhatian individu harus diberikan untuk membeli, menentukan harga, membungkus, dan memajang barang dagangan dengan mempertimbangkan perbedaan geografis dan budaya. Ada banyak cara pengorganisasian untuk menjalankan fungsi-fungsi ini dan fokus pada persyaratan pelanggan, karyawan, dan manajemen.
Proses mendirikan organisasi ritel dibagi menjadi lima langkah. Ini dibahas sebagai berikut:
(1) Tugas yang harus dilakukan:
Tugas umum dalam organisasi ritel bervariasi dari organisasi ke organisasi dan ukuran ke ukuran tetapi ini adalah beberapa kegiatan ritel umum yang biasanya berlaku untuk semua jenis saluran distribusi ritel.
Ini adalah:
(i) Mengatur dan membeli barang dagangan untuk pengecer;
(ii) Menerima barang dagangan dan memeriksa kualitasnya;
(iii) Penetapan harga yaitu penetapan/pelabelan harga;
(iv) Memasarkan barang dagangan;
(v) Manajemen dan kontrol inventaris termasuk toko;
(vi) Mengklasifikasikan barang dagangan dan etalase;
(vii) Pemeliharaan gudang;
(viii) Sel penelitian dan pengembangan pelanggan;
(ix) Penanganan keluhan pelanggan;
(x) Kontak pelanggan (misalnya penjualan pribadi, iklan);
(xi) manajemen SDM;
(xii) Memfasilitasi belanja (misalnya antrean checkout pendek, lokasi nyaman);
(xiii) bagian penagihan Pelanggan;
(xiv) Pengelolaan tanda terima dan pencatatan tanggal;
(xv) Operasi pembayaran (misalnya tunai, kredit, dll.);
(xvi) Pembungkusan kado;
(xvii) Koordinasi antar berbagai kegiatan;
(xviii) Mengembalikan barang yang rusak, ditolak atau tidak terjual kepada vendor;
(xix) Prakiraan dan penganggaran penjualan;
(xx) Perbaikan dan layanan purna jual.
Efektivitas kegiatan yang disebutkan di atas diperlukan agar penjualan eceran yang efektif dapat terjadi. Ya, pengecer dapat memberikan prioritas pada berbagai aktivitas tetapi tidak dapat menghilangkan salah satunya.
(2) Pembagian tugas di antara anggota saluran dan pelanggan:
Meskipun berbagai kegiatan yang disebutkan di atas terjadi di saluran ritel tetapi pengecer tidak seharusnya menyelesaikan semua tugas. Beberapa kegiatan ini biasanya dilakukan oleh produsen, profesional grosir, pelanggan atau pengecer itu sendiri.
Gambar di bawah ini memberikan detail aktivitas yang dilakukan oleh berbagai pihak dalam rantai ritel:
Ini adalah daftar kemungkinan kegiatan yang biasanya dilakukan dalam rantai ritel. Tetapi suatu kegiatan harus dilakukan hanya jika sesuai dengan kebutuhan pasar sasaran. Misalnya, pengiriman rumah gratis; itu tidak boleh disediakan kecuali diminta oleh mayoritas pelanggan.
Dalam ritel mewah dan kosmetik, pelanggan ingin membawa perhiasan mereka, barang-barang kosmetik bersama mereka, tetapi untuk bahan makanan, mereka membutuhkan pengiriman ke rumah. Oleh karena itu, kecuali jika seorang pengecer menemukan beberapa fasilitas yang dapat diabaikan, dia tidak boleh menyediakannya.
Setelah fasilitas/kegiatan disediakan, itu harus dilakukan dengan kompetensi yang tepat. Misalnya, tindak lanjut pelanggan dan aktivitas penanganan keluhan mungkin memerlukan staf khusus yang dapat memahami perasaan pelanggan dan memiliki keterampilan komunikasi yang lembut. Dalam kasus beberapa toko ritel, kegiatan ini dapat ditangani oleh pengecer itu sendiri tetapi ketika toko tumbuh dalam hal ukuran dan volume barang dagangan, diperlukan staf terpisah untuk layanan pelanggan pribadi dan telepon.
(3) Mengelompokkan tugas ke dalam tanggung jawab:
Setelah mempertimbangkan dan menyelesaikan berbagai aktivitas retail yang perlu dilakukan di toko, retailer mengelompokkan aktivitas tersebut ke dalam profil pekerjaan yang akan ditangani oleh karyawan/kelompok karyawan tertentu. Untuk membuat penjualan eceran berhasil, berbagai kegiatan harus ditetapkan dan dikelompokkan dengan benar. Gambar 18.7 memberi Anda gambaran bagaimana pengecer melakukan pengelompokan tugas dan menetapkan tugas ke dalam pekerjaan.
Setelah pengelompokan kegiatan, deskripsi pekerjaan harus disiapkan. Deskripsi pekerjaan, sesuai dengan namanya, menguraikan judul pekerjaan, tujuan dan harapan dari suatu pekerjaan dalam hal tugas dan tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan selanjutnya membantu departemen SDM dalam perekrutan, seleksi, pengawasan dan menetapkan skala gaji untuk setiap jabatan.
(4) Klasifikasi pekerjaan:
Setelah mengelompokkan tugas ke dalam pekerjaan, langkah selanjutnya dalam mendirikan organisasi ritel adalah mengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan sistem klasifikasi fungsional, produk, geografis, atau kombinasi. Di bawah klasifikasi fungsional, pekerjaan dibagi dalam berbagai fungsi ritel, seperti promosi penjualan, layanan pelanggan, manajemen inventaris, dan operasi toko.
Di bawah klasifikasi produk, pekerjaan dibagi berdasarkan sifat barang dan jasa. Jadi toko ritel merekrut karyawan yang berbeda untuk pakaian jadi, sayuran dan buah-buahan, furnitur, elektronik, bahan makanan, dan sebagainya. Klasifikasi produk didasarkan pada konsep bahwa persyaratan karyawan dalam hal pengalaman, usia, penampilan, kualifikasi, dll. Bervariasi dari satu produk ke produk lainnya.
Di bawah klasifikasi Geografis, pekerjaan diklasifikasikan menurut penyebaran organisasi di berbagai kota dan negara bagian. Oleh karena itu, lokasi pekerjaan ditetapkan sedemikian rupa sehingga karyawan sedapat mungkin harus bekerja di atau dekat kota asal. Karena dia sadar tentang lokalitas, preferensi dan perilaku pembeliannya. Misalnya, jika rekrutmen dilakukan oleh kantor pusat dan dua kandidat terpilih berasal dari Garhwal – daerah perbukitan maka kedua kandidat ini harus ditawari pekerjaan ke toko yang terdekat dengan wilayah Garhwal.
Di bawah sistem klasifikasi kombinasi, toko menggunakan lebih dari satu klasifikasi. Misalnya jika cabang toko retail barang mewah seperti perhiasan, emas, berlian dan platinum merekrut stafnya sendiri untuk menjual barang, tetapi membeli karyawan untuk setiap lini produk dari kantor pusat dan dikendalikan oleh kantor pusat, maka itu akan menjadi kombinasi fungsional. , format geografis dan produk.
(5) Mengembangkan bagan organisasi:
Ini adalah langkah terakhir pengorganisasian perusahaan ritel. Untuk tujuan pemahaman konsep, berbagai pola organisasi diberikan sebagai berikut:
Pola Organisasi Campuran:
Sesuai dengan namanya, jenis pola organisasi ini melibatkan dua atau lebih pola organisasi yang tersedia. Dengan demikian, mereka memiliki ciri-ciri berbagai pola organisasi. Ini digunakan saat toko diperluas dalam hal cabang, pelanggan, dan variasi barang dagangan.
