Artikel ini menyoroti dua jenis aturan tentang rapat perusahaan. Jenisnya adalah: 1. Tentang Rapat Anggota 2. Tentang Rapat Direksi.
Peraturan # 1. Tentang Rapat Anggota:
(1) Pemberitahuan yang memuat segala perincian dan ditandatangani oleh orang yang mempunyai wewenang untuk menandatangani seperti Ketua Direksi, direktur atau sekretaris, harus dikirimkan kepada setiap anggota (atau wakilnya yang sah) dari perseroan di alamatnya yang telah dikode ulang.
Biasanya ditandatangani oleh sekretaris, jika ada. Selain itu, pemberitahuan diterbitkan oleh perusahaan publik besar di surat kabar di bawah kolom iklan baris dengan tajuk—Pemberitahuan Perusahaan. Salinan pemberitahuan juga harus dikirim ke auditor perusahaan.
(2) Pemberitahuan harus disampaikan sekurang-kurangnya dua puluh satu hari sebelum tanggal rapat. Saat menghitung tanggal, tanggal pemberitahuan dan tanggal rapat dikecualikan. Undang-undang menetapkan bahwa setiap pemberitahuan atau dokumen yang dikirim ke anggota menjadi efektif setelah empat puluh delapan jam.
Faktor ini juga harus diperhitungkan. Oleh karena itu, jika pada hari pertama suatu bulan pemberitahuan dikeluarkan, maka tanggal pertemuan paling awal adalah tanggal dua puluh empat bulan itu.
Undang-undang mengatur pemberitahuan yang lebih singkat dengan cara berikut:
(a) Dalam hal rapat umum tahunan, jika semua anggota setuju dan
(b) Dalam hal rapat lainnya jika anggota memiliki 95% saham, jika perusahaan memiliki modal saham atau memegang 95% hak suara, jika perusahaan tidak memiliki modal saham, setujui.
(3) Pemanggilan harus mencantumkan tanggal, waktu, tempat dan acara rapat. Pemberitahuan tersebut akan dikirim melalui pos biasa. Catatan pengeposan sebaiknya dibuat dalam Daftar Pengiriman. Jika ada anggota yang menginginkan agar pemberitahuan itu dikirimkan kepadanya melalui pos tercatat, maka ia harus menyetor uang kelebihan ongkos kirim di muka kepada perusahaan. Jika secara tidak sengaja pemberitahuan tidak terkirim ke salah satu anggota yang tidak membuat rapat menjadi tidak sah.
(4) Bersamaan dengan pemberitahuan itu, bahan-bahan lain juga harus dikirimkan. Misalnya—(a) Dalam hal rapat umum tahunan, salinan Laporan Direksi (atau Laporan Tahunan), salinan Akun Akhir yang diaudit, Formulir Surat Kuasa jika ada, dll. (b) Dalam hal rapat resmi , salinan Statutory Report, salinan rekening up to date yang telah diaudit, dll.
(5) Tempat pertemuan adalah kantor terdaftar perusahaan atau di tempat lain di kota atau desa tempat kantor terdaftar perusahaan berada. (UU memberikan pengecualian oleh Pemerintah Pusat untuk beberapa perusahaan khusus.)
(6) Rapat tidak dapat diadakan pada hari libur. Menurut Sec. 2(38) dari Companies Act, untuk hari libur umum, Sec. 25 Undang-Undang Instrumen Negosiasi tahun 1881 akan berlaku. Namun, jika tanggal yang telah ditetapkan dan diberitahukan kemudian dinyatakan oleh Pemerintah sebagai hari libur umum (berdasarkan Bab 25 Undang-Undang Instrumen Negosiasi), rapat dapat diadakan pada tanggal tersebut.
(7) Rapat diselenggarakan pada jam kerja. (Tidak ada larangan khusus untuk mengadakan rapat umum luar biasa pada hari libur nasional dan di luar jam kantor).
(8) Kuorum rapat anggota adalah: (a) Sebagaimana disebutkan dalam Anggaran Dasar perusahaan yang bersangkutan, (b) Jika tidak ada yang disebutkan dalam Anggaran Dasar, maka (i) dalam hal perusahaan perseorangan, setiap dua anggota dan (ii) dalam hal perusahaan publik, lima anggota yang hadir secara pribadi, harus memenuhi kuorum.
(9) Undang-undang menentukan hal-hal yang akan dimasukkan dalam agenda rapat umum tahunan. Item lainnya dapat dimasukkan di bawah judul ‘Bisnis Khusus’ dan Catatan Penjelasan, yang membenarkan pencantuman, harus ditambahkan.
(10) Rapat dipimpin oleh Ketua (biasanya Ketua Direksi) menurut ketentuan Anggaran Dasar perseroan dan tunduk pada ketentuan Undang-undang mengenai rapat.
(11) Pemungutan suara dalam rapat biasanya dilakukan dengan mengacungkan tangan kecuali diminta pemungutan suara.
(12) Setelah rapat selesai, risalah harus dibuat oleh sekretaris dan ditandatangani oleh Ketua. Salinan beberapa resolusi harus diajukan ke Panitera Perusahaan.
Sekretaris perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua aturan di atas dipatuhi dengan ketat. Setiap default dapat menyebabkan ketidakabsahan pertemuan. Detik. 53 dan 165 sampai 197 dimaksudkan untuk tata tertib rapat anggota. Private Co. dapat mengubah aturan kecuali jumlah kuorum.
Peraturan # 2. Tentang Rapat Direksi:
(1) Pemanggilan dalam bentuk yang wajar untuk setiap rapat Direksi harus diberikan secara tertulis kepada setiap direktur di alamatnya yang biasa. Jika ada direktur asing, maka pemberitahuan juga harus diberikan kepadanya ketika dia berada di India. Pemberitahuan dapat ditandatangani oleh direktur mana pun. Sekretaris sangat sering berwenang untuk menandatangani pemberitahuan.
(2) Pemberitahuan dapat dikirimkan melalui pos atau kurir. Terkadang pemberitahuan dikirim melalui telepon jika semua direktur setuju. Tidak diperlukan pemberitahuan ketika resolusi disahkan oleh sirkulasi. Pada rapat, direktur dapat memutuskan tanggal rapat berikutnya dan dalam hal ini tidak ada pemberitahuan yang harus dikirim.
(3) Pemberitahuan harus disertai dengan semua surat dan dokumen yang relevan yang harus dipertimbangkan dalam rapat.
(4) Undang-undang tidak menentukan jumlah hari tertentu sebelum tanggal pertemuan dimana pemberitahuan harus dikirim. Biasanya pemberitahuan tersebut disampaikan paling lambat tujuh hari sebelum tanggal rapat. Anggaran Dasar suatu perusahaan dapat menentukan jangka waktunya atau direksi sendiri yang dapat memutuskannya pada rapat pertama.
(5) Undang-undang tidak mengatur tentang hal-hal yang akan dimasukkan dalam agenda rapat Dewan. Masalah apa pun yang berkaitan dengan urusan perusahaan dan dalam kewenangan Dewan untuk menanganinya, dapat dimasukkan.
(6) Kuorum untuk rapat Dewan, menurut Undang-Undang, adalah sepertiga atau dua mana yang lebih besar. Ketika masalah di mana direktur tertarik dibahas, direktur tidak dapat berpartisipasi. Jika karena pengecualiannya kuorum jatuh, tidak ada kesalahan. Tetapi jika hanya satu direktur yang tersisa, tidak mungkin ada rapat dan masalah seperti itu dirujuk ke rapat umum anggota.
Anggaran Dasar suatu perusahaan dapat menetapkan jumlah kuorum rapat Dewan atau direktur sendiri dapat memutuskan kuorum pada rapat pertama Dewan, tetapi dalam keadaan apa pun kuorum tidak boleh kurang dari yang ditentukan Undang-undang.
(7) Seorang ketua dari direksi dipilih pada rapat pertama Direksi, yang memimpin rapat Dewan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar perusahaan dengan tunduk pada ketentuan Undang-Undang, tentang rapat Dewan. .
(8) Risalah setiap rapat Pengurus harus dibuat dan disahkan pada rapat Pengurus berikutnya.
(9) Pemungutan suara dilakukan dengan mengacungkan tangan, masing-masing direktur memiliki satu suara terlepas dari jumlah saham yang dipegangnya.
(10) Undang-undang tidak mengatur mengenai tempat dan jam rapat Dewan. Juga tidak menyebutkan bahwa rapat Dewan tidak dapat diadakan pada hari libur. Tetapi rapat yang secara otomatis ditunda karena kekurangan kuorum tidak dapat diadakan pada hari libur umum.
(11) Aturan di atas sama-sama berlaku untuk rapat Komite atau Sub-komite yang dibentuk dengan beberapa direktur untuk tujuan tertentu.
