Manajemen Kantor dan Pentingnya!
Manajemen kantor adalah teknik perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, dan pengendalian kegiatan kantor dengan maksud untuk mencapai tujuan bisnis dan berkaitan dengan kinerja pekerjaan kantor yang efisien dan efektif. Keberhasilan suatu bisnis tergantung pada efisiensi kantornya. Volume pekerjaan kertas di kantor-kantor telah meningkat berkali-kali lipat akhir-akhir ini karena industrialisasi, ledakan populasi, kontrol pemerintah, dan penerapan berbagai undang-undang pajak dan perburuhan untuk setiap perusahaan bisnis. Efisiensi dan efektivitas yang merupakan kata kunci dalam manajemen hanya dapat dicapai melalui perencanaan dan pengendalian kegiatan yang tepat, pengurangan biaya kantor dan koordinasi semua kegiatan bisnis.
“Manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai tugas perencanaan, koordinasi, memotivasi upaya orang lain menuju tujuan khusus di kantor.”
“Manajemen kantor, sebagai suatu fungsi, adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien kapan pun dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan.” — William If. Leffingwell dan Edwin M. Rot.
“Manajemen perkantoran adalah manipulasi dan pengendalian manusia, metode, mesin dan bahan untuk mencapai hasil yang sebaik mungkin dengan kualitas setinggi mungkin dengan pengeluaran efek dan biaya yang seminimal mungkin, dalam waktu yang sesingkat mungkin, dan dengan cara yang dapat diterima oleh manajemen puncak.”—Harry H. Wylie.
Definisi ini menekankan pemanfaatan sumber daya bisnis seperti bahan, metode, dll. Untuk mencapai tujuan dan hasil dengan cara terbaik dan termurah dan dalam waktu seminimal mungkin.
“Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam penggunaan sarana yang sesuai dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang ditentukan.” – Mills dan Standinhford.
Menurut definisi ini, pemahaman yang tepat tentang tujuan tujuan diperlukan agar semua upaya dan kegiatan diarahkan pada pencapaiannya. Lingkungan tempat pekerjaan kantor akan dilakukan disediakan oleh manajemen setelah perencanaan yang tepat. Lingkungan berarti lingkungan di mana karyawan suatu perusahaan beroperasi. Ini mencakup faktor fisik seperti lokasi, tata letak, suhu pencahayaan, ventilasi, kebersihan, dll. Berbagai undang-undang bisnis, praktik bea cukai, dll. Juga harus diketahui oleh karyawan.
Dalam definisi ini, penulis telah memperlakukan manajemen kantor sebagai seni membimbing dan mengarahkan pribadi atau karyawan dalam organisasi dalam penggunaan berbagai cara seperti peralatan mesin, formulir kantor, manual, metode dll Definisi menekankan pengembangan orang dalam kantor dan tidak arah hal. Manajemen kantor harus memahami perilaku dan kebutuhan karyawannya sehingga memotivasi dia untuk bekerja dengan mempengaruhinya dan dengan memberikan insentif sehingga tujuan organisasi tercapai.
Dengan kata sederhana, manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai “proses yang berbeda dari perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, koordinasi dan pengendalian kantor untuk memfasilitasi pencapaian tujuan dari setiap perusahaan bisnis” definisi tersebut menunjukkan fungsi manajerial dari seorang manajer administrasi. Diagram berikut menunjukkan berbagai elemen atau fungsi dalam proses manajemen kantor.
Pentingnya Manajemen Perkantoran:
Poin-poin berikut menyoroti pentingnya manajemen kantor:
(i) Membantu Pencapaian Target:
Target atau tujuan adalah hasil dalam istilah kuantitatif yang ingin dicapai dalam waktu tertentu. Manajemen membuat orang menyadari tujuan dan mengarahkan upaya mereka menuju pencapaian tujuan tersebut.
(ii) Penggunaan Sumber Daya Secara Optimal:
Manajemen membantu dalam pemanfaatan sumber daya secara efektif. Sumber daya yang langka digunakan secara optimis oleh para manajer. Manajer membawa koordinasi dan integrasi berbagai sumber daya. Ini adalah manajemen yang memandu personel di kantor dalam penggunaan sumber daya.
(iii) Minimalisasi Biaya:
Biaya kantor hanya dapat dikurangi di bawah bimbingan dan kendali manajemen yang efisien. Manajemen Perkantoran berkaitan dengan melakukan kegiatan kantor dengan cara terbaik dan termurah. Pengurangan biaya adalah salah satu tujuan manajemen yang dapat dicapai melalui penyederhanaan dan mekanisasi kerja. Melalui perencanaan yang lebih baik, pengorganisasian yang baik, dan kontrol yang efektif, manajemen memungkinkan perusahaan mengurangi biaya dan mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi persaingan ketat.
(iv) Kelancaran Aliran Kerja:
Aliran pekerjaan yang tidak terputus hanya mungkin jika ada perencanaan dan kontrol yang tepat. Manajemen memastikan aliran kerja yang efisien dan lancar.
(v) Membantu Menjaga Efisiensi Kantor:
Manajemen membantu menjaga efisiensi di kantor. Seorang manajer tidak hanya melakukan dan menghasilkan hasil, tetapi juga melakukannya dengan cara yang paling efisien sehingga dapat memberikan kontribusi terhadap perolehan laba.
(vi) Mengelola Kelangsungan Hidup dan Pertumbuhan:
Manajemen harus memainkan peran penting dalam menjaga kelangsungan hidup organisasi. Perubahan teknologi dan metode harus diantisipasi dan diadaptasi untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan. Hanya manajemen yang dapat melakukannya dan membentuk perusahaan dalam lingkungan yang terus berubah.
(vii) Memberikan Inovasi:
Inovasi adalah menemukan metode baru, berbeda dan lebih baik dalam melakukan pekerjaan yang ada. Untuk merencanakan dan mengelola inovasi, manajemen harus memainkan peran penting. Saran dari pelanggan, informasi dari penjual, mencermati aktivitas pesaing menjadi sumber inovasi.
(viii) Membantu Mempertahankan Bakat dan Menanamkan Rasa Loyalitas pada Staf Kantor:
Manajemen yang efisien membantu mempertahankan karyawan yang berbakat dan pekerja keras dengan menyediakan lingkungan kerja yang nyaman bagi mereka. Manajer harus memotivasi karyawannya dengan mengakui dan menghargai bakat mereka.
(ix) Memberikan Kepemimpinan:
Manajemen memberikan kepemimpinan dengan mempengaruhi dan membimbing personel kantor. Manajer mempengaruhi bawahannya untuk bekerja dengan rela untuk mencapai tujuan organisasi.
(x) Mengelola Perubahan:
Pentingnya manajemen kantor adalah membantu dalam merencanakan perubahan dan memperkenalkannya pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar. Karena perubahan metode teknologi, prosedur kerja dll harus diubah untuk efisiensi dan ekonomi. Orang menolak perubahan karena kurang memahami alasan perubahan dan kurangnya pelatihan dalam metode baru. Manajemen membantu dalam meminimalkan resistensi orang dan bertindak sebagai agen perubahan.
(xi) Menjaga Hubungan Masyarakat:
Manajemen kantor membantu dalam meningkatkan hubungan masyarakat dan meningkatkan niat baik suatu perusahaan dengan menangani keluhan konsumen dan masyarakat umum.
(xii) Manfaat Sosial:
Manajemen bermanfaat tidak hanya untuk perusahaan bisnis tetapi juga untuk berbagai segmen masyarakat. Ini menyediakan dan memelihara hubungan dengan berbagai jenis pemasok, bank, perusahaan asuransi, departemen pemerintah, dan masyarakat umum. Ini menguntungkan masyarakat secara keseluruhan dengan menyediakan layanannya.
(xiii) Memfasilitasi Koordinasi dan Pengendalian Berbagai Fungsi Kantor:
Manajemen kantor membantu menyelaraskan semua aktivitas kantor. Ini memfasilitasi kontrol dengan mempengaruhi perilaku peristiwa untuk memastikan kesesuaiannya dengan rencana. 
