Sistem Perkantoran: Kebutuhan. Pentingnya. Perencanaan dan Keunggulan | Rutin Kantor

Baca artikel ini untuk mempelajari tentang kebutuhan, karakteristik, kepentingan, perencanaan, kelebihan dan kekurangan sistem perkantoran.

Kebutuhan Sistem di Perkantoran:

Setiap kantor diatur untuk mencapai beberapa tujuan. Untuk mencapainya serangkaian tugas harus dilakukan di setiap langkah.

Hal ini membuat permintaan yang besar pada manajemen karena seiring berkembangnya perusahaan, ia menghadapi persaingan yang ketat.

Jika ada kesalahan yang dilakukan saat melakukan tugas karena kurangnya sistem maka menjadi urusan yang mahal untuk memperbaiki tugas, mengaturnya dan melanjutkannya lagi.

Dengan kata sederhana, ketika ada sistem yang ditetapkan dan selama periode waktu jika semua orang di kantor mengikuti sistem itu, itu menjadi prosedur kantor. “Prosedur kantor dengan demikian merupakan serangkaian langkah yang harus diambil untuk melakukan pekerjaan tertentu di kantor sesuai dengan sistem kantor.” Misalnya, rekrutmen pegawai kantor harus dilakukan berdasarkan sistem yang terencana.

Karakteristik Sistem Perkantoran:

Berikut adalah ciri-ciri sistem perkantoran yang baik:

1. Sistem perkantoran adalah bagian-bagian yang saling terkait yang beroperasi secara berurutan dan bukan tindakan yang terisolasi.
2. Sistem perkantoran berkaitan dengan metode kerja di kantor.
3. Mereka bertujuan untuk mencapai tujuan suatu perusahaan.
4. Mereka memperhatikan tempat dan waktu pelaksanaan pekerjaan di kantor atau bagian mana pun dari perusahaan.

Pentingnya Sistem Perkantoran:

1. Jika staf kantor harus dipangkas secara memadai, maka sistem kantor yang baik harus dimiliki.
2. Kesalahan umum yang disebabkan oleh karyawan dapat dikurangi sebagian besar jika sistemnya tepat, dan diterapkan di kantor.
3. Frustrasi, keterlambatan dan penyumbatan pekerjaan kantor berkurang jika ada sistem kantor yang baik.
4. Untuk menjamin terlaksananya koordinasi, pengendalian dan pengawasan yang baik dalam suatu kantor, diperlukan sistem perkantoran yang sangat baik.
5. Karena ada metode yang terlibat dalam sistem, ini membantu pekerjaan bergerak lebih cepat karena personel di kantor mengetahui dan mengikuti sistem.
6. Penghematan tenaga kerja dan biaya overhead terjadi jika sistem yang tepat dibuat.

Perencanaan atau Perancangan Sistem Perkantoran:

Adalah tugas manajemen puncak untuk melibatkan diri, dan berbagi tanggung jawab, untuk menunjukkan antusiasme dan semangat merancang sistem kantor. Seperti aktivitas lainnya, sistem harus direncanakan dengan baik dan dirancang dengan hati-hati. Suatu sistem yang direncanakan, dirancang dan disetujui oleh pimpinan, serta ditetapkan dalam suatu organisasi pasti akan menghasilkan kelancaran fungsi suatu kantor, dan untuk mencapai hasil yang baik.

Organisasi untuk Desain Sistem:

Suatu sistem dapat dibentuk, ditetapkan atau dirumuskan dengan salah satu cara berikut:

1. Konsultan luar: Konsultan ini dapat dipanggil untuk melakukan survei khusus kantor untuk membuat sistem dan prosedur sehingga saran dilembagakan.
2. Manajemen puncak menunjuk komite sistem untuk mempertimbangkan setiap aspek sistem dan memberikan saran yang sesuai.
3. Sebuah departemen atau bagian terpisah yang terdiri dari analisis sistem dibuat untuk mengembangkan sistem dan menyarankan metode dan prosedur tertentu.
4. Jika sebuah kantor sangat kecil maka manajer kantor diberi tugas analisis sistem dan saran yang akan dibuat untuk institusi mereka.

Langkah-langkah Perencanaan Sistem:

Pekerjaan perencanaan sistem dapat dibagi menjadi:

1. Menetapkan Tujuan dan Kebijakan:

Ini adalah kebutuhan dasar dari sistem apa pun. Ini adalah tugas manajemen puncak.

Beberapa aspek penting dalam menetapkan tujuan adalah:

(i) Apa informasi yang akan diberikan dan kepada siapa?

(ii) Apakah ada alasan untuk mengurangi biaya saat ini?

(iii) Sejauh mana tingkat persaingan sedemikian rupa sehingga sistem itu dapat dibangun?

(iv) Apa yang harus menjadi tingkat mekanisasi?

(v) Jika sistem itu terbentuk, berapa persentase yang akan mengikutinya dan berapa laju pertumbuhan sistem itu?

2. Mendefinisikan Batasan Sistem:

Ini juga dikenal sebagai “tahu apa kerangka sistem itu”. Setelah batasan diketahui, sistem menjadi mudah dioperasikan. Setelah tujuan ditetapkan maka batasan atau kerangka kerja mudah untuk dirancang dan kemudian seperangkat prinsip dan kebijakan dapat dimasukkan ke dalam kerangka kerja agar sistem dapat mengambil bentuk yang konkret.

3. Pengumpulan Data:

Suatu metode harus diikuti untuk mengumpulkan data. Data yang tidak relevan, tidak mencukupi atau boros yang dikumpulkan tidak akan melayani tujuan pembentukan atau perumusan sistem. Di sini hanya data yang berguna untuk sistem yang harus dikumpulkan atau dikumpulkan.

Pada saat pengumpulan data, hal-hal berikut harus diperhatikan:

(i) Jenis data yang dikumpulkan

(ii) Sumber dari mana data dikumpulkan

(iii) Waktu pengumpulan data

(iv) Pendekatan yang akan digunakan dalam mengumpulkan data.

Sumber Pengumpulan Data:

1. Panduan dan Bagan Organisasi:

Bagan dan manual organisasi juga memberikan beberapa detail samar. Tetapi ketika digunakan dengan manual organisasi, mereka menunjukkan bagaimana kegiatan dikelompokkan, dan tindakan apa yang harus diambil pada setiap langkah agar tugas selesai. Akan sangat diperlukan untuk menyiapkan daftar tugas yang dilakukan karena mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan, dari mana dilakukan dan apakah ada duplikasi dll.

2. Alur dan Sistem Informasi:

Semua file yang relevan harus digunakan untuk mengekstrak data mengenai sistem informasi. Mereka menunjukkan cara penampilan kerja — dulu dan juga saat ini. Selain itu, mereka menunjukkan preferensi manajer yang berbeda.

3. Produsen Mesin Bisnis:

Beberapa produsen mesin bisnis dapat membantu dalam desain sistem. Meskipun ini adalah praktik umum di negara industri maju, namun agak jarang di negara kita, mungkin dengan pengecualian komputer, mesin duplikasi dan mesin Xerox. Berbicara dengan atasan, penyelia, dan karyawan operatif membantu.

Orang-orang yang terlibat dalam suatu proses dapat memberikan data terbaik untuk tujuan merancang sistem. Mereka mampu memberikan jawaban atas banyak pertanyaan yang belum terjawab. Oleh karena itu disarankan untuk mewawancarai penyelia dan karyawan hanya menjelang akhir proses pengumpulan data karena pada saat itu pertanyaan yang dicari jawabannya sudah diketahui.

4. Mengamati Pekerjaan:

Pengamatan pekerjaan dapat diandalkan dan harus selalu digunakan. Keandalan data yang telah dikumpulkan melalui sumber lain dapat diperiksa dengan bantuannya. Namun, pengamatan yang tepat membutuhkan pelatihan yang memadai dari pihak pengamat.

5. Mempelajari Data Akuntansi:

Data akuntansi mengungkapkan biaya dan kontrol akuntansi keuangan serta sistem dan metode bagaimana mereka berfungsi. Kemungkinan bahwa, dalam beberapa kasus, sistem akuntansi yang tidak lengkap, sebagian atau ditolak beroperasi yang bahkan dapat membantu memecahkan beberapa masalah dalam desain sistem.

Menetapkan Tempat Sistem:

Langkah-langkah yang sudah digariskan untuk desain sistem menjadi dasar di mana premis sistem akan didirikan. Informasi yang dikumpulkan tentang prosedur dan sistem saat ini memberikan fakta tentang kualitas dan kuantitas pekerjaan yang telah dilakukan. Sekarang, sebuah sistem harus dirancang yang harus mempertimbangkan fakta-fakta yang penting untuk mempertimbangkan kemungkinan masa depan untuk membangun sistem.

Dengan kata lain, sistem harus memiliki fleksibilitas bawaan. Meskipun tidak ada bagian dari sistem yang tetap sama selama periode waktu tertentu, namun, untuk tujuan praktis, kita harus mengasumsikan beberapa konsep statis untuk merancang sistem. Dan, karena kondisi berubah selama periode waktu tertentu, sistem dapat diubah.

Menerapkan Sistem:

Setelah sistem direncanakan, perlu untuk mengkomunikasikannya kepada karyawan di semua tingkatan. Banyak sistem waktu menyarankan perubahan dalam metode kerja yang ada dan meningkatkan mekanisasi. Oleh karena itu mungkin diperlukan untuk mendidik atau melatih karyawan tentang metode kerja baru, atau membeli mesin baru dan mengatur pelatihan atau rekrutmen karyawan untuk menjalankan mesin ini. Suatu sistem tidak dapat dirancang atau diimplementasikan dengan baik kecuali ada integrasi sistem.

Keuntungan Sistem Perkantoran:

1. Pembebasan Manajemen:

Keuntungan tunggal adalah yang paling penting. Sistem yang baik membuat atasan bebas melakukan apa yang harus dia lakukan, dia dapat merencanakan, melembagakan tindakan yang diinginkan, memeriksa hasil dari tindakan itu, mengevaluasi kinerja, melembagakan perbaikan, mendelegasikan dengan percaya diri asalkan dia akan menggunakan sistem untuk melakukan semua hal. pekerjaan yang tidak memerlukan perhatiannya.

2. Menghindari Keterlambatan dan Kemacetan:

Sistem yang baik memastikan kelancaran kantor dan dengan demikian segala jenis penundaan dan leher botol dapat dihindari. Pekerjaan berlangsung lancar.

3. Penghapusan Kesalahan:

Karena suatu sistem didasarkan pada semua analisis yang tepat, kemungkinan kesalahan dihilangkan atau setidaknya diminimalkan. Ini semakin menambah efisiensi mesin.

4. Kecepatan Lebih Baik:

Pengiriman pekerjaan yang cepat dimungkinkan karena suatu sistem didasarkan pada metode kerja yang digunakan dan bukan hanya keinginan dan khayalan dari seorang pekerja atau manajer.

5. Pelatihan untuk Staf:

Sistem kantor membuat pelatihan staf menjadi lebih baik dan dengan demikian efisiensi pekerja di kantor meningkat. Beberapa pekerja yang terlatih lebih baik daripada sepasukan pekerja yang tidak terlatih.

6. Kontrol Lebih Baik:

Sistem memastikan kontrol pekerjaan yang lebih baik dan, pada gilirannya, membantu menghilangkan penipuan.

7. Koordinasi yang Lebih Baik:

Koordinasi yang tepat adalah tujuan utama dari sistem. Koordinasi yang lebih baik dimungkinkan melalui pengenalan sistem. Ini menghasilkan kohesi dan efisiensi yang lebih besar. Leher botol dihilangkan.

8. Ekonomi:

Sistem yang baik juga menghemat pengeluaran overhead dan tenaga kerja langsung karena metode kerja didasarkan pada analisis yang tepat dan diubah dari waktu ke waktu untuk memenuhi perubahan lingkungan bisnis.

9. Desain Bentuk dan Kontrol Bentuk yang Lebih Baik:

Karena sistem yang baik bertujuan untuk desain dan kontrol formulir yang lebih baik, efisiensi kerja kantor meningkat dan hambatan yang tidak perlu dihilangkan. Ini mengarah pada efisiensi yang lebih besar di semua departemen perusahaan.

Keterbatasan Sistem Perkantoran:

Pembahasan kita tentang dan tentang sistem kantor akan tetap tidak lengkap kecuali kita mempertimbangkan batasan-batasan di mana mereka beroperasi. Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari sistem, mungkin penting untuk mempelajari keterbatasan mereka.

Mereka musim panas sebagai:

1. Batasan Integrasi:

Sistem harus terintegrasi untuk mencapai tujuan sistem. Integrasi sistem adalah tugas berat dan dengan demikian membatasi sistem yang beroperasi di berbagai departemen. Sistem tertentu harus dimodifikasi dengan tetap memperhatikan permintaan sistem lain yang beroperasi di organisasi.

2. Batasan Perencanaan:

Perencanaan sistem membebankan batasan besar. Sebuah sistem akan gagal menghasilkan hasil kecuali perencanaan yang tepat dimasukkan ke dalam pemasangannya.

3. Batasan Biaya:

Faktor biaya adalah salah satu faktor penting saat memutuskan perumusan dan adopsi sistem. Suatu sistem harus dievaluasi pada tahap perencanaan untuk menilai efisiensinya sehingga dapat menghasilkan penghematan di kantor daripada meningkatkan biaya overhead dan biaya tenaga kerja langsung.

4. Batasan Penggunaan Berulang:

Jika suatu sistem digunakan berulang kali dan berulang kali, ia kehilangan efisiensinya dalam jumlah besar. Itu menjadi pengekangan besar di kantor. Perubahan dalam sistem harus dilakukan dari waktu ke waktu berdasarkan kebutuhan saat ini, yang membebankan biaya besar pada organisasi.

5. Batasan Kepatuhan Ketat:

Kepatuhan yang ketat terhadap sistem sepanjang waktu membuat sistem tidak fleksibel dan tidak dapat dijalankan. Oleh karena itu, penting bahwa suatu sistem harus menyerahkan sesuatu pada kebijaksanaan dan penilaian manajer, penyelia, dan bawahan.