Berbagai macam produk dan sistem teknologi informasi kini tersedia untuk kantor. Ini berkisar dari mesin tik elektronik dan pengolah kata hingga sistem pesan elektronik. Istilah seperti paperless office dan kantor masa depan kini banyak digunakan.
Meskipun publisitas masih banyak kesalahpahaman tentang sifat teknologi otomatisasi kantor; sebanyak 71 persen dari jumlah perusahaan dalam survei baru-baru ini menunjukkan bahwa mereka belum menerima informasi yang jelas dan akurat tentang produk dan sistem.
Penting untuk disadari bahwa teknologi otomasi kantor bukanlah hal baru yang radikal. Seperti semua cabang teknologi informasi lainnya, teknologi otomatisasi kantor adalah hasil dari konvergensi komputasi, telekomunikasi, dan mikroelektronika. Otomatisasi kantor telah muncul melalui proses evolusi daripada terobosan teknologi.
Seperti di banyak daerah lain, terdapat bahaya ‘dorongan teknologi’ dalam penerapan peralatan otomasi kantor; teknologi terkadang digunakan hanya karena memang ada. Lalu mengapa pengenalan teknologi informasi di kantor dianggap begitu penting oleh banyak orang? Ada dua kemungkinan jawaban: pertama, kebutuhan konstan untuk mengurangi biaya dan, kedua, semakin pentingnya informasi.
Bisnis umumnya memiliki persyaratan konstan untuk mengurangi biaya terutama biaya staf. Oleh karena itu, banyak manajer berharap bahwa otomatisasi kantor di tahun 1980-an akan memiliki efek yang sama pada tingkat kepegawaian dan biaya seperti yang dilakukan oleh pengenalan pemrosesan data di tahun 1960-an dan awal 1970-an. Tentu saja sulit untuk memprediksi efek dari pengenalan otomatisasi kantor.
Informasi menjadi semakin penting dalam perekonomian. Diperkirakan bahwa lebih dari setengah tenaga kerja di negara-negara Barat dipekerjakan dalam produksi, pemrosesan, dan distribusi informasi.
Banyak perusahaan dan organisasi mengalami sejumlah masalah yang disebabkan oleh ‘kelebihan informasi’. Masalah-masalah ini dapat bervariasi dari penyampaian informasi yang lambat dan kesulitan dalam memperoleh informasi, hingga kesulitan yang terkait dengan individu tertentu yang memiliki terlalu banyak informasi. Banyak manajer berharap, oleh karena itu, penerapan teknologi informasi di kantor akan menyelesaikan masalah ini.
Teknologi otomasi kantor, tentu saja, akan sangat berguna, jika digunakan dengan benar, dalam menyelesaikan berbagai macam masalah penanganan informasi. Tetapi juga harus disadari bahwa teknologi otomasi kantor generasi sekarang tidak menyelesaikan masalah terkait dengan kualitas atau pemilihan informasi. Peralatan generasi lebih lanjut, khususnya ‘sistem pakar’, cenderung memiliki efek yang jauh lebih dramatis pada metode kerja di kantor daripada yang dapat dicapai oleh sistem saat ini.
Lalu apa efek dari pengenalan teknologi informasi ke kantor?
Ada lima bidang manfaat utama:
i. Penggunaan waktu manajemen yang lebih efisien dan efektif;
- Penggunaan waktu staf sekretaris yang lebih efisien;
aku ii. Peningkatan akses informasi oleh manajemen;
- Transmisi informasi lebih cepat;
- Penyimpanan dan pengambilan informasi yang lebih efisien.
Bidang yang paling bermanfaat untuk penghematan waktu manajemen terletak pada bidang penyimpanan dan pengambilan informasi, penanganan surat dan membaca serta mengambil informasi. Diperkirakan hingga 25 persen waktu manajer terbuang sia-sia, dan angka ini dapat dikurangi hingga 10 persen dengan penggunaan teknologi informasi.
Pemrosesan Kata:
Ada sejumlah teknologi berbeda yang terlibat dalam otomatisasi kantor. Secara umum diakui bahwa satu-satunya item terpenting dari teknologi informasi yang digunakan di kantor adalah pengolah kata. Permintaan peralatan pengolah kata sudah berkembang pesat, bahkan diperkirakan permintaan pengolah kata akan mencapai sekitar sepersepuluh dari jumlah mesin tik yang digunakan pada tahun 1980.
Penggunaan peralatan pengolah kata sepertinya tidak akan menghemat biaya kesekretariatan secara signifikan di semua aplikasi. Namun, pengolah kata dapat menghasilkan manfaat yang signifikan dalam kasus-kasus tertentu, misalnya dalam pekerjaan berulang, seperti huruf ‘boiler-plating’ menggunakan struktur standar, dan dalam pengetikan draf dokumen yang panjang.
Namun pengolah kata dipandang sangat penting bukan hanya karena manfaat langsungnya dalam menghemat waktu kesekretariatan. Ini adalah perluasan sistem pengolah kata yang akan menyediakan fasilitas untuk surat elektronik, penyimpanan dan pengambilan informasi, dan sebagainya, yang akan menghasilkan manfaat yang jauh lebih besar dalam efektivitas staf. Jadi pengolah kata membentuk landasan otomatisasi kantor.
Secara umum, perangkat keras untuk sistem otomasi kantor dapat dibagi menjadi empat komponen:
i. Workstation;
- Server;
aku ii. Komunikasi;
- Pengajuan dan pengambilan.
Contoh stasiun kerja adalah pengolah kata, terminal videoteks, dan terminal pemrosesan data, sebenarnya semua perangkat di mana pekerjaan dilakukan oleh operator manusia. Server menyediakan layanan kepada pengguna sistem. Server biasanya tidak berada di lokasi yang sama dengan pengguna. Contoh server adalah printer, komputer mainframe, atau phototypesetters.
Fasilitas komunikasi dalam sistem otomasi kantor dapat mencakup Jaringan Area Lokal (LAN) atau Pertukaran Cabang Otomatis Pribadi (PABX). LAN dan PABX akan digunakan untuk komunikasi di dalam kantor. Jaringan komunikasi eksternal dapat mencakup: Jaringan Area Luas (WAN) dan layanan PTT seperti Layanan Pengalih Paket (PSS) atau satelit, tautan gelombang mikro, atau tautan serat optik.
Pengarsipan dan pengambilan dalam sistem otomasi kantor akan disediakan baik oleh server file atau secara lokal di workstation. Seringkali tidak dihargai bahwa perangkat lunak merupakan bagian yang sangat penting dari pengenalan teknologi informasi ke dalam kantor. Perangkat lunak diperlukan untuk antarmuka antara berbagai jaringan, misalnya antarmuka ke teleteks, teleks, dan jaringan area lokal.
Dengan demikian perangkat lunak memungkinkan sejumlah pengolah kata untuk dihubungkan bersama dan berkomunikasi melalui jaringan publik. Perangkat lunak juga dapat menyediakan pertukaran teks dan dokumen dalam bentuk sistem pesan elektronik atau surat elektronik. Selain item perangkat keras dan perangkat lunak yang dijelaskan di atas, ada juga produk dan sistem penting seperti faksimili, videoteks, dan mikrokomputer yang semuanya memiliki kontribusi penting untuk kantor elektronik.
Ada banyak bahaya yang terlibat dalam implementasi teknologi otomatisasi kantor. Sangat mudah untuk membuat keputusan investasi yang salah dan salah menilai keuntungan dan efek penerapan teknologi. Memang telah diperkirakan, misalnya, bahwa satu dari empat instalasi komputer gagal menjalankan fungsi yang dibelinya.
Oleh karena itu mutlak diperlukan adanya strategi penerapan peralatan otomatisasi kantor. Pengguna potensial harus memiliki pemahaman yang jelas tentang arus utama informasi dalam organisasi dan masalah penanganan informasi yang mereka alami. Pengguna kemudian harus menilai efek yang mungkin ditimbulkan oleh pengenalan kantor, teknologi otomasi sehubungan dengan tujuan bisnis mereka.
Sebuah strategi akan:
i. Memastikan bahwa teknologi memenuhi kebutuhan informasi organisasi;
- Memastikan bahwa berbagai item teknologi kompatibel dan dapat berkembang menjadi suatu sistem;
aku ii. Mencegah sistem yang salah diinstal p di tempat yang salah pada waktu yang salah.
Strategi tiga fase sederhana akan membantu meminimalkan Masalah.
Ketiga fase tersebut adalah:
- mengidentifikasi persyaratan informasi pengguna;
- Sesuaikan definisi sistem dengan pasar;
- Menerapkan, dimulai dengan sistem percontohan.
Terakhir, ada gunanya membuat daftar beberapa konsep utama yang harus diingat saat mempertimbangkan pembelian peralatan otomasi kantor.
Pengolah Kata di Kantor:
Pengolah kata adalah langkah pertama yang dilakukan sebagian besar kantor menjadi teknologi informasi, dan tetap menjadi elemen utama otomatisasi kantor di luar lingkungan komputer akuntansi itu sendiri. Ini, untuk sebagian besar organisasi, titik di mana perkembangan bertahap menuju kantor elektronik dimulai atau dimulai.
Terlepas dari fungsi akuntansi yang mulai terkomputerisasi pada zaman pengolah angka di ruangan ber-AC, pengolah kata selama bertahun-tahun telah menjadi satu-satunya penggunaan teknologi komputer di kantor pada umumnya. Terlebih lagi, pembuatan teks-informasi terakhir dalam database adalah operasi tunggal terbesar di kantor mana pun. Mengetik ‘dan pekerjaan terkait memakan, rata-rata,’ 35 persen dari keseluruhan biaya kantor, jadi tidak mengherankan jika ini menjadi kandidat untuk otomatisasi.
Pemrosesan kata tumbuh dari sisi pengetikan karena pemrosesan data tumbuh dari sisi akuntansi. Sekarang, dengan teknologi komputer kecil yang lebih murah dan lebih mumpuni, mereka telah bertemu, menyadari bahwa mereka telah menggunakan jenis peralatan yang sama selama ini dan menggabungkan fungsinya. Pada dasarnya ada dua konsep yang berhubungan dengan pengeditan teks pengolah kata dan pengetikan berulang.
Sebagian besar pengguna pengolah kata menggunakan kedua kategori pekerjaan dan kebanyakan dari mereka memulai dengan fungsi pengeditan teks. Mengetik surat panjang ‘atau laporan pertama kali berarti bahwa penulis mungkin ingin membuat beberapa perubahan sebelum mengirimkannya. Pemrosesan pra-kata, itu berarti mengetik semuanya lagi, mungkin memperkenalkan kesalahan pengetikan baru dan mengharuskan seluruh pekerjaan diperiksa untuk kedua kalinya.
Pemrosesan catatan adalah perpanjangan alami dari pengeditan teks dan mengambil informasi yang disimpan untuk penulisan laporan, dll., menjadi peran yang lebih berguna. Segera menyadari bahwa itu sedang menyusun, hampir secara tidak sengaja, database dari semua pertanyaan yang diterima, kutipan dikirim sebagai hasilnya dan, karena informasi disimpan untuk menghasilkan instruksi kerja jika mereka memenangkan pesanan, catatan tingkat keberhasilan mereka. Butuh sedikit pemikiran ekstra untuk membuat sistem catatan aktivitas penjualan yang lengkap menggunakan database informasi tersebut. Sistem pengolah kata mereka memungkinkan mereka untuk memasukkan hingga 24 parameter berbeda untuk diurutkan sehingga mereka dapat menarik tingkat keberhasilan atau kegagalan menurut produk, pada waktu yang berbeda dalam setahun, di lokasi geografis di seluruh dunia, oleh penjual dan oleh nilai, pelanggan, dll.
Ini mengambil pengolah kata dekat dengan pemrosesan data kecuali bahwa ‘data’ yang dimaksud berasal dari bahan teks bukan angka! Orang-orang akun, yang datang dengan baik sebagai pengguna pengolah kata yang rajin, masih cenderung memisahkan pekerjaan figur mereka meskipun ada teknologi untuk menggabungkan fungsi tersebut. Tautan otomatis antara sistem akuntansi dan pengolah kata, meskipun layak, masih dimanfaatkan oleh sangat sedikit pengguna. Akan tetapi, membayar dalam memilih pengolah kata untuk memastikan bahwa ia memiliki port komunikasi yang diperlukan atau jaringan area lokal untuk mencapai hal ini. Seseorang hampir pasti akan melihat kemungkinan komunikasi langsung dalam masa pakai peralatan pengolah kata yang dibeli sekarang.
Pengetikan berulang, kategori utama pekerjaan WP lainnya, hanyalah pembuatan huruf yang sama berulang kali dari dokumen asli yang pernah diketik. Dalam bentuknya yang paling sederhana, surat itu disusun khusus untuk pekerjaan itu dan dikirim ke banyak penerima, yang nama dan alamatnya dimasukkan secara terpisah setiap kali oleh operator pengolah kata. Penyempurnaan lainnya adalah menyimpan nama dan alamat itu sendiri di disk pengolah kata.
Dengan begitu, surat umum yang akan dikirim ke daftar orang yang diketahui dapat dibuat baik dari toko atau disusun lagi tetapi dikirimkan ke orang yang nama dan alamatnya dapat dicocokkan di awal setiap huruf secara otomatis oleh pengolah kata dan kemudian. diketik pada amplop jika diperlukan. Dalam sistem multi-tasking yang bagus, ini dapat diproses sebagai cetakan otomatis sementara operator melanjutkan dengan hal lain.
Ini adalah kombinasi dari pengeditan teks dan pengetikan ulang. Ini sering digunakan, misalnya, oleh staf penjualan yang ingin mendapatkan penawaran dan laporan penjualan mereka dengan upaya minimal tetapi penyempurnaan maksimal untuk pelanggan laporan yang dipesan lebih dahulu, menjawab pertanyaan pelanggan dengan tepat, tetapi sebagian besar disusun dalam bentuk kit.
Pengacara, akuntan, dan profesional lainnya yang sangat antusias menggunakan teknik ini saat ini, setiap klien harus dibuat merasa bahwa dia adalah satu-satunya klien atau setidaknya yang paling penting untuk saat ini karena prinsip dasar keahlian menjual. Tidak ada gunanya mengirimi seseorang formulir surat wasiat yang dicetak pada lembaran kertas standar dengan spasi yang diisi dengan jenis yang tidak selaras.
Ketika pengolah kata berdiri sendiri, dan dapat menghasilkan pekerjaan mengetik hanya dari printer mereka sendiri, mereka adalah mesin untuk juru ketik untuk melipatgandakan atau, lebih baik hasilnya. Sekarang kita dihadapkan pada kesempatan untuk mengintegrasikan unit-unit tersebut ke dalam sistem kohesif yang dapat mendistribusikan daya pengolah kata ke mana saja di kantor dan menghubungkannya dengan sistem berbasis komputer lainnya untuk membentuk jaringan informasi. Itu tidak semewah kedengarannya, meskipun industri komputer tidak membuat segalanya lebih mudah karena kurangnya standar komunikasi.
Departemen pengetikan sekarang memiliki pengolah kata, di mana ingatannya berisi detail usia dari semua produk dan layanan, bagian teknis, dll. Ini dirancang untuk dimasukkan dalam kutipan, surat standar, balasan standar untuk pertanyaan tentang harga, ketersediaan stok, dan banyak hal lainnya. . Ketika seorang pelanggan bertanya tentang produk apa pun, korespondensi berikut harus memiliki informasi tentang peringkat kreditnya, produk yang dimaksud, posisi stok, dan sebagainya. Dengan cara konvensional, juru tulis memperoleh informasi ini melalui telepon atau dari salinan duplikat catatannya sendiri—mungkin pada cetakan komputer yang diperbarui dengan tangan.
Menautkan pengolah kata untuk memiliki akses ke komputer akun, bagaimanapun, memungkinkan informasi itu dipanggil secara otomatis untuk dimasukkan dalam surat balasan. Menghubungkan pengolah kata ke komputer catatan saham secara otomatis memberi pelanggan posisi terkini dalam korespondensi. Integrasi lebih lanjut datang dengan mengizinkan juru tulis, pencetus materi, untuk melihat di terminal mereka sendiri posisi stok, kredit, dll., sebelum memutuskan surat apa ‘untuk memberi tahu operator pengolah kata untuk diproduksi untuk pelanggan.
Komunikasi Eksternal:
Secara teori, perusahaan yang menggunakan pengolah kata, sesuai dengan perusahaan lain yang menggunakan pengolah kata, harus dapat mengirim informasi langsung dari mesin ke mesin menggunakan protokol komunikasi eksternal X.25. Ini dilakukan terutama oleh organisasi multi-situs yang dapat menentukan perangkat keras di setiap lokasi. Untuk komunikasi ke organisasi lain, teleteks akan menyediakan tautan WP-ke-WP paling populer di masa mendatang. Teletex lebih cepat dari telex dan, yang lebih penting, mampu memungkinkan pengolah kata untuk berkomunikasi langsung secara eksternal ke pengolah kata penerima. Yang mereka butuhkan hanyalah antarmuka teleteks di perangkat keras mereka sendiri atau di PABX.
Input Pemrosesan Kata yang Efisien:
Pengolah kata menggunakan mesin pengolah kata. Pekerjaan WP dimulai dengan pencetus atau penulis dan efisiensi harus dimulai pada saat itu juga. Dari sekadar cara yang lebih cepat dan seringkali lebih murah untuk memasukkan materi yang direkam ke dalam ‘kumpulan pengetikan’, dikte terpusat telah menjadi input suara yang dikontrol mikroprosesor hingga gabungan operasi pengetikan dan pengolah kata. Selain memungkinkan penulis untuk merekam dari meja mereka, kapan pun kebutuhan akan surat atau memo muncul, sistem telah semakin berperan sebagai alat manajemen.
Sistem menghitung waktu giliran juru ketik dan mengalokasikan pekerjaan secara efisien atas dasar itu; mereka mengumpulkan informasi tentang hasil kerja dan sebagainya. Dictaphone selalu menjadi yang terdepan dalam teknologi yang digunakan dalam apa yang sekarang dikenal sebagai pemrosesan suara. Apakah pusat pengolah kata digunakan untuk menghasilkan hard copy atau untuk memperbarui file komputer dan sistem informasi, instruksi dan materi teks yang berasal dari panitera dan eksekutif organisasi harus dimasukkan dengan cepat, efisien dan akurat.
Eksekutif dan juru tulis menggunakan telepon meja mereka untuk mendikte, tentu saja, dan bagi mereka prinsipnya sedikit berubah dari sistem dikte terpusat sebelumnya. Dua hal, mereka akan melihat kualitas rekaman ditingkatkan dengan sirkuit ‘pembersihan’ yang lebih banyak lagi dalam sistem dan mereka dapat mendikte dari mana saja di dunia, mengendalikan perekam yang terhubung dengan mereka seolah-olah telepon itu sendiri adalah mesin dikte. Pengguna memiliki pilihan untuk menggunakan perekam kaset pita ubah otomatis atau perekam loop tak berujung di pusat pemrosesan kata dengan kedua jenis pada sistem yang sama jika perlu.
Faktanya, ada poin plus untuk setiap metode dan dalam banyak hal saling melengkapi misalnya, kaset ganti otomatis lebih baik untuk menyediakan penggunaan di luar jam kerja yang berat sementara putaran tanpa akhir memberikan transkripsi langsung, sementara dikte masih berlangsung untuk benar-benar pekerjaan mendesak. Dengan menggunakan endless-loop recorder di pusat pemrosesan kata, supervisor dapat mengubah operator WP dari satu penulis ke penulis lain sesuka hati hanya dengan membuat entri keyboard pendek di konsol kontrolnya.
Pertukarannya sangat fleksibel, bahkan, juru ketik dapat dialihkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sesuai dengan kemampuan mereka, terlepas dari perekam mana pekerjaan itu sedang bekerja pada saat itu. Sistem pemrosesan suara harus masuk ke komputer kontrol penyelia pada waktu di mana setiap pekerjaan tertentu diselesaikan, dan oleh siapa. Sistem sudah mengetahui waktu diterima dan dari ekstensi telepon mana, itu datang, berapa lama, jenis pekerjaannya dan sebagainya. Catatan lengkap dari ribuan pekerjaan individu dapat disimpan dengan cara ini.
Catatan pekerjaan dapat dianalisis, dalam praktik pengolahan kata/catatan yang baik, menurut penulis, operator keyboard, departemen, data, waktu, status, klien, dan sebagainya. Pengawas memiliki akses cepat ke informasi tentang jumlah pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing operator dan oleh unit secara keseluruhan, tingkat throughput, backlog dan tren backlog, status pekerjaan prioritas saat ini dan informasi kinerja jangka panjang semua ditampilkan dalam tabel atau bentuk grafis.
Fungsi Pengolah Kata:
Fungsi pengetikan dan pengolah kata di kantor dengan cepat diakui sebagai inti dari seluruh operasi kantor. Di sinilah produk akhir dari pekerjaan orang, baik di kepala mereka, sebagai hasil dari database lain, dll., Dihasilkan. Oleh karena itu, penggunaan pengolah kata output tinggi, manipulasi materi teks yang fleksibel dengan cara apa pun yang diperlukan, dikombinasikan dengan pendiktean bahan input dan instruksi yang efisien kepada operator dan kontrol manajemen yang ketat dari seluruh operasi semua ini aspek membuat studi benar pengolah kata sebagai fungsi kantor elektronik.
Kesesuaian:
Teknologi informasi tentu saja akan dipasang secara bertahap. Penting untuk disadari bahwa dalam hal peralatan komunikasi akan banyak kasus perusahaan yang akan terus menggunakan teknologi lama untuk beberapa waktu. Oleh karena itu, sistem baru sedapat mungkin harus kompatibel dengan sistem yang ada sehingga, dalam hal teleteks, fasilitas konversi teleks akan tersedia.
Kemampuan beradaptasi:
Setiap sistem baru harus mampu beradaptasi untuk memperhitungkan teknologi masa depan. Saat membeli pengolah kata, misalnya, harus berhati-hati untuk memastikan bahwa ini dapat dihubungkan ke jaringan area lokal dan satu sama lain.
Standar:
Bidang standar internasional dalam industri komputasi dan komunikasi sangatlah kompleks. Karena kebutuhan akan kompatibilitas dan kemampuan beradaptasi, standar menjadi penting. Oleh karena itu, pemasangan sistem tersebut harus mempertimbangkan standar yang ada dan yang sedang berkembang.
Kantor Elektronik:
Sebelum memeriksa jaringan, layanan, dan peralatan yang disediakan British Telecom untuk mendirikan dan melayani kantor elektronik saat ini, ada gunanya meninjau asal-usul dan hubungan perkembangan saat ini. Hingga tahun 1970-an, inovasi teknis terjadi dengan kecepatan yang memungkinkannya diserap secara bertahap ke dalam prosedur kantor yang ada. Kemudian, berbagai elemen teknologi informasi elektronik mulai bergabung.
Banyak peralatan yang mungkin biasa di kantor elektronik didasarkan pada desain produk dan teknologi yang telah dikenal di sebagian besar abad ke-20, tetapi meningkatnya penggunaan teknik komputasi di dalam pabrik dan jaringan telekomunikasi, dan ketergantungan yang semakin besar pada prinsip-prinsip jaringan telekomunikasi di dalamnya. instalasi pemrosesan data telah menciptakan teknologi konvergen yang cukup baru.
Perancang perintis pertukaran telepon otomatis pertama harus berurusan dengan masalah seperti bagaimana memanfaatkan secara optimal sejumlah sakelar secara bersamaan, dan bagaimana, menggunakan impuls pensinyalan dari dial untuk merutekan panggilan ke tujuan mereka melalui urutan batang dan pertukaran.
Alih-alih menggunakan pulsa dial langsung untuk mengoperasikan sakelar, unit kontrol umum ‘menerima pulsa dial ke penyimpanan sementara dan menerjemahkannya ke dalam bahasa mesin. Sinyal yang disimpan digunakan, di bawah arahan program built-in, untuk mengontrol operasi sakelar, mengingatkan stasiun penerima dan menginformasikan perkembangan panggilan.
Sistem telekomunikasi dan komputasi modern juga disatukan oleh kepatuhan yang sama pada dua prinsip dasar teknologi informasi elektronik: pertama, representasi informasi digital dan, kedua, kontrol program otomatis dari pemrosesan informasi. Dengan menggabungkan kemampuan telekomunikasi digital untuk menangani campuran semua bentuk pesan komunikasi, dengan teknik berbasis komputer untuk menyimpan informasi dalam perpustakaan terkomputerisasi dan memproses informasi, kekuatan teknologi baru yang kuat telah muncul.
Istilah teknologi informasi dan komunikasi komputer paling dekat menggambarkannya. Diakui secara luas bahwa percepatan jumlah dan variasi perangkat keras dan layanan telekomunikasi terutama disebabkan oleh penurunan biaya dan peningkatan sumber daya, keandalan, dan ketahanan mikroprosesor chip silikon. Microchip, dengan potensi besar untuk memori dan sirkuit pemrosesan, dengan cepat menjadi titik fokus di mana teknologi telekomunikasi dan komputasi bertemu.
Prinsip-prinsip di balik kontrol mikroprosesor hampir tidak bisa disebut baru atau mistis. Setiap operasi prosesor, seperti penjumlahan atau perkalian, terdiri dari banyak langkah kecil berdasarkan sistem logika yang dibuat oleh ahli matematika abad ke-19 George Boole. Seperti sistem bilangan biner dan kode morse, logika Boolean didasarkan pada representasi ‘dua-negara’; dalam hal ini ‘benar’ dan ‘salah’ adalah dua kemungkinan nilai.
Di komputer, nilai-nilai ini dapat disimpan dalam satu ‘bit’. Mikroprosesor terdiri dari sirkuit yang dibuat dengan menghubungkan sakelar dalam pola logis yang ditentukan menurut aturan logika Boolean. Semikonduktor bertindak sebagai ‘sakelar’ dan nilai ‘benar’ dan ‘salah’ sama dengan apakah arus listrik kecil diaktifkan atau tidak.
Jika banyak sakelar seperti itu disusun dalam satu seri, maka ‘kondisi’ dibuat; mengumpulkan berbagai kondisi seperti itu dan ‘Proses’ dibingkai. Dengan cara ini, informasi yang dikomunikasikan sebagai energi listrik dapat mengalami berbagai proses; dengan melakukan ini dalam skala mikroskopis kecil, lahirlah mikroprosesor. Telah dicatat sebelumnya bahwa ledakan teknologi kantor elektronik dimulai pada tahun 1970-an.
Mikroprosesor pertama datang pada tahun 1971 ketika Intel Corporation yang berbasis di AS memproduksi prosesor komputer lengkap pertama dengan memori revolusioner pada chip silikon kecil yang berisi lebih dari 2.000 transistor. Pada awal 1980-an angka ini terus meningkat. Chip pertama menyimpan 4.000 ‘bit’ kemudian 16.000 menjadi hal yang biasa; 64.000 mengikuti dengan cepat dan chip dengan memori hingga 256.000 bit menjadi layak.
Chip semikonduktor kini hampir menggantikan semua bentuk lain dari memori mesin. Perkembangan pesat dalam mikroelektronika ini telah memainkan peran yang menentukan dalam meningkatkan metode yang tersedia untuk transfer informasi. Ini termasuk faksimili, teleteks, teks video, teleks, pengolah kata komunikasi, kotak surat komputer, kotak surat suara, siaran kabel dan bahkan teknik televisi standar.
Otomasi Kantor:
Otomatisasi kantor atau kantor elektronik selalu sulit untuk dijelaskan secara ringkas. Beberapa mengklaim bahwa hanya satu dari fasilitas pesan di atas yang termasuk dalam kategori ini—yang lain menyatakan bahwa penggabungan dua atau tiga menjadi satu workstation sudah cukup. British Telecom telah mengambil pandangan seluas mungkin untuk mengakomodasi interpretasi yang paling ambisius. Yang dibutuhkan bukan hanya metode pintar untuk menghubungkan beberapa perangkat yang berbeda.
Sistem otomasi kantor yang disusun dengan benar harus sepenuhnya mengintegrasikan pengambilan, pemrosesan, dan transfer informasi ke dalam satu kesatuan yang dapat secara ekonomis dan mudah oleh para ahli dan amatir. British Telecom telah mengembangkan berbagai layanan jaringan digital yang dikenal secara kolektif sebagai X-Stream yang tersedia secara individual atau sebagai komponen dalam paket komunikasi lengkap.
BT Merlin menyediakan berbagai sistem bisnis canggih yang dapat digunakan pada layanan jaringan ini. Bersama-sama mereka dapat menyesuaikan kantor elektronik untuk memenuhi kebutuhan masing-masing perusahaan, pendekatan terkoordinasi ini cukup universal sehingga dapat memenuhi banyak kriteria yang saling bertentangan yang diperlukan oleh otomatisasi kantor. Jaringan telepon nasional saat ini dirancang untuk membawa sinyal suara melalui transmisi analog. Gelombang suara yang diciptakan oleh suara diubah menjadi gelombang listrik yang direproduksi di penerima.
Dalam jaringan digital BT yang berkembang, informasi dikirimkan dalam bentuk kode angka biner. Sistem biner hanya menggunakan dua status: hidup atau mati, satu atau nol. Digit biner dikenal sebagai bit dan kecepatan transmisi dinyatakan sebagai bit per detik. Transmisi dan peralihan digital merupakan inti dari program British Telecom untuk sepenuhnya merestrukturisasi jaringan nasional. Rangkaian modular pertukaran digital System X yang dikontrol komputer memberikan peningkatan besar dalam pengoperasian dan membuka jalan bagi pengenalan luas layanan baru yang diperlukan untuk mendukung kantor elektronik.
Bersamaan dengan itu, sistem transmisi digital semakin menyediakan sambungan komunikasi yang efisien dan berkapasitas tinggi pada ‘Lightlines’ kabel, radio, dan serat optik. Penggabungan sistem X dan transmisi digital menandai langkah penting menuju integrasi penuh semua layanan telekomunikasi pada satu jaringan – Jaringan Digital Layanan Terpadu (ISDN) – karena semua bentuk komunikasi dapat dilakukan melalui satu jalur , baik suara, teks, data, siaran TV, faksimili maupun fasilitas videoteks seperti Prestel. Ini sangat ekonomis karena menghilangkan kebutuhan akses terpisah ke jaringan BT yang ada. Di masa lalu hanya organisasi terbesar yang secara finansial dapat membenarkan memiliki jaringan pribadi mereka sendiri.
Dengan memperkenalkan layanan baru seperti jangkauan X-Stream untuk transfer informasi dan interkoneksi terminal, dan dengan mengurangi biaya peralatan komunikasi modern seperti PABX digital, BT kini memungkinkan organisasi yang lebih kecil untuk mengoperasikan jaringan perusahaan. Jaringan lokal dapat dibangun untuk mengatur distribusi data antar kantor elektronik. Mereka biasanya terdiri dari sistem ‘wideband’ berkapasitas tinggi, yang mampu mentransmisikan banyak sekali bit per detik.
Banyak perangkat dan mesin pengolah kata, teleprinter, terminal komputer, penyimpanan basis data dapat dihubungkan ke jaringan lokal yang terus menyiarkan informasi ke seluruh sirkuit jaringan. Fasilitas memungkinkan perangkat kantor untuk memantau atau ‘mendengarkan’ informasi yang mengalir dalam jaringan. Ketika seorang ‘pendengar’ menemukan informasi yang dialamatkan padanya, data diambil dari jaringan dan disimpan atau disajikan pada terminal yang relevan.
Konfigurasi jaringan perusahaan tersebut sangat bervariasi, tergantung pada kebutuhan informasi masing-masing pelanggan. British Telecom mengoperasikan berbagai jaringan publik dan swasta di seluruh Inggris, dan dengan menggunakan unsur-unsur dari semua ini, membentuk sistem pendukung individu untuk setiap kantor elektronik.
Tidak ada dua solusi yang persis sama, tetapi ada tema yang sama. Layanan X-Stream adalah contoh dari tema tersebut, membangun infrastruktur telekomunikasi baru untuk kantor elektronik saat ini yang menawarkan cara yang pasti untuk mengintegrasikan komunikasi, komputasi, dan berbagai aspek pemrosesan informasi.
Aliran Sakelar Paket:
Packet Switch Stream (PSS) adalah layanan data packet-switched BT yang berskala nasional. Ini menawarkan cara baru untuk mentransmisikan informasi komputer dengan membagi data ke dalam paket. Pergantian paket menggunakan alamat kode di depan setiap paket data digital sebagai sarana untuk mengarahkannya ke tujuannya. PSS menyediakan jaringan yang dirancang khusus untuk komunikasi antar komputer.
Dengan berbagi layanan secara ekonomis antar pelanggan, ini adalah cara berbiaya rendah untuk memindahkan informasi antar kantor. Ini telah menemukan aplikasi khusus untuk transaksi volume rendah dan penggunaan interaktif, dan digunakan secara luas, di jaringan keuangan, transfer data, dan terminal point-of-sale. Layanan ini juga merupakan kendaraan yang ideal untuk komunikasi teks, dan menghubungkan sejumlah fasilitas surat elektronik.
PSS adalah pintu gerbang ke puluhan jaringan packet-switched di negara-negara di seluruh dunia. KiloStream menyediakan sambungan berkecepatan tinggi antara komputer dan berbagai terminal untuk transmisi teks, faksimili, teleteks, atau suara. Sirkuit KiloStream disediakan secara eksklusif untuk penggunaan sendiri oleh pelanggan dan menawarkan layanan serba digital yang hemat biaya yang menghubungkan kantor pusat, depot, pabrik, dan toko. Ini tersedia dengan kecepatan 48.000 dan 64.000 bit/detik, memberikan alternatif ekonomis untuk transmisi data melalui sirkuit pribadi analog dan modem.
KiloStream menggabungkan kecepatan data tinggi dengan kemudahan pengoperasian, bekerja melalui sirkuit pribadi digital untuk menghubungkan komputer mikro dan mini, PABX yang dikendalikan komputer, pengolah kata dan jaringan area lokal, TV pemindaian lambat, surat elektronik, dan verifikasi kredit. Layanan X-Stream ini awalnya melayani pusat bisnis utama. Ekspansi cepat direncanakan dan akan dibentuk oleh permintaan pasar. Bagian integral dari layanan ini adalah Pengakhiran Jaringan. Satuan (NTU) disediakan di setiap ujung sirkuit.
NTU bertindak sebagai antarmuka yang disetujui secara internasional yang memungkinkan pelanggan untuk menghubungkan peralatan mereka sendiri. NTU juga melakukan fungsi penting untuk mengembalikan sinyal kontrol ke jaringan untuk membantu pemeliharaan. NTU menambahkan dua bit pengawas ke setiap sinyal yang dikirimkan oleh pengguna.
Ini digunakan untuk pemantauan dan kontrol; NTU di tempat tujuan menghapusnya secara otomatis, menyediakan jalur data transparan bagi pengguna. Jaringan KiloStream menggabungkan fitur pemantauan, diagnostik, dan alarm yang canggih, memastikan keandalan tinggi dan respons cepat terhadap kesalahan. Pemeliharaan dikendalik
