Baca artikel ini untuk mempelajari karakteristik sistem penetapan biaya yang ideal, pemasangannya, kesulitan dan langkah mengatasinya.
Karakteristik Sistem Penetapan Biaya yang Ideal:
Sistem penetapan biaya yang ideal adalah yang mencapai tujuan sistem penetapan biaya dan memberikan semua keuntungan penetapan biaya bagi bisnis. Berikut ini adalah karakteristik utama yang harus dimiliki oleh sistem penetapan biaya yang ideal atau poin-poin yang harus dipertimbangkan sebelum memasang sistem penetapan biaya.
(i) Kesesuaian dengan Bisnis:
Sistem penetapan biaya harus dibuat khusus, praktis dan harus dirancang sesuai dengan sifat, kondisi, persyaratan, dan ukuran bisnis. Setiap sistem yang melayani tujuan bisnis dan memasok informasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis secara efisien adalah sistem yang ideal.
(ii) Kesederhanaan:
Sistem penetapan biaya harus sederhana dan jelas sehingga mudah dipahami bahkan oleh orang dengan kecerdasan rata-rata. Fakta, angka dan informasi lain yang disediakan oleh akuntansi biaya harus disajikan dalam bentuk yang tepat pada waktu yang tepat kepada orang yang tepat agar lebih bermakna.
(iii) Fleksibilitas:
Sistem penetapan biaya harus fleksibel sehingga dapat diubah sesuai dengan kondisi dan keadaan yang berubah. Sistem tanpa fleksibilitas seperti itu akan ketinggalan zaman karena perubahan cepat dalam bisnis dan industri. Dengan demikian, sistem harus memiliki kapasitas pemuaian atau penyusutan tanpa banyak perubahan.
(iv) Ekonomis:
Sistem penetapan biaya seperti barang ekonomi lainnya. Harganya uang seperti barang ekonomi. Jika sistemnya terlalu mahal, manajemen mungkin tidak mau membayar karena pembeli tidak mau membayar barang jika harganya mahal dibandingkan dengan kegunaannya. Sistem penetapan biaya tidak boleh mahal dan harus disesuaikan dengan kemampuan keuangan bisnis.
Manfaat yang akan diperoleh dari sistem harus lebih dari biayanya karena manajemen akan bersedia memasang sistem ketika manfaat yang diharapkan melebihi biaya yang diharapkan. Singkatnya, sistem harus ekonomis dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis. Biaya pemasangan dan pengoperasian sistem harus sesuai dengan hasilnya.
(v) Keterbandingan:
Sistem penetapan biaya harus sedemikian rupa sehingga dapat memberikan fakta dan angka yang diperlukan manajemen untuk mengevaluasi kinerja dengan membandingkannya dengan angka masa lalu, atau angka dari masalah lain atau terhadap industri secara keseluruhan atau departemen lain dari perhatian yang sama.
(vi) Kemampuan Menyajikan Informasi pada Waktu yang Diinginkan:
Sistem harus memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat membantu manajemen untuk mengambil keputusan dan tindakan yang sesuai untuk tujuan pengendalian biaya.
(vii) Diperlukan kerjasama dan partisipasi eksekutif dari berbagai departemen yang menjadi perhatian sangat penting untuk pengembangan sistem akuntansi biaya yang baik. Selain itu, manajemen harus percaya pada sistem penetapan biaya dan juga harus memberikan bantuan untuk pengembangan dan keberhasilannya.
(viii) Sistem penetapan biaya tidak boleh mengorbankan utilitas dengan memperkenalkan detail yang teliti dan tidak perlu.
(ix) Program bertahap yang hati-hati harus disiapkan dengan menggunakan analisis jaringan untuk pengenalan sistem.
(x) Perubahan Minimum pada Pengaturan yang Ada:
Sistem pendelegasian dan pembagian wewenang dan tanggung jawab yang ada tidak boleh diganggu dengan sistem penetapan biaya. Sedapat mungkin sistem harus sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu tatanan organisasi yang ada.
(xi) Keseragaman Bentuk:
Semua formulir dan proformas dll yang diperlukan untuk sistem harus seragam dalam ukuran dan kualitas kertas. Efisiensi yang lebih tinggi dapat diperoleh dengan menggunakan warna kertas untuk membedakan berbagai bentuk. Formulir tercetak harus berisi petunjuk penggunaan dan pembuangannya. Formulir harus dirancang dengan tepat untuk pengumpulan dan penyebaran data biaya.
(xii) Pekerjaan Administrasi Minimum:
Pengisian formulir oleh mandor dan pekerja harus melibatkan sesedikit mungkin pekerjaan klerikal karena sebagian besar pekerja tidak berpendidikan baik. Untuk memastikan statistik yang andal, setiap entri asli harus didukung oleh tanda tangan penguji.
(xiii) Sistem Pengendalian Material yang Efisien:
Harus ada sistem penyimpanan dan kontrol stok yang efisien karena bahan biasanya memiliki proporsi yang lebih besar dari total biaya. Metode penetapan harga yang baik yang dikeluarkan untuk produksi harus diikuti.
(xiv) Prosedur Upah yang Layak:
Harus ada prosedur pengupahan yang jelas untuk mencatat waktu yang dihabiskan oleh pekerja pada pekerjaan yang berbeda, untuk mempersiapkan lembar upah dan untuk pembayaran upah. Dengan demikian pengenalan sistem pengupahan yang terdefinisi dengan baik akan membantu mengendalikan biaya tenaga kerja.
(xv) Departementalisasi Pengeluaran:
Rencana yang baik harus dirancang untuk pengumpulan, alokasi, pembagian dan penyerapan biaya overhead untuk memastikan biaya secara akurat.
(xvi) Rekonsiliasi Rekening Biaya dan Rekening Keuangan:
Jika memungkinkan akun Biaya dan akun keuangan harus saling terkait menjadi satu skema akuntansi yang tidak terpisahkan. Jika ini tidak memungkinkan, sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga kedua kumpulan akun tersebut dapat dengan mudah melakukan rekonsiliasi.
(xvii) Faktor Eksternal:
Pemasangan sistem biaya terutama tergantung pada faktor internal perusahaan, tetapi faktor eksternal juga dapat mempengaruhi struktur sistem. Misalnya, aturan akuntansi biaya yang berlaku untuk industri tertentu sebagaimana diberitahukan oleh Pemerintah Pusat mensyaratkan informasi biaya tertentu untuk dikembangkan dan dimasukkan ke dalam pembukuan. Oleh karena itu, sistem penetapan biaya yang ideal harus memperhatikan faktor internal maupun eksternal.
(xviii) Tugas dan Tanggung Jawab Akuntan Biaya:
Di bawah sistem akuntansi biaya yang baik, tugas dan tanggung jawab akuntan biaya harus didefinisikan dengan jelas. Akuntan biaya harus memiliki akses ke semua pekerjaan dan departemen.
Untuk menyimpulkan, kriteria utama untuk sistem penetapan biaya yang ideal adalah: Seberapa baik membantu dalam mencapai tujuan manajemen dalam kaitannya dengan biayanya?
Pemasangan Sistem Penetapan Biaya:
Faktor fundamental yang harus dipertimbangkan oleh Akuntan Biaya saat memperkenalkan sistem penetapan biaya adalah:
(i) Organisasi yang ada harus diganggu sesedikit mungkin.
(ii) Harus ada pengenalan sistem secara bertahap dan lancar.
(iii) Meskipun penyusunan catatan yang berlebihan harus dihindari, adalah penghematan yang salah untuk memangkas hal-hal yang penting dan merusak efisiensi.
Langkah-langkah untuk Instalasi:
Langkah-langkah yang harus diambil dalam menginstal sistem penetapan biaya diberikan di bawah ini:
- Tujuan yang ingin dicapai melalui Sistem Penetapan Biaya:
Sistem penetapan biaya akan sederhana jika tujuannya hanya untuk menentukan biaya tetapi harus rumit jika tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang akan membantu manajemen dalam melakukan pengendalian dan pengambilan keputusan.
- Mempelajari Organisasi dan Rutin yang Ada:
Dalam hubungan ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah-sifat bisnis dan operasi atau proses yang dilakukan, tingkat tanggung jawab dan wewenang yang melekat pada berbagai fungsionaris, tata letak pabrik dengan referensi khusus ke departemen manufaktur. , metode menangani pemborosan bahan, sistem pencatatan waktu dan metode menghitung dan membayar upah, sistem mengeluarkan pesanan untuk produksi ke pabrik dan jumlah overhead tetap, semi-variabel dan variabel.
- Memutuskan Struktur Akun Biaya:
Sistem akuntansi biaya apa yang sesuai dan tingkat perincian yang diperlukan dapat diputuskan setelah mempelajari secara menyeluruh proses manufaktur dan layanan pendukungnya. Struktur perhitungan biaya harus mengikuti jalur produksi alami; urutannya bisa sederhana, analitis atau sintetik. Perancangan sistem harus sedemikian rupa sehingga ada peningkatan biaya secara bertahap pada setiap tahap produksi yang signifikan saat produk mulai diselesaikan.
- Menentukan Tarif Biaya:
Ini memerlukan studi menyeluruh tentang kondisi pabrik dan keputusan harus dibuat tentang klasifikasi biaya menjadi langsung dan tidak langsung, mengelompokkan biaya tidak langsung ke dalam produksi, penjualan, administrasi, dll., pengolahan semua jenis limbah, metode masalah penetapan harga, metode pemulihan overhead dan perhitungan tarif overhead. Kode akuntansi biaya yang lengkap harus disusun sehingga pengeluaran dapat dengan cepat diklasifikasikan di kantor baik sumber maupun penyebabnya.
- Memperkenalkan Sistem:
Tidak ada sistem penetapan biaya yang dapat diharapkan berfungsi secara efektif kecuali kerjasama dari semua pejabat dapat diperoleh. Sebelum sistem diberlakukan, implikasi sistem harus dijelaskan kepada semua yang menunjukkan kepada mereka manfaat yang akan diperoleh masing-masing dan bisnis secara keseluruhan.
Namun, lengkapi sistemnya, itu harus diperkenalkan hanya secara bertahap dan rutinitas serta praktik yang ada harus digunakan kecuali ada alasan yang baik untuk menggantikannya. Misalnya, permulaan dapat dilakukan dengan toko-toko dengan memperkenalkan akun penerimaan dan pengeluaran yang tepat, pembukaan kartu bin, buku besar toko, dll.
- Mengatur Kantor Biaya:
Itu selalu lebih baik bahwa kantor biaya terletak berdekatan dengan pabrik sehingga keterlambatan dalam mengeluarkan dokumen atau dalam menyelesaikan ketidaksesuaian dan keraguan, dapat dihindari. Staf biaya harus diizinkan untuk memiliki akses ke pekerjaan jika mereka melakukan tugasnya dengan benar.
Ukuran staf akan tergantung pada volume pekerjaan yang terlibat. Organisasi penetapan biaya tidak layak keberadaannya jika tidak dapat menyajikan angka dengan cepat dan akurat serta mengamati kesederhanaan dalam penyajian hasil.
Tugas kantor biaya termasuk dalam bidang berikut:
(i) Menyimpan Akun:
Memposting tanda terima bahan dan menyimpan masalah di buku besar toko, menyiapkan abstrak bahan.
(ii) Akuntansi Ketenagakerjaan:
Evaluasi lembar waktu, kartu kerja, dll., Mempersiapkan abstrak tenaga kerja. Dalam beberapa kasus persiapan daftar gaji yang sebenarnya.
(iii) Akun Biaya:
Posting semua akun biaya apakah akun pekerjaan atau proses atau layanan.
(iv) Pengendalian Biaya:
Memposting akun pengendalian biaya dari data yang diberikan dari bagian (i) hingga (ii) di atas.
Penyiapan statistik khusus dan informasi lainnya bagi manajemen untuk melakukan penyelidikan khusus dan penyusunan laporan perdagangan berkala.
- Hubungan Kantor Biaya dengan Departemen Lain:
Departemen biaya harus berfungsi secara independen, akuntan biaya dibuat bertanggung jawab langsung kepada General Manager atau Managing Director. Sistem biaya harus dirancang untuk melayani manajemen di semua tingkatan.
Oleh karena itu, akuntan biaya harus merancang seluruh sistem catatan dan laporannya, dll., dengan tujuan ini. Dia harus mengetahui dan memahami masalah yang dihadapi dalam proses produksi, dan mencoba menerjemahkannya ke dalam implikasi keuangan sehingga keputusan yang tepat dapat diambil.
- Wewenang dan Tanggung Jawab:
Wewenang dan tanggung jawab harus didefinisikan dengan jelas jika sistem penetapan biaya ingin berhasil. Seharusnya tidak ada ambiguitas, semuanya harus jelas.
Singkatnya, sistem biaya harus disempurnakan dengan cara yang memungkinkan biaya penjualan dihitung; menyediakan sarana untuk menilai persediaan; membantu dalam pengendalian dan manajemen perusahaan, mengukur efisiensi manusia, bahan dan mesin, mengidentifikasi pemborosan yang dikumpulkan oleh kode biaya untuk membuka jalan bagi pengurangan biaya, memungkinkan perbandingan antar perusahaan, menyediakan data untuk penetapan harga dan keputusan kebijakan dan menjadi dasar penyusunan berbagai laporan analitis.
Kesulitan Praktis dalam Memasang Sistem Penetapan Biaya:
Kesulitan praktis, selain masalah biaya teknis yang harus dihadapi akuntan biaya dalam memasang sistem biaya, adalah:
1. Kurangnya Dukungan dari Manajemen Puncak:
Dalam sebagian besar kasus, sistem akuntansi biaya diperkenalkan tanpa dukungan manajemen puncak di semua area fungsional. Bahkan direktur pelaksana atau ketua sering memperkenalkan sistem seperti itu tanpa berkonsultasi dengan kepala departemen. Manajer departemen memperlakukannya sebagai gangguan dalam pekerjaan mereka oleh orang-orang yang terlibat dalam sistem penetapan biaya. Oleh karena itu menciptakan ketakutan di benak para manajer departemen ketika mereka memperlakukan sistem sebagai alat untuk memeriksa aktivitas mereka.
2. Perlawanan dari Staf Akuntansi yang Ada:
Setiap kali sistem baru diperkenalkan, penolakan adalah wajar, karena staf yang ada mungkin merasa bahwa mereka akan kehilangan kepentingannya dan mungkin tidak yakin dengan posisi mereka dalam organisasi.
3. Non-Kerja Sama di Tingkat Organisasi Lain:
Mandor, penyelia dan staf lain mungkin juga membenci pekerjaan kertas tambahan yang mungkin timbul karena pengenalan sistem penetapan biaya dan mungkin tidak bekerja sama dengan departemen lain dalam memberikan informasi yang mutlak diperlukan untuk kelancaran dan efisiensi kerja sistem akuntansi apa pun. .
4. Kekurangan Staf Terlatih:
Mungkin ada kekurangan akuntan biaya untuk menangani pekerjaan analisis biaya, pengendalian biaya dan pengurangan biaya. Pekerjaan departemen penetapan biaya tidak dapat ditangani tanpa ketersediaan staf terlatih.
5. Biaya Pengoperasian Sistem yang Berat:
Biaya pengoperasian suatu sistem mungkin berat kecuali jika sistem penetapan biaya dirancang dengan benar sesuai dengan kebutuhan masing-masing kasus secara khusus. Sistem mungkin dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Ini mungkin melibatkan pekerjaan kertas tambahan. Dengan demikian, biaya pengoperasian sistem akan menjadi berat.
Langkah-langkah Mengatasi Kesulitan Praktis:
Untuk mengatasi kesulitan di atas, langkah-langkah berikut disarankan:
1. Dukungan dari Manajemen Puncak:
Sebelum pemasangan atau pengoperasian sistem penetapan biaya, harus ada komitmen yang kuat terhadap sistem di pihak manajemen puncak. Ini akan menciptakan kesadaran biaya dan minat dalam peningkatan biaya antara teknis, produksi dan manajemen puncak.
2. Utilitas Sistem untuk Staf yang Ada:
Staf akuntansi yang ada harus terkesan tentang perlunya melengkapi sistem akuntansi keuangan yang ada. Ini akan memperluas pekerjaan seorang akuntan dan akan menciptakan peluang baru bagi staf akuntansi.
3. Kepercayaan Pekerja untuk Kerjasama:
Berbagai karyawan harus dididik dengan baik mengenai manfaat yang dapat diperoleh dari sistem tersebut. Keyakinan pekerja harus diperoleh dalam sistem untuk mendapatkan kerja sama mereka sebelum langkah-langkah diambil untuk mempraktekkan sistem.
4. Pelatihan Staf Akuntansi yang Ada:
Staf yang ada yang bekerja di departemen akuntansi harus tepat, terlatih dalam metode dan teknik penetapan biaya dengan bantuan Institute of Cost and Works Accountants of India, Calcutta.
5. Sistem Biaya Menurut Persyaratan Khusus Kepedulian:
Sistem harus dipasang dan dioperasikan sesuai dengan persyaratan kasus tertentu, sehingga tidak memerlukan biaya yang besar. Itu harus menghindari pekerjaan tambahan yang tidak perlu sejauh mungkin. Sistem tersebut, ketika dipasang dan dioperasikan, akan memberikan banyak manfaat bagi yang bersangkutan dibandingkan dengan biayanya dan terbukti bermanfaat bagi yang bersangkutan.
6. Pengawasan yang Tepat:
Harus ada pengawasan yang tepat setelah instalasi dan upaya terus menerus dari pihak akuntan biaya untuk membuat sistem berhasil dan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari pemastian biaya, presentasi biaya dan pengendalian biaya.
