Beberapa fungsi utama manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Manajerial 2. Fungsi Operasional 3. Fungsi Penasehat.
Departemen Sumber Daya Manusia atau Personalia didirikan di sebagian besar organisasi, di bawah tanggung jawab seorang eksekutif yang dikenal sebagai Manajer Sumber Daya Manusia/Personil. Departemen ini memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya manusia yang efisien.
Departemen personalia memberikan bantuan dan memberikan layanan kepada semua departemen lain tentang masalah personalia. Meskipun manajer personalia atau sumber daya manusia adalah petugas staf yang berhubungan dengan departemen lain di perusahaan, dia memiliki wewenang garis untuk menjalankan perintah di dalam departemennya.
(i) Manajerial,
(ii) Operasional dan
(iii) Fungsi penasehat.
1. Fungsi Manajerial:
Manajer Sumber Daya Manusia adalah bagian dari manajemen organisasi. Jadi dia harus melakukan fungsi manajerial dasar perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dalam kaitannya dengan departemennya.
Ada fungsi yang dibahas secara singkat di bawah ini:
1. Perencanaan:
Untuk menyelesaikan sesuatu melalui bawahan, seorang manajer harus merencanakan ke depan. Perencanaan diperlukan untuk menentukan tujuan organisasi dan menetapkan kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan tersebut. Bagi seorang manajer sumber daya manusia, perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan berkontribusi pada tujuan perusahaan, yaitu mengantisipasi lowongan, merencanakan persyaratan pekerjaan, deskripsi pekerjaan, dan penentuan sumber perekrutan.
Proses perencanaan personalia melibatkan tiga langkah penting.
Pertama, prakiraan penawaran dan permintaan untuk setiap kategori pekerjaan dibuat. Langkah ini membutuhkan pengetahuan tentang kondisi pasar tenaga kerja dan postur strategis serta tujuan organisasi.
Kedua, kekurangan bersih dan kelebihan personel berdasarkan kategori pekerjaan diproyeksikan untuk jangka waktu tertentu.
Akhirnya, rencana dikembangkan untuk menghilangkan perkiraan kekurangan dan kelebihan kategori sumber daya manusia tertentu.
2. Pengorganisasian:
Begitu manajer sumber daya manusia telah menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana dan program untuk mencapainya, dia harus merancang dan mengembangkan struktur organisasi untuk melaksanakan berbagai operasi.
Struktur organisasi pada dasarnya meliputi hal-hal sebagai berikut:
(i) Pengelompokan aktivitas personel secara logis ke dalam fungsi atau posisi;
(ii) Penugasan fungsi yang berbeda untuk individu yang berbeda;
(iii) Pendelegasian wewenang sesuai dengan tugas yang diberikan dan tanggung jawab yang terlibat;
(iv) Koordinasi kegiatan individu yang berbeda.
3. Mengarahkan:
Rencananya harus murni berlaku oleh orang-orang. Tetapi seberapa lancar rencana itu dilaksanakan tergantung pada motivasi orang. Fungsi pengarahan manajer personalia melibatkan mendorong orang untuk bekerja dengan sukarela dan efektif untuk tujuan perusahaan.
Dengan kata lain, fungsi pengarahan dimaksudkan untuk membimbing dan memotivasi orang-orang untuk menyelesaikan program-program personalia. Manajer personalia dapat memotivasi karyawan dalam suatu organisasi melalui perencanaan karir, administrasi gaji, memastikan moral karyawan, mengembangkan hubungan baik dan penyediaan persyaratan keselamatan dan kesejahteraan karyawan.
Fungsi motivasi menimbulkan tantangan besar bagi setiap manajer. Manajer personalia harus memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan karyawan dan cara serta metode untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Motivasi adalah proses yang berkelanjutan ketika kebutuhan dan harapan baru muncul di antara karyawan ketika yang lama terpuaskan.
4. Mengontrol:
Pengendalian berkaitan dengan pengaturan kegiatan sesuai dengan rencana, yang pada gilirannya telah dirumuskan atas dasar tujuan organisasi. Dengan demikian, pengendalian melengkapi siklus dan mengarah kembali ke perencanaan. Ini melibatkan pengamatan dan perbandingan hasil dengan standar dan koreksi penyimpangan yang mungkin terjadi.
Pengendalian membantu manajer personalia untuk mengevaluasi pengendalian kinerja departemen personalia dalam hal berbagai fungsi operasi. Ini melibatkan penilaian kinerja, pemeriksaan kritis terhadap catatan dan statistik personel dan audit personel.
2. Fungsi Operasional:
Fungsi operatif adalah tugas atau kewajiban yang secara khusus dipercayakan kepada departemen sumber daya manusia atau personalia. Ini berkaitan dengan pekerjaan, pengembangan, kompensasi, integrasi dan pemeliharaan personel organisasi.
Fungsi operatif departemen sumber daya manusia atau personalia dibahas di bawah ini:
1. Pekerjaan:
Fungsi operasi pertama dari sumber daya manusia departemen personalia adalah mempekerjakan jenis dan jumlah orang yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan perekrutan, seleksi, penempatan, dll dari personil.
Sebelum proses-proses tersebut dilakukan, ada baiknya untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja baik dari segi jumlah maupun kualitas tenaga kerja. Rekrutmen dan seleksi mencakup sumber pasokan tenaga kerja dan perangkat yang dirancang untuk memilih tipe orang yang tepat untuk berbagai pekerjaan. Induksi dan penempatan personel untuk kinerja mereka yang lebih baik juga berada di bawah fungsi ketenagakerjaan atau pengadaan.
2. Pengembangan:
Pelatihan dan pengembangan personel merupakan tindak lanjut dari fungsi ketenagakerjaan. Ini adalah tugas manajemen untuk melatih setiap properti karyawan untuk mengembangkan keterampilan teknis untuk pekerjaan di mana dia dipekerjakan dan juga untuk mengembangkannya untuk pekerjaan yang lebih tinggi dalam organisasi. Pengembangan personel yang tepat diperlukan untuk meningkatkan keterampilan mereka dalam melakukan pekerjaan mereka dan dalam memenuhi kebutuhan pertumbuhan mereka.
Untuk tujuan ini, departemen personalia akan menyusun program pelatihan yang sesuai. Ada beberapa metode on-the-job dan off-the-job yang tersedia untuk tujuan pelatihan. Program pelatihan yang baik harus mencakup campuran dari kedua jenis metode tersebut. Penting untuk diperhatikan bahwa departemen personalia mengatur pelatihan tidak hanya untuk karyawan baru tetapi juga karyawan lama untuk memperbaharui pengetahuan mereka dalam penggunaan teknik terbaru.
3. Kompensasi:
Fungsi ini berkaitan dengan penentuan remunerasi yang memadai dan adil dari karyawan dalam organisasi kontribusi mereka terhadap tujuan organisasi. Personel dapat diberi kompensasi baik dalam bentuk uang maupun imbalan non-moneter.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan saat menetapkan remunerasi personel adalah kebutuhan dasar mereka, persyaratan pekerjaan, ketentuan hukum tentang upah minimum, kemampuan organisasi untuk membayar, tingkat upah yang diberikan oleh pesaing, dll. Untuk menetapkan tingkat upah, personel departemen dapat menggunakan teknik tertentu seperti evaluasi pekerjaan dan penilaian kinerja.
4. Pemeliharaan (Kondisi Kerja dan Kesejahteraan):
Penunjukan dan pelatihan orang saja tidak cukup; mereka harus diberikan kondisi kerja yang baik, sehingga mereka dapat menyukai pekerjaan dan tempat kerja mereka serta mempertahankan efisiensinya. Kondisi kerja tentunya mempengaruhi motivasi dan semangat kerja karyawan.
Ini termasuk langkah-langkah yang diambil untuk kesehatan, keselamatan, dan kenyamanan tenaga kerja. Departemen personalia juga menyediakan berbagai layanan kesejahteraan yang berhubungan dengan kesejahteraan fisik dan sosial karyawan. Ini mungkin termasuk penyediaan kafetaria, kamar kecil, konseling, asuransi kelompok, pendidikan untuk anak-anak karyawan, fasilitas rekreasi, dll.
5. Motivasi:
Karyawan bekerja dalam organisasi untuk kepuasan kebutuhan mereka. Dalam banyak kasus, ditemukan bahwa mereka tidak memberikan kontribusi terhadap tujuan organisasi sebanyak yang mereka bisa. Hal ini terjadi karena karyawan tidak termotivasi secara memadai. Manajer sumber daya manusia membantu berbagai manajer departemen untuk merancang sistem penghargaan finansial dan non-finansial untuk memotivasi karyawan.
6. Catatan Personalia:
Departemen sumber daya manusia atau personalia memelihara catatan karyawan yang bekerja di perusahaan. Itu menyimpan catatan lengkap tentang pelatihan, prestasi, transfer, promosi mereka, dll. Ini juga menyimpan banyak catatan lain yang berkaitan dengan perilaku personel seperti ketidakhadiran dan perputaran tenaga kerja serta program dan kebijakan personel organisasi.
7. Hubungan Industrial:
Saat ini, tanggung jawab menjaga hubungan industrial yang baik terutama dilakukan oleh manajer sumber daya manusia. Manajer sumber daya manusia dapat membantu dalam perundingan bersama, konsultasi bersama dan penyelesaian perselisihan, jika diperlukan. Ini karena fakta bahwa ia memiliki informasi lengkap yang berkaitan dengan personel dan memiliki pengetahuan kerja tentang berbagai undang-undang ketenagakerjaan.
Manajer sumber daya manusia dapat melakukan banyak hal dalam menjaga perdamaian industri dalam organisasi karena dia sangat terkait dengan berbagai komite disiplin, kesejahteraan tenaga kerja, keselamatan, keluhan, dll. Dia membantu dalam menetapkan prosedur keluhan untuk memperbaiki keluhan dari para karyawan. Dia juga memberikan informasi otentik kepada para pemimpin serikat pekerja dan menyampaikan pandangan mereka tentang berbagai masalah ketenagakerjaan kepada manajemen puncak.
8. Pemisahan:
Karena fungsi pertama manajemen sumber daya manusia adalah untuk mendapatkan karyawan, masuk akal bahwa yang terakhir adalah pemisahan dan pengembalian orang tersebut ke masyarakat. Kebanyakan orang tidak mati di tempat kerja. Organisasi bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan tertentu dari proses pemisahan, serta memastikan bahwa orang yang dikembalikan dalam kondisi sebaik mungkin. Manajer personalia harus memastikan pelepasan manfaat pensiun kepada personel yang pensiun tepat waktu.
3. Fungsi Penasehat:
Manajer sumber daya manusia memiliki pendidikan dan pelatihan khusus dalam mengelola sumber daya manusia. Dia adalah seorang ahli di bidangnya dan dapat memberikan nasihat tentang hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia organisasi.
Dia menawarkan sarannya untuk:
1. Disarankan kepada Manajemen Puncak:
Manajer personalia menasihati manajemen puncak dalam perumusan dan evaluasi program, kebijakan, dan prosedur personalia. Dia juga memberikan nasihat untuk mencapai dan memelihara hubungan manusia yang baik dan semangat kerja karyawan yang tinggi.
2. Diberitahukan kepada Kepala Departemen:
Manajer personalia menawarkan saran kepada kepala berbagai departemen tentang hal-hal seperti perencanaan tenaga kerja, analisis dan desain pekerjaan, rekrutmen dan seleksi, penempatan, pelatihan, penilaian kinerja, dll.
