Artikel ini menyoroti tujuh Prosedur Pembelian Standar teratas yang Diadopsi oleh Perusahaan Manufaktur. Prosedurnya adalah: 1. Permintaan Pembelian 2. Memperoleh Penawaran 3. Menempatkan Pesanan 4. Menindaklanjuti Pesanan 5. Faktur dan Barang Diterima Dibandingkan dengan Pesanan 6. Entri Rekening 7. Pembayaran.
Prosedur Pembelian Standar #
1. Permintaan Pembelian:
Permintaan ini memulai prosedur pembelian. Pesanan pembelian ditempatkan pada tanda terima permintaan yang ditandatangani dan disetujui sebagaimana mestinya. Permintaan menentukan jenis bahan apa yang diinginkan, berapa banyak dan kapan serta di mana bahan harus dikirim di pabrik.
Dalam urusan komersial, departemen penjualan menyarankan departemen lain untuk pembelian dan setiap departemen, karenanya, mengisi permintaannya dalam formulir permintaan yang disajikan dan membentuk satu salinan yang sama setiap dua minggu atau secara berkala ke departemen pembelian. Formulir permintaan berisi kuantitas, deskripsi, stok di tangan, konsumsi rata-rata, kemungkinan harga dll.
Satu salinan formulir di atas dikirimkan ke agen pembelian dan salinan kedua disimpan oleh pembuat aslinya.
Prosedur Pembelian Standar #
2. Memperoleh Kutipan:
Pada tahap ini, departemen pembelian akan mengundang kutipan dan sampel dari pemasok yang terdaftar. Permintaan barang yang diminta juga dilakukan melalui penyisipan surat kabar yang menyebutkan permintaan dan persyaratan secara rinci.
Prosedur Pembelian Standar #
3. Melakukan Pemesanan:
Penempatan pesanan tergantung pada kutipan yang sesuai. Setelah pemilihan yang tepat, pesanan ditempatkan pada formulir cetak.
Setiap pesanan dibuat dalam empat salinan yang berisi informasi ini:
(a) No seri dan tanggal pemesanan
(b) Nama, alamat, dll. dari penjual,
(c) Keterangan lengkap barang,
(d) Harga dan ketentuan diskon,
(e) Cara, cara dan tanggal pengiriman
(f) Instruksi khusus yang berkaitan dengan penagihan, pengemasan, pelabelan, penandaan, asuransi dan moda transportasi.
Orang yang bertanggung jawab yang berwenang harus menandatangani pesanan dengan tanggal. Satu salinan pesanan akan dikirim ke penjual, satu ke departemen produksi, satu ke departemen akuntansi dan yang terakhir disimpan oleh kantor untuk referensi di masa mendatang.
Prosedur Pembelian Standar #
4. Perintah Tindak Lanjut:
Untuk mempercepat pelaksanaan perintah, tindak lanjut sangat penting. Hal ini dilakukan untuk membantu produsen memulai produksi lebih awal agar bahan tidak tersumbat. Ini memastikan lebih sedikit investasi dalam bahan dan penghematan modal.
Prosedur Pembelian Standar #
5. Perbandingan Faktur dan Barang yang Diterima dengan Pesanan:
Pada tahap ini, faktur harus diperiksa dengan pesanan. Setiap ketidaksesuaian segera dilaporkan. Perbandingan serupa dilakukan ketika barang benar-benar tiba. Jika catatan pengiriman diterima dari pemasok, itu akan dihitung dengan pesanan dan dengan barang yang diterima. Salinan duplikat nota pengiriman dikembalikan setelah ditandatangani dan diberi tanggal sebagai tanda terima pengakuan.
Prosedur Pembelian Standar #
6. Entri dan Pembukuan:
Departemen pembelian akan, sekarang, meneruskan faktur dengan pengesahan yang diperlukan ke departemen akun tempat faktur dimasukkan ke dalam buku besar.
Prosedur Pembelian Standar #
7. Pembayaran:
Ini adalah tahap terakhir — penyelesaian rekening dengan melakukan pembayaran. Untuk memanfaatkan diskon Tunai, pembayaran Ditampilkan dilakukan segera. Untuk pembelian kredit, perintah pembayaran akan dikeluarkan setelah menerima dan memverifikasi laporan rekening.
