Organisasi yang mempertimbangkan pengenalan BPRE harus mengikuti pendekatan tujuh langkah untuk mengelola perubahan. Ini adalah: (i) Membentuk tim manajemen perubahan. (ii) Menetapkan arah baru untuk organisasi. (iii) Mempersiapkan organisasi untuk perubahan. (iv) Menyiapkan tim perubahan untuk mengimplementasikan perubahan. (v ) Menyelaraskan struktur, sistem dan sumber daya untuk mendukung perubahan. (vi) Mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan menuju perubahan. (vii) Menyerap perubahan ke dalam budaya organisasi.
Gambar Courtesy: cgnglobal.com/sites/default/files/u17/Change%20Management_Context%20Image.png
Langkah-langkah ini dibahas secara singkat di bagian berikut.
(i) Menyusun tim manajemen perubahan:
Chief Operating Officer (COO) atau kepala unit bisnis strategis (SBU) mengepalai tim BPRE sebagai pemimpinnya untuk memulai perubahan besar dalam proses bisnis organisasi. Karena tim BPRE memiliki komitmen lain, disarankan untuk membentuk tim kecil yang bertanggung jawab atas manajemen perubahan dan membantu pemimpin tim dalam upaya rekayasa ulang. Dalam sebuah organisasi di mana inisiatif perubahan besar berasal dari katalis (mereka yang berada di tingkat manajemen menengah atau junior) bukan manajemen puncak, tim yang dibentuk untuk mengelola perubahan disebut sebagai “tim manajemen transisi”.
(ii) Menetapkan arah baru bagi organisasi:
Dalam organisasi di mana rekayasa ulang diperkenalkan dengan sungguh-sungguh, pernyataan misi harus mencerminkan komitmen organisasi terhadap orientasi proses dan kerja tim. Pernyataan misi ini memberikan arah baru bagi organisasi,
(iii) Mempersiapkan organisasi untuk perubahan:
Pesan perubahan harus dikomunikasikan kepada karyawan di semua tingkatan organisasi. Komunikasi harus menekankan keniscayaan dan urgensi perubahan serta manfaat perubahan dan konsekuensi yang merugikan jika organisasi tidak menginternalisasi perubahan.
Tiga aspek komunikasi yang efektif dalam rekayasa ulang adalah:
(a) Komunikasikan hanya fakta dan bukan nilai
(b) Berkomunikasi secara langsung (yaitu, tatap muka)
(c) Menargetkan penyelia garis depan yang berperan aktif dalam memperkenalkan perubahan.
Komunikasi fakta berhubungan dengan beberapa proses bisnis kritis organisasi dalam hal biaya, kecepatan, kualitas, layanan pelanggan, dll., dan sejauh mana hal ini tertinggal dari para pesaing. Tim manajemen perubahan harus berkomunikasi tatap muka dengan kelompok kecil pengawas garis depan tentang urgensi memperkenalkan perubahan besar. Juga para pengawas pada gilirannya memberi tahu para pekerja tentang inisiatif perubahan yang diambil oleh tim BPRE. Mereka harus mendorong karyawan untuk menyampaikan kekhawatiran mereka tanpa ragu-ragu dan menghilangkan keraguan mereka jika ada tentang perubahan tersebut.
(iv) Menyiapkan tim untuk menerapkan perubahan:
Tim perubahan yang disebut tim reengineering dibentuk oleh ketua tim BPRE. Setiap tim dipimpin oleh seorang “pemilik proses†dan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan proses bisnis yang direkayasa ulang.
Karena proses yang direkayasa ulang bersifat lintas fungsi, setiap tim rekayasa ulang mewakili orang-orang dari departemen yang berbeda. Anggota tim harus berpengetahuan luas, kreatif dan antusias. Mereka harus bersedia menghadapi dan menangani penolakan karyawan selama penerapan proses rekayasa ulang. Anggota tim juga harus bersedia bekerja sebagai anggota tim. Mereka harus menundukkan kepentingan individu mereka untuk kepentingan kelompok dan kepentingan organisasi.
(v) Menyelaraskan struktur, sistem, dan sumber daya untuk mendukung perubahan:
Tim manajemen perubahan harus memeriksa struktur, sistem, dan prosedur organisasi yang ada untuk memastikan bahwa ini selaras dengan proses perubahan. Tim rekayasa ulang membantu tim manajemen perubahan dalam tugas-tugas ini. Dalam BPRE, penekanannya adalah pada orientasi proses dan kerja tim yang akan mengurangi aktivitas fungsional pulau.
Akibatnya struktur organisasi akan menjadi lebih datar, (yaitu, dengan jumlah tingkat hirarki yang lebih sedikit). Tim BPRE harus diberi sumber daya dan wewenang yang memadai untuk mengimplementasikan perubahan yang diperlukan untuk mencapai peningkatan drastis. Anggota tim harus diberdayakan untuk mengambil keputusan dan harus diberikan otonomi yang cukup untuk bekerja sendiri. Tim manajemen perubahan harus mendukung anggota tim rekayasa ulang untuk menerapkan ide-ide mereka.
(vi) Mengidentifikasi dan menghapus hambatan untuk berubah:
Karena rekayasa ulang melibatkan biaya besar, penolakan terhadap perubahan semacam itu tidak dapat dihindari. Banyak modifikasi drastis dari banyak sistem yang ada mungkin harus digabungkan sesuai rekomendasi tim rekayasa ulang. Karena resistensi terhadap perubahan menciptakan hambatan untuk implementasi rekomendasi tim rekayasa ulang, tim manajemen perubahan harus membantu menghilangkan hambatan ini.
Mungkin perlu menasihati dan melatih mereka yang menolak perubahan untuk meyakinkan mereka tentang perlunya perubahan dan memberi mereka gambaran yang jelas tentang hal-hal yang akan diubah. Perlawanan terhadap perubahan dan BPRE dapat diungkapkan secara terang-terangan atau terselubung oleh para eksekutif di setiap tingkat manajemen. Oleh karena itu, manajemen puncak perlu bertindak sebagai panutan untuk mengimplementasikan perubahan dan memotivasi orang lain untuk mengikutinya.
(vii) Menyerap perubahan ke dalam budaya organisasi:
Sebagai hasil dari BPRE, perubahan harus dilembagakan dan diinternalisasi. Ini akan menyebabkan semakin banyak karyawan mengidentifikasi diri mereka dengan proses dan bukan fungsi atau departemen. Mereka bertanggung jawab atas keseluruhan proses dan bukan untuk fungsi atau pekerjaan tertentu yang mereka lakukan sebagai bagian dari proses. Ini panggilan untuk perubahan radikal dalam penilaian kinerja dan sistem penghargaan. Selain itu, organisasi perlu berinvestasi secara substansial dalam pelatihan untuk memberikan keterampilan, nilai, dan sikap baru kepada karyawan. Sistem baru harus fokus pada kerja tim, orientasi proses dan kepuasan pelanggan.
Selanjutnya perubahan di atas, BPRE juga membawa perubahan besar dalam komunikasi organisasi. BPRE lebih menekankan komunikasi tatap muka dan pengawas garis depan bertindak sebagai mata rantai utama dalam rantai komunikasi.
