Sistem kontrol tidak dapat beroperasi secara terpisah. Sejumlah fungsi lain juga perlu dilakukan agar pengendalian menjadi efektif.
Faktor-faktor berikut sangat penting untuk membuat sistem kontrol berguna:
1. Perencanaan:
Perencanaan adalah prasyarat pertama untuk mengefektifkan pengendalian. Perencanaan melibatkan penetapan tujuan dan kemudian memutuskan tentang tindakan yang tepat. Pertama-tama tujuan organisasi ditetapkan dan kemudian tujuan departemen atau bagian diputuskan. Sasaran adalah target pencapaian yang semua energi dikumpulkan. Tujuan harus spesifik sehingga pencapaiannya dapat ditentukan, tindakan yang telah ditentukan sebelumnya harus digunakan untuk mencapai berbagai tujuan.
Pengendalian berkaitan dengan mencari tahu apakah tujuan telah tercapai atau tidak. Jika hasilnya tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan maka penyimpangan dipastikan. Pengendalian berhubungan dengan menemukan penyimpangan dan mengambil tindakan korektif. Jika kinerjanya rendah maka langkah segera harus diambil untuk mengatur semuanya dengan benar.
Kontrol dapat dilakukan hanya jika tujuan telah ditetapkan dan rencana akan efektif hanya jika diterapkan dengan benar. Kontrol tidak dapat dilakukan tanpa perencanaan. Perencanaan harus mendahului pengendalian. Sangat penting untuk merencanakan terlebih dahulu dan kemudian melakukan kontrol untuk pelaksanaannya.
2. Tindakan:
Tindakan tepat waktu dari pihak manajer sangat penting untuk melakukan pengendalian. Manajer harus memberikan pedoman yang tepat kepada bawahannya untuk melakukan berbagai fungsi. Daripada mencari-cari kesalahan di kemudian hari akan lebih baik untuk membimbing terlebih dahulu agar semuanya dilakukan secara sistematis. Selain semua tindakan pencegahan mungkin ada beberapa penyimpangan.
Penyimpangan harus dilaporkan paling awal. Keterlambatan dalam pelaporan mereka juga akan menunda tindakan korektif. Manajer harus memberikan instruksi sedemikian rupa sehingga apabila kinerja di bawah standar’ maka akan dilaporkan kepada pihak yang berwenang.
Harus ada tindakan cepat untuk mengambil langkah perbaikan. Tidak ada gunanya melaporkan penyimpangan jika tidak diperbaiki sedini mungkin. Untuk mengefektifkan pengendalian, manajer harus memberikan panduan yang tepat untuk melakukan pekerjaan, melaporkan penyimpangan, dan mengambil tindakan korektif. Jika tidak ada rencana tindakan, pengendalian mungkin tidak dapat dilakukan secara efektif.
3. Pendelegasian Wewenang:
Pendelegasian wewenang sangat penting untuk melakukan kontrol. Proses pengendalian melibatkan evaluasi kinerja, memastikan penyimpangan dan mengambil tindakan korektif. Semua langkah ini membutuhkan semacam otoritas.
Ketika kami meminta manajer produksi untuk meningkatkan produksi sebesar 20% pada tahun berjalan maka dia akan meminta wewenang:
(a) Untuk mempekerjakan lebih banyak pekerja;
(b) Memberikan insentif kepada pekerja untuk meningkatkan kinerjanya;
(c) Untuk mengambil tindakan disipliner terhadap pekerja yang tidak efisien.
Kecuali jika otoritas yang tepat didelegasikan, tidak ada kontrol yang mungkin dilakukan, Jadi pendelegasian otoritas adalah prasyarat untuk sistem kontrol.
4. Aliran Informasi yang Cepat:
Harus ada umpan balik informasi yang tepat untuk melakukan kontrol. Kinerja bawahan harus mencapai manajer paling awal. Ini akan memungkinkan dia untuk mengambil tindakan perbaikan. Langkah-langkah yang disarankan untuk meningkatkan efisiensi juga harus mencapai bawahan paling awal sehingga mereka dapat menindaklanjuti saran tersebut.
Faktor waktu sangat penting dalam pelaporan. Jika laporan kinerja tertunda maka langkah-langkah untuk memperbaikinya juga akan terlambat. Pengendalian yang efektif dapat dilakukan hanya jika aliran informasi baik ke atas maupun ke bawah cepat.
