Artikel ini menyoroti lima prasyarat teratas dari Sistem Informasi Manajemen (MIS) yang efektif. Prasyaratnya adalah: 1. Sistem dan staf manajemen yang berkualitas 2. Pengendalian dan pemeliharaan MIS. 3. Basis data umum 4. Evolusi MIS 5. Dukungan manajemen puncak.
Prasyarat # 1. Sistem dan staf manajemen yang berkualitas:
Prasyarat SIM yang efektif adalah harus diawaki oleh petugas yang berkualifikasi. Perwira (tenaga ahli) ini harus memahami dengan jelas pandangan sesama perwira.
Untuk ini, basis manajemen organisasi harus terdiri dari dua kategori petugas yaitu:
- Pakar sistem dan komputer; dan
- Pakar manajemen.
Pakar sistem dan komputer selain memiliki keahlian di bidang studinya, juga harus mampu memahami konsep manajemen untuk memfasilitasi pemahaman masalah yang dihadapi oleh pihak yang bersangkutan. Mereka juga harus jelas tentang proses pengambilan keputusan dan persyaratan informasi untuk fungsi perencanaan dan pengendalian.
Pakar manajemen juga harus memahami konsep dan operasi komputer dengan cukup jelas. Pengetahuan dasar tentang komputer ini akan berguna bagi para ahli dan akan menempatkan mereka pada posisi yang nyaman, saat bekerja dengan sistem, teknisi dalam mendesain atau sebaliknya, dari sistem informasi.
Prasyarat dihadapkan pada masalah, yaitu pengadaan tenaga ahli yang sesuai. Masalah ini ditangani dengan merekrut kandidat baru dan mengembangkannya untuk memenuhi persyaratan tertentu. Selain itu, sulit untuk mempertahankan pakar semacam itu dalam jangka panjang karena status mereka di pasar kerja cukup tinggi.
Prasyarat # 2. Kontrol dan pemeliharaan MIS:
Kontrol MIS berarti operasi sistem seperti yang dirancang untuk beroperasi. Kadang-kadang, pengguna mengembangkan prosedur mereka sendiri atau metode jalan pintas untuk menggunakan sistem yang mengurangi keefektifannya. Untuk memeriksa kebiasaan pengguna seperti itu, manajemen di setiap level dalam organisasi harus memeriksa perangkat untuk pengendalian sistem informasi.
Pemeliharaan berkaitan erat dengan pengendalian. Ada kalanya kebutuhan untuk perbaikan sistem akan ditemukan. Metode formal untuk mengubah dan mendokumentasikan perubahan harus disediakan.
Prasyarat # 3. Basis data umum:
Ini adalah kumpulan data dan informasi terintegrasi yang digunakan oleh beberapa sub-sistem informasi suatu organisasi. Basis data umum dapat didefinisikan sebagai file super yang mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan catatan data yang sebelumnya disimpan dalam file data terpisah memori.
Basis data semacam itu dapat diatur sebagai kumpulan rekaman data yang terintegrasi ke dalam satu file super atau dapat diatur sebagai kumpulan terintegrasi dari beberapa file data. Organisasi basis data umum memungkinkannya untuk diakses oleh beberapa sub-sistem informasi dan dengan demikian, menghilangkan kebutuhan duplikasi dalam penyimpanan, pemutakhiran, penghapusan, dan perlindungan data.
Masalah yang biasanya diamati selama tahap pembuatan basis data umum di organisasi yang ada adalah sebagai berikut:
(i) Pemeliharaan kinerja basis data umum.
(ii) Pemeliharaan catatan data dan aksesibilitas basis data umum.
(iii) Menjaga agar basis data umum dapat diadopsi.
(iv) Pengorganisasian data dalam basis data bersama.
(v) Pemeliharaan keamanan basis data umum.
Biasanya, basis data dibagi menjadi sub-kumpulan informasi utama yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
Sub-set ini adalah:
(i) Berkas penjual
(ii) File personalia
(iii) File inventaris
(iv) Akun buku besar dari file
(v) Kontainer dan arsip penjualan
Karakteristik utama basis data adalah bahwa setiap subsistem menggunakan data dan informasi yang sama yang disimpan dalam file yang sama untuk memenuhi kebutuhan informasinya.
Karakteristik penting lainnya dari basis data adalah sebagai berikut:
(i) Tindakannya untuk digunakan sebagai sumber data umum, untuk berbagai pengguna, membantu menghindari duplikasi upaya dalam penyimpanan dan pengambilan data dan informasi.
(ii) Ini hanya tersedia untuk orang yang berwenang.
(iii) Itu dikendalikan oleh otoritas terpisah yang didirikan untuk tujuan yang dikenal, sebagai sistem manajemen basis data.
(iv) Berorientasi pada pengguna.
Pemeliharaan data dalam basis data membutuhkan perangkat keras komputer, perangkat lunak dan profesional komputer yang berpengalaman. Selain itu diperlukan sistem pendataan yang baik yang dilengkapi dengan tenaga ahli yang memiliki pengetahuan langsung tentang operasional perusahaan dan kebutuhan informasinya.
Basis data yang disusun pada garis-garis di atas mampu menyediakan/memenuhi persyaratan informasi para eksekutifnya, yang diperlukan untuk perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian operasi badan usaha. Tetapi telah diamati bahwa basis data seperti itu memenuhi kebutuhan kontrol informasi.
Prasyarat # 4. Evolusi MIS:
MIS yang efektif juga harus mampu memenuhi persyaratan informasi para eksekutifnya di masa mendatang. Kemampuan ini dapat dipertahankan dengan mengevaluasi MIS dan mengambil tindakan tepat waktu yang tepat.
Evolusi MIS harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Memastikan pandangan pengguna dan perancang tentang kemampuan dan kekurangan sistem.
- Membimbing otoritas yang tepat tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk menjaga efektivitas MIS tetap hidup.
- Meneliti apakah ada fleksibilitas yang cukup dalam sistem, untuk mengatasi kebutuhan informasi yang diharapkan di masa depan.
Prasyarat # 5. Dukungan manajemen puncak:
Agar sistem informasi manajemen menjadi efektif, sistem tersebut harus mendapat dukungan penuh dari manajemen puncak.
Alasannya adalah sebagai berikut:
- Manajer bawahan biasanya lesu terhadap aktivitas yang tidak mendapat dukungan dari atasannya (manajemen puncak).
- Sumber daya yang terlibat dalam sistem informasi berbasis komputer besar dan tumbuh semakin besar mengingat kepentingan yang diperoleh oleh sistem informasi manajemen.
Untuk mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, para pejabat harus menempatkan, di hadapan manajemen puncak, semua fakta pendukung dan menyatakan dengan jelas manfaat yang akan diperoleh darinya bagi organisasi. Langkah ini tentunya akan mencerahkan manajemen dan akan mengubah sikap mereka terhadap MIS. Dukungan dan kerjasama mereka yang sepenuh hati akan membantu membuat MIS menjadi efektif dan sukses.
