Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Sistem dalam Organisasi. Setelah membaca artikel ini anda akan mempelajari tentang : 1. Pengertian Sistem 2. Ciri-ciri Sistem 3. Komponen Sistem.
Arti Sistem:
Kata sistem berasal dari bahasa Yunani system, yang berarti hubungan yang teratur di antara unit-unit atau komponen-komponen yang berfungsi.
Suatu sistem ada karena dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan.
Kami berhubungan setiap hari dengan sistem telepon, sistem transportasi, sistem akuntansi, sistem kereta api, sistem produksi, dan selama lebih dari dua dekade, sistem komputer.
Demikian pula, kita berbicara tentang bisnis dan organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari departemen (sub sistem) yang saling terkait seperti produksi, penjualan, personalia, dan sistem informasi. Tak satu pun dari subsistem ini banyak digunakan sebagai unit tunggal yang independen. Namun, ketika mereka terkoordinasi dengan baik, perusahaan dapat berfungsi secara efektif dan menguntungkan.
Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang saling berinteraksi atau saling terkait yang bergabung bersama untuk mencapai tujuan bersama. Setiap komponen individu dari suatu sistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi bersama-sama bagian-bagian ini bekerja secara harmonis sehingga tujuan individu dan tujuan umum sistem diselaraskan.
Suatu sistem dapat menjadi bagian dari sistem yang lebih besar dan pada saat yang sama dapat memiliki sub-sistemnya sendiri. Sistem menerima input dan menawarkan output.
Pemrosesan berlangsung sesuai prosedur yang ditetapkan. Misalnya, sebuah universitas mewakili sub-sistem dari keseluruhan sistem pendidikan suatu negara. Subsistem ini memiliki subsistemnya sendiri, seperti sistem pengajaran, sistem perpustakaan, sistem ujian, dll. Sistem universitas memiliki tujuan yang jelas.
Sasaran individu dari sub-sistem, yaitu, sistem pengajaran, sistem perpustakaan, sistem ujian, dll. Mungkin berbeda tetapi harus sejalan dengan tujuan bersama dari sistem universitas secara keseluruhan. Tujuan bersama sistem universitas harus selaras dengan tujuan sistem pendidikan negara secara keseluruhan.
Ada kebutuhan untuk mengatur prosedur tidak hanya untuk pemrosesan tetapi juga untuk umpan balik dan kontrol, untuk fungsi sistem yang efektif.
Dunia di luar sistem disebut lingkungan. Sistem dapat dipandang sebagai sub sistem dari lingkungan. Misalnya, organisasi bisnis adalah suatu sistem yang berfungsi dalam kontur lingkungan yang dikenal sebagai masyarakat.
Lingkungan sangat mempengaruhi perilaku sistem dengan memaksakan berbagai kendala padanya seperti keterbatasan sumber daya keuangan; kekuatan kompetitif, kondisi pasar, dan faktor ekonomi – tetapi sistem tunggal jarang dapat memengaruhi perilaku lingkungannya.
Kami menggunakan logis, bukan batas fisik untuk memisahkan sistem dari sub-sistemnya atau dari lingkungannya. Batasan logis berubah dari waktu ke waktu dan berbeda dari satu sistem ke sistem lainnya.
Karakteristik Sistem:
- Setiap sistem terdiri dari sub-sistem yang pada gilirannya terdiri dari sub-sistem lainnya, masing-masing sub sistem dibatasi oleh batas-batasnya. Interkoneksi dan interaksi antara sub-sistem disebut sebagai antarmuka. Antarmuka terjadi pada batas dan berbentuk input dan output.
- Sebuah sub-sistem pada level terendah tidak boleh didefinisikan sebagai prosesor. Input dan output didefinisikan tetapi bukan proses transformasi. Sistem ini disebut sebagai kotak hitam.
- Suatu sistem menerima input dan menghasilkan output setelah mengubah input. Proses transformasi diatur. Dalam banyak sistem melalui kontrol umpan balik.
Kontrol umpan balik membutuhkan pengukuran keluaran yaitu, perbandingan keluaran dengan standar, menentukan apa yang harus diproduksi sistem dan mekanisme kontrol yang dapat menyebabkan proses sistem diubah sehingga membawa keluaran lebih dekat ke standar.
- Setiap sistem memiliki batas. Sistem berada di dalam batas dan lingkungan berada di luar batas.
Implikasi Konsep Sistem:
Studi tentang konsep sistem memiliki tiga implikasi dasar:
- Keterkaitan dan ketergantungan antar komponen harus ada.
- Sasaran organisasi secara keseluruhan memiliki prioritas yang lebih tinggi daripada sasaran sub-sistemnya. Misalnya, komputerisasi aplikasi personel harus sesuai dengan kebijakan organisasi tentang privasi, kerahasiaan, dan keamanan, serta membuat data yang dipilih (misalnya, penggajian) tersedia untuk divisi akuntansi berdasarkan permintaan.
- Suatu sistem harus dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Komponen Sistem:
1. Masukan:
Input meliputi mesin, tenaga kerja, bahan baku, uang, waktu, dll.
2. Prosesor:
Ini adalah elemen dari sistem yang melibatkan transformasi input aktual menjadi output. Ini adalah komponen operasional sistem. Prosesor dapat memodifikasi masukan seluruhnya atau sebagian, tergantung pada spesifikasi keluaran. Ini berarti bahwa ketika spesifikasi output berubah, pemrosesan juga berubah. Dalam beberapa kasus, input juga dimodifikasi untuk memungkinkan prosesor mengaktifkan transformasi.
3. Keluaran:
Ini adalah informasi dalam format yang tepat, disampaikan pada waktu dan tempat yang tepat kepada orang yang tepat.
4. Kontrol:
Ini termasuk memproses umpan balik dan mengambil tindakan yang diperlukan. Dalam sistem komputer, sistem operasi dan perangkat lunak yang menyertainya mempengaruhi perilaku sistem. Dalam analisis sistem, mengetahui sikap individu yang mengontrol area di mana komputer sedang dipertimbangkan dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan instalasi.
Dukungan manajemen diperlukan untuk mengamankan kontrol dan mendukung tujuan perubahan yang diusulkan.
5. Umpan balik:
Umpan balik adalah data tentang kinerja sistem. Umpan balik mengukur output terhadap standar dalam beberapa bentuk prosedur cybernetic yang mencakup komunikasi dan kontrol. Pada Gambar 13.2 informasi keluaran adalah umpan balik ke masukan dan informasi keluaran ke manajemen adalah umpan balik ke masukan dan ke manajemen (pengontrol) untuk pertimbangan.
Setelah keluaran dibandingkan dengan standar kinerja, perubahan dapat menghasilkan masukan atau pemrosesan dan konsekuensinya, keluaran. Umpan balik mungkin positif atau negatif, rutin atau informatif.
Dalam analisis sistem, umpan balik diimplementasikan dalam dua cara berbeda:
(a) Umpan balik negatif umumnya memberikan tindakan informasi kepada pengontrol.
(b) Umpan balik positif memperkuat kinerja sistem. Sifatnya rutin.
