Tujuan: Pedoman, Keuntungan dan Kesulitan!
Tujuan setiap organisasi sangat banyak. Bahkan tujuan utama perusahaan biasanya berlipat ganda. Pada berbagai tingkat organisasi juga banyak tujuan yang dikejar. Ada perasaan bahwa seorang manajer tidak dapat mengejar lebih banyak tujuan sekaligus. Biasanya dianggap bahwa jika lebih dari dua sampai lima tujuan dikejar daripada keefektifannya dapat diencerkan, tujuan kecil mungkin menjadi lebih penting dengan mengorbankan tujuan utama. Meskipun perasaan ini mungkin benar, tetapi sulit untuk menentukan jumlah pasti tujuan yang dapat dikejar oleh seorang manajer pada satu waktu. Harus dipastikan bahwa tujuan-tujuan utama tidak boleh merugikan tujuan-tujuan kecil.
Harus ada perbedaan antara tujuan dan hal-hal rutin. Setiap manajer harus memperhatikan sejumlah urusan rutin tetapi hal-hal ini seharusnya tidak menghabiskan lebih banyak waktunya. Kedua, perbedaan juga harus dibuat antara tujuan utama dan tujuan kecil. Sasaran minor ditangani pada tingkat manajemen yang lebih rendah dan ini tidak boleh diberi status sasaran utama.
Jumlah tujuan yang harus dikejar dapat bervariasi dari satu manajer ke manajer lainnya pada posisi yang berbeda tetapi angkanya harus sedemikian rupa sehingga setiap tujuan harus mendapatkan perhatian yang memadai. Beberapa tujuan mungkin harus ditangani oleh manajer sendiri dan beberapa mungkin didelegasikan kepada staf bawahan. Meskipun ada banyak tujuan tetapi mereka harus diberi perhatian sesuai kepentingannya.
Pedoman Menetapkan Tujuan:
Sebelum memulai proses penetapan tujuan perencana harus mempelajari kondisi yang berlaku di dalam dan di luar organisasi. Kekuatan dan kelemahan perhatian juga harus dipertimbangkan. Upaya harus dilakukan untuk memperbaiki tempat yang tidak efisien.
Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan saat merumuskan tujuan bisnis:
1. Mengklasifikasikan Tujuan:
Hal penting pertama yang harus dilakukan dalam menetapkan tujuan adalah terkait dengan klasifikasi tujuan. Tujuan diklasifikasikan menjadi dasar, luar biasa, utama atau turunan dll. Tujuan dasar sangat penting untuk saat ini. Tujuan yang luar biasa akan membutuhkan upaya lebih dari biasanya untuk pencapaiannya. Tujuan utama akan berhubungan dengan organisasi sementara tujuan turunan berkaitan dengan departemen, bagian atau individu. Tujuan utamanya adalah untuk mencapai tujuan organisasi dan semua tujuan lainnya akan berbaur menjadi tujuan utama.
2. Menentukan Bidang Tujuan:
Hal berikutnya dalam menetapkan tujuan adalah spesifikasi area tujuan yang akan ditetapkan. Bisnis dibagi menjadi area fungsional seperti produksi, pemasaran, personalia, keuangan, dll. Tujuan untuk setiap area ditetapkan secara berbeda. Tujuan ini ditetapkan sesuai dengan tujuan utama organisasi. Pembagian wilayah memungkinkan perencanaan dan pengendalian yang tepat.
3. Mengkoordinasikan Berbagai Tujuan:
Tujuan dari berbagai departemen ditetapkan secara terpisah. Tujuan dari berbagai departemen dikoordinasikan untuk merencanakan tujuan utama organisasi. Tujuan untuk faktor kunci diputuskan terlebih dahulu dan kemudian tujuan departemen lainnya ditetapkan. Faktor kunci di sini berarti faktor strategis. Keuangan mungkin menjadi faktor kunci dalam satu masalah, keluaran mungkin menjadi perhatian lain, bahan mungkin menjadi faktor ketiga, dll. Perencanaan faktor kunci penting karena tujuan lain akan bergantung padanya. Semua faktor harus dikoordinasikan untuk mencapai tujuan keseluruhan.
4. Tujuan Harus Realistis:
Tujuan harus realistis sehingga dapat dicapai oleh orang-orang dan sumber daya yang ada. Tujuan tersebut harus mempertimbangkan semua sumber daya yang tersedia jika tidak maka tidak akan realistis. Target yang terlalu tinggi akan mematahkan semangat karyawan karena tidak akan tercapai. Sasaran yang terlalu rendah di sisi lain, tidak akan mendorong karyawan untuk memberikan yang maksimal. Jadi, tujuan harus realistis dan masuk akal.
5. Kemungkinan Penyesuaian:
Seharusnya tidak ada kekakuan dalam tujuan karena ini didasarkan pada perkiraan masa depan. Setiap perubahan keadaan akan berdampak pada tujuan juga. Tujuan harus dimodifikasi ketika situasi menuntut. Objek produksi mungkin harus dimodifikasi jika bahan baku dari jenis tertentu tidak tersedia. Jadi, harus ada ruang untuk penyesuaian agar tujuan dapat dipraktikkan.
Keuntungan dari Laying Down Objectives:
Sasaran adalah target yang ingin dicapai oleh manajemen. Mereka tidak membantu satu atau dua fungsi tetapi semua fungsi difasilitasi oleh perumusan tujuan.
- Tujuan sangat membantu dalam menciptakan kesatuan dalam perencanaan. Departemen yang berbeda membuat rencana departemen mereka sendiri. Dengan tidak adanya tujuan bersama ada kemungkinan inkonsistensi atau kebingungan.
- Perumusan tujuan membantu dalam desentralisasi otoritas. Tujuan dari berbagai tingkat manajemen adalah tetap dan otoritas yang diperlukan perlu didelegasikan untuk mencapai target tersebut. Desentralisasi kewenangan akan melibatkan lebih banyak orang dalam proses pengambilan keputusan.
- Tujuan sangat membantu dalam melakukan kontrol atas berbagai aktivitas. Setiap departemen, bagian atau individu bertanggung jawab atas kinerjanya. Perbandingan standar dan kinerja aktual akan memungkinkan manajemen untuk menemukan titik lemah. Kontrol difasilitasi melalui penetapan tujuan.
- Penetapan tujuan merangsang motivasi pada individu. Ketika seseorang mengetahui tujuannya maka dia akan berusaha untuk mencapainya sedini mungkin. Kinerja berbagai individu meningkat melalui proses ini.
- Tujuan adalah inti dari perencanaan. Proses perencanaan tidak mungkin tanpa tujuan. Perencanaan dimulai dengan menetapkan tujuan. Ini adalah tujuan yang perencanaan dilakukan.
Kesulitan dalam Menetapkan Tujuan:
Meskipun tujuan bertindak sebagai pedoman untuk merancang berbagai rencana dan kebijakan, namun menetapkan tujuan adalah latihan yang sulit. Seseorang harus mendamaikan berbagai kepentingan sambil menetapkan tujuan.
Kesulitan-kesulitan berikut sering dihadapi untuk menetapkan tujuan:
1. Sulit Didefinisikan:
Tujuan harus ditetapkan untuk setiap area bisnis. Sangat mudah untuk menetapkan tujuan yang dapat diukur seperti target penjualan yang akan dicapai, barang yang akan diproduksi dalam periode tertentu, jumlah bahan baku yang akan diproduksi, dll. Jika tujuan tidak dapat diukur dengan uang atau kuantitas maka menjadi sulit untuk ditetapkan. mereka. Tujuan seperti kepuasan konsumen, hubungan industrial, moral karyawan, dll sulit untuk didefinisikan.
2. Sarana yang Sulit Direncanakan:
Masalah lain dalam tujuan adalah merancang cara yang cocok untuk mencapainya. Umumnya, tujuan ambisius ditetapkan. Mereka tidak terkait dengan ketersediaan sumber daya. Alih-alih meningkatkan efisiensi, mereka mungkin menjadi sumber frustrasi. Jika karyawan tidak mampu mencapai tujuan bahkan dengan lebih banyak usaha maka antusiasme mereka berkurang.
3. Sulit untuk Direkonsiliasi Tujuan:
Tujuan dari berbagai bidang terkadang bertentangan. Ini menjadi masalah untuk mendamaikan berbagai tujuan. Tujuan peningkatan produktivitas dapat dicapai dengan meningkatkan efisiensi pekerja. Para pekerja, di sisi lain, mungkin tidak menyukai sanksi disipliner yang dijatuhkan kepada mereka karena tidak memperbaiki pekerjaannya. Jadi, menjadi masalah untuk mendamaikan berbagai tujuan.
