Rencana anggaran barang dagangan, seperti namanya, adalah perkiraan kegiatan terkait barang dagangan tertentu yang dirancang untuk jangka waktu tertentu, katakanlah, satu tahun atau enam bulan. Di bawah rencana ini, alih-alih kendali fisik atas barang-barang, tekanan diberikan pada perencanaan keuangan mereka.
Rencana Anggaran Merchandise biasanya dibuat untuk satu musim dan kemudian dipecah menjadi periode yang lebih pendek seperti rencana bulanan & mingguan.
Dalam Rencana Anggaran barang dagangan yang efektif, pengecer memperkirakan dan merencanakan tentang lima variabel fundamental, yaitu, tingkat penjualan, tingkat stok, pembelian, pengurangan (penurunan harga), dan margin kotor.
1. Tujuan:
Tujuan utama memiliki rencana anggaran barang dagangan adalah pengecer ingin memiliki keseimbangan yang tepat antara:
(a) Apa yang akan dibayarkan kepada pemasok untuk pembelian barang dagangan dan membuatnya tersedia bagi pelanggan; dan
(b) Arus kas masuk yang akan masuk dalam bisnis dari penjualan ke pelanggan.
Meskipun dalam praktiknya, ada beberapa praktik akuntansi yang memungkinkan beberapa fleksibilitas (misalnya jangka waktu kredit yang diperpanjang atau opsi pembayaran yang mudah), keseimbangan ini sangat penting untuk menjaga likuiditas perusahaan. Untuk pencapaian yang efektif, catatan internal perusahaan, pengalaman tahun lalu harus dipertimbangkan dengan hati-hati daripada hanya mengandalkan data historis yang akan menyebabkan kesalahan sebelumnya terulang, termasuk peluang yang terlewatkan sebelumnya.
2. Komponen Rencana Anggaran Barang Dagangan:
Berbagai komponen rencana anggaran barang dagangan adalah sebagai berikut:
(1) Tingkat Penjualan dan Persediaan yang Direncanakan:
Merencanakan tingkat penjualan dan stok adalah langkah pertama dalam persiapan perkiraan penjualan untuk periode tertentu (katakanlah satu musim) dan untuk setiap bulan di musim tertentu yang diinginkan pengecer untuk menyiapkan rencana anggaran. Setelah itu, pengecer harus menentukan persediaan awal bulan (BOM) untuk menentukan tingkat perputaran persediaan yang diinginkan untuk setiap bulan pada musim yang diteliti.
Misalnya, rasio penjualan saham pengecer untuk bulan Februari adalah enam dan prediksi penjualan selama bulan Februari adalah Rs.80.000, maka stok BOM yang direncanakan adalah Rs.4,80.000.
Catatan: Untuk mengefektifkan penganggaran, selalu disarankan untuk menghitung Akhir Bulan (stok EOM), yang sama dengan stok BOM untuk bulan berikutnya. Jadi dalam hal ini, stok EOM pengecer untuk bulan Januari akan sama (Rs.4,80,000) dengan stok BOM bulan Februari.
(2) Perencanaan Pengurangan:
Merencanakan pengurangan adalah langkah ketiga dalam rencana anggaran barang dagangan yang melibatkan keputusan tentang penurunan harga, diskon karyawan, dan kekurangan. Mengurangi harga sangat penting karena tingkat pengurangan akan memiliki efek yang persis sama pada nilai saham dengan jumlah penjualan yang sama untuk periode tersebut. Penurunan harga digunakan untuk mendorong penjualan eceran yang menawarkan barang dagangan tertentu dengan harga kurang dari harga barang dagangan yang ditandai (harga normal).
Kekurangan hasil dari pencurian (di ritel dikenal sebagai shop lifting), penipuan akuntansi, pencurian vendor dan pencurian karyawan. Diskon karyawan juga diberikan oleh beberapa perusahaan ritel untuk membangun citra publik dan kesejahteraan karyawan dengan ekstra rabat dan mengajak mereka untuk membeli barang dagangan sebelum menawarkan kepada masyarakat umum dengan cara penjualan.
(3) Perencanaan Pembelian:
Setelah merencanakan tingkat penjualan dan stok, stok pembukaan (BOM), stok penutupan (EOM) dan pengurangan, langkah selanjutnya dalam rencana anggaran barang dagangan adalah merencanakan pembelian dalam Rupee.
Itu dihitung seperti di bawah ini:
Perencanaan Pembelian = Penjualan Terencana + Pengurangan Terencana + EOM – BOM
Misalnya, stok EOM yang direncanakan untuk bulan Februari adalah Rs 5, 60.000 dan pengurangan untuk bulan Februari diperkirakan sebesar Rs 10.000.
Oleh karena itu, pembelian terencana akan dihitung sebagai berikut:
Angka pembelian yang direncanakan biasanya didasarkan pada harga eceran daripada biaya. Untuk menentukan sumber daya keuangan yang diperlukan untuk pengadaan barang dagangan, pengecer harus menentukan pembelian yang direncanakan dengan harga pokok.
Kesenjangan yang mendasari antara pembelian terencana dengan biaya dan eceran menunjukkan tujuan mark up awal untuk barang dagangan yang sedang dipertimbangkan. Tujuan ini dicapai dengan menghitung jumlah biaya operasional yang dibutuhkan untuk mencapai estimasi volume penjualan, ekspektasi laba, dan menambahkannya dengan angka pengurangan. Karena itu,
Terkadang, istilah Open-to-Buy digunakan secara sinonim dengan pembelian terencana di mana perkiraan sesuai dengan hasil aktual.
(4) Merencanakan Margin Kotor dan Laba Operasi:
Margin kotor biasanya merupakan mark up awal yang disesuaikan dengan variasi harga, pengurangan, penyusutan, dan kekurangan stok lainnya. Kesenjangan antara marjin kotor dan biaya yang dibutuhkan untuk menciptakan penjualan akan berkontribusi pada laba atau laba bersih (yaitu laba sebelum pajak), tergantung pada praktik akuntansi pengecer dan tipisnya penganggaran barang dagangan.
3. Evaluasi Rencana Anggaran Barang Dagangan:
Rencana anggaran barang dagangan digunakan oleh pengecer untuk menentukan berapa banyak uang yang dialokasikan setiap bulan untuk kategori barang dagangan tertentu, dengan mempertimbangkan perkiraan penjualan perusahaan, perputaran persediaan, dan margin keuntungan.
Setelah mengembangkan rencana anggaran barang dagangan, pengecer membeli inventaris untuk musim yang akan datang sebelumnya dan saat musim tiba, pengecer menjual barang dagangan tersebut. Setelah musim penjualan, pengecer harus menentukan seberapa sebenarnya kinerja kategori terhadap rencana yang diramalkan. Jika turnover aktual dan GMROI lebih besar dari yang diramalkan, maka kinerja lebih baik dari ekspektasi retail dan sebaliknya.
Mengevaluasi rencana anggaran barang dagangan bertujuan untuk menyeimbangkan arus keluar uang (untuk persediaan) dan arus masuk (diterima dari pelanggan dengan menjual barang dagangan) untuk tahun keuangan berikutnya atau musim yang akan datang. Apakah perlu pre-order untuk beberapa stok atau
budget yang disediakan cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, dapat ditentukan melalui evaluasi saja.
Masalah berikut harus dijawab untuk mengevaluasi kinerja pengecer:
(i) Mengapa kinerjanya lebih baik/tidak sesuai harapan?
(ii) Apakah ada perbedaan besar antara rencana yang diramalkan dan yang sebenarnya? Apakah penyimpangan seperti itu berada di bawah kendali dan pengetahuan ritel?
(iii) Apakah pengecer menanggapi dengan cepat permintaan yang ditandai dengan mengumumkan penjualan atau dengan pembelian tambahan?
(iv) Apa alasan penyimpangan? Apakah itu bagian dari lingkungan eksternal atau internal pengecer?
