Pengecer di seluruh dunia biasanya menggunakan dua jenis sistem pembelian:
(i) Sistem pembelian barang dagangan pokok
(ii) Sistem pembelian merchandise fashion
Peramalan penjualan, yang penting untuk semua jenis produk, bersifat langsung dalam kasus sistem pembelian barang dagangan pokok, tetapi lebih rumit untuk mereka yang memiliki barang mode dan musiman.
Sistem pembelian yang efisien memastikan keseimbangan antara penjualan, tingkat stok, kuantitas yang dipesan, dan memperhitungkan pengaruh ketersediaan barang dagangan. Ada beberapa langkah dalam proses pembelian, yang jika diikuti secara sistematis akan memastikan keberhasilan ritel.
Sistem pembelian secara signifikan memengaruhi faktor-faktor ini:
1.Volume Penjualan:
Menyediakan barang dagangan yang tepat dengan kualitas yang tepat dengan harga yang tepat dan di tempat yang tepat.
2. Margin kotor:
Sistem pembelian tidak hanya memengaruhi harga (biaya) barang dagangan, tetapi juga kebijakan penetapan harga dan besarnya markup.
3. Penurunan harga:
Sistem pembelian memengaruhi penurunan harga karena mengatur jumlah, waktu tunggu, harga, dan jenis barang dagangan yang dipesan.
4. Tingkat Stok:
Sistem pembelian berdampak pada saldo persediaan (inventory in stock). Selanjutnya, sistem pembelian menyeimbangkan tingkat persediaan untuk mencapai target penjualan yang tinggi dengan tingkat persediaan yang rendah.
Berikut adalah langkah-langkah dalam proses pembelian yang khas:
1. Sistem Pembelian Barang Pokok:
Barang dagangan pokok terdiri dari barang-barang yang secara teratur dibeli, dipajang dan dijual oleh pengecer. Untuk toko kelontong, barang dagangan pokoknya adalah roti, mentega, susu, garam, telur, tisu, dan sebagainya. Demikian pula, sebagian besar barang dagangan di toko olahraga dan pusat perbaikan rumah adalah kebutuhan pokok.
Untuk department store, barang kebutuhan pokok adalah rol kamera, pin stapler, pulpen, buku catatan, tas kerja, barang hadiah, dan barang rumah tangga.
Alasan di balik peramalan permintaan barang dagangan pokok dengan mudah adalah karena ini adalah barang-barang yang digunakan sehari-hari/biasa dan tidak dipengaruhi oleh musim dan faktor lainnya. Pengecer dapat dengan mudah memprediksi jumlah yang dibutuhkan untuk barang-barang ini. Biasanya untuk tujuan ini, pengecer menyiapkan ‘daftar stok dasar’ yang dengan jelas menguraikan tingkat inventaris, ukuran, warna, model, kemasan, wewangian, dan sebagainya untuk berbagai barang kebutuhan pokok.
Berikut ciri-ciri sistem pembelian kebutuhan pokok:
(i) Metode yang mudah dan lugas
(ii) Dapat memprediksi permintaan dengan mudah
(iii) Memberikan prakiraan yang akurat secara komparatif
(iv) Mudah dikelola
(v) Penyesuaian yang diperlukan dapat dilakukan untuk memastikan ketersediaan stok
(vi) Pemantau dan pengukuran menyajikan penjualan untuk barang-barang di tingkat SKU
(vii) Memandu urutan pemesanan untuk re-stocking barang dagangan
Mempertahankan stok cadangan dalam sistem barang dagangan pokok:
Cadangan stok, umumnya dikenal sebagai ‘safety stock’ atau ‘buffer stock’ atau ‘tidak untuk penggunaan umum’ adalah stok yang disimpan untuk pesanan yang tidak beralasan dengan tujuan untuk menghindari situasi ‘kehabisan stok’.
Ukuran stok cadangan tergantung pada faktor-faktor berikut:
(i) Ukuran ketersediaan produk, yang diinginkan pengecer
(ii) Waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh barang dagangan
(iii) Kecepatan pemasok dan ketersediaan produk
(iv) Fluktuasi permintaan konsumen – semakin tinggi fluktuasi, semakin banyak cadangannya
(v) Ketersediaan dana
(vi) Tingkat pemesanan ulang pengecer
2. Sistem Pembelian Merchandise Fashion:
Merchandise fashion terdiri dari barang-barang yang biasanya memiliki permintaan yang tidak dapat diprediksi dan catatan penjualan yang terbatas. Peramalan permintaan seperti yang telah dibahas sebelumnya, dengan tidak adanya riwayat penjualan untuk unit penyimpanan toko (SKU) mode tertentu menjadi sulit.
Alasan di balik ini adalah bahwa barang-barang ini memiliki penjualan siklis dan menjadi sangat mudah ketinggalan zaman dengan perubahan selera dan preferensi pelanggan, suka dan tidak suka. Oleh karena itu, untuk beberapa musim, permintaan barang dagangan tersebut tinggi, menjadi usang untuk sementara dan kemudian kembali menjadi mode hari ini.
Misalnya, ‘Yoga dan meditasi’ yang merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan orang India sebelum tahun tujuh puluhan, digantikan oleh pusat kebugaran, spa, dan kesehatan, telah kembali memasuki kehidupan orang India dan menjadi populer di kalangan anak muda juga.
Berikut adalah ciri-ciri merchandise Fashion:
(i) Permintaan yang tidak dapat diprediksi dan tidak stabil
(ii) Tidak ada/riwayat penjualan terbatas (catatan)
(iii) Relatif sulit untuk meramalkan penjualan
Merchandise Musiman:
Ini terdiri dari barang-barang yang berubah dari musim ke musim tetapi memiliki permintaan yang relatif baik selama periode waktu yang tidak berurutan. Barang-barang seperti pendingin ruangan, pendingin gurun, AC, sweater, payung memiliki permintaan yang sangat baik selama satu musim setiap tahunnya.
Karena sebagian besar penjualan barang semacam itu terjadi pada waktu yang sama setiap tahun, maka menjadi mudah untuk memperkirakan permintaan. Selanjutnya, catatan penjualan tahun-tahun sebelumnya mungkin berguna untuk memprediksi permintaan dan karenanya, pendapatan penjualan.
