Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Rapat yang Valid. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti Rapat yang Sah 2. Syarat-Syarat Rapat yang Sah.
Arti Rapat yang Sah:
Pertemuan pribadi dapat dari sudut pandang keaslian, diklasifikasikan menjadi valid dan tidak valid. Keputusan yang diambil pada rapat yang sah mengikat anggota asosiasi atau komite atau subkomite karena kasusnya dapat hadir atau tidak dalam rapat atau setuju atau tidak setuju dengan keputusan tersebut.
Tindakan harus diambil sesuai dengan keputusan dan keputusan dapat dikenakan pada anggota. Jika keputusan itu sendiri salah atau melawan hukum dan untuk itu jika ada hukuman pada pembuat keputusan, mereka tidak bisa lepas dari hukuman. Tetapi seorang anggota pembuat keputusan, yang tidak setuju dengan mayoritas dapat melepaskan diri dari tanggung jawab pribadi jika dia telah membuat catatan perbedaan pendapat.
Keputusan yang diambil dalam rapat yang tidak sah tidak mengikat meskipun mayoritas substansial atau semua anggota telah setuju dengan keputusan tersebut. Misalnya, sekalipun semua anggota perseroan telah mengesahkan suatu perbuatan perseroan yang tidak diperbolehkan oleh klausula objek dalam Memorandum of Association perseroan, perbuatan itu tidak sah.
Rapat dapat menjadi tidak valid dengan berbagai cara. Tanggung jawab utamanya adalah sekretaris untuk memastikan bahwa rapat menjadi sah. Anggota lain (bahkan direktur perusahaan) bergantung padanya dalam hal ini.
Syarat-syarat Rapat yang Sah:
Bagaimana pertemuan menjadi sah?
Suatu rapat sah asalkan semua syarat rapat yang sah ada.
Secara garis besar, syarat-syarat itu dibagi menjadi tiga kelompok:
(1) Rapat harus diselenggarakan atau dipanggil dengan baik,
(2) Rapat harus disusun dengan baik dan benar
(3) Rapat diselenggarakan dengan baik.
Perlu dicatat bahwa keputusan-keputusan tersebut bersifat mengikat asalkan rapat tersebut sah dan selain itu keputusan tersebut telah diambil dengan benar. Keputusan yang diambil secara tidak benar pada rapat yang sah tidak dapat dilaksanakan. Selanjutnya, berita acara yang berisi keputusan harus dibuat dan dikonfirmasi jika tidak sulit untuk menegakkan keputusan, jika ditentang.
(A) Rapat harus Diselenggarakan atau Dipanggil dengan Benar :
Suatu pertemuan dikatakan diselenggarakan atau dipanggil dengan benar ketika kondisi berikut terpenuhi:
(1) Pemberitahuan yang berisi semua rincian yang diperlukan, telah dikirimkan kepada setiap orang yang berhak menghadiri rapat.
Detailnya adalah:
(a) Tanggal, waktu dan tempat pertemuan;
(b) Agenda atau hal-hal yang akan dibicarakan dalam rapat secara berurutan;
(c) Tanggal pemberitahuan;
(d) Tanda tangan dari orang yang berkompeten yang memanggil rapat;
(d) Informasi tambahan , jika ada (misalnya, catatan penjelasan untuk bisnis khusus yang disyaratkan dalam pemberitahuan rapat umum tahunan suatu perusahaan);
(e) Lampiran apa pun yang harus dikirim (misalnya, salinan perhitungan akhir bersama dengan pengumuman rapat umum tahunan).
(2) Pemberitahuan dikirimkan Pada Waktu Yang Tepat:
Ada aturan khusus sehubungan dengan waktu yang tepat itu. Misalnya, pemberitahuan untuk rapat anggota suatu perusahaan harus dikirim setidaknya dua puluh satu hari sebelum rapat.
(3) Pemberitahuan dikirim ke alamat tercatat dari orang yang berhak menerima pemberitahuan. Pemberitahuan dapat dikirim melalui pos biasa. Dalam kasus luar biasa, pemberitahuan dapat diberikan melalui telepon. Pemberitahuan dapat dikirim melalui kurir.
(B) Rapat harus diselenggarakan dengan baik :
Rapat diadakan dengan baik atau rapat sah dan berwenang untuk mengambil keputusan jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
(1) Kuorum atau jumlah minimum orang yang dipersyaratkan harus hadir secara pribadi. Kuorum sebaiknya terus hadir.
(2) Harus ada Ketua yang dipilih secara sah dalam rapat atau sudah dipilih. Dia harus orang yang kompeten untuk menjadi Ketua.
(C) Rapat harus Diselenggarakan Dengan Baik :
(1) Tata tertib dan tata cara penyelenggaraan rapat dipatuhi. Aturan-aturan itu mungkin undang-undang, organisasi, adat atau konvensional atau kombinasi dari mereka.
(2) Catatan harus dibuat secara terus-menerus dan benar (oleh sekretaris) sehingga sidang atau berita acara dapat disiapkan untuk pembuktian.
Harus diingat bahwa sekretaris harus membuat catatan tentang persidangan, menyiapkan berita acara berdasarkan catatan tersebut dan mendapatkan berita acara yang kemudian dikonfirmasi oleh Ketua. Setelah itu secara virtual pertemuan yang sah selesai.
