Artikel yang disebutkan di bawah ini memberikan gambaran umum tentang Tugas Sekretaris Perusahaan Terkait dengan Saham.
Umum:
Salah satu tugas utama Sekretaris Perusahaan adalah menangani urusan yang berkaitan dengan saham. Perusahaan yang dibatasi oleh saham memiliki modal saham. Ini berarti bahwa seluruh modal dibagi menjadi beberapa bagian yang sama, masing-masing disebut bagian.
Promotor suatu perusahaan adalah pemegang saham pertama dan kemudian pemegang saham lainnya bergabung dengan perusahaan dengan membeli saham. Orang yang berniat mengajukan saham dan dia menjadi pemegang saham ketika saham dibagikan kepadanya.
Setiap pemegang saham berhak:
(a) Untuk mendapatkan Surat Saham sebagai bukti kepemilikan sahamnya dan
(b) Untuk memasukkan namanya ke dalam Daftar Anggota sehingga ia menjadi anggota. ‘Selanjutnya pemegang saham dapat mengalihkan sahamnya kepada orang lain atau saham tersebut dapat dialihkan kepada orang lain karena hukum.
Menurut Undang-Undang Perusahaan, Dewan Direksi diberdayakan oleh Anggaran untuk memutuskan penjatahan, pengalihan dan pengalihan saham. Saham perusahaan publik dapat dipindahtangankan secara bebas sedangkan saham perusahaan swasta dapat dipindahtangankan berdasarkan batasan sebagaimana disebutkan dalam Anggaran Dasar perusahaan.
Suatu perseroan dalam Anggaran Dasarnya mengatur tata cara penjatahan, pemindahan dan pemindahan saham. Tabel A menyediakan prosedur model. Sekretaris Perusahaan yang paham prosedur membantu Direksi dalam proses penjatahan, pengalihan dan pengalihan saham.
Peruntukan:
Seseorang yang bermaksud untuk membeli saham suatu perseroan harus mengajukan permohonan tertulis dalam bentuk yang telah ditentukan yang disediakan oleh perseroan, bersama dengan uang permohonan baik yang meliputi seluruh nilai saham atau sebagian atau bersama-sama dengan premi bila dikehendaki oleh perseroan, dalam dalam hal perusahaan publik yang dimiliki secara luas, formulir permohonan saham dilampirkan pada Prospektus.
Yang dimaksud dengan penjatahan adalah penerimaan permintaan saham oleh Direksi dengan mengeluarkan keputusan dalam rapat Direksi. Companies Act membuat ketentuan untuk penjatahan saham.
Ada tiga situasi berbeda di mana penjatahan dilakukan dan Sekretaris Perusahaan harus bertindak sesuai dengan itu. (I) Ketika sebuah perusahaan baru dipromosikan dan saham diterbitkan atau ditawarkan untuk dijual maka ketika dan ketika aplikasi bersama dengan uang aplikasi masuk, Sekretaris Perusahaan harus melakukan hal berikut:
(a) Membuat catatan kronologis (yaitu, tanggal dan waktu) dari aplikasi dan mengirimkan uang ke bank yang dijadwalkan.
(b) Membantu Direksi dalam tindakan penjatahan. Jika permohonan saham yang diterima kurang dari jumlah saham yang ditawarkan untuk dijual maka tidak ada masalah dan semua pemohon akan mendapatkan saham yang dibagikan kepada mereka. Tetapi masalah muncul ketika lebih banyak aplikasi datang.
Kemudian Sekretaris akan melakukan, atas nama Direksi, pembagian yang dapat dilakukan dengan salah satu dari tiga cara berikut sebagaimana disebutkan dalam Anggaran Dasar perusahaan: Mereka adalah:
(i) Dasar Prioritas:
Saham akan dibagikan kepada para pemohon yang telah mengajukan saham terlebih dahulu, menurut urutan kronologis sebagaimana dicatat,
(ii) Dasar Pro-Rata:
Tidak selalu dapat dibenarkan bahwa saham harus dialokasikan berdasarkan prioritas. Dan penjatahan dilakukan secara pro rata. Misalkan, aplikasi telah diterima dua kali jumlah saham yang ditawarkan untuk dijual. Kemudian setiap pemohon akan mendapatkan setengah dari saham yang diajukan olehnya diterima dan saham dibagikan sesuai dan setengah sisanya ditolak.
(iii) Dasar Lotre:
Permohonan ditarik secara acak dari jumlah total permohonan yang dicampur secara menyeluruh, penarikan tersebut akan berlanjut sampai semua saham yang tersedia dialokasikan dan permohonan yang tersisa akan ditolak. Dari ketiga sistem tersebut, yang kedua adalah yang terbaik.
Perlu dicatat bahwa penjatahan saham tidak dapat dilakukan:
(i) Sebelum Langganan Minimum diterima dalam hal perusahaan publik yang dimiliki secara luas (Bag. 69) dan
(ii) Kecuali sebelum setidaknya tiga hari Pernyataan pengganti Prospektus telah diajukan (menunjukkan daftar penjatahan) kepada Panitera Perusahaan dalam hal perusahaan publik yang dipegang erat (Bag. 70).
(c) Atas permintaan Direksi, Sekretaris Perusahaan harus (i) menerbitkan Surat Penjatahan kepada semua pemohon yang sahamnya telah dibagikan, meminta mereka untuk membayar uang jatah dalam waktu yang ditentukan atau (ii) mengeluarkan Surat Penyesalan kepada para pemohon saham yang permohonannya ditolak. Bersama dengan surat penyesalan, cek akan dikirimkan sebagai pengembalian uang permohonan.
(d) Dalam waktu 3 bulan sejak tanggal penjatahan saham, surat saham (Lihat 84, 113) yang memuat nama para pemegang saham, jumlah dan nilai saham yang dimiliki, nomor seri surat, tanggal pengeluaran, cap umum perusahaan dan tanda tangan dari sekurang-kurangnya dua Direktur dan Sekretaris sendiri, jika ada, harus disiapkan untuk pengiriman dan nama pemegang saham dengan semua perincian lainnya harus dimasukkan ke dalam Daftar Anggota (Sec 150).
Setiap perusahaan harus memelihara Daftar Anggota, dengan indeks nama abjad, yang memiliki sekitar 20 kolom yang menunjukkan nama dan deskripsi masing-masing anggota, no. saham yang dimiliki, tanggal pembayaran uang, catatan transfer saham, jika ada, dll.
Daftar terpisah harus dipertahankan untuk pemegang saham di luar negeri. Sekretaris Perusahaan menyiapkan dan memelihara Daftar Anggota. Nama pemegang saham tidak akan dimasukkan ke dalam Daftar Anggota jika waran saham dikeluarkan kepadanya sebagai pengganti surat saham.
(e) Sekretaris Perusahaan, sebagai pejabat perusahaan dan bertanggung jawab dalam proses, bertanggung jawab secara pribadi dan dihukum jika terjadi pembagian saham yang tidak sah.
Penjatahan tidak teratur terjadi dalam banyak cara:
(i) Jika penjatahan dilakukan sebelum penyerahan Pernyataan pengganti Prospektus kepada Panitera dalam hal perusahaan publik yang dipegang erat.
(ii) Jika penjatahan dibuat, dalam hal perusahaan publik yang dimiliki secara luas, sebelum jumlah minimum langganan dinaikkan. Atau
(iii) Sebelum hari kelima sejak tanggal Prospektus diterbitkan kepada masyarakat sedangkan menghitung hari libur tidak dihitung.
(f) Setelah penjatahan selesai, Sekretaris Perusahaan harus menyampaikan, dalam waktu 30 hari setelah penjatahan, Pengembalian penjatahan kepada Panitera Perusahaan (Bag. 75).
(2) Ketika Perusahaan Yang Ada Menerbitkan Saham HMETD:
Jika suatu perseroan yang sudah ada, setelah dua tahun sejak pembentukannya atau setelah satu tahun sejak tanggal penjatahan pertama saham, ingin menambah modal baru dengan menawarkan untuk menjual saham baru dari saham yang belum dikeluarkan, maka saham itu harus ditawarkan terlebih dahulu. kepada pemegang saham yang ada secara pro rata (Bag 81.)
Saham tersebut disebut Saham HMETD,
(a) Sekretaris Perusahaan harus mengirimkan surat kepada semua pemegang saham yang membuat penawaran tersebut dengan mengharapkan jawaban dalam waktu 15 hari,
(b) Beberapa pemegang saham dapat mengirimkan Surat Penerimaan sementara yang lain dapat mengirimkan Surat Pengunduran Diri. Ini berarti beberapa pemegang saham menerima tawaran itu sementara yang lain menolak atau menolaknya. Mereka yang setuju harus membayar saham tersebut. Oleh karena itu, Sekretaris Perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk penjatahan saham kepada kelompok pemegang saham lama dan mengatur pengeluaran saham yang ditolak kepada publik luar.
(3) Ketika Perusahaan Lama Menerbitkan Saham Bonus:
Anggota perusahaan dengan mengeluarkan keputusan dapat mengubah cadangan perusahaan menjadi modal saham yang dibagi menjadi saham. Saham semacam itu disebut Saham Bonus. Saham tersebut ditawarkan kepada pemegang saham yang ada secara pro rata berdasarkan kepemilikan saham mereka.
Para pemegang saham tidak perlu membayar apapun untuk saham tersebut atau mereka tidak dapat melepaskan saham tersebut. Adalah tugas Sekretaris Perusahaan untuk mengirimkan pemberitahuan yang diperlukan kepada semua pemegang saham dan membuat perubahan yang diperlukan dalam Daftar Anggota. Sertifikat saham baru akan dikeluarkan untuk saham tambahan.
Transfer:
Merupakan hak yang melekat pada pemegang saham untuk mengalihkan sahamnya kepada orang lain secara bebas dalam hal perusahaan publik dan di bawah pembatasan dalam hal perusahaan tertutup sebagaimana ditentukan dalam Anggaran Dasarnya. Undang-Undang Perusahaan memberikan pedoman untuk mentransfer saham (Lihat 108 hingga 113). Peraturan 19 sampai 24 dari Tabel A memberikan model prosedur.
Menurut Undang-undang, pemegang saham atau pihak yang mengalihkan harus memperoleh Akta Pengalihan Saham atau Alat Pengalihan Saham (yang dapat dibeli di pasar) yang disahkan oleh pegawai negeri, di mana pemegang saham sebagai pihak yang mengalihkan harus membuat pengesahan atas saham tersebut dalam mendukung penerima transfer dan menandatangani namanya di atas materai yang diperlukan.
Pengalih harus menyerahkan surat saham beserta instrumennya kepada penerima pengalihan dan mengambil uang dari penerima pengalihan dengan pertimbangan. Penerima pengalihan akan mengirimkan dokumen-dokumen ini ke perusahaan untuk penerimaan dan tindakan lain yang diperlukan.
Setelah menerima dokumen-dokumen ini, tugas sekretaris perusahaan adalah:
(a) Untuk memeriksa dan memverifikasi kebenaran instrumen dan keaslian surat saham. Dia akan menerbitkan Tanda Terima Transfer kepada penerima transfer.
(b) Untuk menulis surat kepada masing-masing pihak yang mentransfer dan penerima transfer, yang disebut ‘pemberitahuan pengajuan transfer’, mengundang keberatan atas transfer, jika ada. Ini sangat penting terutama ketika saham membusuk dibayar penuh.
(c) Jika tidak ada keberatan yang diterima dalam waktu dua minggu sejak pengiriman pemberitahuan di atas, hal tersebut akan diajukan oleh Sekretaris Perusahaan pada rapat Direksi berikutnya untuk persetujuan atau penolakan pengalihan. Biasanya, ketidaksetujuan tidak dilakukan kecuali ada alasan kuat untuk kepentingan perusahaan.
(d) Dalam waktu dua bulan sejak persetujuan, Sekretaris Perusahaan akan menerbitkan surat saham baru kepada penerima pengalihan sebagai pengganti Bukti Pengalihan, menghapus nama penerima pengalihan dari Daftar Anggota dan memasukkan nama penerima pengalihan di dalamnya. Alih-alih menerbitkan sertifikat saham baru, sertifikat lama yang disahkan oleh pihak yang mengalihkan dapat diberikan kepada penerima pengalihan.
Beberapa komplikasi mungkin timbul dalam proses penerbitan surat saham:
(i) Ketika semua saham yang disebutkan dalam surat saham dipindahkan, tidak ada masalah. Tetapi masalah muncul ketika beberapa saham dari semua (katakanlah 5 dari 10) yang disebutkan dalam sertifikat ditransfer oleh pihak yang mengalihkan dan mempertahankan sisanya. Dalam hal ini dua surat saham harus disiapkan oleh Sekretaris Perusahaan, satu untuk yang mengalihkan (untuk 5 saham) dan yang lainnya untuk yang menerima pengalihan (untuk 5 saham),
(ii) Ketika seorang pengalih ingin mengalihkan sahamnya kepada pemegang bersama, timbul masalah. Saham perusahaan tidak dapat dialokasikan untuk pertama kalinya kepada pemegang bersama tetapi saham dapat ditransfer ke pemegang bersama. Dalam kasus terakhir, perusahaan mengakui nama depan sebagai anggota. Sekretaris Perusahaan harus melakukan pencatatan yang diperlukan untuk menjaga pandangan ini.
Sebuah perusahaan dapat menunjuk Komite Transfer yang terdiri dari beberapa Direktur dan Sekretaris. Dalam hal ini, persetujuan pemindahan harus dilakukan oleh Komite. Perusahaan dapat memelihara Daftar Transfer dan Sekretaris Perusahaan harus membuat entri yang diperlukan di dalamnya.
Tidak ada transfer yang dapat dilakukan selama Daftar Anggota tetap ditutup (tidak lebih dari 45 hari dalam setahun dan tidak lebih dari 30 hari dalam satu waktu). Penutupan tersebut umumnya diperlukan pada saat rapat umum tahunan untuk mendapatkan daftar akhir anggota yang akan mendapatkan dividen.’
(e) Terkadang modal pinjaman dapat ditransfer ke modal saham. Misalnya, surat utang dilunasi dengan saham atau pinjaman yang diberikan oleh lembaga keuangan publik diubah menjadi modal ekuitas atas perintah Pemerintah Pusat. Transfer semacam itu adalah urusan yang sama sekali berbeda yang terdiri dari proses akuntansi yang rumit dan merupakan kasus penjatahan baru. Sekretaris Perusahaan harus bekerja sama dengan departemen akuntansi.
(f) Pengalihan jenis lain terjadi ketika waran saham ditukar dengan surat saham dan sebaliknya. Dalam kasus pertama Sekretaris Perusahaan harus memasukkan nama penerima pengalihan lagi dalam Daftar Anggota dan dalam kasus terakhir nama pihak yang mengalihkan dihapus dari Daftar Anggota tetapi tidak ada nama baru yang dimasukkan. Dalam setiap kasus, persetujuan Dewan Direksi harus diperoleh.
(g) Dalam Perusahaan Pemerintah, saham sering dipegang oleh Pemerintah Pusat atas nama Presiden India dan juga atas nama beberapa pejabat yang bertanggung jawab baik dari Pemerintah Pusat atau Pemerintah Batu Tulis. Dengan pergantian Presiden atau pejabat, perubahan harus dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan dalam Daftar Anggota.
Penularan:
Pemindahan saham berarti pemindahan saham karena Undang-undang. Misalnya, ketika seorang pemegang saham meninggal dunia, sahamnya dialihkan kepada ahli warisnya. Ahli waris dapat memegang saham atas namanya sendiri atau sebelum itu ia dapat mengalihkan saham tersebut kepada orang lain.
Ketika seorang kreditur, karena tidak dapat menerima pembayaran dari debiturnya, memulai suatu perkara dan mendapat penetapan atas harta kekayaan debitur termasuk sebagian saham yang dimiliki oleh debitur, terjadilah suatu perkara pewarisan. Companies Act tidak menyediakan Bagian khusus untuk Transmisi saham. Tapi Tabel A memberikan Peraturan 25 sampai 28 untuk hal yang sama.
Sekretaris Perusahaan memiliki tugas-tugas yang harus dilakukan sehubungan dengan pengalihan saham:
(a) Untuk memeriksa semua dokumen hukum dan bukti-bukti sehubungan dengan tuntutan yang dibuat oleh penerima pengalihan. Dalam hal pewarisan, surat wasiat wasiat (yaitu, salinan surat wasiat yang disahkan oleh Pengadilan) dari pemegang saham yang telah meninggal yang memberi hak kepada ahli waris atas saham tersebut akan dituntut. Jika tidak ada surat wasiat maka Surat Administrasi harus diterima dari orang yang mengklaim transmisi.
(b) Sekretaris Perusahaan harus mendapatkan persetujuan transmisi dari Direksi. Direksi memiliki wewenang untuk menolak pengalihan saham tetapi biasanya tidak dapat menolak pengalihan karena demi hukum.
(c) Setelah itu Sekretaris Perusahaan harus mengambil semua langkah lain, seperti dalam hal pengalihan, sehubungan dengan penerbitan surat saham baru dan perubahan yang diperlukan dalam Daftar Anggota. Perlu dicatat bahwa aturan mengenai transfer dan transmisi, saham juga berlaku untuk surat utang.
