Apa itu Siklus Hutang Dagang (AP)?
Siklus Hutang Dagang, juga dikenal sebagai ‘Procure to Pay’ atau ‘siklus P2P, adalah serangkaian proses yang melibatkan departemen pembelian dan pembayaran perusahaan dan melakukan semua aktivitas yang diperlukan mulai dari melakukan pemesanan hingga pemasok membeli barang dan melakukan pembayaran akhir kepada pemasok .
tautan atribusi
Setiap bisnis memiliki dua siklus Bisnis utamaSiklus Bisnis UtamaSiklus bisnis mengacu pada fase pertumbuhan dan penurunan ekonomi yang bergantian.baca lebih lanjut – siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
- Siklus PendapatanSiklus PendapatanSiklus pendapatan mendefinisikan dan memelihara proses untuk menyelesaikan proses akuntansi untuk mencatat pendapatan yang dihasilkan dari layanan atau produk, yang meliputi proses akuntansi pelacakan dan pencatatan transaksi dari awal hingga akhir pengiriman pesanan.baca lebih lanjut mencakup penjualan, pemasaran, hubungan pelanggan, pengumpulan pendapatan, dll.
- Siklus Pengeluaran mencakup pembelian, pembayaran pemasok, biaya produksi, upah, gaji, dll. Siklus hutang dagang merupakan bagian penting dari siklus pengeluaran.
Berikut adalah langkah- langkah yang termasuk dalam Siklus Hutang Dagang –
- Penentuan Barang Yang Dibutuhkan
- Proses pengadaan
- Cari Pemasok
- Proposal permintaan
- Tinjau Menerima Kutipan
- Perundingan
- Pesanan PembelianPesanan PembelianPesanan Pembelian (PO) berfungsi sebagai dokumen hukum antara pembeli dan penjual, di mana pembeli mengirimkan kontrak ini yang merinci barang dan jasa, tanggal pengiriman, ketentuan pembayaran sesuai kontrak, dll.baca lebih lanjut
- Konfirmasi Pemasok
- Tugas Pemasok
- Atas Keberhasilan Pengiriman Barang
- Entri Faktur
- Pembayaran
Mari kita bahas ini secara rinci –
Langkah-langkah yang Termasuk dalam Siklus Hutang Dagang
Siklus Hutang Dagang adalah serangkaian proses yang berbeda di perusahaan yang melibatkan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk pembelian produk mulai dari menempatkan pesanan barang ke pemasok, kemudian membeli dan menerima pengiriman barang dan akhirnya melakukan pembayaran jatuh tempo akhir. kepada pemasok terhadap hal yang sama.
Berikut adalah langkah-langkah yang termasuk dalam siklus procure-to-pay:
#1 – Penentuan Barang yang Dibutuhkan
Pembelian dilakukan berdasarkan stok yang dibutuhkan oleh bagian produksi perusahaan. Manajer produksi mengidentifikasi persediaan yang dibutuhkan dan memberi tahu departemen pembelian.
#2 – Departemen Pembelian memulai Proses Pengadaan
Setelah mendapatkan persetujuan permintaan persediaan dari produksi, departemen pembelian akan memeriksa apakah beberapa pesanan serupa telah dilakukan; jika tidak, dokumen pesanan pembelian baru dibuat.
#3 – Cari Pemasok
Menemukan pemasok adalah pekerjaan rumit yang mencakup berbagai faktor seperti lokalitas, kemudahan transportasi, kebijakan kredit, niat baik. Niat baikDalam akuntansi, niat baik adalah aset tidak berwujud yang dihasilkan saat satu perusahaan membeli perusahaan lain dengan harga yang lebih besar daripada jumlah harga perusahaan. aset bersih teridentifikasi pada saat akuisisi. Ini ditentukan dengan mengurangkan nilai wajar aset bersih perusahaan yang dapat diidentifikasi dari total harga pembelian. Baca lebih lanjut tentang pemasok dan produknya, hubungan masa lalu dengan perusahaan, dan banyak lagi. Namun, perusahaan lebih memilih transaksi dengan pemasok yang telah dicoba dan diuji. Dalam kasus lain, pemasok potensial dipilih secara lokal, nasional, atau internasional menggunakan portal bisnis-ke-bisnis online (seperti Alibaba.com), rujukan, dll.
#4- Permintaan Proposal
Setelah memilih beberapa calon pemasok, sebuah dokumen resmi dikirimkan untuk menerima kutipan dari barang-barang tersebut. Pemasok mengirimkan proposal, termasuk tarif dan kualitas produk, dan meminta perusahaan untuk berbisnis dengan mereka. Dokumen tersebut disebut sebagai permintaan proposal (RFP).
#5 – Tinjau Menerima Kutipan
Perusahaan meninjau kutipan dari pemasok yang berbeda dan menyaring pemasok yang dapat memenuhi persyaratan perusahaan. Perusahaan menginformasikan pemasok terpilih tentang minatnya dalam membuat kesepakatan pembelian.
#6 – Perusahaan memulai Proses Negosiasi
Negosiasi adalah proses yang sibuk dan terkadang memakan waktu. Pembeli meminta penjual untuk menurunkan tarifnya, menawarkan kebijakan kredit liberal, dan ketentuan negosiasi dasar lainnya seperti diskon, kualitas produk, biaya pengiriman, pengiriman, dan persyaratan asuransi. Proses negosiasi melakukan penyaringan, dan perusahaan telah mengidentifikasi pemasok terbaik.
#7 – Pesanan Pembelian
Saat menyetujui pemasok yang diinginkan, perusahaan memberinya pesanan dengan mengirimkan dokumen pesanan pembelian resmi. Ini menegaskan pemasok tentang persyaratan perusahaan dan batas waktu pengiriman produk atau layanan.
#8 – Konfirmasi Pemasok
Perjanjian dimulai ketika pemasok setuju untuk menjual produknya sesuai syarat dan ketentuan yang diminta. Pemasok harus mengirimkan konfirmasi penerimaan secara tertulis melalui pos atau email.
# 9 – Tugas Pemasok
Pemasok harus menyiapkan barang dan mengirimkannya mengikuti tenggat waktu secara ketat dan memberi tahu perusahaan tentang perkembangan pesanan. Pemberitahuan harus dikirim ketika barang siap dikirim dan pemberitahuan pengiriman, termasuk dokumen yang sah yang menyebutkan deskripsi barang, berat atau satuan, tanggal pengiriman, lokasi, dll.
#10 – Pemeriksaan Barang yang Dikirim
Proses inspeksi dimulai, yang mencakup pemeriksaan kualitas dan kuantitas. Bagian pembelian memeriksa apakah barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan pembelian.
#11 – Entri Faktur
Pada inspeksi yang berhasil, jika semuanya sesuai, departemen pembelian mengirimkan persetujuan ke departemen hutang dagang untuk memulai proses pembayaran. Departemen hutang membuat catatan faktur, yang berisi semua spesifikasi tentang pembayaran seperti tanggal akhir dan tanggal akhir dengan diskon, jumlah penggantian, dan detail resmi lainnya.
#12 – Pembayaran
Setelah setiap pemeriksaan yang diperlukan, departemen hutang memulai pembayaran ke pemasok sebagian atau seluruhnya sesuai norma perusahaan. Ada berbagai cara untuk melakukan pembayaran kepada pemasok seperti:
- Pembayaran tunai
- Cek pembayaran (atau instrumen yang dapat dinegosiasikan lainnya Instrumen yang dapat dinegosiasikan Instrumen yang dapat dinegosiasikan mengacu pada dokumen tertulis yang dapat ditransfer dan ditandatangani di mana pembayar menjamin atau berjanji untuk membayar jumlah tertentu pada tanggal tertentu di masa mendatang atau sesuai permintaan kepada penerima pembayaran atau pembawa. Ini termasuk surat wesel , delivery order, promissory note, customer receipt, etc.baca selanjutnya)
- Transfer pihak ketiga online
- Pembayaran kartu kredit
- Pembayaran dalam dolar atau mata uang asing lainnya (umumnya berlaku dalam transaksi impor);
- Pembayaran barter, yaitu membayar sebagian barang dan/atau jasa terhadap barang dan/atau jasa yang diterima pemasok.
Dokumen Relevan yang Terlibat dalam Siklus AP
Berikut ini adalah dokumen-dokumen penting yang disertakan dalam siklus pengadaan hingga pembayaran:
#1 – Pesanan Pembelian
Departemen pembelian perusahaan menghasilkan pesanan barang yang dibutuhkan dan mengirimkannya ke vendor. Rincian pesanan vendor tentang barang beserta jumlahnya. Ini juga menentukan tanggal pengiriman barang.
#2 – Menerima Laporan
Setelah barang dikirim, manajemen memeriksa kiriman dan memeriksa kualitas, kuantitas, dan aspek penting lainnya. Setelah inspeksi penuh, itu membuat laporan terperinci yang disebut menerima laporan.
#3 – Faktur Vendor
Dokumen tersebut adalah kontrak hukum di mana vendor merinci barang, tarif per unit, jumlah total, dan jumlah kena pajak yang sesuai. Ini juga menentukan kebijakan kredit dan tanggal akhir pembayaran.
Artikel yang Direkomendasikan
Artikel ini telah menjadi panduan untuk Siklus Hutang. Di sini kita membahas 12 langkah teratas dari siklus P2P, termasuk dokumentasi yang diperlukan. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang pembiayaan dari artikel berikut –
- Definisi Hutang Gaji
- Buku Besar Hutang Usaha
- Entri Jurnal Hutang Usaha
- Hutang Usaha vs Hutang Wesel
- Kompensasi yang Ditangguhkan
