Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Rutinitas. Setelah membaca artikel ini belajar tentang: 1. Pengertian Rutin 2. Ciri-Ciri Rutin 3. Pentingnya Rutin 4. Beberapa Pekerjaan Rutin Khas Seorang Sekretaris.
Arti Rutin:
Perencanaan diperlukan untuk setiap jenis pekerjaan. Perencanaan berarti pra-pemikiran.
Analisis perencanaan:
Apa yang harus dilakukan?
Mengapa harus dilakukan?
Bagaimana cara melakukannya?
Oleh siapa harus dilakukan?
Kapan harus dilakukan?
Di mana harus dilakukan?
Jawaban untuk setiap pertanyaan harus diperoleh terlebih dahulu dan kemudian suatu tindakan harus dicoba. Setelah rencana datang prosedur.
Setiap pekerjaan memiliki prosedur tersendiri untuk dilakukan. Rutinitas adalah rangkaian prosedur yang teratur. Kata “kursus” mencakup arti rangkaian tindakan. Oleh karena itu, rutinitas memiliki serangkaian tindakan di dalamnya.
Rutin memiliki dua aspek:
(a) Tindakan, satu demi satu dalam urutan prioritas dan
(b) Faktor waktu untuk setiap tindakan.
Sejumlah rutin membuat sistem yang memberikan gambaran total dari beberapa aktivitas. Jika kita melihat pekerjaan kantor apa pun, kita menemukan kedua aspeknya. Misalnya, penanganan surat masuk. Tindakan komponennya adalah: Menerima surat, membukanya, memeriksa isinya, memberi stempel tanggal, menyortir, mendistribusikan, dan menyimpan jejak.
Setiap langkah memiliki caranya masing-masing dan jika caranya benar maka waktu yang digunakan menjadi minimum. Rutinitas ini merupakan bagian dari keseluruhan sistem korespondensi. Tidak hanya pekerjaan yang harus dilakukan begitu saja, itu harus dilakukan dengan benar, tepat waktu dan efisien. Ini dimungkinkan jika ada rutinitas yang tepat. Di kantor di mana kondisi kerja menguntungkan, peralatan tersedia, pengawasan dan kontrol tersedia dan personel yang tepat dipekerjakan, rutinitas menjadi efektif. Mempersiapkan rutinitas untuk setiap bagian pekerjaan di kantor adalah fungsi dari organisasi kantor.
Karakteristik Rutinitas:
(1) Pekerjaan rutin terdiri dari beberapa atau serangkaian langkah. Begitu sebuah langkah diketahui, itu harus diulang dengan cara yang sama setiap saat dan oleh setiap orang yang melakukan pekerjaan itu.
(2) Rutinitas harus dirumuskan atau dipersiapkan. Dibutuhkan lebih banyak waktu untuk mempersiapkan rutinitas ketika kantor baru disiapkan. Pengalaman organisasi serupa lainnya memiliki nilai yang besar.
(3) Rutin memiliki tujuan dan setiap langkah akan berkontribusi pada pemenuhan tujuan tersebut.
(4) Semua tahapan harus memiliki korelasi dan urutan waktu yang pasti.
(5) Tidak boleh ada duplikasi pekerjaan dan tidak boleh ada tumpang tindih atau kesenjangan.
(6) Aturan harus dibingkai untuk mencapai rutinitas.
Pentingnya Rutinitas:
Pentingnya rutinitas kantor memang luar biasa.
Jika suatu rutinitas dipersiapkan dengan baik dan diikuti maka keuntungan-keuntungan berikut dapat dinikmati:
(1) Kinerja sesuai dengan standar tetap:
Standar memiliki empat aspek:
(a) Kuantitas—beberapa kualitas pekerjaan yang diinginkan harus dilakukan,
(b) Kualitas—kinerja harus memiliki kualitas yang diharapkan,
(c) Waktu—kinerja harus sesuai dengan waktu yang ditentukan,
(d) Biaya—biaya tidak boleh melebihi manfaat.
(2) Ada Kontrol yang Lebih Baik:
Jika ada rutinitas, staf pengawas lebih mudah melakukan kontrol. Seorang penyelia harus memeriksa apakah rutinitas itu diikuti atau tidak.
(3) Aliran Kerja yang Lebih Baik:
Administrasi perkantoran yang efisien berarti melihat adanya kelancaran arus kerja dan output yang maksimal. Jika setiap orang mengikuti rutinitas, akan ada alur kerja yang lebih baik asalkan tidak ada halangan atau halangan yang menghalangi (Lihat di bawah).
Bagaimana Pekerjaan Rutin Terhambat?
Ada empat unsur dalam proses melaksanakan pekerjaan rutin yaitu:
(a) Cara melakukan suatu pekerjaan,
b.Peralatan yang akan digunakan
(c) Personil,
(d) Kondisi kerja.
Jika ada kesalahan di salah satu elemen, pekerjaan rutin terhambat.
Hambatan atau Kesalahan terjadi dengan cara berikut:
(a) Metode terbaik dalam melakukan suatu pekerjaan mungkin tidak diketahui atau mungkin tidak diketahui oleh personel,
(b) Mungkin ada kekurangan persediaan formulir, alat tulis, mesin atau alat apa pun, dll., yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Mesin mungkin rusak. Mungkin tidak ada perawatan mesin yang tepat. Bahan tertentu atau suku cadang mesin tidak tersedia,
(c) Mungkin ada kekurangan personel yang tepat. Cacatnya ada pada sistem perekrutan. Mungkin ada kurangnya pelatihan personel. Personil mungkin tidak serius atau penuh perhatian. Mereka mungkin tidak teratur atau mungkin membuang-buang waktu dengan bergosip. Secara tidak langsung berarti kurangnya pengawasan dan kontrol yang tepat,
(d) Kondisi kerja mungkin tidak kondusif atau tidak mendukung untuk bekerja. Kurangnya penerangan, listrik padam, gangguan dari luar, dll, adalah beberapa penyebabnya,
(e) Mungkin ada tata letak yang salah.
Bagaimana Hambatan Dapat Diatasi?
Hambatan kelancaran pekerjaan rutin dapat diatasi dengan perencanaan dan pengendalian pekerjaan kantor yang tepat. Sekretaris sebagai ketua pelaksana memiliki tanggung jawab yang besar dalam hal ini. Untuk tujuan ini, berbagai jenis ‘bagan rutin’ atau ‘bagan alur’ atau ‘bagan operasi’ disiapkan. Ini hanyalah diagram yang dengannya seseorang dapat dengan mudah memahami langkah apa yang harus diikuti secara berurutan untuk melakukan suatu pekerjaan.
Ada berbagai teknik pembuatan grafik seperti ‘peta leher’, ‘peta isometrik’, dll. Yang utama adalah harus ada studi dan penelitian menyeluruh tentang metode kantor. Organisasi besar mampu memiliki departemen terpisah untuk studi O&M. O&M adalah singkatan dari Organization and Methods.
Setiap bagian dari pekerjaan melewati beberapa tahap berturut-turut dan ini diungkapkan oleh beberapa simbol dalam Bagan Alir. Sebagai contoh:
Namun harus dicatat bahwa setiap jenis pekerjaan tidak dapat digunakan kembali. Rutinitas disiapkan untuk fungsi-fungsi yang bersifat berulang. Pada saat darurat rutinitas tidak berjalan.
Beberapa Pekerjaan Rutin Khas Seorang Sekretaris:
Ada beberapa pekerjaan rutin khas yang harus dilakukan sekretaris secara teratur di kantor. Pekerjaan-pekerjaan seperti yang dijelaskan di bawah ini umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris pribadi atau bahkan oleh sekretaris kantor dan bukan oleh seorang sekretaris jenderal. Seorang sekretaris, bagaimanapun, dapat menyelesaikan pekerjaan ini oleh sekretaris pribadinya atau oleh sekretaris kantor.
(A) Menangani Telepon atau Panggilan:
Penggunaan telepon merupakan fitur yang umum di sebuah kantor, baik untuk komunikasi internal maupun eksternal. Sebuah kantor besar memiliki sistem telepon internal sendiri baik dengan koneksi PBX atau PAX atau inter-com. sistem. Pada keyboard pertukaran telepon internal ada operator jika ada sistem pertukaran manual, yang menangani papan tombol. Itu adalah bagian mekanis dari keseluruhan operasi.
Menangani telepon sebenarnya berarti menjalin kontak dan melakukan percakapan. Banyak panggilan datang dari luar dan sejumlah besar panggilan juga keluar untuk orang luar. Pada saat yang sama sejumlah besar koneksi internal diperlukan dari departemen ke departemen. Ini adalah pekerjaan yang luar biasa bagi kantor yang sibuk untuk memberikan peluang maksimal dari koneksi eksternal dan internal semacam itu.
Ada panggilan pribadi masuk dan keluar dari anggota staf. Ini harus diminimalkan karena dapat menghambat panggilan resmi. Sebuah kantor besar mungkin memiliki sejumlah jalur eksternal dan juga jalur langsung dari kamar-kamar eksekutif penting. Ada jalur khusus yang dihadiri bahkan setelah jam kantor untuk keadaan darurat.
Tugas Sekretaris Pribadi:
Seorang sekretaris pribadi menghadiri panggilan telepon atas nama bosnya terlebih dahulu. Dia harus memiliki pengetahuan penuh tentang operasi telepon. Dia harus mengetahui berbagai jenis layanan yang diberikan oleh departemen telepon serta aturan dan prosedur untuk berbagai jenis panggilan — lokal, tol, trunk, fonogram, dll. Kantor besar mungkin juga memiliki koneksi teleks atau mungkin ada tele -layanan printer (TPM atau Tele-printer Message) di dalam organisasi.
Seorang sekretaris pribadi harus memelihara buku telepon untuk mencatat pesan yang diterima atau pesan yang dikirim oleh bos. Buku telepon berisi kolom-kolom keterangan lengkap tentang pihak dari siapa dan kepada siapa pesan diterima atau dikirim.
Seorang sekretaris pribadi juga harus mengetahui seni berbicara melalui telepon. Pendekatannya harus sopan, suaranya harus jelas dan dia akan mengamati semua adab, misalnya mengucapkan selamat pagi atau ‘namaskar’ di awal atau selamat tinggal atau ‘namaskar’ di akhir.
Dia mungkin harus menghadapi banyak panggilan telepon, baik masuk atau keluar , tetapi dia tidak akan terganggu atau jengkel. Dia harus menyadari bahwa perilakunya pada akhirnya berdampak pada bos. Seorang sekretaris pribadi biasanya menyiapkan daftar nomor telepon yang sering dimintai koneksi oleh bosnya.
(B) Menangani Penelepon:
Seorang sekretaris adalah petugas penghubung dan begitu banyak orang mengunjunginya setiap hari. Sebuah kantor besar memiliki resepsionis yang menerima penelepon terlebih dahulu dan kemudian mengirimkannya ke departemen atau orang masing-masing. Terkadang izin dari eksekutif tertentu diperlukan sebelum mengizinkan penelepon masuk ke dalam kantor. Di kantor kecil penelepon bisa langsung mendekati sekretaris. Penelepon yang datang ke eksekutif besar atau direktur harus mendekati sekretaris pribadinya.
Ada empat jenis penelepon yang datang ke kantor setiap hari:
(1) Mereka yang memiliki janji sebelumnya. Tidaklah sulit untuk menangani penelepon seperti itu asalkan mereka datang tepat waktu. Sekretaris pribadi hanya mengizinkannya untuk bertemu dengan bosnya atau mungkin memintanya untuk menunggu sebentar jika bosnya sedang sibuk.
(2) Mereka yang memanggil tanpa janji terlebih dahulu. Tetapi jika orang seperti itu dikenal di kantor dan bahkan mungkin sangat penting bagi organisasi, dia diterima dan sekretaris mencoba menghubungi bos.
(3) Mereka yang sering datang tetapi tidak ada urusan yang pasti. Misalnya, perwakilan penjualan dari pemasok yang berbeda. Sekretaris akan menanganinya sesuai keinginan bos. Sekretaris akan berbicara dengan atasannya melalui telepon untuk meminta petunjuk.
(4) Orang tak dikenal yang datang dengan santai atau untuk suatu pertanyaan. Sekretaris akan menanganinya secara pribadi dan memintanya untuk datang sesudahnya dengan janji temu sebelumnya. Apa pun sifat penelepon dan apa pun teknik penanganannya, sekretaris harus bersikap sangat sopan dan tidak pernah menyakiti perasaan pengunjung.
(C) Membuat Janji Temu:
Pekerjaan rutin sekretaris pribadi lainnya adalah membuat janji temu antara atasannya dan orang lain. Yang lainnya termasuk orang luar maupun anggota organisasi atau staf. Janji lagi terdiri dari dua jenis—orang luar yang ingin membuat janji atau bos yang ingin membuat janji.
Janji temu lokal dilakukan melalui telepon, tetapi untuk orang-orang di tempat lain, janji temu ditetapkan umumnya melalui korespondensi atau bahkan melalui telepon atau teleks. Sekretaris harus membuat buku harian untuk semua janji temu dan harus mengingatkan bosnya setiap hari tentang janji temu.
