Tujuan utama dari perencanaan pemasaran adalah untuk meningkatkan efektivitas manajerial. “Perencanaan pemasaran adalah tentang prosedur manajemen yang paling penting” seperti yang dikemukakan oleh Prof. David J. Rachman dari City University of New York.
Perencanaan tidak lebih dari pendekatan formal atau sistematis bagi manajemen untuk mempertimbangkan kemungkinan alternatif dan pilihan yang dihadapinya. Dalam beberapa tahun terakhir, perencanaan telah menjadi lebih formal dan prosedur yang mapan. Prosedur perencanaan yang menyediakan teknik harus menikmati karakteristik berikut.
Ini telah diberikan oleh Mr. Edward J. Green, Presiden, Planning Dynamics Incorporation, dan Pittsburgh, Pennsylvania, USA:
1. Ini sederhana:
Proses perencanaan atau prosedur yang direncanakan harus sederhana. Perusahaan harus mengembangkan proses paling sederhana yang responsif terhadap kebutuhan perusahaan. Program yang direncanakan berhasil, hanya manajer rata-rata yang mampu menggunakannya terlepas dari tekanan pekerjaan sehari-hari dan tidak adanya pelatihan intensif. Adalah salah untuk percaya bahwa pil yang dikutip gula menghasilkan hasil instan.
Dengan latar belakang bahwa perencanaan modern telah berubah menjadi kompleks dan kompetitif, proses perencanaan tetap perlu dibuat sederhana. Namun, terlalu banyak kesederhanaan tidak boleh merusak proses menghasilkan hasil.
2. Praktis:
Proses perencanaan diharapkan bersifat praktis. Setiap proses perencanaan dinilai praktis ketika setiap manajer merasa diuntungkan dengan partisipasi dalam program tersebut. Jika kemungkinan besar hanya menguntungkan bos dan bos besar di tingkat yang lebih tinggi, para junior sering kali enggan mematuhinya diikuti dengan kebencian yang tidak diinginkan.
Oleh karena itu, adalah suatu keharusan untuk membuat proses perencanaan menjadi praktis. Untuk membuat perencanaan yang bermanfaat bagi rata-rata manajer, manajer pemasaran harus mengembangkan proses praktis dan harus menyediakan informasi latar belakang, pelatihan, dan bantuan teknis.
3. Selektif dan adaptif:
Proses perencanaan harus sangat selektif dan dapat disesuaikan sehingga semua manajer tercakup. Kelayakan partisipasi seperti itu tidak boleh memaksa peserta untuk menggunakannya lebih dari apa yang dia butuhkan khususnya di wilayahnya sehingga bidang perencanaan yang berbeda dari masing-masing manajer dikoordinasikan dan dikonsolidasikan.
4. Fleksibel:
Proses perencanaan harus sangat fleksibel sehingga memungkinkan untuk mengubah setiap bagian perencanaan dengan mudah dengan biaya paling sedikit, jika terjadi sesuatu yang memerlukan perubahan. Namun, atas nama perubahan, rencana dan proses perencanaan memberikan standar fleksibilitas minimum ini, tidak akan responsif terhadap kebutuhan dinamis dunia bisnis modern. Komputerisasi proses perencanaan merupakan langkah yang baik ke arah ini.
5. Tepatnya:
Perencanaan masa depan harus tepat dalam hal tujuan dan sasaran meskipun banyak ketidaktepatan berlaku. Faktanya, ada banyak hal di masa depan yang tidak dapat diprediksi dengan akurat dan semakin banyak perusahaan melampaui semakin kurang akuratnya masa depan yang jauh.
Meskipun ada tiga cara untuk mengungkapkan hasil yang diharapkan yaitu, cara umum, spesifik dan terukur secara dinamis, yang terakhir lebih baik daripada dua cara lainnya. Cara ekspresi yang dikuantifikasi secara dinamis memungkinkan untuk menyatakannya secara tepat sehingga dapat dikenali dengan mudah masalahnya; ini memfasilitasi identifikasi, deteksi, dan pengukuran kemungkinan penyimpangan yang mudah dan cepat.
6. Memiliki informasi yang dapat dipercaya:
Perencanaan yang baik membutuhkan masukan kontinuitas dari informasi yang andal. Estimasi masa depan bukanlah ramalan atau prediksi tetapi hipotesis sementara mengenai perkembangan penting di masa depan yang mungkin terjadi yang tidak dapat diprediksi dengan akurat.
Perencana perlu memiliki ‘umpan balik’ informasi yang berkelanjutan sehingga ia merevisi dan menyempurnakan perkiraan setiap kali ada penyimpangan yang signifikan.
7. Mensintesis dan menyinkronkan:
Proses perencanaan diharapkan dapat membantu, dalam mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua jenis rencana dan perencanaan jangka pendek dan panjang, logistik, strategis dan keuangan perusahaan dan non-keuangan. Di setiap area fungsional, harus ada sinkronisasi dan sintesis fungsi yang sempurna; di bidang pemasaran, berlaku untuk wilayah pasar produk perekrutan dan pelatihan personel periklanan dan sejenisnya.
Jika tidak mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua sub-fungsi di area, perusahaan membayar harga tinggi untuk waktu, tenaga, kebingungan, penolakan, kebencian dan frustrasi.
8. Memotivasi:
Proses perencanaan agar efektif membutuhkan partisipasi yang cerdas dan antusias dari personel manajerial. Ini mendorong orang untuk berpartisipasi asalkan mereka termotivasi.
Setiap proses perencanaan yang dirancang dan diimplementasikan dengan baik dapat meningkatkan moral karyawan karena, proses tersebut memberikan setidaknya empat faktor motivasi terkuat:
- Ini memberi mereka rasa partisipasi efektif yang nyata dalam merencanakan nasib masa depan mereka sendiri.
- Ini mengurangi ketakutan dengan mengubah yang tidak diketahui menjadi diketahui.
- Ini memberikan arah dan keamanan untuk posisi mereka dalam organisasi dan
- Ini mengembangkan kebanggaan pakaian karena mereka milik sebuah organisasi yang tahu di mana itu dan di mana ia akan pergi dan bagaimana cara mencapainya.
9. Memiliki kertas kerja minimum:
Proses perencanaan yang efektif adalah proses yang menyelesaikan pekerjaan dengan pekerjaan kertas paling sedikit. Perencanaan manajer tidak harus melakukan semua perencanaan secara tertulis. Langkah seperti itu berarti jumlah minimum dokumen-hubungan industrial yang lebih baik dan komunikasi kelompok yang lebih baik.
Pekerjaan menulis dapat dikurangi seminimal mungkin dengan mengikuti diskusi dan pembuatan garis besar; berikan informasi yang diperlukan – jangan buka semuanya; menghindari duplikasi informasi dengan memberikan informasi umum dari sumber yang sama.
10. Memiliki arah:
Untuk mendapatkan hasil yang terbaik, harus ada direktur jasa perencana yang tidak melakukan perencanaan tetapi mengawasi bagaimana cara kerjanya dan bagaimana cara kerjanya. Dia harus menjadi spesialis perencanaan.
Untuk memastikan kinerja yang sukses, kualifikasi spesialis semacam itu dapat berupa – kepribadian yang terintegrasi dengan kecerdasan, kreativitas dan penilaian yang baik, menikmati keterampilan komunikasi yang sangat baik, memiliki pelatihan dalam konsep – prinsip teknik dan praktik perencanaan. Di atas semua itu, dia harus memiliki waktu luang, bebas dari tekanan dan tanggung jawab yang mengganggu sehingga dia dapat mengabdikan seluruh waktunya untuk perencanaan yang berhasil.
