Store-Keeping: Arti. Jenis. Tujuan Fungsi dan Cara Kerja Store

Store-Keeping: Arti, Jenis, Tujuan Fungsi dan Cara Kerja Store!

Arti:

Setelah menyelesaikan prosedur pembelian, aspek penting berikutnya dari manajemen bahan adalah penyimpanan.

Gudang adalah bangunan yang disediakan untuk mengawetkan bahan, toko, dan barang jadi. Penanggung jawab toko disebut penjaga toko atau manajer toko. Organisasi departemen toko bergantung pada ukuran dan tata letak pabrik, sifat bahan yang disimpan dan frekuensi pembelian serta pengeluaran bahan.

Menurut Alford dan Beatty “penyimpanan adalah aspek kontrol material yang berkaitan dengan penyimpanan fisik barang.” Dengan kata lain, storekeeping berkaitan dengan seni mengawetkan bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi di toko.

Jenis:

Toko mungkin terpusat atau terdesentralisasi. Penyimpanan terpusat berarti satu toko untuk seluruh organisasi, sedangkan penyimpanan terdesentralisasi berarti toko kecil independen yang terhubung ke berbagai departemen. Penyimpanan terpusat memastikan tata letak dan kontrol toko yang lebih baik, penggunaan ruang penyimpanan yang ekonomis, staf yang lebih sedikit, penghematan biaya penyimpanan dan penunjukan ahli untuk menangani masalah penyimpanan. Ini lebih lanjut memastikan pemeriksaan stok terus menerus.

Itu menderita kelemahan tertentu juga. Ini mengarah pada biaya penanganan material yang lebih tinggi, keterlambatan dalam mengeluarkan material ke departemen masing-masing, paparan material terhadap risiko kebakaran dan kerugian kecelakaan adalah kesulitan praktis dalam mengelola toko besar.

Di sisi lain, toko terdesentralisasi melibatkan biaya dan waktu yang lebih sedikit dalam memindahkan bahan berukuran besar ke departemen yang jauh dan sangat membantu dalam menghindari kepadatan di toko pusat. Namun, hal ini juga memiliki kelemahan tertentu yaitu, keseragaman dalam kebijakan penyimpanan barang tidak dapat dicapai di bawah penyimpanan yang terdesentralisasi, dibutuhkan lebih banyak staf dan ahli mungkin tidak ditunjuk.

Tujuan penyimpanan:

Berikut ini adalah tujuan utama dari sistem penyimpanan yang efisien:

1. Untuk memastikan pasokan bahan dan toko yang tidak terputus tanpa penundaan ke berbagai departemen produksi dan layanan organisasi.
2. Untuk mencegah overstocking dan understocking material,
3. Untuk melindungi bahan dari pencurian, pencurian, kebakaran dan risiko lainnya.
4. Untuk meminimalkan biaya penyimpanan.
5. Untuk memastikan kontrol yang tepat dan terus menerus atas bahan.
6. Untuk memastikan pemanfaatan ruang penyimpanan yang tersedia secara paling efektif dan pekerja yang terlibat dalam proses penyimpanan.

Fungsi Penyimpanan:

Berdasarkan objek di atas, fungsi yang dilakukan oleh departemen toko diuraikan di bawah ini:

1. Menerbitkan permintaan pembelian ke Departemen Pembelian saat dan ketika kebutuhan akan bahan di toko muncul.
2. Menerima bahan yang dibeli dari departemen pembelian dan mengkonfirmasi kualitas dan kuantitasnya dengan pesanan pembelian.
3. Menyimpan dan mengawetkan material di tempat yang tepat dan nyaman sehingga barang dapat dengan mudah ditemukan.
4. Menyimpan bahan sedemikian rupa untuk meminimalkan terjadinya risiko dan mencegah kerugian akibat penanganan penyimpanan yang cacat.
5. Menerbitkan bahan ke berbagai departemen terhadap slip permintaan bahan yang disahkan oleh kepala departemen masing-masing.
6. Melakukan sistem kontrol inventaris yang tepat, mengambil inventaris fisik semua toko secara berkala dan juga memelihara catatan inventaris yang tepat.
7. Memberikan informasi lengkap tentang ketersediaan bahan dan barang, dll., kapan pun diperlukan dengan memelihara catatan toko yang benar dengan bantuan kartu bin dan buku besar toko, dll.

Bekerja di toko:

Ada empat bagian dalam proses penyimpanan yaitu.

(a) Bagian penerimaan,

(b) Bagian Penyimpanan,

(c) bagian Akuntansi, dan

(d) Bagian masalah.

Ini dijelaskan sebagai berikut:

(a) Bagian Penerimaan:

Ada empat jenis persediaan yang diterima oleh toko yaitu, (i) bahan baku, (ii) toko dan perlengkapan, (iii) peralatan dan perlengkapan, (iv) barang dalam proses atau barang setengah jadi.

Prosedur berikut diikuti dalam menerima persediaan ini:

(i) Menerima bahan-bahan yang masuk ini di toko-toko.

(ii) Pengecekan dan pemeriksaan bahan-bahan yang masuk dan gudang-gudang dll.

(iii) Mencatat bahan yang masuk ke dalam buku penerimaan barang.

(iv) Mempersiapkan dan meneruskan barang dalam catatan ke bagian pembelian.

(v) Menginformasikan departemen pembelian tentang barang yang rusak dan cacat serta kelebihan atau kekurangan pasokan, dll. bersama dengan formulir penolakan dan catatan.

(vi) Mengembalikan barang yang rusak atau cacat kepada pemasok sesuai dengan instruksi dari departemen pembelian.

(vii) Meneruskan bahan-bahan tersebut ke masing-masing toko dan lokasi di mana bahan-bahan tersebut akan disimpan atau diawetkan.

(b) Bagian Penyimpanan:

Ruang penyimpanan harus ditempatkan di tempat yang nyaman dan sesuai. Itu harus memiliki fasilitas yang cukup untuk menyimpan bahan dengan benar yaitu. tempat sampah, rak dan rak, dll. Mungkin ada satu ruang penyimpanan dalam kasus organisasi kecil, tetapi masalah skala besar dapat memiliki ruang stok yang berbeda atau ganda selain toko umum atau utama.

Ruang stok yang terpisah dapat digunakan untuk kelas persediaan yang berbeda. Bahan tersebut harus disimpan sedemikian rupa untuk melindunginya dari risiko kerusakan, kehancuran, dan segala bentuk kehilangan. Setiap artikel harus memiliki tanda pengenal yaitu, cap, emboss, warna, kode dan lukisan dll. Risiko ini sangat berguna dalam menemukan atau mengidentifikasi artikel di toko.

(c) Bagian Akuntansi:

Bagian ini berkaitan dengan menyimpan catatan yang tepat sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran bahan. Tugas utama bagian ini adalah melakukan proses pengendalian persediaan.

(d) Bagian Masalah:

Bahan-bahan tersebut harus diterbitkan ke departemen masing-masing pada saat menerima slip permintaan yang sah. Entri harus dibuat segera pada kartu tempat sampah yang dilampirkan dengan tempat sampah dari mana bahan telah dikeluarkan.

Kartu bin berisi informasi berharga sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran bahan, yang sangat membantu dalam menjalankan sistem pengendalian inventaris. Kartu-kartu ini selanjutnya membantu dalam menentukan berbagai tingkat bahan yaitu, tingkat maksimum, minimum, dan pemesanan ulang.