Mari kita melakukan studi mendalam tentang sifat, fitur, dan fungsi proses manajemen!
Sifat Proses Manajemen:
Manajemen adalah suatu proses yang menyatukan sumber daya manusia dan material yang langka dan memotivasi orang untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen bukanlah tindakan satu kali tetapi serangkaian kegiatan yang saling terkait secara terus-menerus. Jumlah total dari kegiatan ini dikenal sebagai proses manajemen. Ini terdiri dari serangkaian operasi atau fungsi yang saling terkait yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang diinginkan. Proses adalah cara sistematis untuk melakukan sesuatu. Ini berkaitan dengan konversi input menjadi output. Analisis proses manajemen akan memungkinkan kita untuk mengetahui fungsi-fungsi yang dilakukan manajer.
Fitur Proses Manajemen:
Proses manajemen ditandai oleh fitur-fitur berikut:
1. Proses Sosial:
Seluruh proses manajemen dianggap sebagai proses sosial karena keberhasilan semua upaya organisasi tergantung pada kemauan kerjasama orang. Manajer memandu, mengarahkan, mempengaruhi, dan mengendalikan tindakan orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bahkan orang di luar organisasi dipengaruhi oleh tindakan manajer.
2. Proses Berkelanjutan:
Proses pengelolaan berlangsung dan berkesinambungan. Manajer terus mengambil satu atau fungsi lainnya. Siklus manajemen berulang-ulang, setiap fungsi manajerial dipandang sebagai sub-proses dari proses manajemen total.
3. Universal:
Fungsi manajemen bersifat universal dalam arti bahwa seorang manajer harus melaksanakannya terlepas dari ukuran dan sifat organisasi. Setiap manajer melakukan fungsi yang sama terlepas dari pangkat atau posisinya dalam organisasi. Bahkan dalam organisasi non-bisnis fungsi manajerial adalah sama.
4. Iteratif:
Fungsi manajerial terkandung di dalam satu sama lain, kinerja fungsi selanjutnya tidak dimulai hanya ketika fungsi sebelumnya selesai. Berbagai fungsi diambil bersama-sama. Misalnya, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dapat terjadi dalam fungsi kepegawaian. Demikian pula, pengorganisasian mungkin memerlukan perencanaan, pengarahan, dan pengendalian. Jadi semua fungsi dapat dianggap sebagai sub-fungsi satu sama lain.
5. Komposit:
Semua fungsi manajerial bersifat komposit dan terintegrasi. Tidak mungkin ada urutan yang dapat diikuti secara ketat untuk melakukan berbagai fungsi. Konsep sekuensial mungkin benar dalam bisnis yang baru dimulai di mana fungsi dapat mengikuti urutan tertentu tetapi hal yang sama tidak berlaku untuk kelangsungan usaha. Fungsi apa pun dapat diambil terlebih dahulu atau banyak fungsi dapat digunakan pada waktu yang sama.
Klasifikasi Fungsi Manajemen:
Penulis yang berbeda telah memberikan fungsi manajerial yang berbeda. Henry Fayol adalah orang pertama yang mendefinisikan fungsi spesifik manajemen. Dalam kata-katanya, “Mengelola adalah meramalkan dan merencanakan, mengatur, memerintahkan, mengoordinasikan, dan mengendalikan.”
Dia telah memberikan fungsi-fungsi berikut:
(i) Peramalan dan perencanaan
(ii) Pengorganisasian
(iii) Memerintah
(iv) Koordinasi
(v) Kontrol
Luther Gulick menggunakan kata POSDCORB untuk menggambarkan berbagai fungsi.
Awal ini menjelaskan fungsi-fungsi berikut: Perencanaan (P). Pengorganisasian (O), Kepegawaian (S), Pengarahan (D), Pengendalian (CO), Pelaporan (R) dan Penganggaran (B).
Ralph Davis memberikan tiga fungsi manajemen: Perencanaan, Pengorganisasian dan Pengendalian. Dia berpandangan bahwa perintah dan koordinasi memfasilitasi kontrol sehingga ini harus menjadi bagian darinya.
Koontz dan O’ Donnell telah mengadopsi fungsi-fungsi berikut:
(i) Perencanaan
(ii) Pengorganisasian
(iii) Kepegawaian
(iv) Pengarahan dan
(v) Pengendalian.
Earnest Dale telah memasukkan inovasi dan representasi ke fungsi yang disebutkan sebelumnya. GR Terry mengklasifikasikan fungsi manajerial di bawah empat kepala Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengendalian. Terlihat bahwa tidak ada kesepakatan tentang fungsi-fungsi tertentu yang harus dilakukan oleh manajemen.
Namun, klasifikasi komprehensif berikut dapat diberikan untuk berbagai fungsi manajerial:
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Kepegawaian
- Mengarahkan
(a) Kepemimpinan (c) Motivasi
- Koordinasi
Garis besar singkat dari fungsi-fungsi ini diberikan di bawah ini:
1. Perencanaan:
Perencanaan adalah fungsi manajerial dasar. Perencanaan membantu dalam menentukan tindakan yang harus diikuti untuk mencapai berbagai tujuan organisasi. Ini adalah keputusan sebelumnya, apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang akan melakukan tugas tertentu. Perencanaan adalah proses yang melibatkan pemikiran sebelum melakukan. Perencanaan berkaitan dengan keadaan mental seorang manajer. Dia berpikir sebelum melakukan suatu pekerjaan. Fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, staf, pengarahan, koordinasi dan pengendalian juga dilakukan setelah perencanaan.
Hart mendefinisikan perencanaan sebagai “penentuan di muka serangkaian tindakan yang dengannya hasil tertentu akan dicapai.” Menurut Terry, “Perencanaan adalah pemilihan dan keterkaitan fakta serta pembuatan dan penggunaan asumsi mengenai masa depan dalam visualisasi dan perumusan kegiatan yang diusulkan yang diyakini perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.”
Perencanaan adalah proses melihat ke depan. Tujuan utama perencanaan adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik. Ini melibatkan pemilihan tujuan organisasi dan mengembangkan kebijakan, prosedur, program, anggaran dan strategi. Perencanaan adalah proses berkelanjutan yang berlangsung di semua tingkatan manajemen. Perencanaan terperinci dilakukan di awal tetapi kinerja aktual ditinjau dan perubahan yang sesuai dibuat dalam rencana saat eksekusi aktual dilakukan. Rencana dapat bermacam-macam, seperti rencana jangka pendek, rencana jangka menengah, rencana jangka panjang, rencana tetap, rencana sekali pakai, rencana strategis, rencana administrasi dan rencana operasional.
Proses Perencanaan melibatkan beberapa langkah:
(i) Mengumpulkan informasi;
(ii) Menetapkan tujuan;
(iii) Mengembangkan tempat perencanaan;
(iv) Meneliti tindakan alternatif;
(v) Evaluasi pola tindakan;
(vi) Meninjau keterbatasan
(vii) Pelaksanaan rencana.
2. Pengorganisasian:
Setiap badan usaha membutuhkan layanan dari sejumlah orang untuk menjaga aspek-aspeknya yang berbeda. Cara manajemen menetapkan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai oleh personelnya. Energi setiap individu disalurkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi pengorganisasian adalah untuk mengatur, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan faktor-faktor produksi lainnya, yaitu manusia, material, uang dan mesin untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam kata-kata Koontz dan O’Donnel, “Pengorganisasian adalah bagian dari pengelolaan yang melibatkan pembentukan dan struktur peran yang disengaja untuk diisi oleh orang-orang dalam suatu perusahaan.” Organisasi menyediakan kerangka kerja yang diperlukan di mana orang bergaul untuk mencapai tujuan bisnis.
Louis A. Allen menggambarkan organisasi sebagai, “proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang akan dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang serta membangun hubungan untuk tujuan memungkinkan orang bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.”
Proses organisasi melibatkan langkah-langkah berikut:
(i) Untuk mengidentifikasi pekerjaan yang akan dilakukan;
(ii) Untuk mengklasifikasikan atau mengelompokkan pekerjaan;
(iii) Untuk menugaskan kelompok kegiatan atau pekerjaan ini kepada individu;
(iv) Untuk mendelegasikan wewenang dan memperbaiki tanggung jawab; dan
(v) Mengkoordinasikan hubungan wewenang-tanggung jawab dari berbagai kegiatan.
Karakter dan jenis organisasi tergantung pada ukuran dan sifat perusahaan.
Meskipun ada banyak jenis organisasi tetapi umumnya ada tiga jenis organisasi yang populer:
(i) Organisasi lini
(ii) Organisasi fungsional; dan
(iii) Organisasi garis dan staf
Sejalan otoritas organisasi mengalir secara vertikal dari atas hirarki ke bawah. Di bawah organisasi fungsional, pekerjaan dibagi menjadi departemen yang berbeda. Setiap departemen menangani satu jenis pekerjaan dan mengkhususkan diri pada satu pekerjaan saja. Seorang pekerja harus bekerja di bawah banyak atasan yang berspesialisasi dalam berbagai fungsi.
Organisasi lini dan staf menyediakan spesialis dengan eksekutif lini. Ini adalah kombinasi dari garis dan bentuk fungsional organisasi. Organisasi yang sehat memberikan kontribusi besar bagi kelangsungan dan keberhasilan perusahaan. Namun, sebuah organisasi bukanlah tujuan itu sendiri. Struktur organisasi harus fleksibel.
3. Kepegawaian:
Fungsinya melibatkan menjaga posisi yang dibuat oleh Berkaitan dengan proses organisasi manusia. Ini berkaitan dengan sumber daya manusia perencanaan sumber daya suatu organisasi. Dalam kata-kata Koontz dan O’Donnel, “staffing adalah mengisi, dan menjaga agar tetap diisi, posisi dalam struktur organisasi melalui pendefinisian persyaratan tenaga kerja, penilaian, pemilihan, pemberian kompensasi dan pelatihan.”
Jadi susunan kepegawaian terdiri dari :
(i) Perencanaan tenaga kerja, yaitu menilai kebutuhan tenaga kerja dari segi kuantitas dan kualitas.
(ii) Rekrutmen, seleksi dan pelatihan;
(iii) Penempatan tenaga kerja;
(iv) Pengembangan, promosi, transfer dan penilaian;
(v) Penetapan remunerasi karyawan.
Setiap manajer dalam suatu organisasi harus melakukan fungsi kepegawaian dalam satu bentuk atau lainnya, untuk menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Tetapi jelas merupakan fungsi manajerial yang sulit karena menyangkut manusia yang perilaku dan tindakannya tidak dapat diprediksi, dan itulah sebabnya ia telah menjadi cabang manajemen yang berbeda dan terspesialisasi.
4. Mengarahkan:
Mengarahkan berkaitan dengan melaksanakan yang diinginkan melalui rencana orang. Ini memulai tindakan terorganisir dan terencana dan memastikan kinerja yang efektif oleh bawahan menuju pencapaian kegiatan kelompok. Arah disebut manajemen dalam tindakan. Dalam kata-kata George R. Terry, “Arah bergerak ke tindakan dan memasok kekuatan simulatif ke grup.”
Setelah merencanakan, mengatur, dan menyusun staf, manajer harus membimbing dan mengawasi bawahannya. Menurut Massie, “Mengarahkan menyangkut cara total di mana seorang manajer mempengaruhi tindakan bawahan. Ini adalah tindakan terakhir seorang manajer dalam membuat orang lain bertindak setelah semua persiapan selesai.” Mengarahkan adalah fungsi yang berkelanjutan dan dilakukan di semua tingkatan manajemen.
Kegiatan utama yang terlibat dalam arah adalah sebagai berikut:
(a) Kepemimpinan
(b) Komunikasi
(c) Motivasi; dan
(d) Pengawasan.
(a) Kepemimpinan:
Seorang manajer harus mengeluarkan perintah dan instruksi serta membimbing dan menasihati bawahannya dalam pekerjaan mereka dengan maksud untuk meningkatkan kinerja mereka dan mencapai tujuan perusahaan. Kepemimpinan adalah ‘proses dimana seorang eksekutif atau manajer secara imajinatif mengarahkan/membimbing dan mempengaruhi pekerjaan orang lain dalam memilih dan mencapai tujuan tertentu dengan menengahi antara individu dan organisasi sedemikian rupa sehingga keduanya akan mendapatkan kepuasan maksimal’.
Kepemimpinan adalah kemampuan untuk membangun kepercayaan dan semangat di antara orang-orang dan menciptakan dorongan dalam diri mereka, untuk dipimpin. Untuk menjadi pemimpin yang sukses, seorang manajer harus memiliki kualitas pandangan jauh ke depan, dorongan, inisiatif, kepercayaan diri, dan integritas pribadi. Situasi yang berbeda mungkin menuntut jenis kepemimpinan yang berbeda, yaitu kepemimpinan otokratis, kepemimpinan demokratis, dan kepemimpinan kendali bebas.
(b) Komunikasi:
Komunikasi merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Dikatakan sebagai masalah manajemen nomor satu, hari ini. Sudah menjadi fakta bahwa manajer menghabiskan 75 hingga 90 persen waktu kerja mereka untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi adalah sarana dimana perilaku bawahan dimodifikasi dan perubahan dilakukan dalam tindakan mereka.
Kata ‘komunikasi’ berasal dari kata Latin ‘communis’ yang berarti ‘umum’. Dengan demikian, komunikasi berarti berbagi gagasan yang sama. Inti dari komunikasi adalah membuat penerima dan pengirim selaras untuk pesan tertentu. Ini mengacu pada pertukaran ide, perasaan, emosi dan pengetahuan dan informasi antara dua orang atau lebih. Tidak ada yang terjadi dalam manajemen sampai komunikasi terjadi.
Komunikasi adalah proses dua arah karena melibatkan informasi dan pemahaman. Ini dapat ditulis, lisan, dan gestur. Komunikasi dikatakan formal apabila mengikuti saluran formal yang disediakan dalam struktur organisasi. Ini adalah komunikasi informal, ketika tidak mengikuti saluran formal. Komunikasi mengalir ke bawah dari atasan ke bawahan dan ke atas dari bawahan ke atasan. Itu juga mengalir antara dua atau lebih orang yang beroperasi pada tingkat otoritas yang sama.
Komunikasi sangat penting di semua tingkat manajemen untuk pengambilan keputusan dan perencanaan. Ini meningkatkan kapasitas manajerial dan memfasilitasi kontrol. Telah dikatakan dengan tepat bahwa manajer yang baik adalah komunikator yang baik dan manajer yang buruk adalah komunikator yang buruk.
(c) Motivasi:
Istilah motivasi berasal dari kata ‘motif’ yang berarti kebutuhan, atau emosi yang mendorong seseorang untuk bertindak. Motivasi adalah proses psikologis menciptakan dorongan di antara bawahan untuk melakukan hal-hal tertentu atau berperilaku dengan cara yang diinginkan. Ini adalah fungsi manajemen yang sangat penting. Pentingnya motivasi dapat disadari dari kenyataan bahwa kinerja seorang pekerja tergantung pada kemampuan dan motivasinya.
Ada banyak strategi yang diterapkan oleh manajer untuk meningkatkan motivasi bawahan. Menurut Michel Jucius, “Motivasi berarti tindakan merangsang seseorang atau diri sendiri untuk mendapatkan tindakan yang diinginkan untuk menekan tombol yang tepat untuk mendapatkan reaksi yang diinginkan, pujian, kenaikan dolar, senyuman, janji kenaikan, yang baru. mesin tik, lokasi pilihan atau meja baru.” Dengan demikian, seorang manajer harus memberikan beberapa insentif pribadi kepada bawahan untuk memotivasi, membujuk, dan menginspirasi mereka untuk memberikan kontribusi terbaik mereka terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Insentif yang harus dibuktikan dapat bersifat finansial, seperti kenaikan upah, atau non-finansial, seperti kondisi kerja yang lebih baik, keamanan kerja, pengakuan, dll. Sistem motivasi yang baik harus produktif, kompetitif, komprehensif, dan fleksibel, dan harus mempertimbangkan kebutuhan psikologis, sosial, keamanan, ego dan ekonomi pekerja.
(d) Pengawasan:
Pengawasan adalah elemen penting lain dari mengarahkan fungsi manajemen. Setelah mengeluarkan instruksi, manajer atau penyelia harus melihat bahwa instruksi yang diberikan dilakukan. Ini adalah tujuan pengawasan. Pengawasan mengacu pada pekerjaan mengawasi bawahan di tempat kerja untuk memastikan penggunaan sumber daya secara maksimal, untuk menyelesaikan pekerjaan yang diminta dan diarahkan dan untuk mengoreksi bawahan setiap kali mereka melakukan kesalahan. Meskipun pengawasan dilakukan pada semua tingkat manajemen, tanggung jawab utama pengawasan terletak pada manajemen lini pertama. Pengaturan organisasi yang baik, pendelegasian yang efektif, pendekatan manusia, komunikasi yang efektif, dan manajemen dengan pengecualian membuat pengawasan menjadi efektif.
5. Koordinasi:
Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang paling penting. Sangat penting untuk menyalurkan kegiatan berbagai individu dalam organisasi untuk pencapaian tujuan bersama. Setiap departemen atau bagian diberikan target yang harus dicapai dan mereka harus berkonsentrasi hanya pada pekerjaan mereka dan tidak boleh mengganggu pekerjaan organ lain.
Terserah manajemen untuk melihat bahwa pekerjaan segmen yang berbeda berjalan sesuai dengan target yang telah ditentukan sebelumnya dan tindakan korektif harus diambil jika ada penyimpangan. Koordinasi menciptakan semangat tim dan membantu dalam mencapai tujuan melalui upaya kolektif. Ini adalah pengaturan yang teratur dari upaya kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama. Dalton McFarland mendefinisikan koordinasi sebagai “proses di mana seorang eksekutif mengembangkan pola upaya kelompok yang teratur di antara bawahannya dan mengamankan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama.”
Koordinasi dapat diklasifikasikan dalam dua kategori:
(i) Koordinasi vertikal dan horizontal, dan
(ii) Koordinasi internal dan eksternal.
Sedangkan koordinasi vertikal adalah koordinasi antara berbagai tingkat manajemen, istilah koordinasi horizontal digunakan ketika koordinasi harus dicapai antar departemen dengan tingkat otoritas yang sama. Koordinasi bersifat internal ketika berada di antara bagian-bagian berbeda dari perhatian yang sama dan eksternal ketika diperlukan dengan orang-orang di luar organisasi.
Koordinasi dianggap sebagai inti dari manajemen karena untuk mengoordinasikan kegiatan bawahannya, seorang manajer harus melakukan semua fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan dan pengendalian. Juga harus dicatat oleh para pembaca bahwa koordinasi dan kerjasama tidak berarti hal yang sama.
6. Koordinasi dan Kerjasama:
Koordinasi adalah istilah yang jauh lebih luas daripada kerjasama. Kerjasama menunjukkan kesediaan individu untuk saling membantu. Ini adalah sikap sekelompok orang dan sebagian besar merupakan hasil dari tindakan sukarela. Koordinasi, di sisi lain, adalah upaya manajerial sadar yang merupakan hasil dari tindakan yang disengaja. Kerjasama sangat penting untuk pencapaian koordinasi tetapi itu bukan pengganti koordinasi. Namun, baik kerjasama dan koordinasi sangat penting dalam manajemen.
7. Mengontrol:
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai “menentukan apa yang sedang dicapai, yaitu mengevaluasi kinerja, jika perlu, menerapkan tindakan korektif agar kinerja berjalan sesuai dengan rencana.” Kontrol sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan berbagai kegiatan tidak menjamin implementasi kebijakan secara otomatis. Kontrol adalah proses yang memungkinkan manajemen untuk mengimplementasikan kebijakannya dan mengambil tindakan korektif jika kinerja tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.
Jika perencanaan adalah awal dari proses manajemen, pengendalian dapat dikatakan sebagai tahap akhir. Jika perencanaan melihat ke depan, pengendalian melihat ke belakang. Kontrol tidak mungkin tanpa perencanaan dan perencanaan tidak ada artinya tanpa kontrol. Kontrol adalah fungsi lini dan para eksekutif di berbagai tingkatan manajemen secara terus-menerus menilai kinerja bawahan mereka. Tujuan utama dari pengendalian adalah untuk melihat bahwa kegiatan tersebut mencapai hasil yang diinginkan. Suatu sistem pengendalian, agar efektif, harus sesuai dengan sifat aktivitas, melaporkan penyimpangan dengan segera, mencerminkan struktur organisasi, memastikan tindakan korektif, dan ekonomis.
Proses pengendalian melibatkan langkah-langkah berikut:
(i) Menetapkan standar kinerja;
(ii) Mengukur kinerja aktual;
(iii) Membandingkan kinerja aktual dengan standar;
(iv) Menemukan varians atau penyimpangan, jika ada; dan
(v) Mengambil tindakan atau tindakan korektif.
