Rentang Manajemen: Rentang Lebar versus Rentang Sempit dan Faktor Penentu Rentang!
Rentang manajemen adalah batasan jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer dalam melaksanakan tugas manajemennya. Ketidakmampuan manusia membatasi jumlah orang yang dapat dikelola secara efektif.
Rentang aktual dalam organisasi bisnis menunjukkan bahwa tidak ada satu pun angka terbaik yang dapat diterapkan secara universal. Namun, semua pakar manajemen sepakat bahwa ada rentang waktu tertentu yang membatasi jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh satu eksekutif. Ada berbagai pendekatan dalam menentukan rentang manajemen yang ideal.
Pendekatan klasik:
Pendekatan ini telah menangani generalisasi yang mewujudkan jumlah bawahan tertentu untuk rentang waktu yang efektif. Klasikis telah menyarankan rentang tingkat atas dan atas dari tiga hingga tujuh hingga delapan bawahan. Namun, pendekatan operasional baru-baru ini menunjukkan bahwa ada terlalu banyak variabel dalam manajemen dan tidak ada jumlah pasti yang dapat diperbaiki.
Teori Graicunas tentang hubungan atasan-bawahan—AV Graicunas (1933), seorang konsultan manajemen Prancis, menganalisis hubungan atasan-bawahan dan mengklasifikasikan hubungan ini ke dalam tiga bentuk. Studinya tidak didasarkan pada pengamatan empiris, melainkan pada proyeksi teoritis dengan matematika. Rumusnya didasarkan pada peningkatan geometris dalam kompleksitas pengelolaan seiring dengan bertambahnya jumlah bawahan.
Tiga jenis hubungan atasan-bawahan seperti yang diidentifikasi olehnya adalah:
(i) Hubungan tunggal langsung:
Hubungan semacam itu muncul dari kontak langsung dan individual dari atasan dengan bawahan. Jadi jika A sebagai atasan memiliki tiga bawahan X, Y, Z, maka akan ada tiga hubungan tunggal langsung.
(ii) Hubungan kelompok langsung:
Ini muncul antara atasan dan bawahan dalam semua kemungkinan kombinasi. Dengan demikian, atasan dapat berkonsultasi dengan bawahan dengan kehadiran kedua, atau dengan semua bawahan atau dengan berbagai kombinasi dari mereka. Bergantung pada kemungkinan kombinasi, akan ada sembilan hubungan seperti X dengan Y, Y dengan Z, X dengan Y, dan seterusnya.
(iii) Hubungan silang:
Ini adalah hubungan timbal balik di antara bawahan yang diperlukan untuk bekerja di bawah atasan bersama, seperti X dan Y, Y dan X. Kedua hubungan itu berbeda karena dalam kasus pertama Y berkonsultasi dengan X dan dalam kasus kedua X berkonsultasi dengan Y dan dalam kedua kasus tersebut situasi mungkin berbeda. Ada enam hubungan silang untuk bawahan. Berdasarkan analisis hubungan di atas, Graicunas mengembangkan rumus matematika berikut berdasarkan peningkatan geometrik dalam kompleksitas pengelolaan.
Bentang Lebar versus Sempit:
Rentang manajemen secara langsung mempengaruhi jumlah tingkatan dalam organisasi. Rentang manajemen yang lebih luas mengarah pada organisasi yang datar sedangkan rentang manajemen yang sempit menghasilkan struktur organisasi yang tinggi. Rentang yang sempit, yang mengakibatkan banyak tingkatan dalam organisasi, menimbulkan masalah baik dari segi biaya maupun efisiensi.
Pertama, tingkatnya sangat mahal karena dibutuhkan lebih banyak staf pengawas, yang mengarah pada pengeluaran yang lebih besar dalam bentuk remunerasi eksekutif. Biaya semakin meningkat karena tambahan bawahan untuk lebih banyak jumlah manajer. Oleh karena itu, baik di tingkat eksekutif maupun operasional, biaya meningkat.
Kedua, komunikasi dalam organisasi tinggi memiliki beberapa keterbatasan. Komunikasi melalui rantai skalar harus melalui berbagai tingkatan, yang tidak hanya menunda mencapai titik yang tepat, tetapi juga menyebabkan komunikasi terdistorsi atau kadang-kadang hilang sama sekali.
Ketiga, rentang sempit (struktur tinggi) menghadirkan masalah dalam koordinasi dan kontrol, karena manajemen puncak jauh dari operator di mana pekerjaan sebenarnya dilakukan. Namun, mendorong manajer tingkat bawah untuk mengembangkan hubungan silang dapat menghilangkan masalah ini.
Keempat, rentang yang sempit juga berdampak buruk pada semangat kerja karyawan. Seorang bawahan yang mendapati dirinya tenggelam di dasar piramida organisasi merasa sensitif tentang fakta bahwa dia tidak menanggung apa pun dari organisasi puncak (kepemimpinan). Karena penempatan seperti itu, dia mendapat sangat sedikit kesempatan untuk mengembangkan kemandirian dan inisiatif, dan karena itu, hampir tidak menikmati rasa memiliki. Oleh karena itu, karyawan tersebut mungkin kurang antusias dengan pekerjaannya.
Akhirnya, rentang yang sempit juga mengurangi kesempatan untuk pengembangan manajemen. Terlalu banyak tingkatan hampir tidak memungkinkan pendelegasian otoritas nyata dan sangat membatasi pengawasan pada sedikit kegiatan di tingkat yang lebih rendah. Hasilnya adalah bawahan kehilangan manfaat mengelola lebih banyak aktivitas terkait.
Namun, struktur tinggi memiliki keunggulan tertentu seperti memperkuat hubungan otoritas melalui penekanan yang diberikan pada status, membebani komunikasi silang, yang terkadang menjadi masalah, dan memberikan peluang promosi karena banyak jabatan.
Bentang lebar atau struktur datar membutuhkan pengawasan dari terlalu banyak orang. Pengawasan akan menjadi kurang efektif karena manajer tidak memiliki waktu dan energi yang cukup untuk memperhatikan setiap bawahan. Sejumlah besar kontak juga dapat mengalihkan perhatian manajer hingga mengabaikan pertanyaan-pertanyaan penting tentang kebijakan.
Keuntungan dari struktur datar adalah rantai komunikasi lebih pendek dan bebas dari kontrol hierarkis. Bawahan merasa lebih mandiri dan mengembangkan jiwa mandiri. Struktur datar juga mengurangi biaya karena jumlah eksekutif yang dibutuhkan lebih sedikit.
Faktor-faktor yang bertanggung jawab untuk bentang lebar dapat diidentifikasi sebagai berikut:
(i) Kecenderungan menuju desentralisasi
(ii) Peningkatan teknologi komunikasi
(iii) Meningkatkan ukuran organisasi
(iv) Pola kepemimpinan baru yang berkembang dari penerimaan proses kelompok yang semakin meningkat
Saat menentukan rentang waktu, keuntungan dan kerugian dari kedua situasi ini harus diperiksa secara hati-hati dalam hal faktor berwujud maupun tidak berwujud, dan rentang sebenarnya harus ditentukan dengan mempertimbangkan semua faktor terkait dalam situasi tertentu dan pada waktu tertentu.
Faktor Penentu Rentang:
Penentuan rentang tergantung pada jumlah hubungan yang dapat dikelola oleh atasan. Dengan demikian, determinan yang penting adalah kemampuan manajer untuk mengurangi dampak frekuensi dan waktu dari hubungan atasan-bawahan, meskipun kemampuan ini sendiri ditentukan oleh beberapa faktor lainnya.
Faktor-faktor yang menentukan bentang optimum dapat dinyatakan sebagai berikut:
Kemampuan eksekutif:
Kemampuan pengawasan eksekutif terdiri dari kapasitas untuk memahami masalah dengan cepat, untuk bergaul dengan baik dengan orang-orang, dan untuk mendapatkan rasa hormat dan kesetiaan dari bawahan. Selain itu, keterampilan komunikatif, pengambilan keputusan, kemampuan kepemimpinan, dan kekuatan pengendalian merupakan penentu penting dari kemampuan pengawasan. Dengan demikian, eksekutif berbeda satu sama lain dalam kemampuan mereka untuk mengawasi orang lain. Ketika kemampuannya tinggi, lebih banyak bawahan yang bisa diawasi. Sebaliknya, kemampuan yang buruk mengakibatkan terbatasnya rentang pengawasan.
Kapasitas bawahan:
Bawahan yang efisien dan terlatih dapat melaksanakan tugasnya dengan memuaskan tanpa banyak bantuan dan arahan dari atasan. Dalam kasus seperti itu, rentang waktunya mungkin lebih besar karena seorang atasan akan diminta untuk mencurahkan lebih sedikit waktu dalam mengelolanya. Demikian pula, perubahan bawahan membuat rentang lebih sempit.
Sifat pekerjaan:
Ketika pekerjaan melibatkan upaya rutin dan berulang atau di mana eksekutif mengelola fungsi serupa, dia menjadi ahli dalam pekerjaan dan dapat menangani lebih banyak bawahan. Sebaliknya, aktivitas dan fungsi dengan tingkat variabilitas dan mungkin lebih kompleks sifatnya meningkatkan hubungan antar-hubungan dan menghabiskan lebih banyak waktu eksekutif untuk membuangnya dan dengan demikian menjamin jumlah orang yang lebih sedikit untuk ditangani oleh penyelia.
Waktu yang diperlukan untuk dihabiskan untuk pengawasan:
Setiap manajer membutuhkan waktu untuk menghubungi/menghadiri berbagai orang, untuk melakukan pekerjaan administrasi perencanaan dan pembuatan kebijakan, dan juga untuk proses lainnya. Fungsi-fungsi ini tidak terkait langsung dengan membimbing bawahan. Oleh karena itu, rentang sangat tergantung pada ketersediaan waktu untuk pengawasan.
Pendelegasian wewenang:
Pendelegasian wewenang yang ambigu atau tidak memadai menghabiskan waktu manajer yang tidak proporsional dalam menasihati dan membimbing bawahan. Di mana bawahan didelegasikan dengan otoritas yang cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan dan otoritas mereka didefinisikan dengan jelas, mereka akan sangat mengurangi waktu dan perhatian senior dan dengan demikian membantu meningkatkan rentang eksekutif asalkan mereka cukup terlatih.
Tingkat desentralisasi:
Seorang eksekutif yang beroperasi di bawah pengaturan desentralisasi dibebaskan dari banyak beban membuat keputusan terprogram dan mampu untuk mengawasi jumlah bawahan yang relatif lebih besar.
Penggunaan standar objektif:
Meninjau kinerja bawahan dapat dilakukan dengan observasi pribadi atau melalui penggunaan standar objektif. Dalam kasus terakhir, seorang manajer diselamatkan dari banyak hubungan yang memakan waktu dan oleh karena itu dapat berkonsentrasi pada hal-hal yang penting secara strategis, sehingga memperluas rentang pengawasan.
Kontinuitas teritorial dari fungsi-fungsi yang diawasi:
Dimana fungsi dipisahkan secara geografis, pengawasan komponen dan personel menjadi lebih sulit dan memakan waktu. Manajer harus menghabiskan banyak waktu dalam mengunjungi unit-unit yang terpisah dan menggunakan sarana komunikasi formal yang lebih memakan waktu. Kontinuitas geografis dari fungsi yang diawasi oleh manajer, oleh karena itu, beroperasi untuk mengurangi rentang kendali.
Ketersediaan bantuan staf:
Ketika sebuah organisasi dilengkapi dengan layanan staf, bawahan mendapatkan banyak panduan tentang metode, jadwal, dan masalah personel dari para ahli staf dan, dengan demikian, memerlukan lebih sedikit kontak dengan manajer lini. Manajer biasanya terlibat ketika staf gagal menjalankan pertunjukan. Dengan demikian, penyediaan bantuan staf membantu para eksekutif untuk mengawasi sejumlah besar bawahan.
Menurut Allen, poin-poin berikut menentukan rentang:
- Keanekaragaman
- Dispersi
- Kompleksitas
- Volume
- Sikap terhadap pendelegasian
Faktor tambahan yang menentukan rentang dalam suatu organisasi dapat dicantumkan sebagai berikut:
- Pelatihan manajer
- Kapasitas dan pola pikir bawahan
- Sifat kegiatan yang dinamis dan kompleks
- Sejauh mana standar objektif ditetapkan
- Luas pendelegasian dan kejelasan pendelegasian
- Adanya sistem komunikasi yang baik
- Derajat desentralisasi.
