Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Praktek Kesekretariatan. Setelah membaca artikel ini Anda juga akan belajar tentang: 1. Definisi Praktek Kesekretariatan 2. Pentingnya Praktek Kesekretariatan 3. Kualifikasi Praktek Kesekretariatan 4. Berbagai Jenis Sekretaris.
Definisi Praktek Kesekretariatan:
Saat ini, kata ‘Sekretaris’ tidak hanya berarti pejabat rahasia tetapi juga orang yang kantornya menulis untuk orang lain, terutama orang yang dipekerjakan untuk melakukan korespondensi, menyimpan catatan dan melakukan transaksi berbagai bisnis lain, untuk orang lain atau untuk suatu masyarakat, korporasi dan badan publik.
Di India, sekretaris dikenal sebagai ‘Sachiva’.
Pentingnya Praktek Kesekretariatan:
Saat ini sekretaris telah menempati posisi yang lebih menonjol di masyarakat daripada rekannya di masa lalu. Dalam banyak kasus, sekretaris terbukti sebagai orang yang sangat diperlukan.
Dia dipercaya dengan semua urusan rahasia bisnis. Dia memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk membuat korespondensi, menyimpan catatan, menangani masalah hukum, perpajakan dan keuangan dan menjaga koordinasi dalam organisasi.
Pentingnya seorang sekretaris adalah:
- Dia adalah orang yang sangat diperlukan. Dalam industri, perdagangan, dan institusi sosial, dia adalah suatu keharusan.
- Ia diharuskan menjalankan fungsi resmi dan sekretariat.
- Dia harus melakukan banyak tugas hukum.
- Orang-orang penting dan sibuk mempekerjakan sekretaris pribadi untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
- Dia bertindak sebagai penasehat manajer.
- Beliau adalah key man dan penghubung antara Direksi dan staf.
- Dalam hal perusahaan, penunjukan sekretaris yang memenuhi syarat adalah suatu keharusan.
- Administrasi birokrasi tidak dapat berjalan tanpa adanya sekretaris.
- Sekretaris adalah pejabat rahasia.
- Sekretaris adalah profesi yang memberikan pelayanan khusus.
- Sekretaris mengambil bagian dalam proses pembuatan kebijakan.
- Dengan perkembangan perdagangan, industri dan perniagaan, pentingnya sekretaris semakin hari semakin meningkat. Sekretaris adalah seorang generalis dan spesialis.
Kualifikasi Praktek Kesekretariatan:
Sekretaris yang sukses harus memiliki keterampilan dan kemampuan pendidikan, organisasi, perilaku dan fungsional.
1. Pendidikan Sehat:
Sekretaris harus memiliki suara dan tingkat pendidikan yang tinggi. Dia / Dia harus memiliki kualifikasi sarjana atau pasca sarjana dalam Sains, Seni atau Perdagangan, lebih disukai dengan gelar di bidang Hukum.
2. Pengetahuan Umum yang Baik:
Dia harus memiliki standar pengetahuan umum yang tinggi yang akan memperluas dan memperkaya cakrawala mentalnya. Dia akan mengikuti perkembangan waktu melalui membaca buku, jurnal, surat kabar, laporan, dll.
3. Pengetahuan Bahasa Inggris yang Baik:
Sekretaris harus menguasai bahasa Inggris dengan baik karena dia harus membuat korespondensi, menulis laporan, risalah, dll dalam bahasa Inggris. Seorang sekretaris harus memiliki pena yang kuat dan jernih.
4. Pengetahuan Bahasa Asing:
Dalam kasus Pemerintah. dari India, seorang sekretaris asing seharusnya memiliki pengetahuan tentang bahasa negara tempat dia ditempatkan. Dalam kasus bisnis yang memiliki koneksi asing, sekretaris harus memiliki pengetahuan tentang bahasa negara tempat kantor cabang berada.
5. Keterampilan Komunikasi:
Komunikasi yang efektif sangat penting bagi setiap eksekutif. Menjadi juru bicara organisasi, sekretaris harus mengetahui seni komunikasi. Dia harus menjelaskan banyak hal kepada orang lain. Oleh karena itu, sekretaris harus menguasai bahasa baik tertulis maupun lisan.
6. Pengetahuan tentang Hukum dan Acara Rapat:
Sekretaris harus memiliki pengetahuan tentang hukum yang beroperasi di negara tersebut. Dia bertanggung jawab untuk mengadakan dan memimpin pertemuan. Dia harus memiliki pengetahuan menyeluruh tentang prosedur dan aturan pertemuan. Jika dia adalah sekretaris badan publik, badan hukum atau perusahaan, dia harus memperhatikan peraturan dan ketentuan rapat sebagaimana ditentukan dalam undang-undang masing-masing.
7. Kemampuan Organisasi Perkantoran:
Sekretaris bertanggung jawab atas sebuah kantor. Dia harus menjalankan dan mengelola kantor secara efisien. Dia harus memiliki pengetahuan praktis yang baik tentang sistem pemeliharaan kantor terbaik termasuk sistem pengarsipan, pengindeksan, penanganan peralatan kantor dan komputer modern, email, intranet, internet, dan perangkat hemat tenaga kerja.
Dia harus memiliki pengetahuan tentang manajemen personalia dan harus mampu menjaga hubungan baik dengan staf.
8. Kepribadian dan Karakter yang Baik:
Sekretaris harus memiliki kepribadian yang dinamis dan menyenangkan, serta sifat yang ramah. Seorang sekretaris yang ideal harus memiliki kejujuran, integritas, kesetiaan, kebijaksanaan, dan pikiran yang cerdas.
9. Pengetahuan Komputer:
Kemampuan bekerja dengan komputer saat ini adalah suatu keharusan.
Berbagai Jenis Sekretaris:
Dalam masyarakat majemuk modern kita memiliki berbagai jenis sekretaris dengan berbagai jenis fungsi.
Jenis utama adalah:
- Sekretaris Pribadi.
- Sekretaris Perusahaan.
- Sekretaris Asosiasi atau Klub.
- Sekretaris Departemen Pemerintah.
- Sekretaris Koperasi.
- Sekretaris Kedutaan.
- Sekretaris Badan Daerah.
1. Sekretaris Pribadi:
Orang yang penting dan sibuk, yang tidak dapat menyisihkan waktunya yang berharga untuk jenis pekerjaan rutin, menunjuk seorang sekretaris pribadi untuk mengurus hal-hal tersebut. Orang terkemuka seperti industrialis, politikus, direktur, dokter, pengacara, atau penulis menunjuk sekretaris pribadi untuk membantunya dalam masalah pribadi dan rahasianya.
Seorang sekretaris pribadi yang melakukan fungsi juru ketik steno disebut Asisten Pribadi atau PA Seorang sekretaris pribadi melakukan fungsi-fungsi yang bersifat rahasia untuk tuannya, disebut Asisten Rahasia atau CA
Tugas umum sekretaris pribadi adalah:
(i) Ia menerima tamu.
(ii) Ia menerima pesan dan berkomunikasi .
(iii) Ia menyimpan buku harian pertunangan dan melihat bahwa pertunangan telah terpenuhi.
(iv) Dia memelihara sistem pengarsipan untuk eksekutif.
(v) Dia menyusun balasan rutin untuk semua huruf.
(vi) Dia mengingatkan eksekutif untuk menjaga jadwal kerja.
2. Sekretaris Perusahaan:
Sekretaris Perusahaan adalah pejabat penuh waktu. Dia harus fasih dengan hukum perusahaan, akun, perpajakan dan masalah komersial dan keuangan lainnya. Sekretaris Perusahaan , seperti yang didefinisikan oleh Undang-Undang Perusahaan India, 1980, adalah individu yang memiliki kualifikasi yang ditentukan dan ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris berdasarkan Undang-Undang ini dan tugas kementerian dan administrasi lainnya.
Seorang sekretaris adalah pejabat utama perusahaan. Beliau bertanggung jawab atas semua fungsi kementerian dan administrasi di bawah Dewan Direksi. Dia adalah corong Direksi dan agen pemegang saham. Dia adalah kepala eksekutif, petugas penghubung dan penasehat manajemen. Dia memiliki fungsi hukum dan non-hukum untuk dilakukan.
3. Sekretaris Asosiasi atau Klub:
Dia ditunjuk oleh Asosiasi Dagang atau Kamar Dagang atau Serikat Dagang atau klub. Tugas sekretaris asosiasi atau klub berbeda-beda tergantung ukuran dan jenis organisasi. Dia mungkin sekretaris bayaran atau honorer dan mungkin penuh waktu atau paruh waktu.
Tugas sekretaris asosiasi atau klub adalah:
(i) Dia harus mengadakan dan memimpin pertemuan .
(ii) Ia mencatat jalannya pertemuan .
(iii) Ia menyimpan rekening penerimaan dan pengeluaran.
(iv) Dia melakukan kegiatan sehari-hari asosiasi.
(v) Ia bertindak sebagai agen, penasehat dan petugas penghubung.
4. Sekretaris Departemen Pemerintahan:
Ini adalah posisi yang sangat bertanggung jawab, baik di pemerintah pusat maupun negara bagian. Sekretaris melakukan fungsi administrasi dan penasehat. Mereka adalah kepala eksekutif departemen pemerintah dan bertindak sebagai penasehat Menteri terkait. Sekretaris pemerintah adalah pegawai negeri dan biasanya direkrut dari Layanan Administrasi India.
Pemerintah sekretaris harus bekerja di bawah Menteri. Sekretaris tidak hanya menjalankan keputusan Kabinet tetapi juga menasihati Menteri dalam menjalankan fungsinya dan dalam membingkai pemerintah. aturan.
5. Sekretaris Koperasi :
Menurut Peraturan Perhimpunan Koperasi Benggala, Sekretaris didefinisikan sebagai orang yang tunduk pada kendali Komite Pelaksana, yang mengelola urusan-urusan Perkumpulan Koperasi dan termasuk anggota Komite Pelaksana atau orang lain yang melaksanakan tugas Sekretaris, dengan nama apapun disebut, baik di bawah kontrak layanan atau tidak.
Sekretaris koperasi dipilih oleh Komite Pengelola masyarakat selama satu tahun baik secara penuh waktu atau paruh waktu. Dia mungkin seorang sekretaris kehormatan atau dibayar. Dia harus melaksanakan keputusan Komite Pelaksana.
6. Sekretaris Kedutaan Besar atau Sekretaris Luar Negeri:
Ini adalah jabatan pejabat diplomatik yang berhubungan dengan misi atau kedutaan diplomatik. Dalam urutan tanggung jawab, mungkin ada sekretaris pertama, sekretaris kedua, dst. Sekretaris pertama diurutkan setelah Duta Besar atau Komisaris Tinggi. Posisi sekretaris kantong diplomatik sangat bertanggung jawab dan terhormat.
7. Sekretaris Badan Daerah:
Badan-badan lokal seperti Kotamadya, Gram Panchayats, Panchayat Samities, dan Zilla Parishads menunjuk seorang Sekretaris. Dia dapat dipilih atas dasar kehormatan atau dicalonkan oleh pemerintah. Di sini sekretaris adalah Chief Executive Officer. Dia juga mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan kantor badan lokal.
