Baca artikel ini untuk mempelajari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam proses analisis pekerjaan!
Uraian Tugas:
Deskripsi pekerjaan adalah produk sampingan langsung pertama dari proses analisis pekerjaan. Ini adalah pernyataan fakta yang direkam tentang aktivitas pemegang pekerjaan, bagaimana dan mengapa itu dilakukan. Pernyataan deskripsi pekerjaan dicatat pada blanko deskripsi pekerjaan. Pernyataan deskripsi pekerjaan mengungkapkan apa, bagaimana dan mengapa pekerjaan harus dilakukan.
Pigors dan Myres mendefinisikan deskripsi pekerjaan sebagai, “gambaran terkait (tertulis) dari hubungan organisasi, tanggung jawab dan tugas khusus yang merupakan pekerjaan atau posisi tertentu. Ini mendefinisikan ruang lingkup tanggung jawab dan melanjutkan penugasan kerja yang cukup berbeda dari pekerjaan lain untuk menjamin judul tertentu”.
Uraian pekerjaan tidak hanya mengungkapkan apa, bagaimana dan mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan tetapi juga menjelaskan jabatan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan dan wewenang yang diberikan dan ciri-ciri pekerjaan yang berbeda. Ini menggambarkan setiap aspek pekerjaan.
Job description yang baik memiliki informasi yang up-to-date yaitu jika dilakukan perubahan tugas dan tanggung jawab maka harus dicantumkan, harus mencantumkan jabatan, luas pekerjaan, batasan dan fungsi harus dijelaskan dengan bahasa, karakteristik yang sederhana dan mudah dipahami pekerjaan, pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan pekerjaan harus dimasukkan dalam pernyataan.
Isi Deskripsi Pekerjaan:
Dokumen deskripsi pekerjaan berisi informasi berikut:
- Jabatan:
Judul yang cocok untuk pekerjaan diberikan yang menunjukkan sifat pekerjaan, keterampilan yang dibutuhkan, dan ciri khas pekerjaan lainnya. Misalnya petugas rekening, pencatat, operator mesin bubut, pemrogram komputer, analis sistem dll.
- Fungsi:
Fungsi pekerjaan dinyatakan dengan jelas dan tepat. Misalnya fungsi petugas akun termasuk memelihara buku akun, buku besar, dll.
- Tugas dan Tanggung Jawab:
Tugas dan tanggung jawab pemegang pekerjaan diklasifikasikan menjadi primer dan sekunder dan waktu yang dibutuhkan untuk kinerja pekerjaan harus disebutkan.
- Sifat Pengawasan:
Tingkat pengawasan yang diperlukan harus ditentukan. Otoritas pelaporan harus disebutkan. Pekerjaan-pekerjaan tertentu memerlukan pengawasan yang ketat sementara pekerjaan-pekerjaan pada tingkat yang lebih tinggi memerlukan pengawasan yang lebih sedikit. Beberapa pekerjaan manajerial tidak memerlukan pengawasan tetapi yang lain memang membutuhkan. Itu harus disebutkan dengan jelas.
- Tempat Kerja:
Tempat berarti tempat di mana pekerjaan akan dilakukan oleh pemegang pekerjaan yaitu, departemen, bagian, toko atau kantor dll.
- Alat, Peralatan, Mesin:
Kinerja pekerjaan tertentu membutuhkan alat dan perlengkapan, beberapa membutuhkan mesin misalnya mesin bubut, komputer dll. Semua detail ini harus dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan. Ini akan mengungkapkan sifat pekerjaan dan komplikasi yang terlibat di dalamnya yang memungkinkan untuk merencanakan program pelatihan.
- Lingkungan di Tempat Kerja:
Lingkungan di tempat kerja, bahaya terkait, kemungkinan kecelakaan disebutkan sehingga akan membantu dalam mengevaluasi pekerjaan.
- Prospek Ke Depan:
Siapa pun yang mengerjakan pekerjaan apa pun ingin dipromosikan setelah jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, penting bagi analis pekerjaan untuk menyebutkan hubungan, vertikal dan horizontal, kedua pekerjaan tersebut. Itu akan membuat pemegang pekerjaan sadar akan pertumbuhannya di masa depan melalui promosi.
Uraian pekerjaan adalah dokumen penting yang menentukan upah dan gaji dan jalan promosi di masa depan dari karyawan yang bekerja di suatu organisasi, oleh karena itu harus fleksibel, dan dijelaskan sedemikian rupa sehingga harus mencakup informasi lengkap sehubungan dengan pekerjaan secara jelas dan bahasa yang dapat dimengerti.
Spesifikasi pekerjaan:
Hasil langsung lain dari analisis pekerjaan adalah spesifikasi pekerjaan. Ini adalah pernyataan sehubungan dengan kualitas minimum yang dapat diterima yang diperlukan dalam pemegang jabatan untuk kinerja pekerjaan yang berhasil. Ini menyatakan bahwa pemegang pekerjaan harus memiliki kualifikasi pendidikan, pelatihan, pengalaman, bakat, potensi, dan kemampuan yang diperlukan, dll. untuk melakukan pekerjaan dengan sukses.
Ini memberikan banyak bantuan dalam perekrutan dan pemilihan orang yang tepat untuk organisasi. Edwin. B. Flippo telah mendefinisikan deskripsi pekerjaan sebagai, “pernyataan kualitas manusia minimum yang dapat diterima yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan benar”.
Selain kualifikasi pendidikan minimum yang dapat diterima, spesifikasi pekerjaan harus menentukan ciri fisik (berat badan, tinggi badan, penglihatan, fisik, kesehatan yang baik, dll.), ciri pribadi (sikap mental, kualitas kepemimpinan, kemampuan membuat keputusan, perilaku, dll.), ciri psikologis (antusiasme). , kesehatan pikiran, kapasitas untuk membuat analisis, rasa tanggung jawab, perhatian dll), fitur sosial (kontak interpersonal), kebijaksanaan (komunikasi lisan dan tertulis, perencanaan, perhitungan numerik dll), memotivasi kualitas (kemampuan penggalian kerja, kemampuan beradaptasi untuk perubahan, tekanan, ketidaksenangan, pengendalian dll.).
