Struktur Organisasi Departemen Personalia di Usaha Kecil:
Yang dimaksud dengan usaha kecil adalah usaha yang mempekerjakan kurang dari seribu orang tenaga kerja. Di perusahaan seperti itu, departemen personalia mungkin ada atau tidak ada. Layanan pihak luar yang berspesialisasi dalam memelihara rekening dan catatan yang berkaitan dengan dana simpanan, pensiun, dan persyaratan hukum lainnya dipertahankan dengan biaya tertentu.
Alternatifnya, karyawan baru yang ditempatkan dapat dipercayakan dengan tugas untuk menghadiri fungsi ini.
Faktanya, pengaturan inilah yang diikuti di masa lalu, terlepas dari ukuran Organisasi. Sebelumnya, personel sebagai suatu kegiatan dipandang sebagai bagian yang diperlukan tetapi tidak penting dari organisasi. Untungnya, banyak hal telah berubah menjadi lebih baik dan status departemen personalia telah meningkat pesat selama bertahun-tahun.
Gagasan organisasi departemen personalia di perusahaan kecil dapat ditarik dari gambar berikut:
Struktur Organisasi Departemen Personalia Pada Perusahaan Skala Besar:
Perusahaan berskala besar akan memiliki seorang manajer/direktur yang mengepalai departemen personalia. Statusnya akan sama dengan eksekutif mana pun. Gambar berikut menunjukkan struktur ini.
Pengaturan ini berlaku ketika perusahaan memiliki satu unit. Jika sebuah perusahaan memiliki banyak pabrik yang berlokasi di bagian negara yang berbeda, mungkin ada departemen personalia terpusat di kantor pusat dan setiap pabrik akan memiliki departemen personalia yang terpisah.
Kegiatan rutin yang berkaitan dengan masing-masing pabrik ditangani oleh departemen personalia yang melekat pada pekerjaan sedangkan kebijakan luas, hal-hal yang berkaitan dengan eksekutif, dll. Ditangani oleh departemen pusat.
Mengenai komposisi departemen personalia, tergantung pada skala operasi dan sikap manajemen puncak terhadap personelnya.
Departemen Personalia di Organisasi Lini:
Dalam organisasi garis ada garis wewenang dan tanggung jawab yang tidak terputus yang berjalan melalui hierarki manajemen. Hubungan garis umumnya ada antara atasan dan bawahan. Manajer yang diidentifikasi sebagai lini tidak tunduk pada perintah oleh personel staf. Dalam hal ketidaksepakatan antara lini dan staf, manajer lini memiliki hak untuk membuat keputusan operasi akhir.
Struktur organisasi internal departemen personalia menurut tipe organisasi seperti terlihat pada gambar berikut:
Departemen Personalia di Organisasi Fungsional:
Menurut McFarland, “Manajer fungsional membantu melayani, menyelidiki, merencanakan, memecahkan masalah khusus, mendukung upaya lini, memberikan ide, dan memiliki keahlian khusus.”
Dalam struktur fungsional, semua kegiatan di perusahaan dikelompokkan menurut fungsi-fungsi tertentu seperti produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll. Setiap fungsi berada di bawah tanggung jawab spesialis fungsional. Otoritas fungsional bersifat penasehat, yang berarti bahwa spesialis fungsional merekomendasikan tindakan atau tindakan alternatif kepada manajer lini.
Setiap kepala fungsional memiliki kewenangan fungsional terhadap departemen lain dan setiap pegawai melapor kepada beberapa kepala fungsional seperti terlihat pada gambar berikut:
Departemen Personalia dalam Organisasi Lini dan Staf:
Perusahaan besar umumnya memiliki struktur organisasi dengan eksekutif lini dan staf. Struktur lini dan staf menggabungkan keunggulan organisasi lini dan organisasi fungsional. Di bawah sistem ini, posisi staf melekat pada eksekutif lini.
Departemen personalia memberikan nasihat dan bantuan mengenai masalah kepegawaian kepada semua departemen tanpa merusak kesatuan komando. Pada gambar berikut, otoritas garis ditunjukkan dengan garis lurus dan otoritas staf dengan garis putus-putus.
Dengan demikian, hubungan antara kepala eksekutif dan manajer personalia adalah lini dan staf. Hubungan antara semua manajer fungsional antar se bersifat fungsional.
Departemen Personalia dalam Struktur Organisasi yang Terbagi:
Peran manajer personalia yang melekat pada kantor divisi/kantor cabang dari organisasi terdesentralisasi sangat sulit. Dalam struktur organisasi divisi, staf personalia melekat pada pejabat divisi. Petugas personalia di tingkat divisi bertanggung jawab kepada manajer divisi setempat.
Ia berada di bawah manajer personalia di kantor pusat. Jika terjadi keretakan antara petugas personalia dan manajer divisi, masalahnya dapat diselesaikan di kantor pusat. Manfaat utama dari divisionalisasi adalah kinerja berbagai divisi dapat diperbandingkan, namun di sisi lain mengakibatkan duplikasi staf dan fasilitas.
Departemen Personalia dalam Struktur Organisasi Matriks:
Dalam struktur organisasi matriks, setiap karyawan memiliki dua atasan yaitu mereka berada di bawah otoritas ganda. Satu rantai komando berfungsi dan rantai komando lainnya adalah tim proyek. Oleh karena itu, struktur matriks disebut sebagai sistem multi komando, baik dimensi vertikal maupun horizontal.
Dengan demikian, tim pegawai departemen personalia memiliki dua atasan yaitu manajer personalia (dimensi vertikal) dan manajer proyek (dimensi horizontal).
Kedua dimensi struktur bersifat permanen dan seimbang, dengan kekuatan yang dipegang secara setara oleh fungsional dan manajer proyek. Struktur matriks cocok ketika tugas-tugas organisasi tidak pasti, kompleks dan sangat saling bergantung atau ketika sebuah organisasi harus menangani lebih dari satu fungsi atau proyek.
