Analisis Akar Masalah

Definisi Analisis Akar Penyebab

Analisis akar penyebab (RCA) adalah pendekatan pemecahan masalah yang mengidentifikasi alasan mendasar di balik setiap masalah atau situasi. Ini membantu untuk sampai pada solusi optimal dengan menjembatani hubungan sebab-akibat untuk suatu peristiwa.

Anda bebas menggunakan gambar ini di situs web Anda, templat, dll., Harap berikan kami tautan atribusiBagaimana Memberikan Atribusi? Tautan Artikel menjadi Hyperlink
Misalnya: Sumber: Root Cause Analysis (wallstreetmojo.com)

Ini adalah aplikasi sistematis dari berbagai alat dan teknik analisis untuk mengkorelasikan dan menjawab tiga pertanyaan berikut:

Apa Area Masalah Utama (KPA)?
Mengapa hal itu terjadi?
Bagaimana cara mengatasinya?

Takeaway kunci

Analisis akar penyebab (RCA) adalah proses yang digunakan untuk menentukan faktor yang mendasari bertanggung jawab atas kejadian buruk.
Ini membantu tim analis memperoleh kesimpulan yang berarti dengan menemukan penyebab mendasar dari suatu masalah dan menghasilkan tindakan korektif untuk memperbaikinya.
Ini adalah mekanisme yang banyak digunakan dalam bisnis, ekonomi, keuangan, sains, teknik, perawatan kesehatan, TI, penelitian, dll.
Ini melibatkan penerapan alat dan teknik yang berbeda untuk mengenali dan mengatasi sumber tersembunyi dari suatu masalah.
Tools Root Cause Analysis yang umum digunakan adalah 5 Whys, Fishbone Analysis, Pareto Chart, Fault Tree Analysis, Scatter Plot diagram, dan Failure Mode and Effective Analysis.

Bagaimana Cara Kerja Analisis Akar Masalah?

Root Cause Analysis mengacu pada menemukan inti dari suatu masalah. Ini digunakan sebagai istilah umum untuk merujuk pada berbagai alat dan teknik yang diterapkan untuk memecahkan masalah. Pendekatan ini diterapkan di berbagai industri, mulai dari layanan kesehatan dan perangkat lunak hingga lingkungan dan manufaktur.

Ini adalah salah satu metode populer di kalangan ilmuwan dan insinyur untuk menyelesaikan berbagai masalah teknis. Pada saat yang sama, profesional TI biasanya menerapkannya untuk mempersempit sumber bug saat membuat kode.

Dalam bisnis, ini adalah salah satu aspek pengendalian kualitas yang paling penting dalam organisasi mana pun. Ini membantu mengidentifikasi masalah inti dalam produk, proses, sistem, dan kinerja keuangan. Mengenali penyebab pasti membantu dalam merancang langkah-langkah untuk menghilangkan celah pada waktu yang tepat. Perhatikan bahwa ada tiga kemungkinan penyebab di balik masalah apa pun: fisik, organisasi, dan manusia.

Salah satu alat analisis akar penyebab yang banyak digunakan adalah 5 Mengapa. Di sini, analis atau pemimpin tim mengajukan pertanyaan “Mengapa situasi itu terjadi?” Dan kemudian, dalam penyelidikan yang lebih dalam, urutan Mengapa diajukan kepada tim untuk menemukan jawabannya. Ini berlanjut sampai penyebab dasar atau alasan utama ditemukan.

Perhatikan bahwa tidak ada batasan untuk menanyakan Mengapa dalam metode ini. Bahkan bisa melampaui lima pertanyaan, tergantung pada kasusnya. Mari kita pahami konsep ini melalui sebuah contoh.

Manajer keuangan ABC Ltd. menemukan bahwa biaya pembuatan produk naik hampir 15% pada tahun tertentu. Oleh karena itu, ia memutuskan untuk mengadopsi metode RCA untuk menemukan celah dan alasan di balik mahalnya biaya. Manajer keuangan mengajukan pertanyaan berikut di bawah teknik 5 Mengapa:

Mengapa biaya produksi naik 15%?
Mengapa bahan baku menjadi mahal?
Mengapa kami tidak beralih ke pemasok lain?

Saat membahas jawaban atas pertanyaan di atas, ia menemukan bahwa biaya produksi melonjak karena kenaikan bahan bakuBahan bakuBahan baku mengacu pada zat yang belum jadi atau sumber daya alam yang belum dimurnikan yang digunakan untuk memproduksi barang jadi.baca lebih lanjut harga. Pada gilirannya, bahan baku menjadi mahal karena kelangkaan dan tingginya harga bahan bakar.

Juga, perusahaan tidak beralih ke pemasok alternatif karena keuntungan dari perpanjangan periode kredit yang ditawarkan oleh pemasok lama. Namun, dalam jangka panjang, perusahaan memiliki potensi untuk menemukan pemasok baru yang memberikan keistimewaan serupa.

Seperti yang terlihat dari contoh, Analisis Akar Penyebab melibatkan identifikasi masalah dan melakukan diagnosis terperinci. Di sini, penekanannya adalah pada diagnosis karena membantu menentukan alasan yang tepat untuk masalah tersebut dan menemukan serta menerapkan solusinya.

Langkah-langkah Analisis Akar Masalah

Di bawah ini disebutkan beberapa langkah yang harus diikuti dalam menyiapkan Laporan Analisis RCA:

Mengidentifikasi dan mendeskripsikan masalah : RCA dimulai dengan menemukan Key Problem Area (KPA) dan menyusun deskripsi detail dari pernyataan masalah dan kejadiannya.
Menyatakan kronologis : Selanjutnya menyusun urutan kejadian menurut urutan kejadiannya.
Mengumpulkan informasi : Langkah ini sangat penting untuk menyelidiki area masalah. Ini melibatkan pengumpulan data kuantitatif dan kualitatif tentang kondisi pra-acara dan situasi pasca-acara.
Memastikan dan membedakan faktor-faktor kasual : Analis kemudian mencari tahu semua faktor penyebab yang mungkin bertanggung jawab atas terjadinya masalah atau peristiwa. Bahkan RCA masa lalu dapat memberikan masukan penting pada tahap ini.
Grafik kasual : Setelah membuat daftar alasan yang teridentifikasi, ini dipetakan dalam format grafik. Ini membantu untuk memvisualisasikan informasi yang komprehensif, menghilangkan kemungkinan penyebab, dan menyimpulkan akar penyebab masalah.
Menentukan dan menerapkan tindakan korektif : Akhirnya, ketika kita menyadari penyebab utama, analis dapat mengambil dan menerapkan tindakan terbaik untuk memperbaiki masalah.

Alat Analisis Akar Penyebab

Di bawah ini disebutkan beberapa alat yang digunakan:

Bagan Pareto– Analisis ParetoAnalisis ParetoAnalisis Pareto adalah teknik pengambilan keputusan berdasarkan aturan 80/20 dimana perusahaan dapat mencapai 80% keuntungan proyek dengan melakukan 20% pekerjaan, atau 80% masalah perusahaan ditelusuri hingga 20% penyebab.baca lebih lanjut berpendapat bahwa 20% faktor berkontribusi terhadap 80% masalah. Bagan Pareto dibuat menggunakan frekuensi dan penyebab masalah. Ini adalah diagram batang dengan grafik garis. Bilah mewakili frekuensi masalah yang terjadi, sedangkan grafik mewakili persentase kumulatif yang sama.
5 Mengapa– Ini mengacu pada mengajukan pertanyaan tentang masalah sampai alasan utama untuk itu digali. Ini dimulai dengan pertanyaan utama bahwa “Mengapa masalah terjadi?” Kemudian, diikuti oleh beberapa pertanyaan hingga alasan di balik peristiwa tersebut terdeteksi.
Diagram Tulang Ikan– Diagram tulang ikan Ishikawa Diagram Tulang Ikan Diagram Tulang Ikan atau diagram Ishikawa adalah alat manajemen kualitas modern yang menjelaskan hubungan sebab dan akibat untuk setiap masalah kualitas yang telah muncul atau yang mungkin muncul. beserta sumber utamanya. Dengan demikian, ini membantu mengidentifikasi dan mengelompokkan kemungkinan penyebab suatu masalah dengan menghubungkan penyebab dengan akibatnya.
Diagram Petak Sebar– Scatter plot. satu sama lain, grafik ini banyak digunakan dalam studi korelasi dan studi regresi data.Baca lebih lanjut diagram adalah alat yang menyajikan data numerik secara grafis dan sistematis untuk membangun korelasi antara dua variabel untuk memprediksi hasil.
Flow chart– Ini sekali lagi merupakan bentuk alat visual yang membantu seorang analis mewakili dan mempelajari langkah-langkah berbeda yang terlibat dalam proses bisnis. Ini membantu dalam menemukan area masalah dan sumbernya.
Analisis Pohon Kesalahan– Di bawah teknik analisis ini, masalah atau peristiwa dinyatakan di tempat paling atas dari diagram alur. Ini kemudian dibagi lagi menjadi beberapa masalah kecil, yang mengarah ke klasifikasi lebih lanjut dan akhirnya mencapai masalah dasar.
Mode Kegagalan dan Analisis Efektif (FMEA)– Ini adalah metode yang diterapkan untuk memecahkan kode alasan kemungkinan kegagalan produk atau proses tertentu. Selain itu, ini juga memastikan dampak multidimensi dari peristiwa yang tidak berhasil tersebut.

Contoh Analisis Akar Penyebab

Contoh 1

Misalkan manajer penjualan di perusahaan XYZ perlu mencari tahu alasan kesenjangan kinerja penjualan tim tertentu pada kuartal terakhir. Dia memutuskan untuk melakukan Root Cause Analysis pada kinerja tim penjualan.

Dia menelusuri data enam bulan terakhir untuk memahami tren penjualan dan membuat diagram tulang ikan untuk hal yang sama. Sub-penyebabnya antara lain:

Tim penjualan dan pemimpin tim yang tidak efisien
Target tinggi
Demotivasi eksekutif penjualan
Tingkat persaingan yang tinggi

Tujuannya adalah “Bagaimana mengurangi kesenjangan penjualan?” Saat memeriksa informasi yang diperoleh, dia menemukan bahwa akar penyebabnya adalah inefisiensi pemimpin tim dalam memotivasi eksekutif penjualan dan memberikan target yang tidak realistis kepada mereka.

Selain itu, pemimpin tim menekan tim dengan penalti dan menyinggung mereka dengan cara lain. Hal ini mengakibatkan demoralisasi, non-performing, dan tim yang tidak efisien. Sebaliknya, tim penjualan yang kehilangan motivasi tidak efektif dalam meyakinkan pelanggan. Mereka tidak tertarik untuk memahami kebutuhan pelanggan. Dengan demikian, pelanggan yang tidak puas pindah ke pesaing.

Oleh karena itu, solusi menonjol yang didapat adalah menasihati atau mengganti pemimpin tim. Dan juga, memotivasi anggota tim dengan melatih mereka dan membina lingkungan kerja yang mendukung.

Contoh #2

Mari kita ambil contoh dari sektor kesehatan. Sebuah artikel yang diterbitkan di situs web American Association of Retired Persons (AARP) membahas faktor utama yang bertanggung jawab atas meningkatnya kasus penyakit autoimun pada orang dewasa yang lebih tua saat ini.

Artikel tersebut menganalisis kondisi medis empat pasien geriatri (59-77 tahun). Sementara gejala yang diamati oleh keempatnya sangat berbeda, akar penyebabnya diidentifikasi sebagai sistem kekebalan yang melemah.

Praktisi medis menemukan lebih dari 100 kondisi dimana sistem imun pasien menyerang jaringan tubuh yang sehat. Kondisi seperti itu diklasifikasikan sebagai penyakit autoimun. Itu termasuk penyakit Crohn, rheumatoid arthritis, diabetes tipe 1, penyakit celiac, antara lain.

Semua pasien memiliki masalah yang sama di mana sistem kekebalan mereka yang lemah mempengaruhi bagian tubuh mereka. Penyelidikan lebih lanjut mengungkapkan bahwa sistem kekebalan yang melemah adalah hasil dari perubahan gaya hidup dan lingkungan.

Keuntungan

Analisis akar penyebab diterapkan ke berbagai bidang untuk peningkatan bisnis. Ini termasuk manajemen risiko, pengembangan produk, peningkatan proses, efisiensi tim pemasaran, kontrol kualitas, dll. Ini memfasilitasi penggunaan berbagai alat atau teknik seperti analisis Fishbone, 5 Whys, dan analisis Peristiwa untuk disesuaikan dengan situasi yang berbeda. Selain itu, ini membantu analis untuk membingkai tindakan masa depan yang sistematis untuk menangani masalah atau keadaan serupa.

RCA adalah perbaikan permanen untuk masalah karena mengidentifikasi dan menangani sumber masalah. Sebagai mekanisme pemecahan masalah yang kuat, ia melakukan langkah-langkah pencegahan daripada tindakan kuratif. Oleh karena itu, ini adalah sarana peningkatan dan kesempurnaan yang konstan untuk organisasi mana pun.

Selain itu, dalam memastikan akar penyebab masalah yang signifikan, tim menemukan berbagai masalah terkait dan bahkan solusinya. Ini memastikan perusahaan menjalankan proses dan sistemnya dengan lancar tanpa gangguan.

Kekurangan

Root Cause Analysis hanyalah asumsi kemungkinan penyebab berdasarkan informasi yang tersedia. Ini identik dengan metode hit and trial atau eksperimen. Oleh karena itu, hasilnya mungkin tidak selalu akurat.

Bahkan untuk kejadian yang rumit, mengidentifikasi penyebab mendasar saja tidak cukup. Parameter lain sama pentingnya untuk menemukan solusi optimal. Selain itu, ini adalah proses yang memakan waktu dan upaya untuk suatu organisasi.

Karena ini adalah proses yang memakan waktu, penerapannya terbatas dalam situasi krisis atau di mana diperlukan pemecahan masalah yang cepat. Selain itu, RCA cenderung bias dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Salah satu keterbatasan yang signifikan adalah bahwa Root Cause Analysis digunakan terutama untuk menyelesaikan masalah, sedangkan penerapannya pada hasil positif sering diabaikan. Menganalisis alasan di balik kesuksesan acara dapat sangat bermanfaat bagi organisasi dan sekaligus memastikan kesuksesan di masa depan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa itu analisis akar penyebab?

Analisis akar penyebab mengacu pada proses decoding sumber atau penyebab dasar dari masalah yang teridentifikasi untuk mengembangkan mekanisme korektif. Dengan kata lain, ini adalah pendekatan pemecahan masalah untuk menemukan dan mengisolasi faktor-faktor yang menyebabkan masalah sehingga menghasilkan solusi yang sesuai.

Apa 5 Mengapa analisis akar penyebab?

5 Mengapa adalah fase penting dari RCA di mana pemimpin tim mengajukan serangkaian pertanyaan kepada tim. Pertanyaan-pertanyaan ini mengenai faktor-faktor yang bertanggung jawab atas masalah tertentu. Ini sering dimulai dengan “Mengapa masalah itu terjadi?” Kemudian beberapa pertanyaan terkait diajukan hingga tim menentukan alasan terakhir yang menyebabkan masalah tersebut.

Apa saja tiga komponen analisis akar penyebab?

Tiga pertanyaan mendasar seputar konsep analisis akar masalah adalah:

• Apa Area Masalah Utama (KPA)? • Mengapa masalah itu terjadi? • Bagaimana masalah tersebut dapat diselesaikan?

Apa itu analisis akar penyebab dalam perawatan kesehatan?

Organisasi kesehatan banyak menggunakan analisis akar penyebab sebagai metode pencegahan. Penyebab utama di balik suatu insiden, seperti efek samping dari suatu prosedur atau obat, didiagnosis. Ini adalah tindakan pencegahan yang diadopsi untuk menghindari kejadian serupa di masa depan dan memastikan efisiensi perawatan kesehatan.

Artikel yang Direkomendasikan

Ini telah menjadi panduan untuk Root Cause Analysis (RCA) dengan definisi dan contoh. Di sini kita membahas alat Root Cause Analysis, langkah-langkah, & cara kerjanya beserta kelebihan dan kekurangannya. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang akuntansi dari artikel berikut –