Kontrol adalah bagian integral dari upaya manajerial. Latihan berbagai teknik & keterampilan manajerial memberikan beberapa ukuran kontrol bawaan. Jika, meskipun demikian, beberapa prosedur dan praktik manajerial ditemukan tidak sempurna karena keterbatasan manusia, metode pengendalian harus diterapkan secara langsung.
Menurut Newman, proses pengendalian melibatkan langkah-langkah berikut (Gambar 8.1):
LANGKAH-I: Menetapkan Standar:
Banyak jenis standar yang dapat dikembangkan. Jenis yang paling umum termasuk waktu, kualitas, kuantitas dan biaya. Standar yang ditetapkan harus mewakili tujuan organisasi dan harus dinyatakan dalam istilah konkrit yang berarti. Jelas, agar standar menjadi bermakna, mereka harus dipahami dan diterima oleh individu yang sedang dikendalikan. Jika tidak, akan ada resistensi dari individu yang bersangkutan untuk mencapai standar tersebut.
LANGKAH-II: Mengukur Kinerja Terhadap Standar:
Mengukur kinerja atau keluaran adalah bagian penting dari proses pengendalian. Sejumlah isu tentang pengukuran harus dipertimbangkan.
Apa yang harus diukur?
Bagaimana cara mengukur?
Siapa yang harus melakukan pengukuran?
Kapan dan seberapa sering mengukur?
(a) Apa yang Harus Diukur?
Output yang diinginkan adalah yang akan diukur. Ini mungkin mudah, jika kita mempertimbangkan penghitungan jumlah barang yang diproduksi oleh mekanik atau volume penjualan yang dicapai oleh seorang tenaga penjualan. Tetapi untuk jenis pekerjaan lain tidak sesederhana itu.
(b) Bagaimana Mengukur?
Untuk beberapa pekerjaan, pengukuran kuantitatif dimungkinkan. Tetapi bagi yang lain, output hanya dapat ditentukan dan diukur secara subyektif. Cara praktis terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah memberikan kebebasan yang cukup besar kepada para pemain itu sendiri dalam menyediakan rencana dan ukuran untuk kinerja mereka sendiri.
(c) Siapa yang harus Mengukur?
Posisi manajerial umumnya diberikan semacam otoritas pengukuran. Mereka diharapkan untuk memantau kinerja bawahan mereka untuk memastikan kinerja yang memadai.
(d) Kapan Mengukur?
Dalam hal proses manajemen, mungkin yang terbaik adalah mengukur dan membandingkan sebelum poin keputusan penting (kritis).
LANGKAH-III: Evaluasi:
Pada tahap evaluasi, beberapa penilaian harus digunakan untuk menentukan, apakah penyimpangan dari standar memerlukan koreksi untuk membawanya kembali ke jalurnya. Area di mana beberapa subjektivitas dalam evaluasi diperlukan adalah kelonggaran statistik dalam kontrol kualitas, estimasi waktu yang optimis/lebih mungkin, pesimis yang diizinkan dalam proses PERT, dan estimasi biaya plus atau minus.
Dalam semua kasus ini, evaluator harus mengetahui bahwa perencana dimaksudkan untuk memungkinkan beberapa fleksibilitas terbatas dalam evaluasi standar aktual versus yang direncanakan dan bahwa ia tidak boleh mengharapkan ketepatan yang tepat dalam mencapai standar.
LANGKAH-IV: Menyesuaikan Performa:
Begitu seorang manajer mengetahui bahwa kinerjanya tidak sesuai standar, dia harus mencari tahu alasan yang tepat untuk itu. Jika kinerja terhenti karena rencana tidak diikuti, maka membuat perubahan dalam aktivitas mungkin merupakan pendekatan yang tepat. Namun, mungkin ada kasus di mana rencana tersebut, mungkin telah diikuti dengan tepat, dan masih terdapat kesenjangan antara kinerja aktual dan yang diinginkan, maka rencana itu sendiri perlu diubah.
Prakiraan mungkin buruk, atau masalah tak terduga mungkin muncul sehingga membuat rencana tidak sesuai dengan kenyataan situasi. Akhirnya, rencana tersebut mungkin baik dan kegiatannya sesuai, tetapi tujuannya mungkin tidak dapat dicapai. Oleh karena itu, manajer harus menentukan apakah aktivitas, rencana, tujuan, atau beberapa kombinasinya menyebabkan masalah sebelum penyesuaian yang berarti dapat dilakukan.
