Ruang Data Virtual

Apa Itu Ruang Data Virtual?

Ruang data virtual (VDR) adalah penyimpanan atau penyimpanan aman online tempat bisnis atau entitas lain dapat menyimpan dokumen dan cetak biru mereka secara virtual. Di dunia yang semakin mengglobal, ruang virtual memastikan ruang transaksi keuangan dan hukum yang aman untuk menjaga informasi dan data yang rahasia dan sensitif.

templat
, dll., Harap berikan kami tautan atribusi

Ruang data virtual menjelaskan bagaimana organisasi menjaga keamanan dan kerahasiaan data sambil memungkinkan anggotanya bekerja dari jarak jauh. Ruangan ini memiliki akses terbatas yang memberdayakan bisnis untuk berkolaborasi dalam proyek, menyimpan informasi penting, dan memberikan akses real-time ke dokumen yang sangat rahasia. Teknologi ini bertujuan untuk merubah penyimpanan tradisional informasi dalam file fisik dan ruang penyimpanan.

Takeaway kunci

Ruang data virtual adalah ruang data yang dikelola secara online melalui server dan sistem cloud yang meningkatkan keamanan dan pengawasan data.
Ruang virtual seperti itu dapat dikelola dengan biaya yang lebih murah dan waktu yang lebih singkat jika dibandingkan dengan ruang data fisik. Selain itu, ruang virtual ini meningkatkan mobilitas data saat bekerja dari jarak jauh.
Ini sangat berguna untuk industri keuangan dan hukum yang membutuhkan dokumentasi berlebihan. Jadi, dalam kasus seperti merger atau akuisisi, ruang ini meningkatkan akses bagi pengacara, pakar hukum dan keuangan, firma pemodal ventura, dll., dan mengurangi biaya overhead dalam prosesnya.

Ruang Data Virtual (VDR) Dijelaskan

Definisi ruang data virtual menjelaskan metode strategis untuk menyimpan data rahasia organisasi di sistem cloud. Ini meningkatkan operasi dan fungsi proses seperti penggalangan dana, merilis IPO, merger dan akuisisi (M&A), dan membangun kemitraan strategis.

Ini adalah repositori online yang didukung oleh server dan sistem cloud. Dengan demikian, ini membutuhkan lebih sedikit intervensi manusia dan biaya manajemen dibandingkan dengan ruang data fisik. Pada saat yang sama, untuk proses uji tuntas, VDR menyediakan platform terpusat dan akses ke data untuk tim internasional. Akibatnya, ini memungkinkan pemangku kepentingan yang tertarik untuk mempercepat proses pemeriksaan dan transaksi sambil meningkatkan kepercayaan dan transparansi dalam proses tersebut.

Ruang seperti VDR meningkatkan ruang lingkup untuk melanjutkan dan membangun kemitraan bisnis. Ini memberikan akses yang tidak menantang, mudah, dan terbatas ke dokumen rahasia dan sensitif. Konsekuensinya, membangun kepercayaan antar bisnis dan mengurangi risiko kebocoran data, sehingga mencegah kegagalan dalam memanfaatkan peluang akibat kesalahan penanganan.

Di dunia sekarang ini, bisnis berkembang pesat dan mencapai pertumbuhan eksponensial melalui data dan informasi pelanggan. Dengan demikian, setelah tahun 2007 pertumbuhan VDR terbukti lebih aman dan layak daripada ruang data fisik. Ini memastikan integritas data dan mengontrol kesalahan penanganan data oleh pihak ketiga seperti pesaing bisnis. Akibatnya, platform VDR membatasi dan mengontrol penyalinan, pencetakan, dan pengeditan dokumen.

Misalnya, iDeals adalah salah satu penyedia ruang data virtual signifikan yang berbasis di AS yang dimulai pada tahun 2008. Dimulai dengan fokus melayani layanan keuangan dan bisnis perbankan investasi. Perusahaan menyediakan layanan manajemen file, alat keamanan data, alat audit, fungsi pencarian dokumen, dan keamanan dokumen. Selain itu, salah satu faktor menonjol dari penyedia VDR ini adalah layanan perpesanan Q&A yang disediakan untuk penggunanya.

Bagaimana Cara Mengatur VDR?

Untuk menyetel VDR, langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini berguna untuk memandu dan memastikan spesifikasi penyetelan ruang virtual,

Memilih penyedia layanan VDR berdasarkan kebutuhan dan persyaratan bisnis daripada mencari perangkat lunak ruang data virtual terbaik. Ini akan membantu bisnis menentukan fungsi dan fitur mana yang mereka butuhkan, seperti keamanan, pelaporan, harga, kemudahan penggunaan, dll.
Menentukan jenis VDR yang diperlukan untuk tujuan atau tahapan proses yang berbeda. Misalnya, ini mungkin melibatkan membuat ruang virtual terbuka untuk banyak orang dan kemudian membuat ruang virtual yang nantinya menjadi lebih rahasia.
Mempersiapkan daftar periksa untuk proses uji tuntas akan memberikan gambaran kepada semua pemangku kepentingan tentang alur acara dan berguna untuk merencanakan ruang virtual berikutnya.
Mengkategorikan atau mengindeks ruang virtual dengan file dan dokumen secara teratur, seperti menurut abjad atau daftar periksa uji tuntas, berbeda untuk setiap organisasi.
Mencari tahu dan mengonfirmasi tingkat keamanan dan izin serta menyertakan dan mengecualikan anggota per akses.
Kumpulkan dan unggah dokumen tambahan yang diperlukan di ruangan.
Mengundang anggota pihak ketiga seperti investor, pengacara, dan pakar hukum dan keuangan untuk memulai proses audit, regulasi, atau uji tuntas.

Evolusi VDR Dalam M&A

Proses merger dan akuisisi (M&A) mengacu pada transaksi antara dua bisnis untuk mengkonsolidasikan operasi dan kepemilikan dua organisasi atau lebih. Proses merger atau akuisisi melibatkan dokumentasi yang berlebihan, seperti merilis dan meninjau tender, transaksi keuangan, manajemen aset, dll.

Jadi, secara tradisional transaksi bisnis semacam itu untuk memfasilitasi M&A terjadi di dalam empat dinding tertutup atau di ruang data fisik. Kamar-kamar ini membatasi masuknya anggota atau personel dari kedua sisi – penjual dan pembeli. Hanya pembeli dan ahli yang disewa yang dapat mengakses ruang fisik ini. Akibatnya, ini memberi mereka akses ke data dan informasi rahasia selain dari tim auditor atau ahli hukum penjual.

Namun, pemeliharaan dan biaya untuk menjaga agar kamar fisik ini tetap utuh dan aman sangatlah tinggi. Selain itu, ruang data fisik tidak sepenuhnya aman dari campur tangan manusia. Sementara ruang dokumentasi fisik juga membatasi beberapa penawar atau calon pembeli untuk mengakses dokumen dan informasi sekaligus. Dengan demikian, evolusi ruang data virtual menjadi penting untuk mengurangi hambatan ini dan memperlancar proses M&A.

Proses due diligence melibatkan pemeriksaan, audit, verifikasi, dan survei. Ini membutuhkan banyak waktu dan keterlibatan banyak pemangku kepentingan. Dengan demikian, menyimpan, mengelola, dan mengamankan data dan informasi dengan VDR menjadi fleksibel dan lebih mudah bagi semua pemangku kepentingan dan penawar. Selain itu, ruang virtual menghilangkan kerumitan bekerja dengan tumpukan dokumen kertas dan meningkatkan mobilitas data saat bekerja dari jarak jauh atau internasional.

Selain itu, ini memusatkan proses peninjauan untuk pembeli dan memberi mereka alternatif yang lebih murah untuk mengeluarkan biaya perjalanan para ahli dan pemangku kepentingan.

Aturan

Mari kita lihat beberapa aturan yang harus diikuti oleh pengguna VDR dan mengekstrapolasi arti dan pemahaman ruang data virtual,

Tuan rumah atau penjual menyiapkan syarat dan ketentuan untuk mengakses data dan informasi di ruangan untuk penawar atau pembeli dalam proses M&A.
Setiap penawar harus mematuhi instruksi yang diberikan,
Setiap pengunjung yang mengunjungi ruang dokumentasi virtual harus memberikan pernyataan untuk mengikuti semua aturan dan prosedur untuk mengakses ruang tersebut.
Penjual atau tuan rumah platform VDR melakukan kontrol atas penyertaan dan pengecualian anggota ke dalam ruangan. Mungkin ada perbedaan dalam anggota, dokumen, dan waktu untuk mengakses VDR melalui berbagai tahapan uji tuntas atau proses audit.
Menyalin, mencetak, mengedit, dan berbagi data di area yang dibatasi VDR memberikan keamanan dan jaminan yang ditingkatkan terhadap kebocoran dan ketidakakuratan data.

Praktik terbaik

Di era di mana data sebanding dengan mata uang, praktik terbaik adalah menjaga kerahasiaannya. Ini juga mencakup menjaga agar data penting dan sensitif tidak terlihat oleh pesaing. Dengan demikian, penyedia ruang data virtual bertujuan untuk memasukkan praktik dan fitur terbaik untuk melayani klien dan bisnis dalam jumlah maksimum. Ini mungkin termasuk:

Kontrol ketat atas dokumen dan informasi sensitif,
Fitur yang disempurnakan untuk organisasi data, pengindeksan, pengarsipan, dan presentasi,
Memaksimalkan keamanan sistem cloud dan menjadikannya lebih andal,
Pemantauan dan pengaturan aktivitas pengguna yang komprehensif oleh tuan rumah atau penjual,
Administrasi platform VDR yang efisien dan cepat, yang memperlancar persiapan dokumen dan proses peninjauan,
Integrasi yang fleksibel ke dalam alur kerja bisnis memungkinkan bisnis berjalan lancar dan menghilangkan kerumitan awal,
Servis dan pemeliharaan, ditambah sistem dukungan harian dari penyedia layanan VDR, menjamin efisiensi bagi pengguna.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Berapa biaya ruang data virtual?

VDR memungkinkan bisnis untuk menyinkronkan alur kerja mereka ke dalam platform tempat mereka dapat menyimpan dokumen dan informasi serta mengelola akses. Namun, paket uji coba untuk perangkat lunak VDR selama 30 hari dapat berkisar antara $15 hingga $30. Meskipun, tergantung pada fiturnya, paket dasar untuk VDR dengan keanggotaan bulanan dapat mulai dari $250 hingga beberapa ribu dolar per bulan.

Bagaimana ruang data virtual bekerja?

Gagasan tentang ruang virtual untuk bisnis di industri keuangan, hukum, dan teknologi secara khusus memungkinkan kategorisasi dan pengelolaan data tingkat tinggi, memungkinkan bisnis untuk mengelola dan mengakses dokumen-dokumen ini dari jarak jauh dan setiap saat. Jadi, dalam merger dan akuisisi, rilis IPO, dan penggalangan dana oleh startup yang melibatkan dokumentasi berat dan pengawasan oleh berbagai pemangku kepentingan, investor, dan pemodal ventura, VDR menyediakan ruang yang dikelola secara virtual dan membantu mengatur keseluruhan proses.

Apa tujuan dari ruang data virtual?

Kamar semacam itu membantu memastikan keamanan data, melindungi dari kebocoran data, menghilangkan kesalahan penanganan informasi sensitif, dan mencegah korupsi data. Pada saat yang sama, ini meningkatkan mobilitas dan aksesibilitas dokumen dan data dibandingkan dengan ruang data fisik.

Artikel yang Direkomendasikan

Ini telah menjadi panduan untuk Apa itu ruang data virtual dan definisinya. Di sini, kami menjelaskan cara menyiapkan VDR, evolusinya dalam M&A, aturan, dan praktik terbaik. Anda dapat mempelajari lebih lanjut dari artikel berikut –