Pesanan Pembelian (PO)

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen hukum pembeli mengirim penjual untuk memesan barang. Dokumen ini berisi harga, kuantitas, syarat pembayaran, dan informasi jadwal pengiriman. Ini juga termasuk detail pembeli. Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk membandingkan barang yang dikirimkan dan barang yang dipesan.

Ini hanyalah cara pemesanan barang yang terorganisir. Jika vendor menerima pesanan pembelian, itu berfungsi sebagai kontrak untuk kedua belah pihak. Ini mengurangi risiko bagi kedua belah pihak, karena tidak terpenuhinya persyaratan dapat mengakibatkan konsekuensi hukum.

Takeaway kunci

Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen formal yang dikeluarkan pembeli kepada vendor yang mencantumkan item yang diperlukan, kuantitas, harga pembelian pilihan, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Ini juga menetapkan syarat pembayaran dan jangka waktu kredit yang diinginkan.
Ini adalah panggilan vendor untuk menerima atau menolak pesanan pembelian. Namun, begitu diterima, itu menjadi kontrak pembelian antara pembeli dan penjual.
Biasanya, pembeli menyusun empat jenis pesanan pembelian; pesanan standar, terencana, selimut, dan kontrak.

Bagaimana Cara Kerja Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian hanyalah daftar barang yang dibuat dengan baik yang ingin dibeli pembeli dari vendor. Ini menjadi mengikat secara hukum ketika diterima oleh pemasok. Sebelumnya, perusahaan besar biasanya menyiapkan pesanan pembelian di atas kertas, tetapi sekarang pesanan pembelian digital telah menggantikannya. Juga, perusahaan kecil menggunakan pesanan pembelian untuk melacak dan mengelola persediaan secara efisien.

Sekarang biarkan kami memandu Anda melalui prosesnya:

Pertama, pembeli mencantumkan barang yang dibutuhkan.
Selanjutnya, pembeli memutuskan vendor mana yang akan dibeli. Ini khusus untuk setiap produk.
Kemudian, pembeli menyiapkan pesanan pembelian dan mengirimkannya ke vendor. Ini bisa di atas kertas atau dikirim secara elektronik. Mereka menggunakan template untuk kenyamanan.
Vendor memeriksa detail PO, dan jika bisa diterapkan, konfirmasi dikirim ke pembeli.
Konfirmasi menunjukkan kontrak pembelian antara kedua belah pihak.
Pada tahap ini, penjual menyiapkan pesanan, menugaskan tenaga kerja yang dibutuhkan.
Pengiriman produk adalah langkah selanjutnya. Untuk memudahkan identifikasi dan pelacakan, nomor PO disebutkan pada slip pengepakanSlip PengepakanTemplate slip pengepakan adalah dokumen fisik yang menyebutkan barang yang siap dikirim ke pelanggan.baca lebih lanjut.
Pada saat pengiriman, penjual melampirkan invoice bersama produk. Ini berisi nomor PO untuk tujuan pemeriksaan silang.
Akhirnya pembeli melakukan pembayaran sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati.

Format Pesanan Pembelian

Berikut adalah format sederhana untuk pesanan pembelian.

Anda dapat mengunduhnya dari halaman ini – Templat Pesanan PembelianTemplat Pesanan PembelianPesanan Pembelian adalah nota kesepahaman tertulis formal dari pengadaan barang oleh pembeli produk kepada penjual. Setelah dikeluarkan oleh pembeli, hal yang sama harus diterima oleh penjual, yang kemudian mengirimkan faktur akhir kepada pembeli.baca lebih lanjut.

Umumnya, pesanan pembelian terdiri dari informasi berikut:

nomor PO	Nomor identifikasi untuk pesanan tertentu. Ini memfasilitasi pelacakan status PO.
Tanggal PO	Tanggal pesanan pembelian dibuat.
Vendor-Id	Nama, alamat, dan detail kontak pemasok.
Informasi Pembeli	Nama perusahaan yang melakukan pemesanan, alamatnya, dan detail kontak lainnya.
Informasi Vendor	Nama, alamat, dan detail kontak pemasok.
Kirim Ke Detail	Tempat di mana produk harus dikirim.
alamat tagihan	Bisa sama dengan alamat pengiriman.
metode pengiriman	Media transit—jalan raya, rel kereta api, atau saluran udara.
Syarat pembayaran	Jangka waktu kredit, diskon, dan persyaratan lainnya.
Tanggal pengiriman	Tanggal pengiriman pesanan yang diharapkan.
Detail pesanan	Deskripsi produk—nama merek, nomor SKU, nomor model, jumlah, harga satuan, dan jumlah total (jumlah dikalikan dengan harga).
Kargo	Biaya pengiriman
Pajak	Ini termasuk pajak barang dan jasa, pajak penjualan negara bagian, dan biaya lainnya.
Jumlah Nilai Pesanan	Agregasi dari jumlah total, ongkos angkut, dan pajak.

Contoh Order Pembelian

Mari kita lihat contoh hipotetis dan merumuskan pesanan pembelian. ZYX Ltd., New York, membutuhkan 100 kursi kantor beroda dengan tarif yang disepakati $50 per kursi. Perusahaan mengirimkan pesanan pembelian ke penjual, LML Furnitures, New York. Contoh pesanan pembelian menyebutkan jumlah, harga, dan persyaratan lain yang diperlukan sebagai berikut:

LML Furnitures mengirimkan pesanan pada tanggal pengiriman dan mengirimkan faktur. Perusahaan ZYX memverifikasi produk yang dibeli, mencocokkan nomor PO, dan melakukan pembayaran sebesar $5.370. Pembayaran dilakukan dalam waktu 30 hari, sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya yang disebutkan dalam PO.

Jenis Pesanan Pembelian

Berikut ini adalah empat jenis pesanan pembelian:

Anda bebas menggunakan gambar ini di situs web Anda, templat, dll., Harap berikan kami tautan atribusiBagaimana Memberikan Atribusi? Tautan Artikel untuk Di-Hyperlink
Misalnya: Sumber: Pesanan Pembelian (PO) (wallstreetmojo.com )

#1 – PO Standar

Urutan semacam ini meskipun umum digunakan terutama berlaku untuk pembelian satu kali. Pesanan pembelian standar sesuai jika pembeli jelas tentang harga produk, kuantitas, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman.

Misalnya, sebuah perusahaan besi membuat PO Standar untuk 60 lembar semen untuk membuat naungan di atas bengkelnya. Setiap lembar harganya $15. Perusahaan pembuat lembaran semen harus mengirimkan pesanan dalam waktu sepuluh hari.

#2 – Rencana PO

Ada kontrak jangka panjang khusus yang membutuhkan pasokan barang yang stabil; namun, tanggal pengiriman yang dijadwalkan tidak diketahui. Detail pesanan lainnya seperti jenis produk, harga, jangka waktu pembayaran, dan kuantitas ditentukan dengan jelas.

Misalnya, perusahaan konstruksi mendapat kontrak pemerintah untuk membangun bendungan. Perusahaan membuat PO Terencana untuk membeli batu bata dari vendor tertentu. Namun, tanggal pasti pembangunannya masih belum diketahui. Oleh karena itu, tanggal pengiriman yang dijadwalkan juga tidak pasti.

#3 – PO Selimut

Seperti namanya, Blanket Purchase-Order mencakup beberapa pesanan dalam satu permintaan. Ini adalah strategi untuk memanfaatkan diskon pembelian massal. Tetapi PO ini mungkin tidak mencantumkan harga asli, potongan harga, atau waktu pembelian.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mobil mengeluarkan Blanket PO untuk pembelian ban dalam jumlah besar. Vendor ban memfasilitasi diskon 17% yang cukup besar.

#4 – Kontrak PO

Dalam tipe ini, pembeli dan penjual meletakkan syarat-syarat kontrak, menyepakatinya, dan kemudian menandatanganinya. Ini adalah transaksi bisnisTransaksi BisnisTransaksi bisnis adalah pertukaran barang atau jasa untuk mendapatkan uang tunai dengan pihak ketiga (seperti pelanggan, vendor, dll.). Barang yang terlibat memiliki nilai ekonomi moneter dan berwujud, yang dapat dicatat dan disajikan dalam laporan keuangan perusahaan.baca lebih lanjut. Kedua belah pihak terikat secara hukum dengan ketentuan tersebut. PO semacam itu biasa untuk perjanjian pembelian yang akan dieksekusi di masa depan.

Misalnya, perusahaan multinasional Perusahaan Multinasional Perusahaan multinasional (MNC) didefinisikan sebagai badan usaha yang beroperasi di negara asalnya dan juga memiliki cabang di luar negeri. Kantor pusat biasanya tetap berada di satu negara, mengendalikan dan mengkoordinasikan semua cabang internasional. read more mengirim PO Kontrak ke perusahaan outsourcing— untuk mendapatkan personel agar cabangnya segera dibuka.

Manfaat dan Kerugian

PO mencegah duplikasi atau pemalsuan karena dibuat sebagai dokumen legal. Kedua belah pihak dapat melacak statusnya melalui nomor PO. Untuk setiap perselisihan, para pihak dapat mengambil tindakan hukum. Selanjutnya, ini membantu vendor melacak inventaris. Terakhir, pesanan pembelian memfasilitasi penganggaranPenganggaranPenganggaran adalah metode yang digunakan oleh bisnis untuk membuat proyeksi pendapatan dan pengeluaran yang tepat untuk periode waktu tertentu di masa depan sambil mempertimbangkan berbagai faktor internal dan eksternal yang berlaku pada saat itu.baca lebih lanjut sebagai vendorVendorVendor mengacu pada individu atau entitas yang menjual produk dan layanan kepada bisnis atau konsumen. Ini menerima pembayaran sebagai imbalan untuk membuat barang tersedia bagi pengguna akhir. Mereka merupakan bagian integral dari manajemen rantai pasokan untuk menyediakan bahan mentah bagi produsen dan barang jadi bagi pelanggan.baca lebih lanjut dapat secara akurat menentukan pesanan yang tertunda. Berkat PO, vendor mengetahui jumlah persis pesanan yang akan datang bahkan sebelum ditempatkan.

PO menyederhanakan proses penagihan. Ini juga mempercepat pengiriman penjualan; PO membuat peninjauan pesanan menjadi efisien. Ini berfungsi sebagai bukti pembelian untuk pembeli selama audit keuanganAudit KeuanganAudit keuangan adalah pemeriksaan independen atas laporan keuangan suatu entitas terlepas dari ukurannya. Itu dilakukan oleh auditor atau firma audit yang memberikan pendapat tentang pandangan yang akurat dan adil atas fakta & angka yang disebutkan dalam laporan keuangan.baca lebih lanjut. Pembeli diuntungkan, terutama jika harga barang naik antara waktu pemesanan dan waktu pengiriman.

Pesanan pembelian memiliki batasannya sendiri. Misalnya, menyiapkan PO untuk setiap pembelian membutuhkan banyak dokumen dan usaha. Selain itu, peningkatan penggunaan kartu kredit untuk pesanan kecil menghilangkan kebutuhan akan PO.

Pesanan Pembelian vs. Faktur

Pesanan pembelian sangat berbeda dengan faktur, meskipun keduanya digunakan untuk transaksi bisnis. PO disiapkan oleh pembeli, sedangkan vendor mengirimkan faktur kepada pembeli. Vendor mengeluarkan faktur untuk menagih pembayaran setelah mengirimkan barang.

Menyusun PO adalah langkah awal untuk memasuki transaksi bisnis. Faktur, di sisi lain, adalah dokumen final. Ini adalah tanda terima penjualan yang mencantumkan jenis barang, jumlah, harga, diskon, pengiriman, dan pajak.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Bagaimana cara menulis pesanan pembelian?

Salah satu cara termudah untuk menulis pesanan pembelian (PO) adalah dengan menggunakan template. Pembeli harus menyebutkan dengan jelas; jenis barang yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan dari setiap produk, harga yang bersedia mereka bayar, jangka waktu kredit yang diminta, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.

Apa tujuan dari pesanan pembelian?

Pembeli menyusun PO untuk membuat penawaran pengadaan kepada pemasok atau vendor. Ini mencantumkan item yang diperlukan, jumlah pembelian, harga, ketentuan pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Bisakah pembeli atau penjual mundur dari perjanjian pembelian?

Biasanya, pembeli dapat mundur dari PO kapan saja sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan. Ini kecuali pembatalan tersebut tidak dikenakan sanksi berdasarkan ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Penjual dapat menolak PO atau menawar sebelum menerimanya. Namun, pembatalan PO tersebut setelah penerimaannya semata-mata bergantung pada ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya. Para pihak dapat mengubah ketentuan hanya berdasarkan kesepakatan bersama.

Artikel yang Direkomendasikan

Ini telah menjadi panduan tentang apa itu Purchase Order dan Artinya. Di sini kami membahas format pesanan pembelian, jenis, contoh, manfaat, kekurangan, dan cara kerjanya. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang dari artikel berikut –