Artikel ini menyoroti sepuluh Prinsip Pengisian teratas yang Harus Diikuti di Kantor. Prinsip-prinsip tersebut adalah: 1. Kesederhanaan 2. Kesesuaian 3. Aksesibilitas 4. Kemudahan Servis 5. Kekompakan 6. Fleksibilitas dan Adaptasi 7. Ekonomi 8. Retensi 9. Kemutakhiran 10. Klasifikasi.
Prinsip Pengisian # 1. Kesederhanaan:
Sistem yang diikuti, prosedur yang diadopsi dan peralatan yang digunakan harus sederhana dan dapat dipahami oleh setiap anggota staf berdasarkan kecerdasan biasa. Tentu saja, pelatihan diberikan kepada staf di sebagian besar kasus.
Prinsip Pengisian # 2. Kesesuaian:
Sistem dan prosedur harus disesuaikan dengan sifat kegiatan organisasi.
Prinsip Pengisian # 3. Aksesibilitas:
Berkas harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh semua pihak.
Prinsip Pengisian # 4. Kemudahan Servis:
Sistem harus sedemikian rupa sehingga file dapat ditemukan dengan cepat, dapat ditangani dengan mudah, dan dapat dipertahankan untuk ketersediaan di masa mendatang kapan pun diperlukan.
Prinsip Pengisian # 5. Kekompakan:
Terlalu banyak ruang tidak boleh ditempati oleh peralatan pengarsipan. Bentuk peralatan baru ditemukan memiliki lebih banyak utilitas tetapi menempati lebih sedikit ruang.
Prinsip Pengisian # 6. Fleksibilitas dan Adaptasi:
Sistem harus memiliki ruang untuk ekspansi untuk mengakomodasi jumlah file yang lebih besar dengan meningkatnya aktivitas yang menjadi perhatian. Itu harus dapat beradaptasi dengan perubahan dalam prosedur pengarsipan, misalnya, perubahan dalam metode klasifikasi.
Prinsip Pengisian #7. Ekonomi:
Apapun sistem yang diadopsi, itu harus ekonomis. Semua pengeluaran yang tidak perlu harus dihindari. Filing adalah pekerjaan biasa. Jika dibuat mahal maka biaya pendirian akan meningkat pesat.
Prinsip Pengisian # 8. Retensi:
Dari waktu ke waktu kertas dan dokumen yang tidak perlu harus dibersihkan atau file yang tidak perlu dihancurkan jika tidak, file akan menjadi sangat tebal, menempati ruang dan tidak memungkinkan kertas baru yang penting untuk ditampung.
Prinsip Pengisian # 9. Terbaru:
File harus diperbarui dengan penyisipan kertas tanpa penundaan.
Prinsip Pengisian # 10. Klasifikasi:
File harus diklasifikasikan dan diindeks dengan benar dengan referensi silang untuk memudahkan penanganan.
