Artikel ini menyoroti dua belas langkah teratas yang diperlukan untuk mengatur kantor. Langkah-langkahnya adalah: 1. Perencanaan 2. Pemilihan Lokasi 3. Ruang atau Akomodasi 4. Lay-Out 5. Kondisi Kerja 6. Peralatan 7. Rekrutmen Staf 8. Departementasi 9. Penugasan Pekerjaan 10. Pendelegasian Wewenang 11. Penciptaan Hubungan 12. Penyusunan Office Manual.

Mengorganisir Kantor Langkah #1. Perencanaan:

Setiap jenis pekerjaan membutuhkan perencanaan. Pekerjaan yang serampangan menyebabkan pemborosan waktu, uang dan tenaga. Perencanaan kantor sangat bergantung pada keragaman dan volume kegiatannya. Itu sekali lagi ditentukan oleh sifat dan sifat organisasi tempat kantor itu didirikan. Selain perencanaan fisik juga harus disiapkan anggaran, baik belanja modal maupun pendapatan dengan tetap memperhatikan dana yang tersedia.

Menata Kantor Langkah #2. Pemilihan Lokasi:

Ini adalah tugas yang bermasalah. Berbagai faktor —komersial, ekonomi dan lingkungan, harus diperhitungkan.

Menata Kantor Langkah #3. Ruang atau Akomodasi:

Akomodasi harus cukup untuk kegiatan departemen. Cakupan akan ada untuk perluasan di masa depan tetapi faktor sewa tidak dapat diabaikan.

Menata Kantor Langkah #4. Lay-Out:

Akomodasi dan lay-out saling terkait erat. Ada berbagai jenis lay-out yang tergantung pada sistem kantor dan jumlah departemen. Prinsip pemanfaatan ruang yang optimal harus selalu diperhatikan.

Menata Kantor Langkah #5. Kondisi Kerja:

Kantor harus dilengkapi dengan pencahayaan yang tepat, ventilasi, sanitasi, dll. yang sangat bergantung pada efisiensi kerja.

Menata Kantor Langkah #6. Peralatan:

Berbagai jenis peralatan yang terdiri dari furnitur, mesin, peralatan, alat tulis, dll. Diperlukan untuk fungsi kantor sehari-hari. Pembelian harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Kontinuitas pasokan, perawatan yang tepat, dan perbaikan serta pembaruan dari waktu ke waktu diperlukan untuk mereka.

Departemen pembelian terpisah dapat dibentuk untuk tujuan tersebut. Sekretaris dapat dipercayakan dengan pekerjaan itu. Dengan kata lain, semua elemen material harus diperoleh dan persediaan regulernya terjamin.

Mengorganisir Kantor Langkah # 7. Perekrutan Staf:

Ini adalah berurusan dengan elemen manusia dalam organisasi kantor dan merupakan tugas yang paling sulit.

Rekrutmen staf adalah proses yang terdiri dari langkah-langkah dan aspek-aspek berikut:

(a) Spesifikasi dan Grading:

Pada awalnya spesifikasi pekerjaan harus dilakukan. Ini berarti bahwa sebuah daftar harus disiapkan tentang jenis pekerjaan spesifik apa yang dibutuhkan untuk kepedulian tersebut. Sejalan dengan itu, daftar jenis pria tertentu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan juga harus disiapkan.

Spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi manusia adalah tindakan simultan. Pekerjaan juga harus dinilai. Menurut American Management Association ada enam jenis grade—dari A sampai F. Semakin tinggi grade, semakin banyak fungsi berpikir daripada melakukan fungsi. Turunkan nilai, lebih banyak melakukan fungsi daripada fungsi berpikir.

Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam menentukan kelas:

(i) Pendidikan, baik umum maupun teknis,

(ii) Keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan.

(iii) Pengalaman, jika ada.

(iv) Jumlah pengawasan dan arahan yang dibutuhkan. Tingkat remunerasi akan tergantung pada tingkat pekerjaan.

(b) Kebijakan Rekrutmen:

Harus ada kebijakan rekrutmen yang pasti. Rekrutmen dapat dilakukan melalui iklan di surat kabar ­atau melalui pemberitahuan ke bursa kerja. Sumber perekrutan lainnya adalah: dari anggota keluarga staf yang ada, serikat pekerja, mantan pegawai (khususnya untuk staf keamanan), lembaga profesional, penyedia peralatan kantor, pencari kerja, dll.

(c) Prosedur Rekrutmen:

Prosedurnya terdiri dari mengadakan berbagai tes, tertulis dan lisan, mengikuti wawancara, menjalani tes kesehatan, dll. Ini adalah proses eliminasi dan akhirnya beberapa orang dipilih.

(d) Pelatihan:

Dalam banyak hal, pria terpilih harus melalui pelatihan induksi. Terkadang, sebelum mendapatkan pekerjaan seseorang harus menjalani masa magang. Atau, setelah mendapatkan pekerjaan, masa percobaan harus ditanggung oleh karyawan sebelum layanan tersebut dibuat permanen. Pelatihan juga disediakan untuk promosi atau transfer antar departemen.

Mengorganisir Kantor Langkah # 8. Departementasi:

Departementasi adalah pekerjaan khusus. Ini berarti pengelompokan pekerjaan. Sekelompok pekerjaan sekutu secara fungsional disebut departemen.

Misalnya, departemen akuntansi terdiri dari semua pekerjaan terkait mengenai pembukuan, menyiapkan laporan keuangan ­dan akun, membuat perhitungan harga pokok produksi dan harga jual, menyampaikan perintah pembayaran, menjaga hubungan dengan bank, kreditur, debitur, dll., dan melakukan fungsi sekutu lainnya.

Berbagai faktor harus dipertimbangkan sebelum membagi fungsi total ­organisasi ke dalam departemen. Sebelum departementasi, mungkin diperlukan divisionalisasi. Pertanyaan tentang sentralisasi dan desentralisasi fungsi kantor juga muncul. Sistem kantor harus ditentukan.

Mengorganisir Kantor Langkah # 9. Penugasan Pekerjaan:

Setiap anggota staf akan diberikan tugas khusus. Pekerjaan yang akan diberikan kepada mereka. Setiap orang harus tahu siapa atasannya, dari siapa dia harus menerima perintah dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Penugasan pekerjaan diikuti dengan persiapan rutin untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan prosedur atau metode yang ditetapkan dengan baik.

Mengorganisir Kantor Langkah #10. Pendelegasian Wewenang:

Delegasi otoritas adalah kekuatan hidup dari sebuah organisasi. Setiap atasan wajib mendelegasikan atau memberikan sebagian wewenangnya kepada bawahannya. Dengan wewenang itu bawahan diberi wewenang untuk melaksanakan tugasnya dan dapat memberikan perintah kepada bawahannya. Jumlah tanggung jawab yang sama diciptakan dengan pendelegasian wewenang. Semakin tinggi wewenang semakin besar pula tanggung jawabnya.

Otoritas bergerak ke bawah dari atasan ke bawahan, tanggung jawab diciptakan dan akuntabilitas bergerak ke atas ­dari bawahan ke atasan. Akuntabilitas berarti penerimaan laporan dari bawahan oleh atasan untuk mengetahui sejauh mana mereka telah melaksanakan tugasnya. Melalui akuntabilitas atasan melakukan kontrol atas bawahannya.

Mengorganisir Kantor Langkah # 11. Penciptaan Hubungan:

Ini adalah tugas vital dalam pengorganisasian. Di dalam organisasi sejumlah besar orang disatukan. Mereka harus melakukan tugasnya masing-masing tetapi harus ada koordinasi yang sempurna dalam fungsinya untuk mencapai tujuan bersama organisasi.

Hubungan antara anggota staf dalam suatu organisasi didasarkan pada otoritas. Istilah otoritas berarti kekuatan untuk mengambil keputusan dan membuat perintah kepada orang lain untuk mendapatkan keputusan tersebut dieksekusi. Di dalam suatu organisasi terdapat rantai hubungan atasan-bawahan di antara para anggota staf.

Setiap ­individu lebih unggul dari orang berikutnya tetapi lebih rendah dari orang sebelumnya. Dan, otoritas bergerak ke bawah dan akuntabilitas bergerak ke atas antara atasan dan bawahannya. Satu atasan mungkin memiliki beberapa bawahan di bawahnya. Ini adalah ‘rentang kendali’. Tapi, setiap bawahan pasti hanya memiliki satu atasan di atasnya. Ini disebut prinsip ‘kesatuan komando’.

Di dalam sebuah kantor jika kita melihat ke bagian akuntansi konsepnya ­akan menjadi jelas. Otoritas untuk melakukan pekerjaan akuntansi berpindah dari Sekretaris, yang merupakan kepala, ke Kepala Akuntan atau Manajer Keuangan (apa pun nama jabatannya). Kepala Akuntan sendiri tidak melakukan semua pekerjaan akuntansi sendiri.

Dia mendelegasikan sebagian dari kewenangannya kepada para asistennya dan asisten tersebut mendelegasikan sebagian dari kewenangannya kepada panitera yang menangani. Akuntabilitas bergerak ke atas dari panitera berurusan ke asisten, dari asisten ke Kepala Akuntan dan dari Kepala Akuntan ke Sekretaris. Sekretaris, yang menerima wewenang dari manajemen puncak, bertanggung jawab kepada mereka.

Berbagai aspek organisasi:

Hubungan kewenangan dalam suatu organisasi terbagi menjadi dua bagian:

(a) Garis:

Mereka yang terlibat dalam melakukan fungsi dasar atau utama dari suatu organisasi, seperti produksi, pemasaran, pembelian, dll. Disebut orang ‘lini’. Otoritas mereka disebut otoritas garis. Pendelegasian wewenang terutama terjadi melalui orang-orang lini,

(b) Staf:

Mereka yang terlibat dalam melakukan fungsi layanan atau penasehat ­, seperti keuangan, manajemen personalia, dll disebut ‘staf’ orang. Orang-orang ini adalah spesialis dan menasihati orang lini melalui layanan khusus mereka sehingga fungsi utama atau dasar dapat dilakukan secara efisien.

Kantor, adalah tempat duduk untuk kedua jenis orang — lini dan staf. Ketika departementasi dibuat, pengelompokan fungsi ini harus diingat. Hal ini sangat signifikan karena sering ditemukan adanya konflik antara lini dan staf.

Ini semua tentang organisasi formal sebuah kantor yang didirikan oleh orang-orang manajemen puncak berdasarkan hubungan otoritas. Selain organisasi formal tersebut, tumbuh pula organisasi informal ­di dalam kantor.

Orang yang bekerja di kantor milik departemen yang berbeda dan tingkat otoritas yang berbeda dapat membentuk kelompok informal karena faktor-faktor berikut:

(a) Berbicara dalam bahasa yang sama;

(b) Memiliki rumah di negara bagian atau distrik yang sama;

(c) Memiliki keyakinan pada ideologi politik yang sama;

(d) Milik komunitas agama yang sama; dll.

Organisasi informal sering ditemukan lebih kuat daripada organisasi formal. Apa yang tidak dapat dicapai melalui perintah resmi atau formal, dapat dicapai melalui permintaan informal.

Bagan Organisasi dan Manual:

Sebaiknya dibuat bagan yang menunjukkan posisi formal dan hubungan formal. Dengan melihat grafik seseorang dapat memahami posisinya dalam kaitannya dengan atasan dan bawahannya. Bagan organisasi dapat berupa vertikal atau horizontal atau melingkar. Tetapi bagan organisasi saja tidak cukup. Itu tidak menjelaskan fungsi dari orang-orang yang memegang jabatan yang berbeda.

Manual organisasi disiapkan yang seperti buku harian yang menjelaskan fungsi spesifik untuk berbagai posting. Salinan manual tersebut diberikan kepada setiap anggota staf untuk pemahaman yang lebih baik ­tentang organisasi dan orang-orangnya. Seseorang dapat mengetahui tugas-tugasnya dan batas-batas wewenangnya. Sekretaris mempunyai tugas pokok menyusun bagan organisasi dan pedoman organisasi.

Pengorganisasian Kantor Langkah #12. Penyusunan Manual Perkantoran:

Di kantor yang baik dibuatkan pedoman prosedur kantor dan satu salinan dibagikan kepada setiap anggota staf untuk bimbingan. Pemerintah menerbitkan manual kantor untuk prosedur dan formalitas departemen dan ditawarkan untuk dijual kepada publik dengan harga nominal.

Manual yang dirancang dengan baik untuk prosedur kantor melayani tujuan berikut:

(a) Ini adalah rencana tetap untuk pekerjaan,

(b) Hal ini dianggap sebagai sarana internal, komunikasi,

(c) Ini juga merupakan alat untuk mengontrol kinerja

Manual kantor terdiri dari diagram alir.

Kelebihan dari buku petunjuk kantor adalah:

(a) Ini membantu koordinasi berbagai kegiatan,

(b) Itu membuat pengambilan keputusan lebih cepat dan berdasarkan keseragaman tujuan,

  1. Menghemat waktu dalam melakukan pekerjaan,

(d) Ini mencatat pelajaran dari pengalaman masa lalu organisasi dan dari prosedur yang paling nyaman itu dikerjakan.

(e) Ini adalah alat kontrol dan pengukuran kerja yang sangat efektif,

(f) Memberikan dasar untuk studi O&M.

Pengisian Saluran

Pengisian Saluran

Definisi Pengisian Saluran Channel stuffing adalah praktik penipuan dan ilegal yang digunakan perusahaan atau bisnis memaksa lebih banyak produk daripada yang bisa dijual ke saluran distribusinya untuk menggelembungkan penjualan produk itu. Meski dianggap…

Read more