Baca artikel ini untuk mempelajari tentang catatan kantor dan korespondensi.

Arti Korespondensi Kantor:

Banyak komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi adalah secara tertulis. Korespondensi dengan demikian didefinisikan sebagai ‘komunikasi secara tertulis tentang masalah kepentingan bersama baik di dalam organisasi atau dengan pihak luar’.

Korespondensi dalam organisasi memberi makna kepastian pada kebijakan dan praktik perusahaan, meningkatkan pemahaman antara anggota dan departemen dalam organisasi.

Korespondensi dengan pihak luar mempromosikan citra organisasi, mengklarifikasi kebijakannya, menjaga keutuhan badan hukumnya, dan menjaga operasinya tetap berjalan.

Tujuan Korespondensi Kantor:

Ada banyak alasan untuk korespondensi kantor.

Korespondensi kantor dapat terjadi karena alasan berikut:

  1. Melayani pemberitahuan kepada personel kantor.
  2. Melayani pemberitahuan kepada orang perorangan.
  3. Melayani pesanan baik ke seluruh departemen maupun ke individu karyawan di kantor.
  4. Melayani instruksi baik untuk departemen atau individu yang bekerja di departemen.

Melayani instruksi atau pemberitahuan ke kantor yang terletak di luar lingkungan kantor. Ada banyak alasan lain untuk melaksanakan dan memberikan instruksi yang merupakan bagian dari korespondensi kantor, namun, sifat korespondensi tergantung pada situasi yang muncul di kantor yang harus dilayani oleh pemberitahuan.

Prinsip Korespondensi Kantor:

Ada prinsip-prinsip korespondensi tertentu yang harus diikuti oleh setiap kantor. Pemberitahuan kantor atau perintah kantor tidak dapat dikeluarkan oleh setiap Tom, Dick, dan Harry. Misalkan seorang kepala departemen ingin mengeluarkan surat peringatan kepada salah satu karyawannya. Dia tidak bisa mengeluarkan hal yang sama pada keinginan dan keinginannya.

Dia harus terlebih dahulu merujuk ke manual kantor di mana akan jelas baginya apakah kantor telah memberdayakan kepala departemen untuk mengeluarkan surat-surat tersebut.

Jika ya, maka dia dapat, dalam kerangka pedoman administrasi, mengeluarkan surat tersebut. Jika tidak, dia harus kembali ke kepala organisasi, menjelaskan situasinya dan meminta izin dan persetujuannya untuk mengeluarkan perintah tersebut, sebelum memberikan surat peringatan tersebut. Salinan surat itu harus diteruskan ke kepala organisasi kantor untuk informasinya.

Prinsip terbesar dari setiap korespondensi resmi adalah bahwa surat resmi yang dikeluarkan, disajikan, atau dikirim kepada siapa pun, harus memiliki alasan yang sah dan substansial yang harus menunjukkan tindakan tegas yang tegas.

Prinsip lain dari surat resmi adalah, kecuali dan sampai diperlukan, harus singkat, sopan, dan harus ditulis sedemikian rupa sehingga orang yang membacanya harus mengambil tindakan yang baik. Pada tahap apa pun surat resmi yang disajikan atau ditulis harus keras, tidak sopan, dan berkarat. Oleh karena itu, hal itu merendahkan pentingnya surat dan orang yang menulisnya.

Pemeliharaan Korespondensi Resmi:

Pemeliharaan korespondensi kantor dimulai dengan menerima surat resmi dan mengarsipkannya dalam file yang tepat, atau mengirim surat ke luar kantor, atau mengirim surat ke departemen lain, dan menyimpan salinannya di file.

Ini paling baik dijelaskan sebagai berikut:

Surat masuk juga dikenal sebagai surat masuk dan surat keluar dikenal sebagai surat keluar. Kami akan membahas prosedur penanganan kiriman masuk dan kiriman keluar.

Tata Cara Penanganan Surat Masuk di Korespondensi Kantor:

Surat masuk membentuk dasar di mana organisasi bekerja dan ada. Sebagian besar efisiensi organisasi tercermin melalui penanganan surat masuk yang tepat.

Tercantum adalah prosedur penanganan surat masuk:

  1. Menerima dan Mengumpulkan Kiriman:

‘Dak’ atau ‘surat’ biasa dibawa ke kantor baik oleh kurir atau tukang pos sekali atau dua kali sehari di sebagian besar kota kita di India. Sekaligus, jumlah surat yang diterima harus dihitung. Sebuah kantor, sebagaimana adanya, akan menerima sekitar 25 sampai 30 surat dalam sehari dan mungkin 10 sampai 12 surat sekaligus.

Semua surat tersebut setelah menerima harus dicap. Contoh stempel yang tepat ditunjukkan:

Di sini cap mencerminkan nama kantor. Ini adalah kantor di Kolkata. Cap tersebut mencerminkan informasi lain seperti nomor surat, tanggal penerimaan, dan arah surat kepada siapa surat itu harus diserahkan. Misalkan ini adalah surat ke-10 yang diterima kantor pada tanggal 10/10/10, maka angka 10 dan tanggal 10/10/10 harus ditempelkan di tempat yang sesuai.

Terakhir, jika surat itu ditandai ke departemen akuntansi, maka “akun” harus ditulis di tempat yang sesuai. Namun, langkah ini hanya akan dilakukan setelah membuka surat.

  1. Membuka Surat:

Surat dapat dibuka dengan tangan atau dengan mesin pembuka surat. Membuka surat dengan tangan dengan bantuan pisau kertas adalah metode paling umum untuk membuka surat bahkan dalam organisasi yang sangat besar.

Setelah membuka surat perlu diperhatikan apakah isi surat yang ditulis dalam satu halaman, atau lebih dari satu halaman. Jika lebih dari satu halaman, seluruh halaman harus diberi nomor.

Setelah menomori halaman, isi surat harus dibaca dan perhatian yang lebih besar harus diletakkan pada pokok bahasan surat itu.

Ini adalah subjek yang sekilas memberi tahu kita tentang keseluruhan konten.

Sekarang di sinilah ‘surat dimaksud’ datang ke foreplay seperti yang tertulis di prangko. Setelah seluruh surat dibaca, seseorang akan mengetahui tentang departemen di mana surat itu harus diarahkan. Itu harus ditulis pada tempat yang disediakan.

  1. Pencatatan Surat:

Sebagian besar organisasi suka menyimpan catatan permanen untuk semua surat masuk. Untuk tujuan ini, “daftar surat masuk”, ‘daftar surat masuk’ atau ‘buku surat masuk’ dipertahankan. Register ini mencatat semua ihwal surat yang diterima. Lebih baik memiliki daftar seperti itu di hampir semua kantor untuk memeriksa catatan surat yang diterima dan juga memeriksa apakah surat telah dikembalikan untuk diarsipkan.

Contoh bagaimana register surat masuk harus diilustrasikan dengan baik:

  1. Penyortiran dan Pendistribusian Surat Masuk:

Setelah seluruh cap dan seluruh rekaman selesai, surat-surat itu harus disortir. Misalnya, semua surat yang ditujukan ke rekening harus dipisahkan dan dikelompokkan sehingga setiap surat milik Departemen Akun dikirim ke Akun.

Demikian pula setiap surat yang ditujukan ke Administrasi dapat dikirim ke Bagian Administrasi. Demikian proses memasukkan semua surat milik Departemen Akun dikirim ke akun. Demikian pula setiap surat yang diarahkan ke Administrasi dapat dikirim ke Administrasi.

Proses meletakkan semua surat ke satu departemen, secara berurutan dan mengarahkannya ke departemen terkait untuk ditindaklanjuti dikenal sebagai “penyortiran”. Setelah surat disortir dan dicatat, surat dikirim ke departemen masing-masing untuk diterima. Proses ini dikenal sebagai distribusi.

  1. Tindak Lanjut:

Efisien membalas korespondensi yang masuk adalah indeks efisiensi organisasi dan untuk meningkatkan citranya. Para eksekutif dan berbagai kepala departemen harus memastikan bahwa surat-surat yang diterima pada hari-hari tersebut ditangani pada hari yang sama dan balasan disiapkan pada hari yang sama, dan kemudian salinan duplikatnya diarsipkan dengan benar.

Surat asli harus diberi nama file dan harus dikirim dengan benar.

Surat Keluar atau Surat Keluar di Korespondensi Kantor :

Surat dikirim ke luar oleh setiap departemen, oleh setiap organisasi.

Ada prosedur pengiriman surat keluar:

  1. Baca seluruh isi surat yang harus dikirim.
  2. Keluarkan file tempat salinan kedua surat itu akan disimpan. File tersebut akan memiliki nomor file. Nomor file ini harus diberikan pada surat itu.
  3. Lihat di register luar berapa nomor urut huruf terakhir. Nomor selanjutnya akan menjadi nomor urut surat ini.
  4. Cantumkan tanggal pengiriman pada surat. Tanggal yang sama harus dicantumkan pada surat itu.
  5. Setelah melakukan semua pengisian surat di register dak keluar, kirimkan surat ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan membubuhkan prangko dll., akan menulis alamat di amplop dan kemudian memposting surat tersebut membuat entri dalam daftar yang dikelola oleh mereka. Ini adalah metode paling sederhana dan termudah untuk mengirim surat dari kantor.

Pengajuan dan Tata Cara Pengajuan di Korespondensi Kantor:

Metode pengarsipan surat kantor apakah masuk atau keluar berbeda dari kantor ke kantor dan prosedur pengarsipan juga berbeda karena kantor yang berbeda memiliki norma, prosedur, dll yang berbeda. Ini berguna untuk pengarsipan.

Proses pengarsipan dimulai segera setelah pencatatan surat keluar selesai. Misalkan sebuah surat telah datang ke kantor yang tidak perlu dibalas, maka surat itu dibaca, dicatat dan diarsipkan. Tetapi jika surat masuk menuntut balasan, maka surat masuk itu pasti harus diarsipkan, tetapi sebelum itu, jawabannya harus disusun.

Setelah balasan disusun, dicatat, diberi kode dan dikirim ke bagian pengiriman, untuk proses selanjutnya, surat tersebut harus diajukan.

Ada tata cara pengarsipan surat menyurat di kantor:

  1. Telusuri dulu surat yang masuk dan catat dari mana surat itu berasal, apa isi surat itu dan apa yang diinginkan surat itu. Jika surat itu tidak memerlukan jawaban, simpan surat itu di file yang sesuai.
  2. Misalkan surat yang masuk membutuhkan balasan kemudian cari tahu dari mana surat itu berasal.

Itu akan terlihat dari surat itu karena Anda akan tahu dari mana asalnya, catat isi surat itu, pokok bahasan dll… ini akan memberi Anda gambaran tentang file di mana surat itu harus diajukan, ambil file itu .

  1. Segera bingkai draf untuk balasan. Dapatkan itu disetujui oleh otoritas yang kompeten. Setelah mendapat persetujuan, surat diketik dan disahkan oleh pejabat yang berwenang.
  2. Setelah surat disahkan, berikan nomor file, nomor seri, dan tanggal yang sesuai. Setelah selesai kirimkan ke petugas pengiriman untuk persetujuan.
  3. Arsipkan surat masuk dan surat balasan pada file yang sesuai dan beri nomor halaman yang diajukan secara urut. Ini adalah metode penjelasan singkat dan singkat tentang pengarsipan. Akan tetapi, marilah diusahakan untuk menjelaskan tentang macam-macam berkas dan pengarsipan, serta cara bagaimana memberikan indeks atau nomor kode pada suatu berkas.
Kreditor

Kreditor

Arti kreditur Kreditur mengacu pada pihak yang melibatkan individu, lembaga, atau pemerintah yang memberikan kredit atau meminjamkan barang, properti, jasa, atau uang kepada pihak lain yang dikenal sebagai debitur. Kredit yang dilakukan melalui…

Read more