Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti dan Pentingnya Akomodasi dan Lingkungan Perkantoran 2. Lokasi Perkantoran 3. Akomodasi atau Ruang Lantai 4. Penataan Akomodasi Perkantoran 5. Ruang Lantai dan Tata Letak 6. Furnitur dan Perlengkapan 7 .Pencahayaan 8.Ventilasi 9.Suhu dan Kelembaban dan Detail Lainnya.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Arti dan Pentingnya:

“Pengorganisasian terdiri dari pekerjaan, orang, tempat kerja dan hubungan”. Akomodasi dan lingkungan kantor menyediakan tempat kerja.

Ini memiliki dua aspek yang berbeda:

(a) Akomodasi:

Ini berarti ruang yang telah disediakan atau tersedia untuk melakukan pekerjaan kantor. Pertama-tama harus ada situs atau lokasi tempat akomodasi diambil. Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih lokasi dan akomodasi.

(b) Lingkungan:

Ini berarti suasana yang berlaku di akomodasi yang berhubungan langsung dengan efisiensi kerja kantor.

Lingkungan sekali lagi memiliki dua aspek:

(i) Lingkungan fisik atau kondisi kerja fisik yang terbuat dari pencahayaan, ventilasi, sanitasi, dll. di satu sisi dan ketersediaan peralatan di sisi lain.

(ii) Lingkungan mental atau hubungan majikan-karyawan dan atasan-bawahan penting untuk motivasi dan lingkungan mental yang damai. Sementara lingkungan fisik memiliki pengaruh langsung, lingkungan mental memberikan pengaruh tidak langsung pada efisiensi kerja kantor. Kedua jenis lingkungan harus menguntungkan. Ada begitu banyak undang-undang untuk menjaga lingkungan yang menguntungkan tersebut. Sekretaris harus memiliki pengetahuan tentang ini.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Lokasi:

Prinsip-prinsip umum:

Pemilihan lokasi atau lokasi kantor didasarkan pada asas sentralisasi dan desentralisasi. Di semua kota kami menemukan ‘ruang kantor’ atau area kantor di mana terdapat konsentrasi kantor terbesar dari berbagai organisasi komersial ­. Umumnya berpusat di sekitar gedung perkantoran utama Pemerintah atau Pengadilan.

Ini memiliki pertumbuhan historis. Sebagai contoh, kami menemukan di Calcutta kompleks BBD Bag (atau Old Dalhousie Square). Ada Gedung Penulis, Kantor Pos Umum, Departemen Keuangan, Bank Cadangan India, Pengadilan Tinggi (dan pengadilan lainnya), Gedung Sekretaris Baru, dll.

Dengan pertumbuhan perdagangan dan industri serta permintaan akomodasi kantor yang lebih besar, tidak mungkin lagi untuk menampung ­semua kantor di area yang sama. Ada batas perluasan horizontal akomodasi.

Ini sebagian dibuat oleh perluasan vertikal ­melalui bangunan bertingkat. Tapi itu mahal dan memakan waktu lama untuk membangun gedung seperti itu. Ada kesulitan lain juga. Ada tekanan pada transportasi di satu sisi, masuk dari segala arah pada jam kantor awal dan keluar ke segala arah setelah penutupan kantor.

Itu tidak ekonomis. Masalah parkir mobil sangat berat. Banyak gedung perkantoran bertingkat menyediakan fasilitas parkir di lantai basement. Tapi itu tidak memadai. Sewa menjadi terlalu tinggi. Untuk menghindari kesulitan tersebut ada kecenderungan menuju desentralisasi.

Di Calcutta, kami menemukan gedung-gedung perkantoran bertebaran di area Chowringhee. Kantor-kantor Pemerintah semakin tersebar luas, mencapai Beliaghata (Kantor Pajak Penjualan), Salt Lake (Kantor Irigasi), Alipur (Rumah Uji), dll.

Ada suatu masa ketika lokasi lebih disukai di kantor karena ketersediaan transportasi, komunikasi, perbankan dan fasilitas lainnya. Tapi sekarang-a-hari fasilitas ini tersedia di lokasi yang berbeda.

Pertimbangan Individu:

Tidak peduli apakah ada sentralisasi atau desentralisasi, setiap organisasi harus melakukan pemilihan lokasi atau lokasi kantornya, dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

(a) Ketersediaan Fasilitas Transportasi:

Transportasi menjadi pertimbangan utama. Karyawan maupun orang lain harus datang ke kantor secara teratur. Anggota staf harus pindah ke tempat lain secara konsisten dari kantor untuk kegiatan yang berbeda. Beberapa kantor menyediakan transportasi sendiri tetapi itu tidak mencukupi dan tidak dimaksudkan untuk semua anggota staf dan orang luar.

(b) Ketersediaan Fasilitas lain:

Fasilitas lain termasuk komunikasi (telepon, kantor pos, dll.), perbankan, asuransi, dll. Tentu saja, yang disebut ‘kantor’ memiliki banyak fasilitas.

(c) Kedekatan dengan Perdagangan Terkait:

Beberapa perusahaan harus memilih lokasi untuk kantor mereka di mana kantor perusahaan pesaing lainnya berada untuk persaingan yang lebih baik atau di area tempat perdagangan tertentu terkonsentrasi. Misalnya, perdagangan buku terkonsentrasi di kawasan College Street di Calcutta di sekitar Universitas Calcutta dan institusi terkenal lainnya.

(d) Kedekatan dengan Pusat Fungsionalnya Sendiri:

Kantor perusahaan manufaktur mungkin dekat dengan pabriknya (asalkan fasilitas lain tersedia). Perusahaan ekspor-impor akan lebih memilih untuk memiliki kantornya di dekat area pelabuhan atau di mana gudang tersedia.

(e) Pertimbangan Umum:

Kantor harus berlokasi di area yang sehat, tidak bising, dan terhormat. Itu harus bebas dari asap dan debu, kotoran dan kotoran.

(f) Pertimbangan Ekonomi:

Tarif sewa akomodasi di daerah yang diinginkan dan syarat dan ketentuan lainnya (seperti pembayaran uang muka sewa, bahkan salami) mungkin berada di luar jangkauan organisasi. Oleh karena itu, pilihannya sebagian besar tetap dikondisikan oleh pertimbangan ekonomi ­. Di sisi lain, akomodasi mungkin tidak tersedia di area yang diinginkan karena banyaknya permintaan dan pasokan yang tidak elastis.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Akomodasi atau Ruang Lantai:

Setelah pemilihan lokasi, muncul pertanyaan tentang Akomodasi atau Ruang.

Akomodasi atau Floor Space memiliki dua aspek:

Ukuran dan bentuk.

Ukuran:

Ukuran akomodasi tergantung pada dua faktor:

(a) Sifat kegiatan organisasi dan

(b) Volume kegiatannya.

Jika sifat kegiatan organisasi sedemikian rupa sehingga melibatkan berbagai fungsi maka jumlah departemen akan banyak dan akibatnya diperlukan ruang yang lebih besar. Sebaliknya, jika menyangkut besar maka volume kegiatannya akan besar sehingga setiap departemen akan membutuhkan akomodasi yang besar.

Faktor Waktu:

Sebuah organisasi diharapkan untuk tumbuh dalam ukuran.

Seiring bertambahnya ukuran, semakin banyak akomodasi kantor yang dibutuhkan dan itu karena dua alasan:

(a) Departemen baru ditambahkan dan

(b) Departemen yang ada berkembang.

Umumnya, pada saat mengambil akomodasi, ruang lingkup untuk ekspansi di masa mendatang harus selalu diingat. Tetapi pada awalnya ruang yang sangat besar tidak dapat diambil karena biaya pendiriannya akan tinggi. Tentu saja, ketika sebuah organisasi berekspansi, itu mungkin bergeser ke ruang yang lebih besar tetapi perubahan alamat tidak diinginkan, terutama jika sering terjadi.

Membentuk:

Bentuk akomodasi merupakan faktor penting lainnya. Jika bentuknya tidak beraturan atau tidak biasa maka lay-out tidak akan sesuai dan ekonomis. Bentuk persegi panjang umumnya lebih disukai. Bangunan kantor modern direncanakan dengan tepat untuk menghasilkan bentuk yang berguna.

Kepemilikan:

Kantor organisasi tidak boleh berada di tempat sewaan. Organisasi dapat memiliki gedung sendiri. Perusahaan besar umumnya membangun gedungnya sendiri sesuai dengan kebutuhannya sendiri dan kelebihan akomodasi dapat disewakan.

Suatu organisasi mungkin memiliki sejumlah gedung untuk melaksanakan kegiatannya yang berbeda dan beragam, dengan gedung pusat untuk kantor pusat atau kantor pusat. Perusahaan Asuransi Jiwa adalah contohnya. Pendapatan sewa mungkin merupakan sumber pendapatan yang sangat baik bagi banyak organisasi. Suatu dinas sosial atau organisasi kebudayaan dapat mendirikan pusat kegiatannya dengan bantuan keuangan dari Pemerintah.

Akomodasi Perkantoran dan Lingkungan # Penataan Akomodasi Perkantoran:

Makna:

Setelah akomodasi kantor di ruang lantai diselesaikan, pengaturan yang tepat harus dilakukan.

Pengaturan tersebut terdiri dari dua fungsi:

(a) Perencanaan untuk kantor dan

(b) Penataan ruang kantor.

Seluruh proses meminta perhatian pada faktor-faktor berikut:

(a) Sifat dan ragam fungsi yang harus dilakukan,

(b) Jumlah staf,

  1. Perlengkapan kantor yang dibutuhkan.

Perencanaan harus dilakukan secara ilmiah dengan tetap memperhatikan modal tetap dan modal kerja yang diperlukan serta ruang lingkup untuk ekspansi di masa depan. Perencanaan harus dilakukan sedemikian rupa dan ruang lantai harus dimanfaatkan (yaitu, lay-out) sedemikian rupa sehingga hasil kerja maksimum dapat mengalir dengan masukan minimum.

Perencanaan yang tepat memastikan tidak ada pemborosan uang, waktu, dan energi. Tata letak yang tepat berarti pemanfaatan ruang maksimum dengan kepadatan minimum.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Ruang Lantai dan Lay-Out:

Pertimbangan Umum:

Pertama-tama harus diputuskan apakah lay-out akan tipe tertutup atau tipe terbuka. Tata letak tipe tertutup adalah gaya lama jika kantor terdiri dari beberapa ruangan untuk departemen yang berbeda. Tata letak tipe terbuka adalah teknik modern di mana pekerjaan kantor umum dilakukan di ruang terbuka sejauh mungkin dengan ruang atau bilik untuk eksekutif atau pejabat penting atau untuk ­pekerjaan rahasia.

Gedung perkantoran modern direncanakan sedemikian rupa sehingga tersedia ruang lantai terbuka dan ruang-ruang kecil dibangun dengan bahan partisi yang ringan. Jenis tata letak terbuka memberikan kondisi kerja yang lebih baik dan pengawasan yang mudah.

Di masa lalu tidak ada rencana terpisah untuk gedung perkantoran. Bangunan apa pun dibuat cocok untuk pekerjaan kantor. Sebuah bangunan terdiri dari kamar dan departemen ditempatkan di kamar yang berbeda. Kamar tidak memungkinkan banyak cahaya atau ventilasi. Selain itu, pengawasan menjadi mahal karena hampir di setiap ruangan seorang pengawas harus dilibatkan.

Pertimbangan Khusus:

Lay-out mempertimbangkan tiga hal:

(1) Penempatan Departemen:

Kantor dibagi menjadi dua bagian, Umum dan Pribadi. Pekerjaan kantor umum atau rutin harus dilakukan di ruang terbuka dan pekerjaan pribadi atau rahasia di kamar.

(2) Alokasi ­Ruang untuk Departemen:

Jumlah ruang yang dibutuhkan oleh suatu ­departemen tergantung pada volume pekerjaan, jumlah staf dan peralatan yang akan digunakan.

(3) Klasifikasi Departemen:

(a) Ada beberapa departemen yang paling diperhatikan oleh orang luar seperti Penerimaan dan Uang Tunai. Ini harus terletak di dekat pintu masuk. Ruang Resepsi harus memiliki akomodasi tempat duduk yang memadai dan nyaman dengan bahan bacaan untuk melewatkan waktu tunggu.

Ruangan harus didekorasi dengan selera tinggi. Resepsionis terlatih harus ada di sana (umumnya dia adalah operator telepon). Departemen Kas harus dekat tetapi dilindungi dan diamankan dengan baik.

(b) Ada beberapa departemen yang melayani semua departemen, misalnya, kumpulan juru ketik, bagian pengiriman, dll. Departemen tersebut harus ditempatkan dengan nyaman, dapat diakses oleh semua departemen lainnya. Mungkin ada ruang kedap suara untuk mesin.

(c) Ada departemen hanya untuk orang manajemen puncak. Misalnya, Ruang Rapat tempat diadakannya semua rapat untuk pengambilan keputusan. Mungkin ada Ruang Konferensi terpisah untuk mengadakan seminar dan diskusi kelompok.

(d) Ada departemen untuk tujuan non-resmi. Misalnya, Kantin, Ruang Rekreasi, dll.

Prinsip:

Tugas tata letak ilmiah dan praktis adalah tugas yang berat karena alur kerja bergantung padanya.

(1) Harus ada ‘gangway’ atau ruang yang cukup untuk berpindah dari satu meja ke meja lainnya, agar mudah dipindahkan.

(2) Meja-meja harus diatur sedemikian rupa sehingga langkah-langkah berikutnya untuk ‘pekerjaan yang telah selesai dapat diikuti secara lurus atau dalam lingkaran atau dalam bentuk U, menghindari semua kemungkinan ‘penggandaan kembali’, yaitu bergerak naik dan turun. beberapa kali di trek yang sama tidak perlu.

(3) Sedapat mungkin seluruh kantor atau sekurang-kurangnya departemen yang saling terkait ditempatkan dalam satu lantai.

(4) Tidak boleh ada bahaya fisik yang menyebabkan penghalang atau bahkan kecelakaan yang menyebabkan cedera. Misalnya, sudut-sudut meja yang tajam tidak boleh terlihat dengan canggung atau telepon atau kabel lainnya tidak boleh diletakkan di atas tanah secara berbahaya, dll.

(5) Ruang lantai sedapat mungkin bebas dari partisi, kolom, dll.

(6) Harus ada ruang yang cukup di sekitar setiap pekerja.

Pentingnya:

Pentingnya tata letak ilmiah dapat dinilai dengan alasan berikut:

(a) Efisiensi pekerjaan yang dilakukan sangat tergantung pada tata letak.

(b) Ekonomi dapat dinikmati dari pemanfaatan ruang yang tepat.

(c) Harus ada ­komunikasi antar yang lebih besar dan lebih baik.

(d) Bisa ada pemanfaatan peralatan yang lebih baik.

(e) Karyawan menganggap kondisi kerja lebih menguntungkan.

(f) Harus ada pengawasan dan pengendalian yang lebih baik.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Perabotan dan Perlengkapan:

Arti:

Furnitur dan Perlengkapan adalah hal yang berbeda. Menurut kamus Webster, ‘mebel’ berarti “peralatan yang diperlukan, berguna, dan diinginkan sebagai barang bergerak yang digunakan untuk membuat ruangan siap ditempati atau digunakan”.

Furnitur, oleh karena itu, memiliki karakteristik sebagai berikut:

(1) Ini adalah jenis peralatan.

(2) Itu perlu.

(3) Bermanfaat.

(4) Itu diinginkan.

(5) Ini terdiri dari barang bergerak.

(6) Itu membuat ruang siap untuk digunakan.

Sebuah kantor membutuhkan berbagai macam peralatan termasuk furniture. Furnitur kantor juga memenuhi ­karakteristik furnitur. ‘Fixture’ berarti, menurut kamus yang sama, “sesuatu yang tetap di tempat sebagai pelengkap permanen atau bagian struktural”. Kami menemukan perlengkapan berupa alat kelengkapan listrik, karpet di lantai, rak di dinding, proyektor kecil yang dipasang di meja juru ketik saat menyalin mikrofilm, dll.

Dari definisi tersebut kami menemukan karakteristik ‘fixture’ sebagai berikut:

(1) ­Sesuatu yang tetap pada tempatnya.

(2) Itu diperbaiki secara permanen.

(3) Ini mungkin merupakan bagian dari struktur.

Ada perbedaan besar antara furnitur dan perlengkapan. Furnitur dapat dipindahkan saat perlengkapan diperbaiki. Jadi sebuah kantor membutuhkan kedua jenis barang tersebut—furnitur dan perlengkapan. (Kata ‘mebel’ digunakan dalam pengertian kolektif. Ini berarti sejumlah perabot. Hal yang sama berlaku untuk kata ‘peralatan’.)

Mengapa Furnitur dan Perlengkapan Digunakan?

Mereka digunakan untuk alasan yang berbeda:

(1) Untuk kegunaan atau kegunaan yang dimilikinya.

(2) Beberapa perlengkapan digunakan untuk penampilan atau desain artistiknya. Banyak jenis hiasan dinding yang dibuat di kantor modern.

(3) Mereka membuat kantor terlihat lebih menarik.

(4) Mereka membuat daya tarik besar bagi karyawan dan membuat mereka termotivasi untuk bekerja.

(5) ­Furnitur dan perlengkapan yang bagus dan elegan meningkatkan itikad baik kantor (dan organisasi sebenarnya).

Furnitur dan perlengkapan membutuhkan banyak pertimbangan sebelum dibeli. Harus dilihat seberapa jauh alasan-alasan di atas terpenuhi. Mereka memiliki hubungan yang sangat dekat dengan lay-out.

Penggunaan dan Pentingnya:

Setiap kantor membutuhkan beberapa perabot dan perlengkapan. Furnitur sangat diperlukan untuk semua kantor, besar atau kecil. Di zaman modern, beberapa furnitur diubah menjadi perlengkapan karena beberapa perabot, seperti rak atau rak, bahkan kursi atau akomodasi duduk ­dipasang di dinding.

Sejumlah besar uang dialokasikan ­untuk furnitur dan perlengkapan pada saat perencanaan untuk organisasi kantor. Furnitur dan perlengkapan dianggap sebagai aset dan dilengkapi dengan penyusutan tahunan. Setiap tahun selalu ada perbaikan dan penggantian. Seringkali perombakan total dilakukan melalui renovasi agar tampilan kantor lebih modern dan stylish, serta utilitas yang lebih baik.

Desain baru diperkenalkan di pasar, menggunakan bahan yang tidak konvensional menuntut utilitas dan ekonomi yang lebih besar. Pewarnaan furnitur yang serasi dengan warna dinding menambah keanggunan dan keceriaan pada lingkungan kantor.

Jumlah dan jenis furnitur dan perlengkapan yang digunakan di kantor bergantung pada faktor-faktor berikut:

(a) Sifat dan volume kegiatan organisasi,

(b) Luas ruang lantai yang digunakan,

(c) Jumlah departemen yang dibentuk,

(d) Jumlah staf,

(e) Keinginan yang dirasakan oleh manajemen,

(f) Ketersediaan ­dana dan anggaran.

Biasanya Jenis Furnitur Berikut Digunakan di Kantor:

Meja, Kursi, Rak Almirah, Bangku, Lemari Arsip, Sofa (umumnya di Ruang Penerimaan), berbagai macam Stand untuk mesin, Counter, Meja, Brankas dan Loker, dll. Furnitur dapat dibeli dari pasar dari pembuat kabinet dan perabot atau furnitur dapat dibangun sesuai dengan kebutuhan dan ukuran. Perlengkapan sebagian besar dibuat sesuai dengan kebutuhan dan pengukuran. Perlengkapan listrik dan karpet adalah contoh umum.

Klasifikasi Furnitur:

Furnitur dapat diklasifikasikan berdasarkan aspek yang berbeda: Penggunaan, orang yang akan menggunakan furnitur tersebut, bahan yang digunakan untuk membuatnya, kualitas, dll.

Dengan demikian, kita dapat memiliki klasifikasi berikut:

(1) Furnitur Umum:

Perabotan seperti itu dimaksudkan untuk staf klerikal umum untuk pekerjaan rutin sehari-hari. Dulu furnitur seperti itu terbuat dari kayu tetapi kecenderungan modern adalah menggunakan furnitur baja. Daya tahan adalah faktor kunci untuk furnitur semacam itu karena penggunaan yang kasar.

Umumnya meja berisi tidak lebih dari dua laci. Kursi harus nyaman. Ketinggian meja atau meja dan kursi harus menjadi standar umum (tergantung pada tinggi rata-rata orang di negara tersebut).

Sebaiknya ketinggian disesuaikan dengan tinggi badan pengguna. Luas permukaan meja atau meja tergantung pada sifat pekerjaan. Penjaga buku besar membutuhkan area yang luas. Seorang juru ketik tidak membutuhkan area yang luas. Tinggi standar, panjang dan lebar meja masing-masing adalah 28″, 48″ dan 30″. Tinggi dan kedalaman standar kursi masing-masing adalah 17″ dan 15″ dan jarak minimum antara kedua lengan adalah 19″.

Meja juru ketik berbentuk tapal kuda adalah desain modern sehingga bahan dapat disimpan di mana-mana. Meja atau meja sebaiknya ditutupi oleh rexine atau linoleum untuk menghindari kerusakan bagian atas. Kursi mungkin ‘saddle-topped’ (busa sekarang digunakan untuk alas), tinggi (untuk penghitung), berputar, dll. Kursi juru ketik harus tanpa lengan untuk menghindari halangan untuk menggerakkan tangan.

Rak arsip atau lemari arsip modern sangat umum digunakan untuk keperluan administrasi. Lemari arsip vertikal dengan 4 hingga 6 rak dengan kedalaman 26″ umumnya digunakan. Lemari kombinasi dengan pengaturan untuk menyimpan file, kartu indeks dan juga buku-buku kini semakin populer.

(2) Furnitur Khusus:

Jenis furnitur khusus diperlukan untuk melakukan jenis pekerjaan khusus. Misalnya, tabel untuk menggunakan beberapa mesin tertentu.

(3) Furnitur Bawaan:

Peningkatan lebih lanjut dalam desain furnitur adalah furnitur built-in yang dibuat sesuai dengan kebutuhan serta menghemat ruang. Furnitur semacam itu dapat dilipat dan didorong ke dalam dinding atau perabot lainnya. Misalnya, laci khusus dengan meja juru ketik untuk menampung mesin tik saat pekerjaan selesai.

(4) Furnitur Eksekutif:

Furnitur semacam itu memiliki arti khusus dan standarnya harus sangat tinggi yang menambah prestise kantor. Ruang Dewan harus dilengkapi dengan furnitur bergengsi tersebut. Sebuah organisasi besar membuat inovasi dalam gaya dan desain furnitur eksekutifnya. Renovasi sangat sering dilakukan.

Biasanya tidak ada standarisasi ukuran. Tetapi sebaiknya meja eksekutif berbentuk setengah lingkaran sehingga masing-masing kelompok yang duduk di depan eksekutif memiliki jarak yang sama darinya. Area permukaan harus luas dengan bagian atas kaca untuk menampung berbagai barang termasuk alat tulis, telepon (mungkin ada beberapa instrumen), Dictaphone, baki untuk file masuk dan keluar, lampu meja, dll. Kursi-kursi itu ‘dibebani’ dan umumnya berputar. Ruang Resepsi juga membutuhkan furnitur yang elegan dan mengesankan.

(5) Furnitur Modular:

Ini adalah perubahan revolusioner dalam dunia furnitur. Furnitur modular juga dikenal sebagai furnitur sistem. Tujuan utama dari furnitur semacam itu adalah untuk menyediakan area meja yang lebih besar dengan ruang lantai yang lebih sedikit. Satu set furnitur saling bertautan dengan set lainnya, sehingga total bingkai menjadi lebih kecil. Salah satu ­keuntungannya adalah bahwa panitera yang bekerja sama dalam kerangka yang sama mungkin terpaksa berbicara dan dengan demikian membuang-buang waktu.

(6) Furnitur yang Fleksibel dan Dapat Dipertukarkan:

Saling mengunci furnitur ­dapat dibuat sedemikian rupa sehingga dapat dibuka kuncinya dan bagian-bagiannya dapat dipindahkan secara terpisah untuk penggunaan terpisah. Basis atau alas yang sama dapat digunakan untuk furnitur yang berbeda. Ini disebut pertukaran.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Pencahayaan:

Pentingnya:

Pekerjaan kantor sebagian besar berkaitan dengan membaca dan menulis sehingga pencahayaan yang tepat merupakan faktor utama untuk menciptakan kondisi kerja yang menyenangkan. Harus ada cahaya yang cukup tetapi tidak silau. Over-lighting dan under-lighting keduanya buruk karena keduanya menyebabkan ketegangan pada mata dan otak, menghambat efisiensi kerja. Ketegangan pada mata menyebabkan iritasi dan pada otak menyebabkan kelelahan mental.

Pencahayaan yang tepat memiliki beberapa fitur:

(1) Itu tidak boleh terlalu kuat atau terlalu redup.

(2) Disebarkan atau disebarkan secara merata di seluruh ruangan kantor.

(3) Tidak boleh ada silau atau silau, langsung atau tidak langsung.

(4) Tidak boleh ada bayangan yang dibuat di atas meja.

(5) Intensitas cahaya harus mempunyai derajat yang tepat sesuai dengan sifat pekerjaannya.

Misalnya, pekerjaan figur yang rumit membutuhkan cahaya yang lebih intensif daripada menyiapkan file. Berapa banyak intensitas cahaya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan apa yang dapat diukur dengan foot-candle. Minimal 5 hingga 10 foot-candle untuk gangway dan maksimal 50 foot-candle untuk pekerjaan akuntansi.

(6) Biaya ­pemasangan, pengoperasian, dan pemeliharaan harus ekonomis.

Jenis pencahayaan:

Secara umum ada dua jenis pencahayaan:

Alami dan Buatan

(1) Cahaya alami berarti siang hari. Tergantung pada:

(a) Posisi gedung perkantoran. Bangunan yang menghadap ke selatan dan timur mendapatkan lebih banyak sinar matahari daripada yang menghadap ke utara. Bangunan yang menghadap ke barat mendapatkan sinar matahari yang baik tetapi juga mengalami lebih banyak panas pada sore hari.

(b) Jumlah jendela. Gedung perkantoran modern yang terbuat dari pilar beton tidak memerlukan banyak ratapan sehingga jumlah jendelanya lebih banyak. Jendela modern (terbuat dari logam dan kaca) memungkinkan lebih banyak cahaya dan udara alami serta melarang sinar matahari dan air hujan.

  1. Pewarnaan dinding. Distempering yang dalam menyerap sinar matahari dan mengurangi cahaya.

(d) Jumlah partisi. Terlalu banyak partisi menghalangi cahaya. Jenis tata letak kantor terbuka dengan partisi ringan kurang dari ketinggian langit-langit memungkinkan lebih banyak cahaya di dalamnya.

(e) Luas ruang lantai. Jika ruang lantai besar maka area yang jauh dari jendela akan mengalami kekurangan cahaya.

(2) Cahaya Buatan:

Pencahayaan buatan sama pentingnya dengan pencahayaan alami pada sebuah kantor karena sepanjang jam kerja pasokan cahaya alami tidak bisa seragam. Pekerjaan dapat dilakukan pada malam hari. Cahaya alami tidak cukup di hari berawan. Jika ruang lantai besar, cahaya alami tidak bisa seragam di semua sudut. Cahaya ekstra, langsung terfokus pada kertas, mungkin diperlukan jika melakukan pekerjaan gambar yang rumit. Ini disebut pencahayaan meja individu.

Oleh karena itu, sebisa mungkin digunakan cahaya alami, ditambah dengan cahaya buatan jika diperlukan. (Lampu buatan tidak memiliki kepastian karena pelepasan beban. Tetapi kantor mungkin memiliki genset sendiri yang mahal.)

Varietas Pencahayaan Buatan:

Pencahayaan buatan dapat dilakukan dengan berbagai cara:

(1) Pencahayaan Umum atau Terbuka:

Membiarkan lampu listrik menggantung dari langit-langit atau memasangnya di dinding, tanpa menggunakan tirai. Cahaya keluar dari bola lampu dan menyebar ke segala arah. Lampu terbuka terlihat dan dapat menyebabkan silau atau silau pada mata.

Lampu gantung harus berada di bawah atau sejajar dengan kipas langit-langit. Jika lampu berada di atas kipas, bayangan bilah akan dibuat di atas meja. Untuk jenis pencahayaan umum atau terbuka, tabung fluoresen lebih disukai daripada lampu pijar atau bola lampu karena tabung menghasilkan difusi cahaya yang lebih baik dan mengurangi silau. Mereka dapat dilengkapi dengan berbagai jenis nuansa dan ceruk atau layar untuk membantu difusi cahaya yang lebih baik.

Tabung juga ekonomis karena konsumsi saat ­ini relatif lebih sedikit tetapi pada awalnya biaya pemasangannya lebih tinggi. Tabung mahal dan biaya perawatannya tinggi. Lampu pijar dapat ditutupi oleh nuansa global dimana cahaya berkurang.

(2) Pencahayaan Langsung:

Di bawah sistem ini, lampu gantung dilengkapi dengan tirai buram (yang tidak tembus cahaya) di bagian atas lampu. Akibatnya tidak ada cahaya yang padam ke langit-langit tetapi cahaya langsung terfokus ke bawah di atas meja. Langit-langitnya tetap gelap tetapi lantainya diterangi oleh pencahayaan langsung seperti itu.

(3) Pencahayaan Semi-Langsung:

Nuansa, seperti di atas, adalah jenis tembus cahaya (beberapa cahaya melewatinya). Akibatnya sebagian cahaya padam dari atas, mengenai langit-langit dan dipantulkan kembali ke meja dan sebagian besar cahaya langsung terfokus ke meja.

(4) Pencahayaan Tidak Langsung:

Di bawah sistem ini lampu gantung ditutupi oleh tirai di bagian bawah yang buram. Seluruh cahaya dilemparkan ke atas ke langit-langit dan kemudian dipantulkan kembali ke atas meja. Langit-langit dan lantainya diterangi. Namun intensitas cahaya di lantai lemah.

(5) Pencahayaan Semi-Tidak Langsung:

Nuansa, seperti di atas, adalah tipe tembus cahaya. Akibatnya, beberapa cahaya melewati naungan ke bawah ke meja tetapi sebagian besar cahaya bergerak ke atas ke langit-langit dan dipantulkan kembali ke meja. Intensitas cahaya pada lantai lebih kuat.

(6) Pencahayaan Tersembunyi:

Lampu, baik bola lampu atau tabung, tersembunyi dan tidak dapat dilihat tetapi sinar cahayanya keluar untuk menerangi. Ini menyebabkan cahaya lembut dan cocok di rumah pertunjukan atau restoran dan bukan di kantor seperti itu.

Pencahayaan Terbaik:

Sulit untuk mengatakan jenis pencahayaan apa yang terbaik. Di kantor yang sama, jenis pencahayaan yang berbeda digunakan untuk jenis pekerjaan yang berbeda dan di area yang berbeda. Jumlah cahaya juga tergantung pada jumlah staf. Lebih banyak cahaya diperlukan untuk departemen yang memiliki lebih banyak jumlah staf. Satu jenis pencahayaan sering dilengkapi dengan yang lain.

Jendela dilengkapi dengan lampu langit-langit, pencahayaan alami dengan pencahayaan buatan, pencahayaan umum dengan pencahayaan meja individu. Intensitas cahaya disesuaikan dengan menggunakan warna pada dinding (menjaga agar langit-langit tetap putih untuk refleksi yang lebih baik) dan berbagai jenis lampu atau nuansa. Saat distempering dinding dilakukan, harus diingat bahwa warnanya tidak boleh sedemikian rupa sehingga menyerap cahaya dan tidak memungkinkan pantulan. Warna lembut dan sejuk lebih disukai.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Ventilasi:

Pentingnya:

Ventilasi adalah lalu lintas dua arah. Ini berarti aliran udara segar yang terus menerus dan keluar dari udara pengap. Ini mutlak diperlukan di tempat kerja seperti kantor di mana banyak orang duduk lama dan bekerja. Jika ada halangan pada ventilasi maka akan menyebabkan ketegangan pada tubuh dan pikiran, sakit kepala, kelelahan, sesak dll yang mengakibatkan melambatnya pekerjaan. Ventilasi ­sangat penting untuk kebugaran fisik dan mental.

Cara Merawatnya:

Membiarkan udara pengap keluar dari kantor bukanlah masalah besar. Kipas knalpot dipasang untuk tujuan tersebut jika skylight tidak cukup. Ini adalah masalah besar bagaimana mempertahankan masuknya udara segar. Udara juga membutuhkan sirkulasi di dalam kantor. Terlalu banyak hembusan udara menyebabkan iritasi dan gangguan seperti kertas yang mengacak-acak. Selain itu, udara panas di negara yang panas atau udara dingin di negara yang dingin tidak pernah diterima.

Di pedesaan yang panas jendela dan pintu ditutup dan AC digunakan untuk menyedot udara sejuk dan segar dan pada saat yang sama udara yang buruk dan pengap dipaksa keluar. Di negara yang dingin, AC tidak terlalu berguna. Perapian dengan cerobong asap, bagaimanapun, memungkinkan udara pengap keluar. Di negara yang dingin, jendela dan pintu dengan daun jendela ganda atau sekat kaca digunakan untuk mencegah kekeringan atau udara dingin.

Banyak ruang yang diperbolehkan antara pintu masuk utama dan pintu masuk kedua atau koridor. Kipas listrik, blower atau sirkulasi udara dan filter digunakan untuk menarik udara alami yang segar, untuk membuatnya bebas debu melalui filter dan untuk mengalirkannya di dalam kantor. Jenis tata letak kantor yang terbuka dan tidak adanya terlalu banyak partisi membantu ventilasi yang lebih baik. Oleh karena itu, seperti ventilasi pencahayaan juga bisa alami dan buatan.

Akomodasi Kantor dan Lingkungan # Suhu dan Kelembaban:

Pentingnya:

Tingkat suhu dan kelembapan yang tepat dan seragam harus dipertahankan di dalam kantor. Fluktuasi ­suhu dan kelembaban mempengaruhi efisiensi kerja. Terlalu banyak suasana panas atau dingin serta persentase kelembaban udara yang terlalu tinggi atau terlalu rendah tidak menciptakan suasana fisik yang menguntungkan untuk pekerjaan kantor yang efisien.

Perangkat Buatan:

Ada berbagai jenis perangkat buatan untuk mempertahankan tingkat suhu dan kelembapan standar. Di negara-negara panas instalasi AC dipasang atau pendingin udara digunakan sementara di negara-negara dingin pengaturan pemanasan dilakukan.

Ada bangunan berpemanas atau ber-AC yang digunakan oleh penghuni yang berbeda. Kipas angin elektrik biasa digunakan di semua jenis perkantoran di negara-negara panas. Suhu dan kelembapan bervariasi menurut musim dan penyesuaian ­harus dilakukan. Dengan menggunakan mesin AC atau pemanas ruangan, keseragaman suhu baik tinggi maupun rendah dapat dipertahankan.

Akomodasi Perkantoran dan Lingkungan #Bebas dari Kebisingan dan Debu:

Pentingnya:

Kebisingan dan debu masing-masing menciptakan gangguan dan iritasi. Kebisingan adalah tekanan pada pikiran saat debu menempel pada tubuh. Debu juga tidak sehat. Oleh karena itu, sebuah kantor harus bebas dari kebisingan dan debu. Pekerjaan kantor terutama bersifat mental yang membutuhkan konsentrasi pikiran yang terganggu oleh kebisingan. Ini mengarah pada berbagai macam kesalahan dan penghentian pekerjaan. Dan kualitas dan kuantitas pekerjaan

Regulasi Z

Regulasi Z

Peraturan Z Definisi Peraturan Z adalah undang-undang federal yang dirancang untuk melindungi hak-hak konsumen di pasar keuangan dan kredit. Pemberi pinjaman diharuskan untuk memberi pelanggan informasi tertulis tentang suku bunga, biaya, dan biaya….

Read more