Baca artikel ini untuk mengetahui pengertian, jenis, pembelian, penyimpanan dan pengeluaran alat tulis kantor.

Arti Alat Tulis Kantor :

Alat tulis, tepatnya alat tulis kantor, adalah sekelompok barang yang digunakan atau diperlukan untuk melakukan pekerjaan kantor dalam rangka penyelesaian pekerjaan kantor, sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasinya.

Setiap kantor harus memelihara catatan tertentu, baik dalam bentuk pemberkasan, maupun dengan cara dan metode teknologi informasi.

Catatan-catatan ini yang harus disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama, harus diketik dan disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama. Ini melahirkan, atau dengan demikian timbul kebutuhan akan alat tulis kantor.

Alat tulis kantor, secara garis besar, dapat dibagi menjadi tiga kategori:

Sebagaimana terlihat dari bagan, barang-barang, contoh-contoh tertentu disebutkan, diklasifikasikan ke dalam kategori bahan habis pakai dan perekat yang tahan lama.

Di sini studi singkat dan pengenalan diperlukan untuk membedakan antara barang tahan lama dan bahan habis pakai. Barang-barang seperti pin, klip adalah barang habis pakai dan dalam waktu singkat barang-barang ini dikonsumsi, namun tidak pasti dan diketahui kapan seluruh paket klip yang dibeli akan dikonsumsi, dan pada titik waktu mana akan dikonsumsi.

Oleh karena itu, sampai saat tidak dikonsumsi, ia tetap seperti apa adanya—termasuk dalam kategori yang dapat dikonsumsi. Definisi tersebut akan membuat pemahaman subjek menjadi sangat jelas.

Consumables adalah barang-barang yang digunakan oleh kantor dengan sangat cepat, dalam waktu yang sangat singkat dan tidak dapat digunakan kembali.

Barang tahan lama adalah barang-barang yang menemukan penggunaan konstan dan yang tetap dalam bentuk, bentuk dan ukurannya untuk jangka waktu yang sangat lama. Barang-barang ini dapat digunakan kembali atau ini sering digunakan.

Perekat adalah barang-barang yang digunakan untuk menempel, menempel atau memperbaiki sesuatu. Barang-barang ini biasanya bahan kimia atau terbuat dari bahan kimia yang digunakan pada permukaan tertentu untuk membubuhkan, atau memperbaiki atau menempel komoditas.

Dengan demikian pengertian dan penjelasan tersebut memperjelas jenis-jenis alat tulis kantor yang digunakan di kantor sehari-hari.

Jenis dan Bentuk Alat Tulis Kantor :

Setelah membahas ketiga kategori alat tulis tersebut di atas, mari kita pelajari jenis alat tulis dan macam-macam bentuk alat tulis.

Sebagai contoh, mari kita ambil kertas. Makalah terdiri dari jenis-jenis berikut:

1.A4

2.A3

3.B4

4.B3

Ini adalah empat jenis kertas berikut yang kadang-kadang dan terutama digunakan di kantor mana pun. A4 lebih kecil dari A3 dan A3 lebih kecil dari ukuran kertas A2; B4 lebih kecil dari B3 dan B3 lebih kecil dari B2.

Kertas A4 dan A3 sebagian besar digunakan oleh setiap kantor yang berlokasi dan terletak di India. Kertas-kertas ini diproduksi dan dipasok oleh Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers dll.

Kertas-kertas ini secara khusus digunakan oleh departemen Pemerintah untuk mengetik dll. Kertas A3 digunakan untuk mengetik dokumen besar yang dapat berupa bagan pernyataan, dll.

Kertas B3 dan B4 sedikit lebih panjang dan lebarnya dibandingkan dengan kertas A4 dan A3. Ini lebih tebal dan sedikit lebih padat dibandingkan dengan kertas A3 dan A4. Ini pada dasarnya digunakan untuk Xerox dan untuk tujuan duplikasi dll.

Stensil:

Stensil terdiri dari dua jenis:

(a) Stensil penutup belakang

(b) Tanpa kertas stensil sampul depan

Stensil penutup belakang memiliki penutup di bagian belakang. Ini memiliki kertas utama, di mana dimensi tertentu tertulis di halaman depan, dan didukung oleh kertas karbon di tengahnya. Jika ada materi yang harus digandakan, stensil dimasukkan ke mesin tik untuk diketik. Saat mengetik, jika ada kesalahan kata yang terjadi, dapat diperbaiki dengan cairan koreksi dan ejaan atau kata dapat diperbaiki dengan mudah.

Setelah seluruh materi diketik kemudian sampul belakang disobek dan stensil dimasukkan atau dimasukkan ke dalam duplikator untuk mendapatkan salinan duplikatnya, Bentuk lain dari kertas stensil adalah stensil tanpa sampul depan. Dalam hal ini sampul depan tidak ada sama sekali dan kertas karbon ditempelkan pada sampul belakang.

Ini dimasukkan ke dalam mesin pemindai untuk memindai soal duplikasi, sehingga soal yang akan digandakan terlihat di atas kertas. Setelah barang dipindai, kertas karbon dimasukkan ke dalam mesin duplikasi, sehingga barang duplikasi ada di tangan kita. Penutup belakang di sini disobek sebelum memasukkan kertas ke dalam mesin duplikasi.

Karbon:

Ini pada dasarnya adalah kertas yang berwarna hitam atau biru di satu sisi dan lapisan pembentuk layar perak di sisi lain. Sisi layar perak kertas dimasukkan ke dalam mesin tik, menghadap karakter mesin tik, bersama dengan kertas di mana kesan mesin tik atau hal yang akan dicetak diperoleh.

Karakter mesin tik menjadi layar dan kesan yang terbentuk pada karbon dicetak di atas kertas. Karbon di India diproduksi oleh GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD.

Penghapus:

Penghapus diperoleh dalam dua bentuk:

  1. Cairan untuk koreksi
  2. Pemutih untuk menutupi ejaan atau kata.

Cairan adalah cairan, terbuat dari bahan kimia, yang disemprotkan di atas stensil, sambil mengetik materi pada duplikasi stensil.

Cairan yang digunakan pada ejaan atau kata yang diketik secara tidak sengaja membentuk lapisan layar yang sangat tipis dan lapisan tersebut mikroskopis. Ini tidak bisa dilihat oleh mata biasa.

Setelah cairan mengering, layar yang terbentuk yang digunakan pada kata atau ejaan yang salah juga mengering. Kemudian kata-kata yang benar diketik yang tertulis di layar. Ini adalah bagaimana cairan membantu dalam koreksi pada kertas stensil.

Pemutih umumnya dikenal sebagai “Erax”. Ini datang bersama dengan pengencer, yang digunakan untuk mencairkan pemutih, jika mengeras saat bersentuhan dengan udara.

Pemutih dioleskan pada karakter yang salah diketik, atau pada ejaan yang salah diketik, dan dibiarkan mengering. Setelah kering, ruang yang sama disetel ulang di mesin tik untuk mengetik ulang kata atau karakter dengan benar.

Tahan lama:

Dalam barang tahan lama, komoditas seperti stapler, mesin pelubang kertas, pemberat kertas, dll. tidak memerlukan deskripsi atau pengantar apa pun.

Komoditas-komoditas ini, jika dilihat sekali, cukup baik untuk memahami apa itu dan bagaimana mekanismenya.

Komoditas ini disimpan, digunakan, dan dipelihara untuk jangka waktu yang sangat lama, oleh karena itu dikenal sebagai barang tahan lama.

Perekat:

Perekat adalah barang-barang seperti kaset, perbaikan cepat, dll. Ini juga terbuat dari bahan kimia dan digunakan di kantor untuk memperbaiki amplop, paket, dll. tertentu yang harus keluar dari kantor.

Pembelian Alat Tulis Kantor:

Pembelian alat tulis umumnya dilakukan dengan dua cara:

(1) Pembelian Terpusat atau

(2) Pembelian Terdesentralisasi.

Mari kita pahami apa yang pada awalnya, sistem pembelian terpusat:

Sekarang misalkan kantor utama perusahaan, katakanlah TOMCO, terletak di Mumbai. Ia membeli alat-alat tulis dari kantor utama, yang terletak di Mumbai, dan memasok alat-alat tulis ini ke semua kantor, yaitu Kantor Zona, dan Kantor Area di bawah Kantor Zona.

Sistem pembelian alat tulis oleh Kantor Pusat sendiri, untuk seluruh kantor di bawahnya, dan memasok alat tulis ke berbagai kantor di bawahnya dikenal dengan pembelian terpusat.

Sistem pembelian seperti ini tidak disukai saat ini, untuk pembelian barang-barang seperti alat tulis dll. Oleh karena itu kantor pusat, yang juga disebut Kantor Pusat, memberikan kuasa tertentu kepada Kantor Wilayah dan Kantor Wilayah di bawah Kantor Wilayah, untuk membeli alat tulis, sebagaimana dan bila diperlukan, dalam jumlah tertentu, yang kami sebut “jumlah plafon”.

Jumlah pagu adalah jumlah yang ditetapkan oleh Kantor Pusat yang mensyaratkan pembeli untuk tidak membeli apa pun di atas jumlah yang ditetapkan untuk dibelanjakan oleh kepala tertentu untuk barang tertentu itu. Metode pembelian ini, di mana batasan tertentu ditetapkan oleh Kantor Pusat untuk kantor di bawahnya untuk membeli barang atau komoditas tertentu untuk keperluan kantor, dikenal sebagai sistem pembelian “Terdesentralisasi”.

Umumnya di seluruh Indonesia, pembelian alat tulis dilakukan dengan SISTEM PEMBELIAN TERDESENTRALISASI.

Jenis Pembelian Alat Tulis Kantor :

Pembelian alat tulis kantor atau organisasi dilakukan dengan cara sebagai berikut:

  1. Beli berdasarkan kontrak tarif
  2. Pembelian dengan sistem DGS & D
  3. Pembelian dengan Tender.

Ini dapat direpresentasikan:

Kami akan menjelaskan setiap metode secara rinci:

  1. Pembelian Lokal:

Jenis pembelian ini dilakukan di wilayah lokal, yaitu wilayah dalam batas korporasi kotamadya di kota, kota, atau kabupaten. Ini terjadi secara instan atau segera ketika ada kebutuhan mendesak dari komoditas tertentu yang bersifat rutin.

Sebuah indent diajukan untuk komoditas yang akan dibeli dan, setelah menerima persetujuan dari pejabat yang berwenang dari kantor tersebut, bahan tersebut dibeli. Jenis pembelian ini cocok untuk barang-barang yang bersifat rutin dan dengan biaya yang lebih rendah atau minimal.

  1. Nilai Kontrak:

Jenis atau sistem ini menjadi penting dalam Usaha Sektor Publik, dan Sektor Pemerintah.

Di sini, setiap organisasi melengkapi surat kabar, atau mereka menghubungi pemasok ­secara langsung, melalui halaman kuning, dll., tentang barang-barang yang harus dibeli.

Pemasok diminta untuk mengutip tarif mereka sendiri bersama dengan informasi tentang pajak, dll. Untuk barang-barang yang dapat mereka suplai.

Dalam sistem kontrak tarif, pemasok yang mendapat kontrak harus memasok bahan dengan tarif yang sama, selama periode waktu tertentu, katakanlah 12 bulan, terlepas dari tarif yang direvisi, diubah, dinaikkan, naik dll. Oleh karena itu, sebelum mengutip, pemasok harus mempertimbangkan seluruh tren pasar selama periode waktu tertentu, dan dia harus memperhitungkan siklus dan perubahan bisnis sebelum mengutip harganya. Setelah harga dikutip, dan pemasok mengadakan kontrak tarif dengan perusahaan, dia tidak dapat mengubah tarif.

Jenis pembelian ini berguna karena organisasi memiliki beberapa pemasok untuk memasok bahan mentah kepada mereka, kapan saja.

  1. Pembelian dengan Sistem DGS dan D:

Sistem Direktorat Jenderal Persediaan dan Pembuangan (DGS dan D) didirikan pada tahun 1961 oleh Pemerintah Pusat untuk menetapkan harga komoditas mulai dari pin hingga kendaraan, untuk mengaktifkan dan membantu Sektor Pemerintah untuk membeli bahan sesuai dengan harga yang ditetapkan. oleh Pemerintah, dari pemasok.

Dalam hal ini, Formulir Pernyataan Pajak Penjualan (STDF) harus disediakan atau disediakan oleh pembeli, yang membeli, kepada pemasok yang menjual. Sistem ini memungkinkan Pengurangan Pajak atau Pengurangan Pajak hanya sebesar 4% oleh penjual ketika dia mengajukan tagihan atau tagihan kepada pembeli. Sistem ini menghemat banyak uang pajak untuk pembeli.

Dalam tarif DGS dan D, tarif mengikat pemasok untuk jangka waktu satu tahun. Setelah satu tahun, jika komoditas yang sama diambil alih oleh DGS dan D, tarif baru akan ditetapkan, dengan mempertimbangkan berbagai faktor bisnis.

  1. Dengan Tender:

Tender adalah suatu pemberitahuan oleh seorang pembeli, baik melalui harian maupun dengan cara komunikasi, tentang keharusan untuk membeli barang-barang tertentu, oleh pembeli dari para pemasok di pasar terbuka dengan syarat-syarat, syarat-syarat dan waktu-waktu tertentu, untuk pemasok untuk memasok komoditas tertentu kepada pembeli.

Seseorang yang ingin mengikuti tender harus memenuhi semua kewajiban yang diminta oleh pembeli. Pembeli harus membuka tender pada tanggal yang ditentukan, di depan pembeli dan harus mengumumkan harga dan informasi lainnya seperti yang dikutip oleh berbagai pemasok.

Setelah bahan dipasok, bahan diperiksa, diperiksa oleh pembeli sebelum diterima dan pembayaran dilepaskan sesuai syarat dan ketentuan yang ditetapkan oleh pembeli.

Penyimpanan Alat Tulis Kantor:

Barang-barang alat tulis untuk kantor apa pun disimpan dan disimpan di almirah. Setiap almirah memiliki kompartemen, bersama dengan loker. Barang-barang penting seperti Mesin Punching, Stapler, Pemberat Kertas, dll. yang mahal dan memiliki kegunaan yang sangat lama dapat disimpan di loker almirah. Barang-barang seperti pena, isi ulang, dll harus disimpan di loker.

Barang-barang rutin seperti pin, klip, kertas, dll. dapat disimpan di kompartemen berbeda di almirah. Alat tulis harus berada di bawah kendali Kepala Manajer Administrasi, di Departemen Administrasi, dan harus dikeluarkan oleh departemen tersebut. Catatan penerimaan yang tepat dan pengeluaran barang-barang alat tulis harus disimpan di kantor untuk tujuan Audit.

Masalah Alat Tulis Kantor:

Item alat tulis pada dasarnya dapat dikeluarkan dengan dua metode berbeda:

Di Departemen Permintaan, Kepala departemen mengeluarkan surat edaran kepada semua karyawan yang bekerja di departemen untuk memberikan daftar alat tulis, dalam jumlah, atau dalam unit, yang akan dibutuhkan oleh setiap karyawan.

Persyaratan alat tulis oleh semua karyawan dikirim ke departemen masalah. Satu karyawan tertentu di setiap departemen diberi tanggung jawab oleh kepala departemen untuk bertanggung jawab atas alat tulis dan menyimpan catatan masalah yang sama.

Metode kedua adalah Permintaan-Individu. Dalam metode ini, setiap karyawan diminta untuk melengkapi surat pernyataan alat tulis yang akan mereka gunakan setiap bulan. Daftar tersebut dikumpulkan oleh orang yang mengeluarkan alat tulis dan catatan disimpan oleh mereka tentang alat tulis yang dikeluarkan oleh mereka.

Bukti Pasak vs Bukti Kerja

Bukti Pasak vs Bukti Kerja

Perbedaan antara Proof of Stake dan Proof of Work Proof of stake (POS) dan proof of work (POW) keduanya merupakan mekanisme konsensus, tetapi keduanya berbeda dalam konsumsi energi dan tingkat keamanan. POW mengkonsumsi…

Read more